[BT/F1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 18: Hiệu quả và giao tiếp cá nhân (Personal effectiveness and communication) - Phần 1

Trong xã hội nói chung, tổ chức nói riêng, sự hiệu quả về giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng để chúng ta có thể nắm bắt thông tin và xử lý công việc một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao. Trong bài hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu về vấn đề này.

I. Kỹ năng quản lý thời gian (Time-management skills)

Kỹ năng quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch, phân bổ và kiểm soát thời gian cho từng nhiệm vụ theo cách hiệu quả nhất.

Kỹ năng quản lý thời gian có các nhiệm vụ sau:

1. Nguyên tắc của quản lý thời gian

Có một số nguyên tắc cần áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả:

2. Những phương pháp để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Để cải tiến kỹ năng này, người thực hiện cần chú ý:

• Lên kế hoạch mỗi ngày
• Đưa ra những kế hoạch dài hạn
• Những kế hoạch này không áp dụng được cho tất cả mọi người vào tất cả thời điểm
• Có sự kiểm soát đối với điện thoại

3. Sự ưu tiên (Prioritisation)

Sự ưu tiên là việc xác định những mục tiêu cần phải đạt được và những nhiệm vụ chính cần phải làm để đạt được mục tiêu đó.

Một công việc được đánh giá là quan trọng hơn so với các nhiệm vụ khác nếu thỏa mãn 1 trong 3 điều kiện sau:

• Làm gia tăng giá trị đầu ra của doanh nghiệp
• Phát sinh từ đối tượng có mức độ ưu tiên cao như khách hàng quan trọng hoặc quản lý cấp cao
• Hậu quả của việc thất bại là lâu dài, tốn kém về mặt chi phí, khó phục hồi.

Do đó, thứ tự công việc được thực hiện theo mức độ ưu tiên như sau:

II. Vai trò của công nghệ thông tin (IT)

Kỹ thuật số (Digital) có nghĩa là các chữ số hoặc số. Thông tin số là thông tin ở dạng mã hóa. Các thông tin ở dạng tương tự sử dụng các tín hiệu biến đổi liên tục.

Công nghệ thông tin rất hữu ích và ảnh hưởng đáng kể đến cách các mọi người thực hiện công việc hiện nay. Dưới đây là một số hình thức công nghệ thông tin phổ biến:

Công nghệ thông tin mang lại sự tự động hóa trong nhiều quy trình, xử lý công việc, tạo ra ảnh hưởng rất lớn đối với doanh nghiệp. Cụ thể:

III. Sự không hiệu quả trong công việc

Làm việc không hiệu quả là một tình trạng không phải hiếm và đưa đến những hậu quả cho doanh nghiệp. Cụ thể:

IV. Khung năng lực và phát triển cá nhân

1. Khung năng lực (Competence frameworks)

Khung năng lực là khung được thiết lập về những thứ mà nhân viên có thể làm được và cần phải biết.

Khung năng lực này đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó cũng có những hạn chế. Cụ thể:

2. Phát triển cá nhân (Personal development)

a. Mục tiêu kế hoạch phát triển cá nhân

Kế hoạch phát triển cá nhân (Personal development plan) là kế hoạch phát triển rõ ràng cho một cá nhân bao gồm các cơ hội phát triển và đào tạo chính thức.

Tự phát triển (Self-development) là phát triển cá nhân mà người học chịu trách nhiệm với việc học hỏi của chính họ và chọn phương thức đạt được những kế hoạch đó.

Do vậy, mục tiêu của việc phát triển bản thân:

• Nâng cao hiệu quả cho công việc hiện tại
• Cải thiện kỹ năng và năng lực, sẵn sàng cho việc phát triển nghề nghiệp hoặc sự thay đổi của doanh nghiệp
• Lên kế hoạch cho việc nâng cao kinh nghiệm, lộ trình phát triển nghề nghiệp 
• Có được kỹ năng và năng lực trong trường hợp định hướng tuyển dụng có sự thay đổi
• Theo đuổi sự phát triển cá nhân nhằm đáp ứng lợi ích cũng như tiềm năng của chính mình

b. Kế hoạch phát triển cá nhân

Kế hoạch phát triển cá nhân được thực hiện qua 6 bước sau:

c. Các phương pháp phát triển cá nhân

Có nhiều phương pháp phát triển cá nhân. Tuy nhiên, có 3 phương pháp sau hay được sử dụng hơn cả:

Cụ thể như sau:

• Coaching: là một cách tiếp cận theo đó học viên được đặt dưới sự hướng dẫn của một nhân viên có kinh nghiệm để chỉ cho học viên cách thực hiện nhiệm vụ. Coaching được tiến hành qua 5 bước sau:
  
• Mentoring: là một mối quan hệ lâu dài, trong đó, một người có kinh nghiệm hơn giúp đỡ, hướng dẫn, đưa ra lời khuyên, khuyến khích và hỗ trợ một người khác để phát triển cá nhân và nghề nghiệp.

• Counselling:  là một mối quan hệ có mục đích, trong đó một người giúp đỡ người khác để tự giúp mình. Đó là một cách liên hệ và phản hồi với một người khác để người đó khám phá
  suy nghĩ, cảm xúc và hành vi của chính họ để đạt được sự hiểu biết rõ ràng hơn. Do vậy, counselling thường được sử dụng trong một số các tình huống sau:
  • Trong quá trình đánh giá giúp giải quyết công việc và vấn đề hiệu quả
  • Trong các tình huống khiếu kiện hoặc kỷ luật
  • Khi có sự thay đổi như thăng chức hoặc chuyển địa điểm
  Counselling được tiến hành theo 3 bước sau:
  

Author: Minh Anh Nguyen