[BT/F1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 8: Vai trò của kế toán (The role of accounting)

Ở chương này, chúng ta cùng nhau tìm hiểu về mục đích, vai trò của kế toán, quy trình hình thành hệ thống tài chính và các ứng dụng liên quan.

I. Mục đích của thông tin kế toán

Kế toán là việc thu thập, ghi chép, phân tích và tổng hợp các giao dịch của một doanh nghiệp.

Chức năng kế toán là một phần của hệ thống kinh doanh rộng lớn hơn và không hoạt động riêng lẻ. Kế toán xử lý các hoạt động tài chính của tổ chức, nhưng cũng cung cấp thông tin và đưa ra lời khuyên cho các các phòng ban. 

1. Đối tượng sử dụng BCTC và thông tin của kế toán

Thông tin kế toán được sử dụng cho nhiều loại đối tượng với những mục đích khác nhau. Cụ thể:

2. Cách đáng giá thông tin hữu ích

Để biết được thông tin kế toán có hữu ích hay không cần căn cứ vào đánh giá các đặc điểm sau của thông tin:

3. Cấu trúc của phòng kế toán

Phòng kế toán thường được tổ chức theo từng cấp bậc với người đứng đầu là Giám đốc tài chính. Cụ thể:

II. Phạm vi của kế toán

Để hiểu biết hơn về kế toán thì ta cần tìm hiểu thêm về các loại hình kế toán, phạm vi công việc mà kế toán viên chịu trách nhiệm. Cụ thể:

III. Thông tin tài chính nội bộ và bên ngoài

BCTC được công bố ra bên ngoài nhằm phục vụ các bên liên quan như cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp và chính phủ. Các báo cáo được tạo cho các mục đích nội bộ bao gồm ngân sách và báo cáo các khoản chi phí.

IV. Kiểm soát các giao dịch trong doanh nghiệp

1. Giao dịch kinh doanh

Các giao dịch trong doanh nghiệp thường gặp bao gồm:

• Mua hàng
• Bán hàng
• Trả lương cho nhân viên
• Mua tài sản dài hạn
• Thanh toán chi phí

Các giao dịch này được thể hiện qua sơ đồ sau:

2. Kiểm soát giao dịch kinh doanh

Như vậy, doanh nghiệp thường phát sinh rất nhiều giao dịch, đặc biệt là các công ty lớn. Các nhà quản lý sẽ không có đủ thời gian để kiểm tra chi tiết từng giao dịch. Tuy nhiên, để đảm bảo các nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả nhất, cần phải có sự phê duyệt (authorised) của các nhà quản lý. 

Ví dụ:

• Bán chịu cho khách hàng mới: Nếu việc bán hàng được thực hiện bằng việc cho nợ , hàng hóa sẽ được gửi đi với lời hứa từ khách hàng sẽ thanh toán trong tương lai, do đó ban quản lý phải chắc chắn có thể rằng khách hàng mới này sẽ thanh toán cho các mặt hàng. Điều này có nghĩa là người kiểm soát việc bán chịu phải phê duyệt rằng khách hàng mới có xếp hạng tín dụng tốt và chắc chắn để thanh toán hàng hóa.

• Mua hàng hóa hoặc tài sản cố định và thanh toán các chi phí: Đây là khoản tiền được chi ra ngoài doanh nghiệp, do đó chúng phải được quản lý có trách nhiệm phê duyệt.
• Bảng lương: Một trong những khoản chi lớn nhất mà hầu hết các doanh nghiệp thực hiện là thanh toán lương cho nhân viên của họ. Do đó, việc phê duyệt bảng lương là một phần rất quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào.

