[AA/F8: Tóm tắt kiến thức] Lesson 14: Kiểm toán các khoản phải thu (Receivables)

Khoản phải thu là khoản mục thường nhận được nhiều sự quan tâm nhất của người sử dụng BCTC bởi đây là khoản mục phản ánh hiệu quả hoạt động cũng như tình hình tài chính của một doanh nghiệp. Trong bài hôm nay chúng ta cùng tìm hiểu về các thủ tục kiểm toán khoản mục này.

I. Thủ tục kiểm toán đối với khoản phải thu

Tương tự như các khoản mục khác, khi thực hiện kiểm toán các khoản phải thu, KTV cũng cần thu thập các bằng chứng để chứng minh những cơ sở dẫn liệu liên quan đến khoản phải thu là đúng. Cụ thể như sau:

Cơ sở dẫn liệu	Mục tiêu kiểm toán	Thủ tục kiểm toán
Đầy đủ (Completeness)	Các khoản phải thu đều được ghi nhận một cách đầy đủ	Đối chiếu số dư sổ chi tiết các tài khoản phải thu và số dư đầu kỳ, cuối kỳ từ Bảng cân đối thử theo công thức Cuối kỳ = Đầu kỳ + Phát sinh Nợ - Phát sinh có để đảm bảo rằng khách hàng đã cộng sổ đúng và ngược lại đối chiếu Bảng cân đối thử với Sổ chi tiết công nợ theo từng đối tượng để đảm bảo Listing nhận về là đúng và khớp với Bảng cân đối thử Chọn mẫu chứng từ kiểm tra từ hóa đơn bán hàng xem đã được ghi nhận trên số cái bán hàng và khoản phải thu Hoàn thiện danh mục thuyết minh để đảm bảo tất cả các thuyết minh liên quan đến khoản phải thu đã được làm đầy đủ
Hiện hữu (Existence)	Các khoản phải thu được ghi nhận phải thực sự tồn tại	Thực hiện gửi thư xác nhận khoản phải thu dựa trên mẫu chọn vào cuối năm Theo dõi tất cả số dư mà khách hàng không đồng ý hoặc những thư xác nhận không được phản hồi Đối với những trường hợp ngoại lệ và những thư xác nhận không được phản hồi, thực hiện các thủ tục thay thế: Rà soát khoản tiền nhận được sau ngày khóa sổ bằng cách kiểm tra sao kê và chứng từ nhận tiền Kiểm tra tài khoản và chứng từ của khách hàng về số dư ứng với những hóa đơn cụ thể và xác nhận về tính hợp lệ Kiểm tra những chứng từ liên quan Phỏng vấn Ban Giám đốc về những hóa đơn còn lại trong năm chưa trả nhưng những hóa đơn sau đó đã được trả Quan sát xem liệu rằng số dư có tăng lên và nếu có thì thảo luận với Ban Giám đốc để hiểu được lý do
Quyền và nghĩa vụ (Rights and obligation)	Doanh nghiệp có quyền sở hữu đối với các khoản phải thu	Rà soát xác nhận của ngân hàng về bất kỳ khoản nợ trong khoản phải thu Thực hiện phỏng vấn Ban Giám đốc, rà soát hợp đồng vay, biên bản họp Hội đồng Quản trị về bất kỳ bằng chứng nào liên quan đến khoản phải thu
Sự chính xác, định giá và phân bổ (Accuracy, valuation and allocation)	Các khoản phải thu được ghi nhận vào đúng tài khoản và đúng số tiền	Đánh giá các khoản mục có số dư ngoại tệ: Chọn từ Listing ra tất cả những khách hàng có số dư cuối kỳ là ngoại tệ, lấy số nguyên tệ và tiến hành đánh giá lại theo tỷ giá quy định, so sánh với số của doanh nghiệp, tìm hiểu nguyên nhân sai lệch (nếu có) Không phải tiến hành đánh giá lại cho các khoản tạm ứng từ khách hàng (bên Có 131) Kiểm tra các khoản dự phòng phải thu khó đòi: Xem xét báo cáo tuổi nợ (Aging report) Tìm ra những khách hàng có công nợ lâu ngày và tiến hành tính giá trị dự phòng phải trích lập theo quy định So sánh số liệu của KTV vừa tính lại với số liệu đã có trên sổ của khách hàng, tìm hiểu nguyên nhân sai lệch, tiến hành điều chỉnh (nếu cần)
Tính đúng kỳ (Cut-off)	Mọi giao dịch được ghi nhận vào đúng kỳ	Với những hóa đơn bán hàng trong khoảng thời gian cuối năm, kiểm tra ngày trên hóa đơn, so sánh với ngày giao hàng và ngày ghi nhận trên sổ cái Với doanh thu bị trả lại, kiểm tra chứng từ trả lại vào thời điểm cuối năm và kiểm tra bên có Thực hiện thủ tục phân tích với doanh thu bị trả lại, so sánh tỷ lệ doanh thu trả lại với doanh thu Xem xét các chứng từ sau ngày hóa đơn như credit notes và những điều chỉnh đã được ghi nhận đúng kỳ kế toán
Phân loại (Classification)	Giao dịch liên quan được phân loại một cách chính xác	Lấy mẫu và kiểm tra các hóa đơn xem doanh thu đã được ghi nhận vào đúng tài khoản hay chưa
Phát sinh (Occurrence)	Các giao dịch được ghi nhận thật sự phát sinh và liên quan đến doanh nghiệp	Đối với giao dịch bán hàng được ghi nhận vào sổ cái, kiểm tra hóa đơn bán hàng với đơn đặt hàng và chứng từ giao hàng
Trình bày và công bố (Presentation)	Các thông tin được thuyết minh một cách trung thực và đúng giá trị	Đọc kỹ những thông tin trên thuyết minh để đảm bảo rằng thông tin được trình bày một cách chính xác và rõ ràng với giá trị hợp lý

