[Audit - Technique] Các thủ tục kiểm toán chung cho khoản mục phải thu khác

Để có thể hoàn thành các công việc được giao một cách hiệu quả trong một cuộc kiểm toán, các bạn cần hiểu rõ được quy trình cũng như các thủ tục kiểm toán đối với các phần hành được giao. Bài viết này nằm trong series về Audit technique được SAPP thực hiện, sẽ giúp trang bị cho các bạn các kiến thức cần thiết đối với kiểm toán khoản mục phải thu khác.

I. Giới thiệu về khoản mục phải thu khác trên báo cáo tài chính

Đây là là tài khoản dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (TK 131, 136) được đề cập ở bài viết trước và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:

• Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý.
• Các khoản tạm ứng của nhân viên trong công ty.
• Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi.
• Các khoản chi hộ phải thu hồi, như các khoản bên nhận uỷ thác xuất nhập khẩu chi hộ, cho bên giao uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế, ...
• Các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược.
• Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính.
• Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.

Các nội dung chủ yếu này được chia ra thành 2 khoản mục dựa vào kỳ hạn thu hồi, trong đó có Phải thu ngắn hạn khác (Mã số 136) – phản ánh các khoản phải thu khác có kỳ hạn thu hồi còn lại không quá 12 tháng, Phải thu dài hạn khác (Mã số 216) – phản ánh các khoản phải thu khác có kỳ hạn thu hồi còn lại trên 12 tháng. Cả 2 khoản mục này đều được phải ánh bởi số dư nợ các tài khoản 1385, 1388, 141, 244.

II. Các thủ tục kiểm toán đối với khoản mục phải thu khác

Đây là một phần hành thường được giao làm cùng với phần hành phải thu khách hàng (131), và được coi là phần hành có mức độ tương đối khó, vậy nên sẽ thường được giao cho các nhân viên ở cấp độ trợ lý kiểm toán level 1 (Associate 1).

Việc kiểm toán phần hành phải thu khác thường có sự liên kết đến các khoản mục:

• Tiền (Cash): Khi các khoản phải thu khác được hoàn trả sẽ dẫn đến việc tăng lên ở khoản mục tiền.
• Doanh thu từ hoạt động tài chính (Financial Income): Khi các khoản lãi dự thu hoặc cổ tức tăng lên thì khoản mục doanh thu từ hoạt động tài chính cũng tăng lên.

Dưới đây là các cơ sở dẫn liệu của khoản mục phải thu khác và các thủ tục cơ bản để có thể đảm bảo các cơ sở dẫn liệu này:

2.1 Các tài liệu cần thu thập khi tiến hành kiểm toán phải thu khác

• Sổ cái (General Ledger - GL).
• Bảng cân đối kế toán (Balance sheet - BS).
• Bảng cân đối phát sinh (Trial balance - TB).
• Sổ chi tiết theo đối tượng và bản chất các tài khoản 1385, 1388, 141, 244.
• Số sau kỳ.
• Bảng tuổi nợ (Aging report)
• Các chứng từ khác liên quan.

2.2 Các bước tiến hành kiểm toán phải thu khác

Bước 1: Thu thập, phân loại lại và phân tích danh sách các khoản phải thu khác

Tại bước này, chúng ta cần thực hiện tổng hợp lại các khoản phải thu khác của khách hàng thông qua việc sử dụng sổ chi tiết các khoản 1385, 1388, 141, 244 và thực hiện đối chiếu như sau:

• Đối chiếu sổ cái (GL) với bảng cân đối phát sinh (TB) để xem sự chuyển dịch của tăng (Dr)/giảm (Cr) đã khớp chưa.
• Đối chiếu bảng cân đối phát sinh (TB) với sổ chi tiết theo dõi đối tượng để xem số dư đầu kỳ và cuối kỳ đã khớp chưa.

Tiếp theo, chúng ta cần xem trên bảng cân đối kế toán (Balance sheet) của khách hàng xem việc phân loại ngắn hạn/dài hạn đã đúng chưa, nếu phát hiện bất kỳ chênh lệch nào, các bạn cần phải tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch này.

