-1.png?height=120&name=SAPP%20logo%20m%E1%BB%9Bi-01%20(1)-1.png)
Sau những chia sẻ về các bước chuẩn bị email ở phần một, ở phần hai SAPP sẽ cung cấp cho các bạn một số kiến thức để viết một email hoàn chỉnh nhé.
III. Viết email
1. Các quy tắc viết email
a) Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp qua email
Trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào, mục đích của bạn là cần tạo ra một sự kết nối, một sợi dây liên kết với đối tác của mình. Điều này nên được áp dụng cho dù bạn đang giao tiếp trực tiếp với một người, qua điện thoại, trong các cuộc họp hay qua email.
Bạn có thể phát triển các mối quan hệ và sự gắn bó tuyệt vời nếu bạn nhớ 5 tips quan trọng dưới đây:
- Sử dụng tên của đối tác
Mọi người đều thích được người khác gọi bằng tên, vì vậy hãy sử dụng tên của đối tác. Bắt đầu email của bạn bằng một lời chào và kết thúc bằng một lời chúc và tên của bạn.
- Tránh biệt ngữ/từ ngữ chuyên môn
Bạn có thể hiểu các từ ngữ chuyên môn của mình, nhưng người nhận của bạn có thể không. Đơn giản hóa ngôn ngữ và cách diễn đạt của bạn có thể tạo thiện cảm và sự gần gũi cho người nhận.
- Hãy thân thiện
Bạn không nên thể hiện là một người thờ ơ hoặc lãnh đạm. Hãy mỉm cười và thể hiện sự nồng nhiệt trong email của bạn - điều đó sẽ tạo nên sự khác biệt.
- Tự tin và thể hiện là người có năng lực
Hãy rõ ràng và lịch sự. Và đừng do dự hoặc không chắc chắn về những điều mà bạn trình bày. Tránh những ngôn ngữ như ‘có thể’ và ‘có lẽ’.
- Thể hiện sự đồng cảm
Điều này không giống như sự cảm thông. Đồng cảm có nghĩa là thể hiện sự đánh giá cao đối với quan điểm của người kia về vấn đề và hiểu rõ cảm xúc của họ.
b) Don’t take email for granted
Không nên sử dụng email để tranh luận về các sự việc hiển nhiên như quy định, chính sách hay một điều gì đó đã được tập thể thống nhất. Chúng ta hiện đang sử dụng email nhiều hơn bao giờ hết. Chúng ta thậm chí gửi email cho những người ngồi ở bàn bên cạnh thay vì đi bộ vài bước. Sự quen thuộc và tiện lợi này đang khuyến khích chúng ta nuôi dưỡng những thói quen không tốt, có thể gây ảnh hưởng đến công việc. Hãy nhớ rằng sử dụng email sai cách có thể gây cho bạn nhiều phiền phức như:
- Những email có thể bất cẩn bị rò rỉ, nếu trong mail bạn nói sai sự thật về một sự việc hay một ai đó, gây ảnh hưởng đến người khác thì có thể bạn sẽ đánh mất các mối quan hệ hay công việc của mình, hoặc nặng hơn người ta có thể đưa bạn ra tòa.
- Email không bao giờ hoàn toàn riêng tư. Mọi thứ bạn đã viết đều có thể gây ảnh hưởng đến bạn sau này. Email có thể được sử dụng trong các cuộc điều tra pháp lý hoặc làm bằng chứng trong các vụ kiện.
- Mật khẩu email có thể bị đánh cắp, thông tin sẽ bị rò rỉ và kẻ gian có thể lợi dụng danh nghĩa của bạn để hoạt động phi pháp.
- Email sẽ được giám sát bởi bộ phận Công nghệ thông tin của công ty bạn. Vi phạm chính sách của công ty có thể khiến bạn mất việc.
- Gửi email bất cẩn và cẩu thả có thể làm ảnh hưởng danh tiếng của bạn.
Do đó, với những vấn đề nhạy cảm, hãy tìm cách nói trực tiếp một cách tế nhị hoặc bạn có thể đề xuất thông qua các văn bản khác và gửi trực tiếp cho người nhận.
