[BT/F1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 5: Cấu trúc tổ chức và chiến lược kinh doanh (Business organisation, structure and strategy)

Lợi ích

Vấn đề đặt ra

• Sự cam kết của nhân viên (Employee commitment): góp phần nâng cao tinh thần và sự hài lòng trong công việc
• Chia sẻ kiến ​​thức (Knowledge sharing): cung cấp cho nhân viên một góc nhìn rộng hơn, kích thích sự đổi mới và sự hợp tác giữa các phòng ban để giải quyết vấn đề chung.
• Tốc độ (Speed): tốc độ truyền đạt thông tin nhanh, cho phép các quyết định được đưa ra và thực hiện nhanh hơn.
• Khả năng đáp ứng (Responsiveness): Tính trực tiếp và linh hoạt của tổ chức không chính thức hữu ích trong điều kiện môi trường thay đổi nhanh chóng
• Hợp tác (Co-operation): tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc nhóm và phối hợp trong tổ chức.

●       Các nhóm xã hội có thể hành động tập thể chống lại lợi ích của tổ chức.

●       Thông tin qua các mạng lưới không chính thức có thể không chính xác và những tin đồn có thể làm tổn hại đến tinh thần nội bộ tổ chức.

●       Các cá nhân có thể bị ảnh hưởng nặng nề khi bị loại ra khỏi các hội nhóm và mạng lưới quan hệ trong tổ chức.

●       Làm việc theo cách không chính thức có thể đi tắt, đốt cháy giai đoạn, bỏ qua các quy tắc, luật lệ (cut corner), vi phạm các biện pháp đảm bảo chất lượng hoặc an toàn.

Bộ phận

Công việc

Cách thức phối hợp

Cấp chiến lược cao nhất (strategic apex)

Đảm bảo tổ chức đi theo sứ mệnh, mục tiêu của mình và quản lý mối quan hệ của tổ chức với môi trường

Giám sát trực tiếp, đặc biệt là trong các tổ chức kinh doanh nhỏ    

Trung tâm nghiệp vụ (operative core)

Trực tiếp tham gia vào quá trình thu thập đầu vào và chuyển đổi chúng thành đầu ra

Điều chỉnh qua lại chuẩn hóa kỹ năng 

Quản lý cấp trung (middle line)

Chuyển đổi mong muốn của cấp chiến lược cao nhất thành công việc được thực hiện bởi trung tâm nghiệp vụ

Chuẩn hóa đầu ra      

Cấu trúc công nghệ (technostructure)

• Phân tích xác định cách tốt nhất để thực hiện công việc
• Lập kế hoạch xác định kết quả đầu ra
• Đào tạo nhân sự chuẩn hóa kỹ năng

Chuẩn hóa quy trình công việc hoặc đầu ra      

Nhân viên hỗ trợ (support staff)

• Các dịch vụ phụ trợ như quan hệ công chúng, tư vấn pháp lý, nhà ăn...    
• Hoạt động độc lập với trung tâm nghiệp vụ

Điều chỉnh qua lại, các cá nhân tự phối hợp công việc trên cơ sở tổ chức không chính thức

Loại hình tổ chức

Đặc điểm

Tổ chức đơn giản          (simple structure)

• Tập trung (centralised) và chuyên quyền (autocratic), với quyền lực tập trung ở cấp chiến lược cao nhất

• Linh hoạt và không chính thức, nhưng dễ bị tổn thương với rất nhiều quyền tập trung vào tay một số ít người.

Tổ chức hành chính máy móc (Machine Bureaucracy)

• Nhiều tầng quản lý, các thủ tục chính thức (thường cứng nhắc) và các quy trình sản xuất được tiêu chuẩn

• Cấu trúc công nghệ đóng vai trò chủ đạo, có xu hướng không linh hoạt

Tổ chức hành chính chuyên nghiệp (Professional Bureaucracy)

• Trung tâm nghiệp vụ có ảnh hưởng chính

• Dựa trên quyền hạn và các chuẩn mực tiêu chuẩn do luật pháp, quy định hoặc các cơ quan độc lập bên ngoài đặt ra

Tổ chức theo cơ cấu phòng ban (Divisionalized Form)

• Phòng ban trung tâm cung cấp hướng dẫn, các đơn vị kinh doanh được hưởng quyền tự chủ ở mức độ cao

• Quản lý cấp trung chuyển các yêu cầu của cấp chiến lược thành các mục tiêu của cấp nghiệp vụ

Tổ chức linh hoạt  (Adhocracy)

• Trên cơ sở chuyên môn hóa, các nhóm được thiết lập, gọi là các phòng ban, phối hợp với nhau trong công việc  

• Đáp ứng nhanh chóng với các nhu cầu thay đổi như thị trường phát triển nhanh chóng hoặc đổi mới công nghệ.

