[BT/F1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 14: Cá nhân, đội và nhóm (Individuals, teams and groups)

Để đảm bảo được công việc vận hành hiệu quả, Ban Quản trị sẽ xem xét những công việc đó hay nhiệm vụ đó nên được thực hiện bởi cá nhân hay nhóm hay đội sẽ hiệu quả hơn. Vì vậy, Ban Quản trị cần phải biết được những đặc điểm riêng và cách quản trị của cá nhân và nhóm, đội để đạt được mục tiêu đề ra.

I. Cá nhân

Ban Quản trị cần phải hiểu về cách ứng xử của cá nhân ở nơi làm việc để tạo động lực, kiểm soát và phát triển năng lực. Do vậy, Ban Quản trị cần chú trọng vào những vấn đề sau của từng cá nhân:

1. Tính cách

Tính cách là tổng thể những suy nghĩ, cảm xúc và hành vi của từng cá nhân. Tính cách bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm cả di truyền và do môi trường. Do vậy, để nhận dạng, mô tả và giải thích về sự khác nhau những những con người với nhau, nhà tâm lý học sử dụng thuật ngữ là tính cách.

Cấu phần tạo thành tính cách bao gồm: 

• Đặc điểm tính cách: là những phẩm chất tương đối ổn định. Nó sẽ tạo ra xu hướng hành xử theo một cách cụ thể
• Các loại tính cách: là những nhóm tính cách khác nhau, phản ánh sở thích tâm lý của từng cá nhân

Những vấn đề liên quan đến việc quản trị tính cách:

• Mỗi loại tính cách khác nhau phù hợp với từng môi trường làm việc khác nhau
• Mỗi loại tính cách khác nhau phù hợp với cấu trúc, hệ thống và văn hóa khác nhau
• Mỗi loại tính cách khác nhau phù hợp định hướng hoặc nhu cầu từ công việc khác nhau
• Mỗi loại tính cách khác nhau có thể gây ra sự xung đột

Do vậy, khi tuyển dụng, Ban quản trị cần chú ý và lựa chọn ứng viên một cách cẩn thận. Đối với những cá nhân chưa phù hợp với doanh nghiệp, Ban Quản trị có thể:

• Khôi phục lại khả năng phù hợp: thông qua phân công lại các nhiệm vụ phù hợp với đặc điểm tính cách của cá nhân
• Đạt đến thỏa thuận: Các cá nhân nên được khuyến khích để hiểu bản chất của sự khác biệt và sử đổi hành vi của họ (nếu cần)
• Loại bỏ những tích cách không phù hợp: Đây là phương án cuối cùng đối với những cá nhân cố chấp hoặc gây rối.

2. Nhận thức 

Nhận thức là quá trình bộ não lựa chọn và tổ chức thông tin để hiểu. Các cá nhân thường hành động theo những gì họ nhận thức được.

Do vậy, quá trình nhận thức bị tác tác động bởi những yếu tố sau:

• Hoàn cảnh: Họ chỉ muốn nhìn thấy những gì họ muốn nhìn
• Các yếu tố xúc tác: Sự chú ý của con người thường tập trung vào những gì bất thường và có sự lặp đi lặp lại
• Những yếu tố nội bộ: Sự chú ý của chúng ta bị thu hút bởi những thứ phù hợp với tính cách, nhu cầu, lợi ích, kỳ vọng
• Sự sợ hãi: Mọi người có thể tránh việc nhìn những gì mà họ không muốn.

3. Thái độ 

Thái độ là một trạng thái cảm xúc, thông qua các hành vi về cử chỉ, lời nói, hành động… để phát biểu, nhận xét, đánh giá cũng như phản ứng với đối tượng hay tình huống xung quanh.

Thái độ bao gồm 3 cấu phần cơ bản:

• Kiến thức, sự tin tưởng/ không tin tưởng, suy nghĩ
• Cảm xúc và nhu cầu
• Ý chí, ý định để thực hiện một hành động nào đó

4. Sự thông minh 

Sự thông minh là một thuật ngữ rộng và phức tạp hơn cách nhìn nhận truyền thống “IQ”. Bao gồm:

Ngoài ra, EQ (trí tuệ cảm xúc) cũng là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý con người một cách hiệu quả vì nó cho phép quản lý từng cấu phần cảm xúc trong từng tình huống, cách ứng xử và giao tiếp.

5. Thuyết vai trò (Role theory)

Thuyết vai trò gợi ý con người hành xử trong bất kỳ tình huống nào dựa theo kỳ vọng của người khác về cách họ nên hành xử như thế nào trong tình huống đó

Một số thuật ngữ liên quan đến thuyết vai trò:

• Nhóm vai trò (role set): một nhóm người phản hồi dựa trên một vai trò nhất định
• Dấu hiệu của vai trò (Role sign): cho biết một người nào đó có vai trò gì tại một thời điểm nhất định
• Hình mẫu vai trò (Role model): là những cá nhân mà một người nào đó ngưỡng mộ, muốn theo đuổi hình mẫu đó.