Trước khi bạn nhấn "send", hãy tự hỏi mình những câu hỏi quan trọng sau:
- Tôi có thể nói điều này trực tiếp trước mặt người nhận không?
- Tôi có vi phạm chính sách hoặc luật nào không?
- Tôi có muốn chuyển tiếp tin nhắn này đến người khác không?
- Thông tin có theo thứ tự hợp lý và dễ đọc không?
- Tôi có viết cái này trong lúc tức giận hay khó chịu không?
- Người nhận có biết rõ phải làm gì để trả lời không?
- Email của tôi có tạo ấn tượng tốt về tôi không?
- Email có thích hợp hơn giao tiếp qua điện thoại hoặc mặt đối mặt không?
- Email của tôi có thể nhận được phản hồi phù hợp không?
c) Ngắt câu đúng cách
Dấu câu cũng là một phần rất quan trọng trong giao tiếp. Đôi khi chỉ vì sai một dấu chấm hay dấu phẩy thì ý nghĩa của câu cũng sẽ thay đổi hoàn toàn và có khi sẽ đưa đến những hiểu lầm tai hại.
Sử dụng dấu phẩy giữa hai ý hoàn chỉnh (tức là câu đầy đủ) được nối với nhau bằng một liên từ như: và, nhưng, hoặc, chưa, cho, và như vậy. Ví dụ:
- Email đã được gửi vào ngày hôm qua, nhưng cho đến giờ khách hàng vẫn chưa nhận được.
- Việc mở rộng hoạt động kinh doanh của chúng tôi là một dự án dài hạn, và chúng tôi cần một nhà tư vấn quản lý hiệu quả để tư vấn cho chúng tôi.
- Cô ấy có việc gia đình nên không thể tiếp tục công việc, vì vậy cô ấy sẽ rời đi vào cuối tháng.
Sử dụng dấu phẩy sau các cụm trạng ngữ, cụm điều kiện (nếu…)
- Sau khi thay hộp mực trong máy in, vui lòng đóng chặt cửa.
- Ngay sau khi chúng tôi có thêm doanh thu, chúng tôi có thể mua cổ phiếu mới.
- Nếu bạn muốn vượt qua tất cả các kỳ thi của mình, bạn sẽ cần phải làm việc chăm chỉ.
Sử dụng dấu phẩy để phân tách các mục trong danh sách
- Đội R&D sẽ bao gồm A, B, C và D.
- Chúng tôi cần đặt thêm phong bì, giấy và kim bấm.
Sử dụng dấu phẩy trước và sau thông tin có thể được đặt trong ngoặc
- Nhân viên mới, A, sẽ bắt đầu làm việc vào thứ Hai.
- Cơ sở mới của SAPP, hoạt động vào đầu tháng 11, sẽ có nhiều phòng học hơn.
- Chúng tôi cần A, và có thể cả B, để giúp đỡ dự án này.
- Anh Thái, Giám đốc Đào tạo của SAPP, sẽ phỏng vấn bạn vào ngày mai.
d) Sử dụng động từ thay cho danh từ
Việc sử dụng danh từ tràn lan trong các email hay văn bản khác làm cho câu văn dài dòng hơn, chúng làm cho nội dung của bạn kém sinh động hơn. Do đó, thay vì sử dụng danh từ quá nhiều, bạn hãy chuyển thành động từ.
Bạn thực sự có thể cải thiện khả năng viết của mình nếu bạn bắt đầu học cách thay đổi chuyển đổi danh từ thành động từ. Ban đầu, bạn có thể không thể chuyển đổi tất cả, nhưng chỉ cần chú ý đến chúng và cố gắng thực hiện thì một sự thay đổi nhỏ sẽ có thể mang lại hiệu quả bất ngờ. Ví dụ:
e) Nhớ quy tắc KISS trong các bức mail của bạn
KISS là từ viết tắt của Keep It Short And Simple – Giữ mọi thứ ngắn gọn và đơn giản. Những người làm việc công sở ngày nay có nhiều tài liệu để đọc. Họ quá bận rộn để cố gắng giải mã những câu dài dòng đầy những từ dài và những cụm từ thừa. Người nhận sẽ đánh giá cao một thông điệp trực tiếp và đi thẳng vào vấn đề mà vẫn giữ được sự trang trọng và lịch sự.