Loại tổ chức

Đặc điểm

Theo chức năng         (Functional departmentation)

• Nhóm những người làm những công việc tương tự lại với nhau, cho phép phân chia trách nhiệm rõ ràng, giúp nhà quản lý kiểm soát công việc tốt hơn.
• Ví dụ: sản xuất, kế toán

Theo khu vực địa lý  (Geographic departmentation)

• Các hoạt động hàng ngày được xử lý trên cơ sở phân vùng khu vực, chỉ một số quyền hạn được giữ lại tại trụ sở chính
• Ví dụ: miền Nam, miền Bắc

Theo sản phẩm/thương hiệu (Product/brand departmentation)

• Phân chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách về một sản phẩm hay một dòng sản phẩm, người quản lý được giao trách nhiệm về sản phẩm sẽ có quyền lực đối với các nhân sự chức năng
• Ví dụ: nước rửa tay, dầu gội

Theo tổ chức khách hàng (Customer departmentation)

• Phân chia tổ chức trên cơ sở các loại khách hàng hoặc phân khúc thị trường
• Ví dụ: trung cấp, cao cấp

Mô hình tổ chức hình phẳng

(Flat organisation)

Mô hình tổ chức hình tháp

(Tall organisation)

Định nghĩa

Mô hình có ít cấp quản lý, khoảng kiểm soát rộng

Mô hình có nhiều cấp quản lý, khoảng kiểm soát hẹp

Ưu điểm

• Khuyến khích ủy quyền lãnh đạo
• Giảm chi phí quản lý và chi phí chung
• Tăng tốc độ giao tiếp giữa lãnh đạo cấp cao với trung tâm nghiệp vụ nhờ giảm thiểu các cấp trung gian

• Khoảng kiểm soát hẹp cho phép các thành viên trong nhóm tham gia vào các quyết định
• Mô hình nhiều cấp quản lý hỗ trợ lập kế hoạch nghề nghiệp và đào tạo các nhà quản lý

Nhược điểm

• Khi công việc có thể được ủy quyền, nhà quản lý có thể khó kiểm soát toàn bộ công việc
• Tổ chức cần có các nhà quản lý cấp trung để chuyển đổi tầm nhìn lớn của cấp chiến lược cao nhất đến trung tâm nghiệp vụ

• Hạn chế ủy quyền lãnh đạo
• Lãnh đạo có thể áp đặt lệnh cứng nhắc, không khuyến khích được tính sáng tạo của cấp dưới
• Tăng chi phí quản lý và chi phí chung
• Làm chậm quá trình ra quyết định và phản hồi vì quá nhiều cấp trung gian

Tập trung (centralisation)

Phân cấp (decentralisation)

Định nghĩa

• Là tổ chức mà trong đó quyền lực tập trung tại một nơi.

• Là tổ chức mà trong đó quyền lực được chia theo nhiều cấp độ khác nhau, mỗi cấp độ sẽ có một trách nhiệm nhất định.

Ưu điểm

• Các quyết định được đưa ra thống nhất ở trung tâm và do đó dễ phối hợp hơn
• Nhà quản lý cấp cao có thể kiểm soát, bao quát hiệu quả kinh doanh để cân bằng lợi ích, phân bổ nguồn lực cho các chức năng khác nhau
• Các chính sách, thủ tục và tài liệu có thể được tiêu chuẩn hóa trong toàn tổ chức.

• Quản lý cấp cao nhất có thời gian tập trung vào chiến lược và các cấp ở dưới có thể tập trung hơn vào hiệu quả kinh doanh
• Trao quyền tạo động lực cho cấp dưới, hỗ trợ đào tạo nhà quản lý cấp cao trong tương lai
• Ít cấp quản lý hơn, tăng tốc độ đưa ra quyết định, phản ứng với thay đổi, quá trình giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn

Nhược điểm

• Nhân viên có thể cảm thấy bị kiểm soát, không có động lực khi không được phân quyền trách nhiệm và không có cơ hội thăng tiến
• Quá trình ra quyết định và giải quyết vấn đề có thể bị chậm do cần thông qua nhiều cấp quản lý
• Ban quản lý cấp cao có thể đưa ra quyết định sai vì thiếu thông tin và hiểu biết về điều kiện kinh doanh ở địa phương

• Một số doanh nghiệp không thể xác định sản phẩm hoặc thị trường độc lập để có thể thiết lập các bộ phận riêng biệt
• Sự phân cấp chỉ thực hiện được ở cấp quản lý khá cao vì mọi sản phẩm đều cần những chức năng giống nhau như sản xuất, bán hàng.