-1.png?height=120&name=SAPP%20logo%20m%E1%BB%9Bi-01%20(1)-1.png)
Bài viết tổng hợp một số câu hỏi tự luận thường gặp trong đề thi CMA Part 1 thuộc nội dung Môn 1F - Tổng hợp những vấn đề liên quan đến Công nghệ và Phân tích.
Tình huống:
Richard Garner, the CEO of PowerEdge Inc., is having a meeting with the company’s CFO, Mary Silvestri and other key members of the accounting and finance departments. The company has recently updated its manufacturing operations to state-of-the-art facilities with computer aided design and manufacturing, and robotic operations. Mary is concerned because the accounting and finance departments are still using old technology-including using Microsoft Excel to produce key reports-and systems which do not interact with each other. They also employ heavy use of temporary labor for data entry, especially to produce the year-end reports. Richard is intrigued. He has seen how automating operations has not only saved money but has also reduced the defect rate significantly and would like to know how the company can apply current technology to streamline the accounting department.
Câu hỏi:
A. Define robotic process automation (RPA), its benefits, and how it can be applied to processing accounting and finance data.
B. Define cloud computing and describe how it can improve efficiency in the accounting department.
C. Define business process analysis (BPA) and explain its role in updating the accounting and finance departments to new technologies.
Diễn giải:
Richard Garner, Giám đốc điều hành của PowerEdge Inc., đang có cuộc họp với Giám đốc tài chính của công ty, Mary Silvestri và các thành viên chủ chốt khác của bộ phận kế toán và tài chính. Công ty gần đây đã cập nhật các hoạt động sản xuất của mình theo điều kiện cơ sở vật chất hiện đại với thiết kế và sản xuất có sự hỗ trợ của máy tính cũng như các hoạt động của robot. Mary lo ngại vì bộ phận kế toán và tài chính vẫn đang sử dụng công nghệ cũ, bao gồm cả việc sử dụng Microsoft Excel để tạo các báo cáo quan trọng và các hệ thống không tương thích với nhau. Họ cũng sử dụng nhiều lao động tạm thời để nhập dữ liệu, đặc biệt là để tạo ra các báo cáo cuối năm. Richard cảm thấy tò mò và anh ấy đã thấy việc tự động hóa các hoạt động không chỉ tiết kiệm tiền mà còn giảm đáng kể tỷ lệ lỗi. Hiện tại anh ấy muốn biết làm thế nào công ty có thể áp dụng công nghệ hiện tại để hợp lý hóa bộ phận kế toán.
Ôn tập kiến thức:
A. Khái niệm, lợi ích và cách áp dụng quy trình tự động hóa bằng robot (RPA) để xử lý dữ liệu kế toán và tài chính.
Tự động hóa quy trình bằng robot là quá trình thiết lập cấu hình robot bằng phần mềm và các hệ thống hiện có để thực hiện các nhiệm vụ dựa trên quy tắc đã được thiết kế trước. Ví dụ trong bộ phận tài chính kế toán bao gồm việc tự động hóa quy trình khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
RPA mang lại nhiều lợi ích cho công ty. Nó làm giảm tỷ lệ sai sót vì robot sẽ xử lý thông tin theo cùng một cách thống nhất. RPA có thể chuẩn hóa quy trình kiểm toán, giảm nhu cầu kiểm tra không cần thiết. RPA cũng đảm bảo chất lượng quy trình, vì các cài đặt sẽ được thực hiện chính xác và theo đúng thứ tự. RPA cũng có thể đảm bảo cung cấp các thông tin hiện hành, chẳng hạn như về mức thuế suất.
B. Trình bày định nghĩa điện toán đám mây và mô tả cách nó có thể nâng cao hiệu quả trong bộ phận kế toán.
Điện toán đám mây được định nghĩa là việc sử dụng các công cụ như phần mềm và ứng dụng, lưu trữ dữ liệu, máy chủ, mạng và cơ sở dữ liệu qua Internet thay vì sử dụng các ổ cứng riêng lẻ hoặc thiết bị lưu trữ cục bộ.
Điện toán đám mây cải thiện hiệu quả theo một số cách khác nhau. Đối với nhiều dịch vụ đăng ký chẳng hạn như Microsoft Office 365, điện toán đám mây đảm bảo luôn sử dụng ứng dụng phiên bản mới nhất. Điện toán đám mây giảm thiểu sự cần thiết của bộ phận công nghệ thông tin cần liên tục cài đặt hoặc nâng cấp các ứng dụng trên các máy tính cá nhân hoặc mạng nội bộ. Điện toán đám mây tạo điều kiện giao tiếp dễ dàng vì nó loại bỏ nhu cầu gửi email nhiều phiên bản chỉnh sửa bổ sung của cùng một bảng tính. Điện toán đám mây cũng cung cấp dữ liệu ngay lập tức cho người dùng được ủy quyền, thay vì chờ bộ phận khác thực hiện việc truyền dữ liệu.
C. Trình bày định nghĩa phân tích quy trình kinh doanh (BPA) và giải thích vai trò trong việc cập nhật công nghệ mới cho bộ phận kế toán và tài chính.
Phân tích quy trình kinh doanh là kiểm tra từng chi tiết trong quy trình hoạt động kinh doanh. Nó xác định quy trình, cấu trúc và các thông tin liên quan. Phân tích quy trình kinh doanh cũng đánh giá hiệu quả và hiệu suất của quy trình.
Vì Giám đốc điều hành của công ty ủng hộ các công nghệ mới nên Mary cần thực hiện BPA trong bộ phận kế toán và tài chính để xác định những quy trình có nhiều khả năng hưởng lợi nhất từ việc triển khai RPA. BPA cũng có thể xác định các trao đổi thông tin giữa các bộ phận, làm nổi bật những lĩnh vực được hưởng lợi nhiều nhất từ việc triển khai điện toán đám mây.
Đáp án:
A. Define robotic process automation (RPA), its benefits, and how it can be applied to processing accounting and finance data.
- Robotic process automation (RPA): Process of configuring virtual robots using existing systems to perform tasks based upon predesigned rules.
- Benefits of RPA:
- Reduce error rate.
- Streamline audit process.
- Reduce extensive testing.
- Ensure quality of process.
- Provide current information.
- Apply RPA to processing accounting and finance data: Automating the closing process and producing financial statements.
B. Define cloud computing and describe how it can improve efficiency in the accounting department.
- Cloud computing: Use of tools over the Internet instead of individual hard drives or local storage devices.
- Benefits of RPA:
- Ensure using the latest version of application.
- Eliminate the need for an IT department.
- Facilitate communication.
- Make data instantly available to authorized users.
C. Define business process analysis (BPA) and explain its role in updating the accounting and finance departments to new technologies.
- Business process analysis (BPA):
- Examination of every part of a process.
- Identify the process, structure, interested parties and the information exchange.
- Assess the effectiveness and efficiency of the process.
- Role of BPA in updating accounting and finance departments:
- Identify processes most likely to benefit from the implementation of new technologies.
- Identify information exchanges between departments and areas benefit most from implementation of cloud computing.