II. Thủ tục xác nhận khoản phải thu

1. Mục đích của thư xác nhận

Thư xác nhận từ bên ngoài (external confirmation) là bằng chứng kiểm toán được thu thập dưới dạng phản hồi trực tiếp từ bên thứ 3 cho KTV dưới dạng chứng từ giấy hoặc điện tử hoặc phương thức khác.

Đây là một thủ tục kiểm toán bắt buộc phải làm đối với phần hành phải thu. Rủi ro thường gặp nhất đối với phần hành này là doanh nghiệp thường có xu hướng khai khống giá trị của các khoản phải thu. Do vậy, việc gửi thư xác nhận sẽ đảm bảo 2 cơ sở dẫn liệu:

Hiện hữu
Quyền và nghĩa vụ

Thư xác nhận này được KTV lưu lại trong hồ sơ kiểm toán năm (Current audit file).

2. Uỷ quyền của khách hàng

Thư xác nhận là hành động cơ bản của khách hàng, người duy nhất ủy quyền cho bên thứ 3 tiết lộ thông tin cho KTV.

Nếu khách hàng không cho phép KTV liên hệ với bên thứ 3, KTV cần:

Trao đổi với Ban Giám đốc về lý do từ chối và tìm kiếm những bằng chứng kiểm toán liên quan đến tính hợp lý và hợp lệ cho các lý do
Đánh giá tác động của việc từ chối đối với những rủi ro có sai sót trọng yếu về bản chất, thời gian và các thủ tục kiểm toán khác. Nếu KTV đánh giá sự từ chối của Ban Giám đốc là không hợp lý hoặc không thu thập được bằng chứng đáng tin cậy, KTV cần phải trao đổi với Ban Giám đốc và xem xét các tác động đối với ý kiến kiểm toán.

