SAPP Knowledge Base

Tự học ACCA (Association of Chartered Certified Accountant)

[BT/F1] Business and Technology (Kinh doanh và Công nghệ)

[BT/F1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 17: Đánh giá hiệu quả (Performance appraisal)

Đánh giá hiệu quả là một bước quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là quản trị nhân sự. Trong bài hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu đánh giá hiệu quả là gì và các doanh nghiệp đang làm gì để thực hiện hoạt động này.

I. Quản trị hiệu quả

1. Định nghĩa

Mục đích của quản trị hiệu quả nhằm giúp cho tổ chức đạt được kết quả tốt hơn thông qua việc đo lường và đánh giá năng lực cá nhân. Việc đánh giá này là một phần của hệ thống quản trị hiệu quả bao gồm: thiết lập mục tiêu, giám sát hiệu quả, phản hồi và lập kế hoạch cải tiến

Những khía cạnh chính của việc quản trị hiệu quả:

Khía cạnh	Nội dung
Đồng ý với những yêu cầu mục tiêu, tiêu chuẩn và khả năng	Ban Quản lý và nhân viên đồng ý về những tiêu chuẩn hiệu suất, mục tiêu và kỹ năng cần thiết
Quản trị hiệu quả là một quy trình	Quản trị hiệu quả là những hành động liên tục bao gồm kiểm soát, đánh giá, thảo luận và điều chỉnh
Chia sẻ sự hiểu biết	Mục tiêu của cá nhân và tổ chức cần được hợp nhất: mỗi người đều đóng vai trò quan trọng trong kế hoạch kinh doanh
Tiếp cận đến việc quản lý và phát triển con người	Quản trị hiệu quả không chỉ là kế hoạch, hệ thống hay nguồn lực mà nó liên quan đến quá trình ảnh hưởng, trao quyền, phản hồi và giải quyết vấn đề phát sinh
Thành tựu	Giúp cho mọi người có thể nhận ra tiềm năng của mình và tối đa hóa những đóng góp của họ cho sự phát triển của tổ chức.

2. Quy trình quản trị hiệu quả

Quy trình quản trị hiệu quả bao gồm 5 bước sau:

II. Đánh giá hiệu quả

1. Nội dung của đánh giá hiệu quả

Đánh giá hiệu quả được dùng để khen thưởng nhưng cũng như để nhận ra tiềm năng của nhân viên. Đó là một phần của quản trị hiệu quả và được dùng để xác định các yêu cầu về đào tạo và phát triển.

Đánh giá hiệu quả bao gồm 3 nội dung:

Do vậy, việc đánh giá hiệu quả có những mục tiêu và đem lại những lợi ích sau:

Tiêu chí

Đối với nhân viên

(For the employees)

Đối với chủ doanh nghiệp

(For the employers)

Mục tiêu

Được đưa ra cơ sở về mức lương phù hợp trong tương lai
Được ghi nhận công sức bỏ ra cho một công việc cụ thể
Giúp cho nhân viên đưa ra ý kiến của mình về những điều họ không hài lòng
Xây dựng được mức độ kỳ vọng của nhân viên và cách đánh giá năng lực làm việc
Xác định được nhu cầu về đào tạo và phát triển
Xác định được định hướng của nhân viên trong tương lai (luân chuyển, thăng tiến…)

Kiểm soát được quy trình tuyển chọn nhân lực dựa vào kết quả đã đạt được
Xác định những nhân viên xuất sắc để thăng tiến hoặc nghỉ hưu sớm,…
Xác định được khó khăn và vấn đề vẫn chưa được giải quyết
Cải tiến kế hoạch đào tạo bằng việc xác định được điểm yếu, mức độ kỹ năng của nhân viên
Cải tiến kế hoạch quản lý nhân sự
Cải thiện kỹ năng giao tiếp giữa các cấp bậc

Lợi ích

Cá nhân có thể biết được:

Những mục tiêu đã được xây dựng cho toàn bộ doanh nghiệp
Mục tiêu và khoảng thời gian được xây dựng
So sánh hiệu quả trong quá khứ và hành động hiện tại với tiêu chuẩn
Cơ sở trả lương liên quan đến hiệu quả

Chủ doanh nghiệp có thể xác định được:

Những nhân viên có năng lực tốt được cân nhắc thăng tiến
Lĩnh vực cần được cải thiện
Kỹ năng giao tiếp giữa các cấp bậc
Cơ sở cho việc lập kế hoạch nguồn lực trung và dài hạn

2. Quy trình đánh giá hiệu quả

a. Tổng quan về quy trình đánh giá

Quy trình đánh giá hiệu quả được mô tả theo sơ đồ sau:

b. Kỹ thuật đánh giá

Có nhiều kỹ thuật để đánh giá hiệu quả tuy nhiên phụ thuộc vào từng hoàn cảnh mà Ban quản lý sẽ lựa chọn áp dụng kỹ thuật phù hợp, cụ thể:

Kỹ thuật	Nội dung
Đánh giá chung (Overall assessment)	Người quản lý viết dưới dạng tường thuật (narrative form) những nhận định của mình về người được đánh giá Không có sự nhất quán giữa các tiêu chí đánh giá
Đánh giá có hướng dẫn (Guided assessment)	Người đánh giá được yêu cầu đánh giá dựa trên một số đặc điểm, tính ứng dụng, tính toàn vẹn và khả năng thích nghi Tiêu chí cụ thể hơn nhưng vẫn còn mơ hồ
Chấm điểm (Grading)	Việc chấm điểm dựa trên một hệ quy chiếu với những hướng dẫn chung. Các nhà quản lý sẽ chọn một hoặc một số cấp độ để yêu cầu người được đánh giá thể hiện đặc điểm tương ứng Kỹ thuật còn được gọi là thang đánh giá
Ghi chép hành vi (Behaviroural incident methods)	Kỹ thuật này tập trung vào các hành vi của nhân viên, xem xét những hành vi đặc thù cho từng công việc, nhiệm vụ.
Kế hoạch định hướng kết quả (Results oriented schemes)	Việc đánh giá được dựa trên các mục tiêu cụ thể hoặc tiêu chuẩn đã được thống nhất giữa cấp trên và cấp dưới. Kỹ thuật có những ưu điểm như: Cấp dưới sẽ tham gia đánh giá nhiều hơn vì họ có thể đánh giá tiến độ của họ so với mục tiêu đặt ra Cấp trên sẽ trở thành người hướng dẫn Các mục tiêu rõ ràng và giúp điều chỉnh hành vi.

c. Tự đánh giá (Self-appraisals)

Trước khi được đánh giá chính thức, đôi khi cần thực hiện tự đánh giá bản thân trước. Việc tự đánh giá này có những ưu, nhược điểm sau:

Ưu điểm	Nhược điểm
Tiết kiệm thời gian bởi vì chính nhân viên đã tự xác định được khả năng và điểm mạnh của bản thân Nâng cao trách nhiệm cho cá nhân, giúp tăng động lực phát triển Tự đối chiếu mục tiêu của bản thân với tổ chức Đưa ra được mức độ linh hoạt về thời gian và sự phù hợp của việc đánh giá	Nhân viên thường không có cái nhìn khách quan đến năng lực của mình Có thể đánh giá sai sót về năng lực của bản thân

d. Phỏng vấn đánh giá (The appraisal interview)

Phỏng vấn đánh giá là một bước quan trọng trong quy trình quản trị hiệu quả. Quy trình phỏng vấn đánh giá gồm 5 bước sau:

Có 3 cách tiếp cận đến phương pháp phỏng vấn đánh giá:

Phong cách nói và thuyết phục (Tell and sell style): Ban quản lý sẽ cho nhân viên biết họ được đánh giá như thế nào và họ cần cải thiện những gì
Phong cách nói và nghe (Tell and listen style): Ban quản lý sẽ cho nhân viên biết cách thức họ đánh giá như thế nào và chờ đợi phản hồi từ những người được đánh giá. Do vậy, ban quản lý không thể chi phối toàn bộ buổi đánh giá

Phong cách giải quyết vấn đề (Problem-solving style): Buổi đánh giá không tập trung vào đánh giá mà hướng đến năng lực của nhân viên. Họ được khuyến khích suy nghĩ để đưa ra những giải pháp và cam kết. Thông qua việc tự định hướng và đánh giá bản thân giúp cho nhân viên kích thích sự tư duy, sáng tạo.

