[AA/F8] Audit and Assurance (Kiểm toán và Các dịch vụ đảm bảo)
  1. SAPP Knowledge Base
  2. Tự học ACCA (Association of Chartered Certified Accountant)
  3. [AA/F8] Audit and Assurance (Kiểm toán và Các dịch vụ đảm bảo)

[AA/F8: Dạng bài tập điển hình] Lesson 10: Test of controls (Thử nghiệm kiểm soát)

 

Dạng bài Control deficiencies

Bài thi sẽ yêu cầu bạn nêu ra các Control Deficiencies, sau đó tìm ra các Recommendation, Test of control phù hợp.

Các ý nên được trình bày ở dạng bảng, gồm 3 cột với tiêu đề lần lượt là: 

Deficiencies  -   Recommended control  -   Test of control

Khi tiến hành làm bài, chỉ nêu đúng số ý đề bài yêu cầu, chỉ viết thêm nếu bạn có thừa thời gian.

1. Cách làm bài

Bước 1: Xác định các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát

  • Đối với dạng bài này, nên kết hợp thông tin được cung cấp, cùng kinh nghiệm của bản thân trong việc giải bài tập để đưa ra các điểm còn yếu/ chưa hiệu quả trong hệ thống kiểm soát của công ty trong đề bài.
  • Khi trình bày các các loại Điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nên trình bày theo trình tự sau vào cột có tiêu đề “Control deficiencies”:
    Nêu lại ngắn gọn thông tin được cung cấp nằm trong đề bài → Phân tích rõ Tại sao đó lại được coi là điểm yếu trong hệ thống kiểm soát → Gọi tên loại Control Deficiencies

Bước 2: Đề xuất các hoạt động kiểm soát để khắc phục điểm yếu

Các đề xuất được đưa ra để khắc phục, cải thiện, nâng cao hiệu quả cho từng điểm yếu đã nêu trong hệ thống kiểm soát của công ty khách hàng.

Bước 3: Đưa ra các thử nghiệm kiểm soát (Test of control) phù hợp 

Dựa vào các biện pháp đã đề xuất, đề ra các thử nghiệm kiểm soát phù hợp để kiểm tra lại tính hiệu quả của các biện pháp khắc phục đã đề xuất ở trên.

2. Dạng tự luận 

Đề thi ACCA kỳ tháng 9-12/2017

You are an audit supervisor of Halley & Co and you are reviewing the documentation describing Comet Publishing Co’s purchases and payables system in preparation for the interim and final audit for the year ending 30 September 20X7. The company is a retailer of books and has ten stores and a central warehouse, which holds the majority of the company’s inventory. 

 

Your firm has audited Comet Publishing Co for a number of years and as such, audit documentation is available from the previous year’s file, including internal control flowcharts and detailed purchases and payables system notes. As far as you are aware, Comet Publishing Co’s system of internal control has not changed in the last year. The audit manager is keen for the team to utilise existing systems documentation in order to ensure audit efficiency. An extract from the existing systems notes is provided below. 

 

Extract of purchases and payables system 

Store managers are responsible for ordering books for their shop. It is not currently possible for store managers to request books from any of the other nine stores. Customers who wish to order books, which are not in stock at the branch visited, are told to contact the other stores directly or visit the company website. As the inventory levels fall in a store, the store manager raises a purchase requisition form, which is sent to the central warehouse. If there is insufficient inventory held, a supplier requisition form is completed and sent to the purchase order clerk, Oliver Dancer, for processing. He sends any orders above $1,000 for authorisation from the purchasing director. 

 

Receipts of goods from suppliers are processed by the warehouse team, who agree the delivery to the purchase order, checking quantity and quality of goods and complete a sequentially numbered goods received note (GRN). The GRNs are sent to the accounts department every two weeks for processing. 

 

On receipt of the purchase invoice from the supplier, an accounts clerk matches it to the GRN. The invoice is then sent to the purchase ordering clerk, Oliver, who processes it for payment. The finance director is given the total amount of the payments list, which she authorises and then processes the bank payments. Due to staff shortages in the accounts department, supplier statement reconciliations are no longer performed. 

 

Other information – conflict of interest 

Halley & Co has recently accepted the audit engagement of a new client, Edmond Co, who is the main competitor of Comet Publishing Co. The finance director of Comet Publishing Co has enquired how Halley & Co will keep information obtained during the audit confidential. 

 

Required:

(c) In respect of the purchases and payables system for Comet Publishing Co: 

  • (i) Identify and explain FIVE deficiencies; 
  • (ii) Recommend a control to address each of these deficiencies; and 
  • (iii) Describe a TEST OF CONTROL the auditor should perform to assess if each of these controls, if implemented, is operating effectively to reduce the identified deficiency. 

