Chia sẻ từ các chuyên gia

[Business Professional Communication] Quy tắc giao tiếp bằng văn bản - Part 1

Hầu hết các công việc hiện nay đều yêu cầu phải sử dụng văn bản để trao đổi thông tin, liên lạc và lưu trữ. Do đó, việc trang bị các kỹ năng về trình bày văn bản, giao tiếp, truyền đạt thông tin qua văn bản là điều tất yếu. Trong các bài viết sắp tới, SAPP sẽ chia sẻ cho các bạn một số tips để các bạn có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp qua văn bản nhé. Trong bài viết này, SAPP sẽ đề cập đến loại hình giao tiếp cơ bản đầu tiên của hình thức giao tiếp này – Email.

 

Đầu tiên, chúng ta sẽ đi qua các bước để có một văn bản giao tiếp đúng và chuẩn

A. Email

Đối với email, bước nháp và hoàn thiện thường sẽ gộp chung với nhau.

I. Chuẩn bị trước khi viết email

Trước khi soạn một email, bạn cần phải nắm được 4 vấn đề chính sau đây để đảm bảo rằng email của bạn không gây khó chịu cho người nhận:

1. Người nhận là ai?

Người nhận ở đây có thể là một hoặc nhiều cá nhân, có thể là một doanh nghiệp hay một phòng ban của doanh nghiệp. Do đó, bạn cần phải xác định được đối tượng nhận email để gửi cho đúng người và dùng đúng câu chào hỏi trong phần mở đầu email. Gmail có các chế độ gửi thư như sau:

  • To: gửi trực tiếp cho 1 cá nhân
  • Cc: Cc trong gmail dịch ra có nghĩa là Carbon copy có nghĩa là tạo ra các bản sao, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+C để sử dụng tính năng này. Người ta thường sử dụng Cc để gửi email cho nhiều người cùng lúc và những người này sẽ cùng xem được danh sách những người nhận được nội dung mail
  • Bcc: Bcc trong gmail dịch ra có nghĩa Blind carbon copy là tạo ra các bản sao tạm, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+B để sử dụng tính năng này. Thường thì khi sử dụng Bcc, người gửi sẽ gửi bản sao email cho nhiều người nhận khác nhưng những người này không thể nhìn thấy danh sách của những người cùng được nhận email này

Đối với kiểm toán viên, đối tượng nhận email của các bạn có thể là sếp, đồng nghiệp, khách hàng, các bên thứ ba như ngân hàng, nhà cung cấp,…

2. Mục đích viết email là gì?

Bất cứ một email nào được gửi đi đều phải có mục đích cụ thể. Hãy nhớ một quy tắc là: “Một email chỉ phục vụ cho một nhu cầu cụ thể”, tức là bạn sẽ không gộp quá nhiều nội dung vào một email ví dụ như vừa yêu cầu một việc A lại vừa hỏi một chủ đề B. Khi bạn gộp nhiều đầu mục nội dung vào một email sẽ khiến người đọc dễ bị nhỡ thông tin trong email do họ không thể xử lý quá nhiều việc cùng một lúc. Nếu các thông tin trong email cùng liên quan đến một vấn đề, bạn hãy đánh số cho từng đầu mục để người nhận email có thể khái quát được nội dung chính của mail.

3. Có thật sự cần thiết để gửi email?

Có những vấn đề đơn giản có thể trao đổi nhanh thì một cuộc điện thoại hay một tin nhắn cũng đã đủ để giải quyết. Bạn không nên lạm dụng email trong những trường hợp không cần thiết. Hãy nhớ rằng email là một kênh giao tiếp thường chỉ dùng để trao đổi các vấn đề có nội dung dài, chi tiết hay cần lưu trữ, hãy sử dụng email cho hợp lý. Hãy tưởng tượng một ngày đối tác của bạn phải nhận hàng đống email thì việc gửi những email không cần thiết sẽ làm mất thời gian của đôi bên và khiến đối phương khó chịu.