III. Rào cản đối với việc đánh giá hiệu quả

1. Rào cản

Hiệu quả của cuộc đánh giá có thể bị ảnh hưởng bởi các rào cản sau:

Rào cản	Nội dung
Thực hiện buổi đánh giá như cuộc đối đầu	Giữa người đánh giá và người được đánh giá có những quan điểm khác nhau về năng lực, hiệu quả Phản hồi mang tính chủ quan hoặc phóng đại Đánh giá tập trung vào những mặt tiêu cực mà không hướng đến những tiềm năng cho cải thiện và phát triển
Thực hiện buổi đánh giá như cuộc phán xét	Việc đánh giá bị áp đặt và có xu hướng đánh giá từ một phía
Thực hiện buổi đánh giá như cuộc tán gẫu	Buổi đánh giá được diễn ra như một cuộc nói chuyện giữa quản lý và nhân viên mà không có mục đích hay đưa ra được kết quả cuối cùng
Buổi đánh giá quan liêu	Buổi đánh giá được diễn ra chỉ với mục đích là đảm bảo đủ thủ tục
Buổi đánh giá dở dang	Việc đánh giá không đề cập đến việc cải thiện hoặc phát triển hiệu quả trong tương lai mà chỉ dừng lại đánh giá hiệu quả cho những thứ vừa qua
Buổi đánh giá như một sự kiện hàng năm	Nhiều chỉ tiêu đánh giá không được cập nhật liên tục do vậy dẫn đến mục tiêu và kế hoạch đưa ra không phù hợp.

2. Kỹ thuật giám sát hiệu quả người được đánh giá

Có một số kỹ thuật mới thường được áp dụng. Cụ thể như sau:

Kỹ thuật

Nội dung

Đánh giá từ phía cấp dưới

(Upward appraisal)

Đây là phương pháp một nhân viên không được đánh giá bởi cấp trên mà được đánh giá bởi cấp dưới.

Ưu điểm:

Cấp dưới có xu hướng hiểu rõ cấp trên hơn là cấp trên hiểu rõ cấp dưới
Những đánh giá này sẽ có mức độ tin cậy cao hơn

Nhược điểm: sẽ có những áp lực từ cấp trên xuống cấp dưới

Đánh giá từ khách hàng

(Customer appraisal)

Thu thập đánh giá hiệu quả làm việc từ khách hàng có thể là một phương pháp hiệu quả về dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp

Đánh giá 360 độ

(360 degree appraisal)

Thu thập những đánh giá về hiệu quả làm việc thông qua nhiều kênh:

Người quản lý trực tiếp
Đồng nghiệp hoặc những người làm việc cùng với cá nhân đó
Khách hàng
Nhân sự

Tuy nhiên sẽ có khác nhau giữa các ý kiến nên người đánh giá cần có cái nhìn khách quan để đánh giá một cách thích hợp.

IV. Bài tập áp dụng

Which one of the following is NOT a purpose of appraisal?

A. To identify performance levels

B. To assess development needs

C. To encourage communication between manager and employees

D. To highlight employees’ weaknesses

Phân tích đề:

Đáp án nào sau đây không phải là mục đích đánh giá nhân viên?

Lời giải: D

Mục đích đánh giá năng lực nhân viên là để khen thưởng và để xác định được tiềm năng để có thể đáp ứng được nhu cầu phát triển.

Author: Minh Anh Nguyen