[BT/F1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 11: Lãnh đạo và quản lý nhân sự (Leading and managing people)

Ở chương này, chúng ta cùng tìm hiểu về nhiệm vụ của người quản lý và cách họ làm như thế nào để quản lý nhân sự, tài nguyên... đạt hiệu quả tối đa.

I. Mục đích và quy trình quản trị

Ban quản lý có trách nhiệm sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Họ phải chịu trách nhiệm trước các chủ sở hữu, bao gồm cổ đông đối với doanh nghiệp tư nhân, hoặc chính phủ đối với doanh nghiệp nhà nước.

1. Quyền hạn và trách nhiệm 

Để đạt được các mục tiêu, người quản lý cần sử dụng các quyền hạn và quyền lực theo một thứ tự cấp bậc để đưa ra các quyết định và chịu các trách nhiệm liên quan từ việc đưa ra quyết định ấy.

Cần chú ý phân biệt được quyền hạn (authority) và quyền lực (power):

a. Quyền hạn

Quyền hạn là quyền để làm một điều gì đó. Trong tổ chức, quyền hạn được hiểu là người quản lý cấp trên có quyền yêu cầu cấp dưới để làm một nhiệm vụ nào đó để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Có 3 loại quyền hạn sau:

Phân loại	Nội dung
Quyền hạn lôi cuốn  (Charismatic authority)	Phát sinh từ tính cách của người lãnh đạo và khả năng truyền cảm hứng cho cấp dưới. Ví dụ: sự tôn nghiêm, chủ nghĩa anh hùng hoặc tấm gương
Quyền hạn truyền thống  (Traditional authority)	Dựa trên niềm tin đã được thiết lập về tầm quan trọng của truyền thống lâu đời và địa vị mà nó mang lại.
Quyền hạn hợp lý-pháp lý  (Rational-legal authority)	Dựa trên việc thực hiện các quy tắc, chuẩn mực được chấp nhận.

b. Quyền lực

Quyền lực là khả năng để làm một điều gì đó. Quyền lực được chia làm 8 loại sau:

Phân loại	Nội dung
Quyền lực về vật chất (Physical power)	Đây là sức mạnh của lực lượng vượt trội
Quyền lực về tài nguyên (Resource power)	Đây là quyền kiểm soát các tài nguyên được đánh giá bởi cá nhân hoặc nhóm
Quyền lực cưỡng chế (Coercive power)	Đây là quyền lực dựa trên nỗi sợ bị trừng phạt
Quyền lực về phần thưởng (Reward power)	Các nhà quản lý cấp cao có thể có quyền tăng lương cho cấp dưới nếu làm vượt năng suất bình thường.
Quyền lực về chức vụ (Position power)	Đây là quyền lực gắn liền với một công việc cụ thể trong một doanh nghiệp. Nó ít nhiều giống với quyền hạn.
Quyền lực về chuyên môn (Expert power)	Đây là sức mạnh dựa trên chuyên môn, mặc dù nó chỉ hoạt động nếu người khác thừa nhận kiến thức chuyên môn đó.
Quyền lực về sự kính trọng (Referent power)	Sức mạnh này nằm ở những phẩm chất riêng của cá nhân.
Quyền lực tiêu cực (Negative power)	Đây là việc sử dụng các thái độ và hành vi gây rối để ngăn chặn sự việc xảy ra.

2. Vai trò của người quản lý trong việc tổ chức công việc

Người quản lý có vai trò chính trong việc lập kế hoạch làm việc, phân bổ nguồn lực và quản lý dự án.

a. Lên kế hoạch

Lập kế hoạch làm việc là việc thiết lập các phương pháp và cách làm việc để đảm bảo rằng các mục tiêu đã xác định trước được đáp ứng một cách hiệu quả ở tất cả các cấp.

Các bước để lập nên kế hoạch:

b. Phân bổ nguồn lực 

Các nguồn lực cần phải xem xét phân bổ bao gồm:

• Nguồn nhân lực
• Nguồn nguyên liệu
• Nguồn tài chính
• Thông tin, dữ liệu

c. Quản lý dự án

Công việc của quản lý dự án là lường trước càng nhiều trường hợp bất thường càng tốt và lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động.