3. Thủ tục kiểm soát tài chính

Các thủ tục kiểm soát tài chính tồn tại cụ thể để đảm bảo rằng: 

• Các giao dịch tài chính được thực hiện hợp lý
• Tài sản của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn
• Thông tin quản lý được ghi nhận chính xác và kịp

Ví dụ:

• Kiểm tra một số tiền nhất định cần hai bên doanh nghiệp ký
• Quy định giới hạn ủy quyền cho các đơn đặt hàng
• Ủy quyền cho các khoản tiền mặt và chi phí lặt vặt
• Các thủ tục kiểm soát tín dụng hiệu quả
• Các thủ tục bảo mật máy tính và mức độ truy cập

Việc kiểm soát tài chính được cho là yếu khi có các biểu hiện sau: 

• Thiếu tiền mặt hoặc séc
• Các khoản nợ khó đòi hoặc không đòi được
• Khách hàng không thanh toán đúng thời hạn
• Các nhà cung cấp không được thanh toán đúng hạn
• Mua hàng trái phép
• Không tạo được tài khoản hoặc các báo cáo khác vào thời gian đã định.

V. Hệ thống tài chính kinh doanh

Hệ thống này bao gồm 4 hệ thống chính:

1. Kiểm soát hệ thống trả lương

Cách kiểm soát chính đối với chi trả lương thông qua các thủ tục sau:

2. Kiểm soát hệ thống mua hàng

Mua hàng là một lĩnh vực quan trọng cần kiểm soát, đặc biệt là đối với những mặt hàng có giá trị cao. Có thể có các thủ tục ủy quyền cụ thể để mua các tài sản dài hạn.

Cách kiểm soát hệ thống mua hàng như sau:

3. Kiểm soát hệ thống bán hàng

Tương tự hệ thống mua hàng, hoạt động kiểm soát với hệ thống bán hàng như sau:

4. Kiểm soát tiền mặt

a. Kiểm soát các khoản phải thu

Kiểm soát thu tiền mặt sẽ tập trung vào 3 thủ tục chính sau:

• Phiếu thu phải được nộp ngay lập tức
• Việc ghi chép phiếu thu phải đầy đủ 
• Việc mất phiếu thu do trộm cắp hoặc tai nạn phải bị ngăn chặn

b. Kiểm soát các khoản phải trả

3 bước chính trong việc áp dụng các biện pháp kiểm soát đối với các khoản thanh toán như sau:

Ví dụ: Giả sử rằng một công ty mua hàng hóa có giá 5.000 đô la.

• Kế toán sẽ nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Đây là bằng chứng tài liệu về số tiền thanh toán.
• Hóa đơn sẽ được duyệt bởi giám đốc mua hàng. Khi được giám đốc duyệt rồi mới được thanh toán.
• Một thời gian sau, khoản thanh toán sẽ được thực hiện cho nhà cung cấp, có thể bằng séc. Đối với khoản thanh toán 5.000 đô la, có lẽ chỉ giám đốc tài chính hoặc giám đốc điều hành mới được phép ký séc. Vì vậy, thẩm quyền thanh toán sẽ được ủy quyền đối với hai người này.

V. Cơ sở dữ liệu và bảng tính

1. Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu có thể được mô tả như một 'nhóm' dữ liệu, có thể được sử dụng bởi bất kỳ ứng dụng nào và không bị hạn chế đối với các tài khoản sử dụng.

Cách tiếp cận cơ sở dữ liệu có thể được tóm tắt theo sơ đồ sau:

Phạm vi ứng dụng sử dụng cơ sở dữ liệu sẽ rất khác nhau, tùy thuộc vào dữ liệu nào được giữ trong tệp cơ sở dữ liệu.

Có 4 mục tiêu của cơ sở dẫn liệu:

2. Bảng tính (Spreadsheets)

Bảng tính thường được sử dụng trong cả kế toán tài chính và kế toán chi phí. 

Bảng tính thực chất là một mảnh giấy điện tử được chia thành các hàng và cột với bút chì, tẩy và máy tính tích hợp sẵn. Nó cung cấp một cách dễ dàng để thực hiện các phép tính số. 

Ví dụ: Excel.

Author: Khánh Linh