3. Phân loại thư xác nhận

Thư xác nhận được chia làm 2 dạng sau:

Tiêu chí	Thư xác nhận dạng khẳng định (Positive confirmation)	Thư xác nhận dạng phủ định (Negative confirmation)
Cách thức	Yêu cầu bên thứ 3 xác nhận trực tiếp về việc có đồng ý hoặc không đồng ý với các thông tin được xác nhận	Yêu cầu bên thứ 3 trực tiếp xác nhận chỉ khi họ không đồng ý với thông tin được xác nhận
Lý do lựa chọn	Khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát cao Toàn bộ hoặc một số số dư các khoản phải thu cao	Sai sót trọng yếu thấp Khi rủi ro tiềm tàng và rủi rõ kiểm soát thấp hơn Số dư của các khoản phải thu nhỏ
Mức độ tin cậy	Cao hơn	Thấp hơn

4. Lựa chọn mẫu

Khi lựa chọn các khoản phải thu để gửi thư xác nhận, KTV thường chú ý đến các đặc tính sau:

Khoản phải thu cũ, chưa trả
Các khoản phải thu đã được xóa sổ trong thời gian kiểm toán
Các khoản khách hàng có số dư bên có
Các tài khoản có số dư bằng 0
Các tài khoản đã được thanh toán trước ngày kiểm toán
Khoản được thanh toán bởi các khoản tổng hợp

5. Theo dõi thủ tục

Sau khi gửi thư xác nhận một khoảng thời gian hợp lý, nếu bên thứ 3 chưa phản hồi thì KTV có thể gửi thư xác nhận một lần nữa. Thư xác nhận các trường hợp ngoại lệ cần được điều tra đầy đủ hơn.

Với thư phản hồi nhưng không đồng ý với số dư trong thư xác nhận, có thể do các lý do sau:
- Có sự tranh chấp giữa khách hàng và bên thứ 3 (các khoản dự phòng)
- Do vấn đề tính đúng kỳ
- Thời điểm ghi nhận tiền về của khách hàng
- Ghi nhận sai tài khoản hoặc ghi nhầm vào tài khoản tiền đang chuyển
- Số dư bị net-off (do vừa là khách hàng nhưng cũng là nhà cung cấp)
Với thư xác nhận không nhận được phản hồi (non-responses), KTV cần thực hiện các thủ tục thay thế để thu thập những bằng chứng phù hợp và đáng tin cậy.

6. Tính tin cậy của thư xác nhận

Nếu KTV đánh giá rằng thư phản hồi này chưa đạt được mức độ tin cậy thì KTV sẽ đánh giá tác động của việc này trong vấn đề đánh giá các rủi ro của sai sót có tính trọng yếu (risk of material misstatement) bao gồm rủi ro về gian lận.

III. Doanh thu

Khi kiểm tra khoản mục phải thu, KTV sẽ kết hợp kiểm tra tài khoản doanh thu. Thông thường, KTV sẽ kiểm tra 2 cơ sở dẫn liệu là đầy đủ (completeness) và tính đúng kỳ (cut-off). Do vậy, KTV sẽ cân nhắc những trường hợp sau đây:

So sánh mức doanh thu của các tháng trong năm nay với năm trước
Nếu thay đổi số lượng bán ra thì doanh thu sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?
Nếu thay đổi sản phẩm hoặc giá bán thì doanh thu sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?
Mức độ hàng bị trả lại, sales allowance và chiết khấu
Hiệu quả lao động

IV. Bài tập minh họa

Which one of the following is the reason why the positive method of confirming receivables balances with customers is generally preferred?

A: It is carried out in the auditor’s name

B: It requires the customer to replying giving or confirming or disagree with the balance

C: It only requires the customer to reply if he disagrees with the balance

D: It requires replies to be sent to the client

Phân tích đề:

Đâu là lý do mà phương pháp xác nhận khoản phải thu dạng khẳng định thường được ưu tiên hơn?

A. Nó được thực hiện dưới danh nghĩa KTV

B. Nó yêu cầu bên thứ 3 phải đưa ra ý kiến chính xác rằng đồng ý hay không đồng ý với số cần xác nhận

C. Nó chỉ yêu cầu bên thứ 3 xác nhận khi không đồng ý với số cần xác nhận

D. Nó được yêu cầu gửi xác nhận đến khách hàng

Lời giải: B

Như đã trao đổi ở mục II.3 về các dạng thư xác nhận khoản phải thu, theo đó:

A và D sai vì cả 2 dạng thư xác nhận đều có thể được thực hiện do khách hàng hoặc KTV
C sai vì đây là thư xác nhận dạng phủ định

Như vậy, đáp án đúng là B.

Author: Minh Anh Nguyen