- Thay vì dùng từ phức tạp, hãy thử những từ đơn giản hơn
- Dùng những ngữ hay cấu trúc đơn giản thay cho các câu dài dòng
f) Thể hiện nụ cười của bạn trong email
Với rất nhiều email phải viết và thời gian thì tương đối hạn hẹp nên nhiều email chỉ mang tính chất truyền tải thông tin đơn thuần, họ chỉ nhằm mục đích hoàn thành công việc. Điều nguy hiểm ở đây là những thông điệp được viết bằng ngôn ngữ cứng nhắc sẽ chẳng giúp bạn tạo lập mối hay xây dựng mối quan hệ nào.
Những người dành thời gian để suy nghĩ và thể hiện một số cảm xúc trong email của họ cuối cùng sẽ đạt được thành công lớn hơn vì họ sẽ xây dựng các mối quan hệ tốt hơn.
Dưới đây là một số kỹ thuật bạn có thể sử dụng để cho phép người nhận cảm nhận được nụ cười của bạn:
- Dẫn dắt người nhận vào thông điệp của bạn
Cố gắng không chỉ chăm chăm vào tin nhắn. Backtrack trước và cung cấp một số thông tin cơ bản. Hãy niềm nở và thân thiện.
-
- Thanks for lunch last week. Your new project sounds fun.
- It was good to chat today. Thanks for calling to clarify this issue.
- Your news today is interesting. I am so pleased for you.
- Thể hiện một số cảm xúc
Một số người chỉ đưa ra các thông tin về sự kiện hay công việc một cách khô khan. Một số từ gợi cảm giác có thể thêm chiều sâu cho thông điệp của bạn, đồng thời chúng sẽ giúp tạo ra mối liên kết tốt hơn.
-
- I will be pleased to help you resolve this issue.
- I am happy to offer you an extra 5% discount in these circumstances.
- I see what you mean, and can understand your concern.
- I appreciate your help in trying to rectify this.
- Sử dụng ngôn từ gợi tả
Cố gắng vẽ một bức tranh tổng quan về những gì bạn đang giao tiếp. Sau đó, người nhận sẽ có thể nhìn thấy hình ảnh mà bạn đang cố gắng tạo ra.
-
- I see what you mean.
- This is much clearer to me now.
- Your suggestion looks good.
g) Sử dụng những từ ngữ tích cực để có được kết quả tích cực
Sử dụng các từ tích cực và cụm từ tích cực sẽ nâng cao giọng điệu của nội dung cũng như hiệu quả của nó. Ví dụ:
h) Save, delete, forward or act?
Khi xử lý thư, hãy quét cẩn thận từng thư. Đọc dòng chủ đề và đoạn đầu tiên. Nếu cần, hãy quét thêm một chút. Sau đó, đưa ra quyết định về việc bạn sẽ làm trong bốn điều sau:
- Lưu hoặc in để đọc sau
Những thư này có thể có mức độ ưu tiên thấp hơn, chỉ để đọc thông tin hoặc những thư không cần chú ý ngay lập tức. Sắp xếp những email này vào nơi nào đó mà bạn có thể dễ dàng tìm lại chúng sau này. Đừng để chúng trong hộp thư đến của bạn để phải mất công xem lại nhiều lần.
- Xóa
Tất cả chúng ta đều nhận được email không liên quan hoặc email rác. Giống như bạn làm với thư rác trên giấy, chỉ cần bỏ vào thùng rác! Đừng lãng phí thời gian để nghĩ về nó.
- Chuyển tiếp cho người khác
Nếu ai đó được đề cập để xử lý các công việc có trong email, hãy chuyển tiếp email đến họ. Nhưng hãy bao gồm một ghi chú đơn giản để giải thích lý do tại sao bạn gửi nó vào hộp thư của họ.
- Phản hồi
Nhiều email cần bạn phải phản hồi về nội dung có trong đó. Nếu bạn có thể trả lời ngay lập tức thì hãy trả lời và xem như bạn đã giải quyết được nội dung của email đó. Nếu bạn cần suy nghĩ về nó, hãy đánh dấu thư bằng các nhãn ưu tiên hoặc quan trọng.
i) Có được niềm tin và sự tự tin với email chuyên nghiệp
Không có một hình ảnh đại diện nào xuất hiện trong giao tiếp bằng văn bản của chúng ta, làm thế nào để chúng ta có được sự tin tưởng và tự tin khi viết thư và email?