4. Gửi email có thật sự phù hợp?

Trong các trường hợp khẩn cấp, cần nhận thông tin ngay thì việc gửi email sẽ không phù hợp, thay vào đó, một cuộc điện thoại sẽ hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, đối với một số tình huống cần bày tỏ cảm xúc như thông báo tin xấu hay chia buồn thì việc gửi email sẽ không thể bộc lộ được cảm xúc của bạn và có thể khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng. Do đó, hãy lưu ý sử dụng email đúng hoàn cảnh nhé.

II. Bố trí email

1. Giọng điệu giao tiếp

Giọng điệu của giao tiếp qua email thường mang tính đối thoại và có thể đưa ra các câu hỏi và câu trả lời như một cuộc đối thoại đang diễn ra. Tuy nhiên, email là một trong các kênh giao tiếp mang tính chính thức và trang trọng, do đó, một email phải tuân thủ một số các quy tắc cơ bản.

Thường sẽ có 4 giọng điệu giao tiếp qua email cơ bản sau đây:

  • Giọng điệu tự tin: Điều này thể hiện bản lĩnh của bạn và giúp người đọc thấy rằng thông điệp của bạn đủ sức thu hút sự chú ý. (thường dành cho các trường hợp như đàm phán thương lượng hoặc bán hàng)
  • Giọng điệu hội thoại: Ngày nay tốt hơn nhiều nên sử dụng giọng điệu hội thoại hơn là cách diễn đạt cứng nhắc, trang trọng trong quá khứ. Viết theo phong cách tự nhiên, tương tự như cách bạn nói. Tránh dùng quá nhiều các từ chuyên môn dày đặc và không cần thiết. (thường dùng khi các bên giao tiếp đã liên hệ hay quen biết với nhau trước đó, dùng để trao đổi các công việc thường ngày)
  • Giọng điệu tích cực: Luôn tìm kiếm những cách tích cực để truyền tải thông điệp ở bất kỳ đâu có thể, với trọng tâm là lợi ích và điểm mạnh.
  • Giọng điệu lịch sự: Tránh “giảng bài” cho người nhận hoặc sử dụng ngôn ngữ cho rằng người nhận có lỗi hoặc không hợp lý. Điều rất quan trọng là những gì bạn viết sẽ không làm mất lòng người nhận email. (thường sử dụng khi bạn muốn nhắc nhở hay phê bình một ai đó nhưng vẫn giữ sự tôn trọng với họ)

Sử dụng giọng điệu sai có thể gây ra sự xúc phạm cho người đọc của bạn và có thể làm mất đi một mối kinh doanh quan trọng - hoặc bạn bè.

Đừng bao giờ phớt lờ việc sử dụng một giọng điệu thích hợp, nếu không thông điệp của bạn có thể nghe có vẻ hung hăng, thẳng thừng, thô lỗ, mỉa mai, trịch thượng hoặc thậm chí xúc phạm. Ví dụ:

Khi viết email phục vụ cho công việc, hãy luôn cân nhắc bốn yếu tố quan trọng và sử dụng giọng điệu thích hợp phản ánh chuẩn xác ý nghĩa mà bạn muốn truyền đạt.

  • Trạng thái của bạn
  • Trạng thái của người đọc
  • Mối quan hệ của bạn với người đọc
  • Nội dung của email

Bốn yếu tố này sẽ được SAPP mô tả ứng dụng trong một số trường hợp cụ thể ở bài viết sau.

Lưu ý: Ngoại trừ tiêu đề email cần được in hoa toàn bộ để thu hút sự chú ý, tất cả các nội dung còn lại chỉ in hoa chữ cái đầu đoạn, đầu câu hoặc tên riêng. Việc bạn in hoa toàn bộ câu sẽ khiến người đọc cảm thấy như bạn đang quát nạt họ. Nếu muốn nhấn mạnh nội dung, hãy in đậm, in nghiêng hoặc tô đỏ.

2. Định dạng email

Mục soạn văn bản được trang bị sẵn trên email thường có giao diện gần giống với Word, tuy nhiên, email chỉ tích hợp một số công cụ đơn giản chứ không đầy đủ các chức năng như Word.