Nhiệm vụ	Nội dung
Lập kế hoạch dự án phác thảo	Phát triển các mục tiêu của dự án như chi phí tổng thể hoặc thời gian biểu Ví dụ: dự án sẽ mất 20 tuần Phân chia dự án thành các hoạt động cụ thể Ví dụ: phân tích, lập trình, kiểm tra và sắp xếp các hoạt động này vào đúng trình tự. Phát triển các thủ tục quản lý dự án Ví dụ: lập kế hoạch họp nhóm hàng tuần, đánh giá hiệu suất
Lập kế hoạch chi tiết	Xác định các nhiệm vụ và các yêu cầu về nguồn lực, phân tích các vấn đề có liên quan để lập kế hoạch
Team building	Quản lý sẽ làm việc với nhiều người để tạo nên một nhóm hiệu quả
Giao tiếp	Người quản lý dự án phải cho các bên liên quan của dự án biết điều gì đang xảy ra và đảm bảo rằng các thành viên của nhóm dự án được thông báo thông tin chính xác
Điều phối các hoạt động của dự án	Điều phối các nhóm dự án và khách hàng, các bên liên quan bên ngoài
Giám sát và kiểm soát	Người quản lý dự án cần xác định nguyên nhân của bất kỳ sự khác biệt nào giữa kế hoạch và thực tế, sau đó thực hiện các biện pháp khắc phục
Xử lý vấn đề	Các vấn đề không lường trước có thể phát sinh và người quản lý dự án phải sắp xếp lại hoặc giao trách nhiệm thực hiện cho cấp dưới.

II. Quản lý và giám sát

Giám sát là sự kết nối giữa nhân viên cốt lõi (người lao động không phải là quản lý) và quản lý.

Người giám sát là cấp quản lý thấp nhất để kết nối giữa nhân viên quản lý và nhân viên không quản lý. 

Các vai trò chính của giám sát như sau: 

• Người giám sát thường là người quản lý tuyến đầu, giải quyết các cấp của doanh nghiệp. Họ sẽ giải quyết các vấn đề như nhân sự, sức khỏe và an toàn ở cấp độ hoạt động hàng ngày. 
• Người giám sát không dành toàn bộ thời gian cho các khía cạnh quản lý trong công việc của họ. Phần lớn thời gian sẽ được dành cho công việc kỹ thuật hoặc vận hành. 
• Người giám sát là bộ phận cốt lõi để giao tiếp giữa nhân viên cấp quản lý và nhân viên không thuộc cấp quản lý, cả từ trên lên (truyền đạt báo cáo và đề xuất) và từ dưới lên (truyền đạt các chính sách, hướng dẫn và phản hồi). 
• Người giám sát theo dõi và kiểm soát công việc hàng ngày, thường xuyên và chi tiết.

III. Lãnh đạo là gì?

Lãnh đạo là hoạt động tác động đến mọi người để họ có thể phấn đấu, thực hiện theo mục tiêu chung của nhóm.

1. Kỹ năng cần có để lãnh đạo

Các kỹ năng lãnh đạo bao gồm:

• Tinh thần kinh doanh (Entrepreneurship): Khả năng phát hiện các cơ hội kinh doanh và huy động các nguồn lực để tận dụng chúng
• Kỹ năng xã hội (Interpersonal skills): Là kỹ năng xây dựng mối quan hệ, thương lượng, giải quyết xung đột, lắng nghe, tư vấn, giao tiếp và quyết đoán
• Kỹ năng đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề (Decision-making and problem-solving)

• Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức cá nhân (Time management and personal organisation)

• Kỹ năng phát triển bản thân (Self-development): Khả năng học hỏi liên tục từ kinh nghiệm, phát triển nhận thức về bản thân và khai thác các cơ hội học tập.

2. Các lý thuyết về lãnh đạo

Có một số thuyết về lãnh đạo sau:

Cụ thể như sau:

a. Thuyết đặc điểm (Trait theory)

Thuyết này dựa trên việc phân tích các đặc điểm tính cách hoặc sở thích của các nhà lãnh đạo thành công. Theo đó, những tố chất cần thiết đối với một nhà lãnh đạo như sau:

Thuyết này ít nhiều đã bị mất uy tín do:

• Một số đặc điểm (hoặc phẩm chất) nhất định là hoàn toàn cần thiết để lãnh đạo hiệu quả nhưng chưa bao giờ được chứng minh. 
• Danh sách các đặc điểm được đề xuất cho các nhà lãnh đạo rất lớn, đa dạng và mâu thuẫn. 
• Các lý thuyết về đặc điểm bỏ qua sự phức tạp của tình huống lãnh đạo, và không phải ai có “đặc điểm” lãnh đạo đều trở thành một nhà lãnh đạo giỏi.

b. Thuyết phong cách (Style theory)

Thuyết này dựa trên quan điểm rằng lãnh đạo là một quá trình giữa các cá nhân, theo đó các hành vi của nhà lãnh đạo khác nhau ảnh hưởng đến mọi người theo những cách khác nhau.