Note: Prepare your answer using three columns headed Control deficiency, Control recommendation, and Test of control respectively. The total marks will be split equally between each part. (15 marks)

 

Hướng dẫn giải:

Điểm yếu trong hệ thống kiểm soát

(Deficiencies)

Đề xuất biện pháp

(Recommendation Control)

Thử nghiệm kiểm soát (Test of control)

Điểm yếu 

Lý giải

Biện pháp

Mục đích

Các cửa hàng đặt hàng từ các cửa hàng khác trong cùng hệ thống theo yêu cầu của khách hàng. Thay vào đó, khách hàng phải tự liên hệ với các cửa hàng khác hoặc sử dụng trang web của công ty để đặt hàng. 

Các khách hàng thường không thích tự liên hệ đến từng cửa hàng của công ty để đặt hàng, dẫn đến công ty bị mất khách hàng, doanh thu.

Ngoài ra, hàng hóa chậm bán ở một số cửa hàng có thể là hàng hóa đang thiếu để bán ở cửa hàng khác; nếu hàng hóa có thể được chuyển giữa các cửa hàng, tổng thể doanh số bán hàng có thể được tối đa hóa.

- Hệ thống chuyển giao liên chi nhánh nên được thiết lập giữa các cửa hàng, với các biểu mẫu kiểm kê liên chi nhánh để kiểm soát việc chuyển giao hàng hóa giữa các cửa hàng. 

- Điều này sẽ giúp các cửa hàng đang không có sẵn hàng trong kho có thể đáp ứng được ngay nhu cầu của khách hàng.

Hàng hóa luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng bất cứ thời điểm nào, ở bất cứ cửa hàng nào.

- Khi kiểm toán giữa kì,đến một số cửa hàng, thảo luận với người quản lý cửa hàng quy trình đặt hàng, đặc biệt là việc có thể đặt hàng từ các chi nhánh khác.

- Tại mỗi cửa hàng, kiểm tra một mẫu về đơn đặt hàng giữa các chi nhánh để xác nhận biện pháp kiểm soát được thực hiện.

Các đơn đặt hàng dưới $1.000 được nhân viên mua hàng tự đặt và không cần người có thẩm quyền phê duyệt. 

Nhân viên mua hàng có thể đặt mua hàng không liên quan đến công ty hoặc đặt hàng cho cá nhân với hóa đơn giá trị dưới $1.000.

Tất cả các đơn đặt hàng phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.Người phê duyệt phải được phân theo các cấp độ của giá trị đơn hàng.

Đảm bảo các đơn hàng đều được mua đúng mục đích, tránh lãng phí hay dùng cho mục đích khác.

Chọn mẫu để kiểm tra các đơn đặt hàng và tìm các bằng chứng của sự phê duyệt, tương ứng với chữ ký thích hợp theo danh sách cấp độ phê duyệt đã thiết lập.

Nhân viên mua hàng đồng thời chịu trách nhiệm thanh toán các hóa đơn.

Không có sự phân chia trách nhiệm giữa người đặt hàng và người thanh toán, có thể tăng rủi ro gian lận: phát sinh các giao dịch không có thật.

Nhiệm vụ đặt hàng và thanh toán cho nhà cung cấp cần được giao cho các nhân viên khác nhau

Hạn chế rủi ro phát sinh gian lận  giao dịch mua hàng.

- Quan sát nhân viên nào

đảm nhận việc xử lý hóa đơn mua hàng và xác nhận đây không phải là người đặt hàng, Oliver Dancer.

- Soát xét các đơn đặt hàng chưa thực hiện để xem có sự phân công phân nhiệm giữa người đặt và người thanh toán hóa đơn.

Biên bản nhận hàng (GRN) được gửi đến bộ phận kế toán hai tuần một lần.

Điều này dẫn đến chậm trễ thanh toán cho nhà cung cấp, các khoản nợ phải trả bị ghi nhận thấp hơn giá trị thực tế.

Ngoài ra, công ty có thể bỏ lỡ chiết khấu thanh toán của nhà cung cấp do thanh toán chậm.

- Một bản sao của GRN sẽ được gửi đến bộ phận kế toán thường xuyên, ví dụ hàng ngày.

- Bộ phận kế toán nên

thực hiện kiểm tra liên tục GRN để không bị sót.

Kế toán ghi nhận đúng thời điểm, đảm bảo thanh toán đúng thời hạn.

- Hỏi nhân viên kế toán về

tần suất nhận được  GRN, để đánh giá GRN có được gửi đúng kỳ không.

- Thực hiện kiểm tra các GRN theo thứ tự do bộ phận kế toán nắm giữ, thảo luận về các mục bị  thiếu với nhân viên kế toán.