Sau khi đối chiếu, các bạn cần thực hiện phân tích về sự biến động (variance) số dư các khoản phải thu khác thông qua đối chiếu số đầu năm và số cuối năm, để đánh giá xem sự chênh lệch này có hợp lý với tình hình tài chính của công ty hay không, xem xét những khoản:

• Có số dư lớn (có thể xảy ra sai sót mang tính trọng yếu)
• Có số dư bằng 0 (có rủi ro bị ghi nhận sai thanh toán)
• Có số dư không thay đổi (có rủi ro về việc phải trích lập phải thu khó đòi)

Đối với các khoản mục có giá trị không trọng yếu hoặc được đánh giá không có rủi ro, các bạn sẽ cần thực hiện ghi lại bản chất của các khoản mục này.

Bước 2: Thực hiện gửi thư xác nhận

Sau khi tổng hợp được các khoản phải thu khác, chúng ta cần gửi và thu thập thư xác nhận để hỗ trợ cho thủ tục đối chiếu số dư.

Bước 3: Thực hiện các thủ tục đối chiếu số dư

Sau khi đã thực hiện xong thủ tục tổng hợp và đối chiếu, chúng ta cần thực hiện các thủ tục để đối chiếu số dư. Các khoản mục ở trên phải thu khác có nhiều bản chất (nature) khác nhau, đối với các bản chất này, sẽ có những phương pháp để tiếp cận và đối chiếu khác nhau.

Bước 4: Thực hiện thủ tục kiểm tra thanh toán sau kì (Subsequent Cash Receipts Testing) và tính ghi nhận đúng kỳ (Cut-off testing)

Các cuộc kiểm toán thường sẽ diễn ra sau thời điểm ghi nhận của báo cáo tài chính (tại Việt Nam thường là 31/12), do vậy, các bạn có thể thực hiện thu thập sổ kế toán sau kỳ và các chứng từ nhận tiền để đối chiếu xem khách hàng đã nhận được thanh toán đối với các khoản phải thu khác hay không. Đây là một thủ tục hữu ích đối với các trường hợp khó nhận được thư xác nhận.

Đồng thời, các bạn cũng cần phỏng vấn khách hàng về quá trình luân chuyển chứng từ về phòng kế toán để khoanh vùng được khoảng thời gian kiểm tra tính ghi nhận đúng kỳ. Chọn mẫu trong khoảng thời gian được khoanh vùng và kiểm tra đến các chứng từ liên quan để xác nhận tính đúng kỳ của các khoản phải thu khác này.

Bước 5: Thực hiện kiểm tra đánh giá giá trị của các khoản phải thu khác và trích lập dự phòng

Tại bước này, các bạn sẽ thực hiện kiểm tra các khoản phải thu khác có số dư là ngoại tệ cuối kỳ. Tỷ giá được sử dụng để đánh giá sẽ là tỷ giá mua vào cuối kỳ tại ngân hàng mà doanh nghiệp có nhiều giao dịch nhất, các bạn cần thực hiện tính toán lại và so sánh với số liệu được ghi nhận bởi khách hàng và tìm hiểu nguyên nhân nếu có sự khác biệt.

Cùng với đó, các bạn cần thu thập thông tin và đánh giá về việc theo dõi các khoản phải thu khác của khách hàng. Thông qua việc phỏng vấn (inquiry) đối với các người có thẩm quyền và chọn mẫu để kiểm tra thông tin và hiểu về việc đánh giá và trích lập dự phòng, các bạn cần đối chiếu với bảng theo dõi tuổi nợ xem việc đánh giá này có được hợp lý hay không.

Nếu khách hàng không có bảng theo dõi tuổi nợ (Aging Report), các bạn cần tự lập thông qua việc thu thập các chứng từ phát sinh số dư, sau đó thực hiện đánh giá và đề xuất các bút toán trích lập dự phòng nếu cần thiết.

Để có thể tích lập dự phòng các khoản phải thu khác, các bạn có thể tham khảo thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2016/TT-BTC.

Lời kết

Việc kiểm toán phần hành phải thu khác không quá khó và không có quá nhiều thủ tục cần phải thực hiện, tuy nhiên đây vẫn là một khoản mục chứa nhiều rủi ro và có thể dẫn đến sai sót trên báo cáo tài chính. Qua bài viết này, SAPP Academy mong rằng đã góp phần giúp bạn có thể hiểu được tổng quan về các bước phải thực hiện khi thực hiện kiểm toán khoản mục này.