Các mô hình phong cách chính là mô hình Ashridge và lưới quản lý của Blake và Mouton's. 

Mô hình Ashridge

Phong cách	Nội dung
Nói (chuyên quyền)	Phong cách “chỉ đạo” là nơi người lãnh đạo đưa ra tất cả các quyết định và đưa ra các chỉ thị phải được tuân theo mà không cần thắc mắc Các quyết định nhanh chóng được đưa ra khi cần tốc độ nhưng không khuyến khích sự chủ động và cam kết của cấp dưới.
Bán (Thuyết phục)	Phong cách này là nơi người lãnh đạo vẫn đưa ra tất cả các quyết định nhưng cho cấp dưới động lực để chấp nhận và thực hiện chúng một cách đúng đắn Nhân viên được biết lý do của các quyết định nhưng họ có thể không chấp nhận các quyết định.
Tư vấn	Phong cách này là nơi người lãnh đạo trao đổi với cấp dưới và xem xét quan điểm của họ nhưng vẫn giữ được tiếng nói riêng. Điều này khuyến khích động lực và nhân viên có thể đóng góp kiến thức của họ nhưng có thể mất nhiều thời gian hơn để đưa ra quyết định.
Tham gia (dân chủ)	Phong cách này là nơi người lãnh đạo và nhân viên đưa ra quyết định trên cơ sở đồng thuận. Điều này có thể mang lại động lực và sự cam kết cao cho nhân viên nhưng việc ra quyết định có thể trở thành một quá trình rất dài.

Lưới quản lý của Blake và Mouton's

• Tại điểm 1.1 (impoverished): người quản lý lười biếng, ít quan tâm đến nhân viên hoặc công việc
• Tại điểm 1.9 (country club): người quản lý chú ý đến nhu cầu của nhân viên và đã phát triển các mối quan hệ thỏa mãn. Tuy nhiên, việc đạt được kết quả lại ít được chú ý
• Tại điểm 5.5 (middle road): thực hiện đầy đủ các bước để có thể hoàn thành công việc với tinh thần đồng đội.
• Tại điểm 9.1 (task): tập trung gần như hoàn toàn vào việc đạt được kết quả. Nhu cầu của nhân viên hầu như bị bỏ qua.
• Tại điểm 9.9 (team): hoàn thành công việc cao nhờ những người cam kết “lãnh đạo”, những người xác định bản thân mình gắn với mục tiêu của tổ chức.

c. Thuyết dự phòng (Contingency theory)

Thuyết này dựa trên niềm tin rằng không có “một cách tốt nhất” để lãnh đạo, nhưng các nhà lãnh đạo hiệu quả sẽ điều chỉnh hành vi của họ phù hợp với các biến số cụ thể và thay đổi trong bối cảnh lãnh đạo: bản chất của nhiệm vụ, tính cách của các thành viên trong nhóm, văn hóa tổ chức.

Cơ sở của thuyết dự phòng: 

• Phong cách “tâm lý gần gũi” và “xa cách tâm lý” của Fiedler 
• Mô hình lãnh đạo “lấy hành động làm trung tâm” của John Adair - dựa trên “tình huống” hoặc “chức năng”.

IV. Bài tập minh họa

If a manager confers with subordinates, takes their views and feelings into account, but retains the right to make a final decision, this is a: 

A. Tells style  
B. Sells style  
C. Consults style
D. Joins style

Phân tích đề:

Nếu người quản lý trao đổi với cấp dưới, cân nhắc đến quan điểm và cảm nhận của họ nhưng vẫn giữ quyền đưa ra quyết định cuối cùng, thì đây là phong cách lãnh đạo nào?

Lời giải: C

Theo lý thuyết phong cách của mô hình Ashridge tại mục III thì đây là định nghĩa của phong cách tư vấn.

Author: Khanh Linh