Trong giao tiếp bằng văn bản, đặc biệt là email, khi không có sự hỗ trợ của ngôn ngữ cơ thể và các ký hiệu hình ảnh khác, chúng ta phải tìm những cách khác để đánh giá người đang ‘nói’.
Phong cách trong giao tiếp bằng văn bản không có nghĩa là sử dụng những từ ngữ “đao to búa lớn” để thực hiện tất cả các nội dung trong email. Văn phong có nghĩa là chú ý đến chính tả và dấu câu thích hợp, xây dựng câu phù hợp. Cách viết phải đầy đủ thay vì viết tắt (đặc biệt là những thứ như “r” (are) và “u” (you), chỉ nên sử dụng trong tin nhắn văn bản), sử dụng định dạng hấp dẫn trực quan (đoạn văn, đánh số, gạch đầu dòng), cân nhắc giọng điệu phù hợp và tổ chức hợp lý.
Nếu bạn học cách chú ý đến tất cả những khía cạnh này của văn phong, bạn sẽ nâng cao giá trị của những gì bạn viết, giành được sự tôn trọng của người nhận và bạn sẽ có một lợi thế khác biệt trong thế giới công nghệ 4.0 ngày nay.
j) Sử dụng quy tắc 4Rs
Phần lớn các email hay thư từ đều có mục đích để truyền tải một thông điệp gì đó đến người nhận, vì vậy điều quan trọng là phải nhớ bạn đang nói chuyện với ai. Chúng ta cần suy nghĩ như cách họ nghĩ, cảm nhận như họ cách họ cảm nhận, và sử dụng những từ mà họ sẽ hiểu và liên quan.
4Rs này sẽ giúp bạn nhớ lý do tại sao người nhận lại quan trọng như vậy.
- Reader: Bạn cần đặt mình vào vị trí của người nhận và tự hỏi người nhận sẽ hiểu những từ nào. Đôi khi chúng ta cho rằng người nhận sẽ hiểu những từ giống chúng ta, nhưng họ có thể họ sẽ không hiểu. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn để giúp bạn phát triển các mối quan hệ tuyệt vời.
- Response: Công việc của bạn là truyền đạt ý tưởng của mình một cách chính xác và khi bạn làm tốt điều này, người nhận sẽ hiểu thông điệp của bạn và điều này sẽ hướng dẫn họ đến R thứ hai, đó là nhận được phản hồi đúng.
- Reaction: Khi bạn quan tâm đến người nhận và sử dụng ngôn ngữ phù hợp, người nhận sẽ cảm thấy hài lòng khi giao tiếp với bạn, vì vậy chữ R thứ ba của chúng ta là phản ứng. Phản ứng mà bạn phải hướng tới là tạo ấn tượng tuyệt vời.
- Result: Khi bạn làm việc trên 3Rs đầu tiên, bạn sẽ tự động đạt được điều thứ tư, tức là đạt được kết quả phù hợp và bằng cách đó bạn sẽ bắt đầu xây dựng lòng tin và sự tự tin.
2. Thành phần email
a) Tiêu đề
Trong công việc hằng ngày, ta sẽ nhận được rất nhiều email nên có thể đọc lướt qua tiêu đề để nắm được nội dung sơ lược và quyết định đọc email nào trước. Do đó, đặc điểm của tiêu đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng trong nội dung. Trong những tình huống đặc biệt ta có thể vào những tiền tố đặc biệt để gây chú ý cho người nhận như là "Urgent" hay "Important".
Một số tiêu đề có thể sử dụng
|
|
b) Mở đầu
Khi viết email cho đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng, tùy vào đối tượng người nhận cụ thể mà chúng ta viết câu chào tương ứng như sau:
|
Lối viết formal:
|
Lối viết informal:
Đối với từng bộ phận, phòng ban:
|
Sau câu chào, ta viết tiếp một câu mở đầu nêu lý do tại sao lại viết email này, ví dụ về cách viết trang trọng:
- I am writing to …
- I would appreciate it if you could please send ...