GRN chỉ được gửi đến phòng kế toán, không gửi bản sao tới bộ phận đặt hàng. 

Bộ phận đặt hàng không kiểm soát được hàng hóa đã được giao theo đơn, có thể dẫn đến tình trạng đặt hàng thừa hoặc thiếu, không kiểm soát được việc nhận đủ, đúng hàng như đơn đã đặt. 

GRN nên được gửi đến 3 bộ phận (kế toán, bộ phận đặt hàng, kho). Trong đó, 1 bản sao GRN gửi tới nhân viên đặt hàng, Oliver Dancer, để xác nhận khớp với đơn đặt hàng và thay đổi trạng thái đơn hàng thành đã hoàn thành. Oliver Dancer nên thường xuyên kiểm tra  tất cả các đơn đặt hàng chưa thực hiện và liên hệ  với nhà cung cấp có liên quan.

Kiểm soát hàng hóa được đặt.

- Xem lại tệp bản sao GRN do thư ký đặt hàng, Oliver

Dancer, và xác nhận khớp với  đơn đặt hàng và được đánh dấu  là đã hoàn thành.

- Xem lại các đơn mua hàng chưa thực hiện có quá thời hạn giao hàng không  và trao đổi với Oliver Dancer.

Giám đốc tài chính thực hiện chuyển khoản cho nhà cung cấp theo danh sách thanh toán; tuy nhiên, cô ấy chỉ xem tổng số số tiền thanh toán, mà không nhìn vào chi tiết danh sách thanh toán, tài liệu hỗ trợ. 

Có rủi ro nhà cung cấp có thể được trả một

số tiền không chính xác, hoặc số tiền đó là trả cho các nhà cung cấp ảo.

- Giám đốc tài chính nên xem toàn bộ danh sách thanh toán trước khi phê duyệt. Giám đốc nên đối chiếu số tiền phải trả với chứng từ hỗ trợ, xem xét tên nhà cung cấp có bị trùng hoặc có tên nhà cung cấp lạ không.

- Giám đốc ký tên vào danh sách chuyển khoản để xác nhận.

Đảm bảo số tiền thanh toán đúng nhà cung cấp, đúng số tiền.

- Xem lại danh sách thanh toán xem có bằng chứng lưu lại việc soát xét của giám đốc không.

-Hỏi nhân viên kế toán giám đốc thường yêu cầu  những tài liệu hỗ trợ gì khi thực hiện soát xét.

Bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp không được thực hiện. 

Điều này có thể dẫn đến

các giao dịch mua và các khoản phải trả không được xác định kịp thời.

Bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp nên được thực hiện một tháng một lần cho tất cả các nhà cung cấp và được xem xét bởi người phụ trách.

Thanh toán đúng hạn, đúng số lượng với nhà cung cấp. Không bỏ sót các khoản thanh toán.

- Soát xét các file đối chiếu công nợ để đảm bảo rằng thủ tục này  đang được thực hiện một cách thường xuyên và  được xem xét bởi một người phụ trách.

- Thực hiện lại một mẫu của biên bản đối chiếu công nợ để đảm bảo rằng thủ tục này  được thực hiện một cách thích hợp.

Trong phần hướng giải dẫn giải, bài làm được chia thành 5 nội dung chính để gợi ý cách tiếp cận dạng bài, giải thích chi tiết lời giải để bạn đọc dễ nắm bắt. Các gợi ý về cách trình bày trong bài thi đã được hướng dẫn ở mục 1  - Cách làm bài. 

3. Dạng trắc nghiệm

While reviewing Cherry's purchases cycle, you identified that goods received notes for raw material purchases are not sequentially numbered.

Which of the following areas would you consider to be most at risk of material misstatement, as a result of this internal control deficiency?

A. Rights and obligations of inventory

B. Valuation of payables

C. Valuation of payables

D. Completeness of payables



Hướng dẫn giải:

  • Điểm yếu trong hệ thống kiểm soát Quá trình mua hàng của Cherry: Phiếu nhận hàng (GRNs) khi mua nguyên vật liệu không được đánh số thứ tự
  • Lý giải: Việc không đánh số thứ tự các phiếu nhận hàng khi nhập kho có thể dẫn đến việc ghi nhận thiếu hoặc bị bỏ sót. Và do các phiếu nhập kho không được đánh số thứ tự dẫn đến việc khó có thể tìm lại các phiếu chưa ghi nhận. 
  • Rủi ro: ghi nhận thiếu hàng nhập kho dẫn đến việc các khoản phải trả và số lượng hàng tồn kho có thể bị ghi nhận thiếu, dẫn đến tính đầy đủ của khoản phải trả có thể bị vi phạm (Completeness of payables).

=> Đáp án: D 

 

Author: Linh Nguyen

Reviewed by: Duy Anh Nguyen