Ngoài ra, thuyết vai trò cũng giúp nhận dạng một vài vấn đề có thể xảy ra như:

• Vai trò không rõ ràng (role ambiguity): có thể sẽ xảy ra khi không hiểu rõ cá nhân đang giữ vai trò gì tại một thời điểm nhất định
• Sự không tương thích hoặc xung đột (Role incompatibility or role conflict) về vai trò sẽ xảy ra có 2 vai trò trong cùng một thời điểm

Do vậy, những vấn đề cần nhận dạng và giải quyết, Ban quản trị cần chú ý: 

• Ứng xử một cách phù hợp với nhóm vai trò của họ, đưa ra những dấu hiệu vai trò tương ứng
• Thiết lập nên vai trò (trách nhiệm, chuẩn mực về hành vi) để trách việc xung đột về vai trò
• Xung đột về nhu cầu cần nên tránh
• Tạo nên những ranh giới cho công việc và cuộc sống và làm rõ những kỳ vọng và mối quan hệ về vai trò và nhận dạng những hình mẫu vai trò tích cực

II. Nhóm (Groups)

Nhóm là tập hợp các cá nhân mà họ cho rằng họ là một nhóm và nhóm có các thuộc tính sau:

• Ý thức về nhận dạng: Có sự nhận dạng về ranh giới
• Sự trung thành và sự tuân thủ các tiêu chuẩn của nhóm: Điều này được thể hiện về sự phù hợp của cá nhân đối với nhóm và nhằm mục đích loại bỏ những người không phù hợp
• Mục đích và lãnh đạo: Hầu hết các nhóm được lập ra đều hoạt động có mục đích (nhóm chính thức hoặc tự phát)

Căn cứ vào sự hình thành, nhóm được chia làm 2 loại sau:

Trong mỗi một nhóm, từng cá nhân sẽ có đóng góp khác nhau cho nhóm và điều này có những ảnh hưởng tích cực và tiêu cực, cụ thể:

Đóng góp của cá nhân	Đóng góp của nhóm
Kỹ năng đơn lẻ Mục tiêu được đề ra bởi người đứng đầu Có một quan điểm Có ý tưởng sáng tạo theo chuyên môn cá nhân Không làm được nhiều việc cùng một lúc Hạn chế khả năng tự phê bình	Tổng hợp của các kỹ năng Dựa trên mục tiêu của đội (team) dưới sự kiểm soát của tổ chức Có nhiều quan điểm khác nhau, sẽ được thay đổi theo cách nhìn nhận vấn đề Các thành viên sẽ linh hoạt hơn, làm được nhiều việc hơn Có cơ hội để kiểm soát mọi việc

III. Đội (team)

1. Khái niệm về đội và làm việc theo đội

Đội (team) là thuật ngữ rộng hơn so với nhóm (group), có mục tiêu và trách nhiệm giải trình chung, được thiết lập bởi tổ chức, dưới sự giám sát hoặc hướng dẫn của trưởng nhóm.

Số lượng thành viên của team thường ít và có các kỹ năng bổ sung cho nhau, cam kết vì một mục đích, mục tiêu và chịu trách nhiệm về những công việc họ làm.

Làm việc theo đội (teamworking) thường được sử dụng cho tổ chức công việc, kiểm soát hoạt động, tạo ra ý tưởng, đưa ra quyết định và tổng hợp kiến thức.

2. Ưu điểm và hạn chế của teamworking

Làm việc theo đội có những ưu, nhược điểm sau:

3. Tổ chức làm việc theo team

Một team có thể tồn tại tạm thời nhằm đạt được mục tiêu cụ thể hoặc có thể vĩnh viên với trách nhiệm về sản phẩm, quy trình sản xuất.

Có 2 hình thức làm việc theo team sau: 

Team ảo là các cá nhân làm việc linh hoạt ở các địa điểm khác nhau và làm việc với nhau thông qua công nghệ thông tin và truyền thông.

4. Vai trò của các thành viên trong team

Trong một team, vai trò của những thành viên trong team sẽ được thay đổi linh hoạt nhằm giúp cho một thành viên có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác và cũng như hỗ trợ khi thành viên khác vắng mặt. Các vai trò cụ thể:

5. Phát triển team

Theo Tuckman, quá trình phát triển của team trải qua 6 giai đoạn sau:

6. Xây dựng team

Để xây dựng được một team hoàn chỉnh, các nhà quản lý cần xem xét 3 vấn đề sau:

7. Team thành công

a. Đánh giá một team hiệu quả

Các tiêu chí dùng để đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động của team gồm:

• Hiệu quả của nhiệm vụ: Làm hoàn thiện các nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức
• Hoạt động của nhóm: duy trì mang tính xây dựng của teamwork, quản trị các nhu cầu, vai trò và quy trình của team
• Sự hài lòng của các thành viên trong team: Hoàn thiện về vấn đề phát triển cá nhân và nhu cầu về mối quan hệ.

Ví dụ: Một số những đặc điểm để đánh giá một team có hiệu quả hay không:

b. Khen thưởng team đạt hiệu quả

Khen thưởng dựa trên tinh thần đồng đội được sử dụng để khuyến khích sự hợp tác và trách nhiệm giải trình chung.

Chương trình khen thưởng team hiệu quả bao gồm:

• Thưởng theo lợi nhuận (profit-sharing): khoản phân chia tiền mặt dùng để khen thưởng phụ thuộc vào lợi nhuận.
• Thưởng theo hiệu quả làm việc: dựa theo kết quả làm viêc, nhân viên sẽ nhận được những khoản thưởng tương ứng.
• Quyền mua cổ phiếu: đưa ra quyền mua cổ phiếu với giá ưu đãi dành cho nhân viên.

IV. Bài tập áp dụng

A small number of people with complementary skills who are committed to a common purpose, performance goals and approach for which they hold themselves basically accountable. This is the definition of:

A. Group

B. Team

C. Unit

Phân tích đề

Đề bài đang hỏi một số người có kỹ năng cùng cam kết cho một mục tiêu chung được gọi là gì?

Lời giải: B

Team bao gồm những cá nhân có những kỹ năng cam kết cho mục tiêu chung.

Author: Minh Anh Nguyen