- We regret to inform you that … due to ...
- I would like to ...
- I am afraid I will not be able to ...
Và một vài cách viết ít trang trọng hơn:
- This is to invite you to join us for...
- Can you call me/ get back to me asap?
- I am sorry, but I can’t go with you tomorrow
Nếu bạn email cho người khác lần đầu tiên:
- I am writing to you about our last meeting/your presentation yesterday/our next event.
- I am writing to you with regards to/regarding/concerning/in connection with...
- I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/check/invite you to/to update you on/ask for a favor...
- I am writing to you to follow up on...
- I am contacting you to inform...
- I am reaching out because...
- This is just a quick note to...
- This is just a quick reminder...
- I wanted to let you know that...
- Might I take a moment of your time to... (very formal)
- It's [Your Name] from [Your Company].
- This email is just to let you know that…
Nếu bạn phản hồi email của người khác
- I just got your request for...
- I just read your email about...
- As we discussed, I would like to send you...
- Thank you for your email about...
- Thanks for your email this morning/yesterday/on Wednesday/last month...
- Thanks for your feedback on/your invitation/your suggestion
- Thanks for sending/asking about/attending
- Thanks for your quick reply.
- Thanks for getting back to me so quickly.
- Thank you for reaching out (to me)
c) Thân email
Thân email là phần để trình bày chi tiết về các nội dung đã đề cập đến trong câu mở đầu. Đối với phần này, tùy vào các tình huống khác nhau thì bạn sẽ trình bày email theo những cách khác nhau, từ ngữ được sử dụng cũng sẽ khác nhau. Nếu nội dung email có nhiều ý thì hãy chia ra thành từng đoạn nhỏ cho các đầu mục ý chính, đánh số thứ tự hoặc đầu dòng để người nhận email có thể nắm được nội dung khái quát của email, tránh bỏ sót các vấn đề được đề cập đến trong email. Đặc biệt, đối với các email trao đổi công việc hay giải quyết các vấn đề chuyên môn, kỹ thuật thì việc chia nhỏ ý và đánh thứ tự sẽ giúp công việc được hoàn thành một cách đầy đủ và hiệu quả hơn.
Nếu bạn có đính kèm tệp, hãy lưu ý cho người nhận để họ không bị sót
- I’ve attached…
- Please find [file] attached.
- I'm enclosing [file].
- Please see the information below for more details about...
- The parts in bold/in red/in blue are my comments/are the changes we made.
- Here's the document that you asked for,
- I’ve attached [file] for your review.
- I'm sending you [file] as a pdf file.
- The attached file contains...
- Could you please sign the attached form and send it back to us by [date]?
- Here’s the [document] we discussed.
- [file] is attached.
- Please take a look at the attached file.
- Take a look at the [file] I've attached to this email.
- I've attached [file].
- More information is available at www.website.com.
- Please note that...
d) Kết thúc
Sau khi trình bày hết tất cả nội dung trong phần thân thì bạn cần phải có câu kết thúc cho email của mình. Câu kết thúc thường là những câu chào tạm biệt hoặc câu chúc.
Một số mẫu câu có thể sử dụng:
- Best Regards, Warm Regards, Best Wishes,
- Regards, Kind Regards,
- Thanks,
- Cheers,
- Good luck!
- All the best!
- Best wishes for continued success.
3. Một số kiểu email theo mục đích cụ thể
3.1. Email cơ bản
a) Thương lượng (Negotiating)
b) Xác nhận lại thông tin (Confirming understanding)
c) Thông báo lịch họp (Meetings)
d) Gửi lời mời dự họp (Invitations)
3.2. Email dùng trong công việc
a) Yêu cầu thông tin
Với email loại này, các bạn kiểm toán viên có thể sử dụng để gửi cho khách hàng khi cần họ cung cấp thông tin để lên kế hoạch kiểm toán, phục vụ cho việc kiểm kê, đối chiếu,…Thông thường các công ty kiểm toán sẽ có sẵn mẫu cho các bạn, tuy nhiên, có đôi khi bạn cũng phải tự viết các email như thế này.