Cửa sổ soạn thảo văn bản của Gmail

a) Các ô định dạng

  • Ô chọn font chữ (Ctrl + Shift + 5/6): Gmail cung cấp cho các bạn một số phông chữ thông dụng như hình dưới đây. Bạn cần lưu ý chọn phông chữ thống nhất hoặc phối hợp hài hòa, không dùng nhiều phông chữ trong một email.

  • Ô chọn size chữ (Ctrl + Shift + -/+): Size chữ thường được sử dụng phổ biến là size “thường”, cỡ chữ thường từ 10-12pt tùy theo phông chữ

  • Tô đậm (Ctrl + B), In nghiêng (Ctrl + I), Gạch chân (Ctrl + U): Thường dùng để nhấn mạnh một nội dung nào đó

  • Chọn màu văn bản: Trong ô này sẽ cho phép các bạn tùy chỉnh màu chữ và màu nền với một số màu cơ bản

  • Căn chỉnh: Mục này dùng để căn chỉnh nội dung văn bản, gồm căn lề trái, căn giữa và căn lề phải

  • Đánh số (Ctrl + Shift + 7) hoặc đánh đầu dòng (Ctrl + Shift + 8) danh sách: Nếu bạn cần liệt kê các ý trong văn bản, có thể sử dụng chức năng đánh số hoặc gắn đầu dòng

  • Tăng/giảm thụt lề (Ctrl + ]/[): thường sử dụng để thụt lề câu đầu tiên của đoạn văn bản

  • Trích dẫn (Ctrl + Shift + 9)

  • Gạch ngang chữ (Alt + Shift + 5)

  • Xóa định dạng (Ctrl + \): Xóa hết các định dạng mà bạn đã thiết lập, trả lại định dạng mặc định

b) Các ô đính kèm (hình ảnh, liên kết,…)

  • Đính kèm tệp: dùng để đính kèm các tệp như Word, PDF,…có kích thước dưới 25MB

  • Đính kèm liên kết: thường sẽ dùng để đính kèm các liên kết như website công ty, tài liệu online,…

  • Chèn cảm xúc: cẩn thận khi dùng các biểu tượng cảm xúc, chỉ dùng khi thật sự cần thiết (thông thường sẽ dùng cho những email quảng cáo để thu hút người nhận) 

  • Đính tài liệu trên Google Drive: đối với các tệp tin quá nặng (hơn 25MB) thì Gmail sẽ tự động tải file lên Google Drive và đính kèm link vào mail. Ngoài ra, chức năng này còn dùng để đính kèm những tệp đã có sẵn trên Google Drive của bạn

  • Đính kèm hình ảnh:

  • Bật/tắt chế độ bảo mật:

Khi nhấn vào chế độ này, bạn sẽ nhìn thấy một cửa sổ hiện ra như bên dưới. Trong cửa sổ này bạn có thể tùy chỉnh một số chức năng như:

  • Đặt thời hạn cho email: Với chức năng này, khi tới ngày hết hạn thì người nhận mail sẽ không mở mail được nữa
  • Đặt mật mã: Khi bạn chọn vào ô “Mật mã qua SMS” thì sẽ có một mật khẩu được gửi tới người nhận và chỉ ai nhận được mật mã mới có thể truy cập vào mail

  • Chèn chữ ký: chức năng này cho phép bạn chèn chữ ký của mình vào cuối email. Khi nhấn vào chức năng này bạn sẽ có thể tạo mới chữ ký hoặc lựa chọn chữ ký cho chiếc mail của mình

 

Bài viết này đã chia sẻ cho các bạn một số điều cơ bản về email. SAPP hy vọng những kiến thức trên sẽ giúp ích cho các bạn. Bài viết sau SAPP sẽ tiếp tục đề tài này với nội dung tập trung vào cách viết một email hoàn chỉnh. Mong các bạn sẽ tiếp tục theo dõi và đón nhận nhé.

 

Author: Suong Nguyen

Reviewed by: Duy Anh Nguyen