b) Xin lỗi
c) Gửi báo cáo
Từ nối
Đưa ra các ý kiến trung lập
d) Xin việc
3.3. Email dùng cho mục đích cá nhân
a) Xin lời khuyên
b) Cho lời khuyên
c) Các tình huống đặc biệt
4. Một số từ ngữ dễ gây nhầm lẫn
|
accept = to take, believe, agree to: chấp nhận |
except = not including: ngoại trừ |
|
adverse = bad, unfavourable: có hại/ ngược lại |
averse = not liking, against: chống đối |
|
advice (noun) = guidance: lời khuyên |
advise (verb) = to give advice: khuyên bảo/cho lời khuyên |
|
affect = to influence, change, concern: ảnh hưởng đến ai/cái gì |
effect = (noun) result, consequence, outcome; (verb) to cause, bring about: sự ảnh hưởng (danh từ); tác động (động từ) |
|
alternate = one after the other: luân phiên |
alternative = different: thay thế |
|
appraise = to form an opinion about: đánh giá |
apprise = to tell: cho biết |
|
on behalf of = for: cho |
on the part of = by: bởi |
|
censor = person who checks acceptability of films, etc: người kiểm duyệt |
censure = blame: phê bình |
|
choose = to select: chọn lựa |
chose = past tense of choose: quá khứ của “choose” |
|
college = place of learning: trường cao đẳng |
collage = type of picture: nghệ thuật cắt dán ảnh thành hình nghệ thuật |
|
complacent = not concerned: tự mãn |
complaisant = happy to complyđán: dễ tính |
|
compliment = (noun) praise; (verb) to give praise: lời khen (danh từ); khen ngợi (động từ) |
complement = (noun) something that goes well with something else, full number; (verb) to go well with, make complete: phần bù (danh từ); làm đầy (động từ) |
|
contemptible = worthy of contempt: bần tiện |
contemptuous = showing contempt: khinh thường |
|
continual = happening repeatedly: lặp lại |
continuous = without a break: liên tiếp |
|
council = body of officials, committee: hội đồng |
counsel = (noun) advice, lawyer in court; (verb) to advise, warn: lời khuyên, nhóm luật sư (danh từ); khuyên bảo (động từ) |
|
councillor = member of council (but members of some advice-giving councils are called counsellors): thành viên hội đồng |
counsellor = adviser: tư vấn viên |
|
credible = believable: đáng tin |
creditable = worthy of praise: vẻ vang |
|
device = tool, means of doing something: thiết bị |
devise = to create: phát minh |
|
discomfort = slight pain: sự khó chịu |
discomfit = to embarrass or disconcert: đánh bại |
|
distinct = clear: rõ ràng |
distinctive = characteristic: đặc biệt |
|
draft = rough version, bank payment order: bản nháp, hối phiếu |
draught = current of air, minimum depth of water for ships: khô hạn, hạn hán |
|
elicit = to get information, etc: suy luận |
illicit = unlawful, not allowed: bất hợp pháp |
|
eligible = suitable, qualified: thích hợp |
illegible = unreadable: khó đọc |
|
ensure = to make sure: bảo đảm |
insure = to take out insurance: bảo hiểm |
|
envelop = to surround or cover: bao vây |
envelope = cover for a letter: phong bì |
|
imply = to suggest: ngụ ý |
infer = to form an opinion; also to suggest: suy luận |
|
licence = (noun) paper giving permission: giấy phép |
license = (verb) to give permission to: cấp giấy phép |
|
practice = (noun) doing something regularly, doctor ’s work: thực hành |
practise = (verb) to do something regularly so as to get better: luyện tập |
|
precede = to go before: đi trước |
proceed = to begin or continue with an activity: tiếp diễn |
|
principal = (adjective) main, most important; (noun) chief person, head: quan trọng nhất (tính từ); thủ trưởng (danh từ) |
principle = general rule, belief, morality: nguyên lý |
|
purposeful = with a purpose: với mục đích |
purposely = deliberately, on purpose: chủ đích |
|
refute = to prove (something) wrong: bác bỏ |
deny = to say that something is wrong: phủ nhận |
Author: Suong Nguyen
Reviewed by: Duy Anh Nguyen