[Business Professional Communication] Quy tắc giao tiếp bằng văn bản - Part 3

Tiếp đến với phần cuối cùng trong chuyên mục “Giao tiếp bằng văn bản”, SAPP sẽ chia sẻ cho các bạn một số lưu ý sau khi các bạn đã hoàn thiện email của mình để bức thư của bạn khi gửi đi sẽ thật sự chỉnh chu. Bên cạnh đó, SAPP cũng sẽ hướng dẫn cho các bạn một số loại văn bản thường dùng nhé.

IV. Kiểm tra trước khi gửi

1. Kiểm tra lại email người nhận

• Đảm bảo rằng bạn điền chính xác trong các địa chỉ email của mình
• Sử dụng đúng “To,” “CC (Carbon Copy)” và “BCC (Blind Carbon Copy)”.
• Kiểm tra kỹ email sẽ đến đúng người. 

2. Kiểm tra các đường link đường đính kèm

Hãy chắc chắn rằng các liên kết được đính kèm trong email của bạn vẫn còn hoạt động bình thường. Bạn nên tự kiểm tra lại bằng cách truy cập vào đường link để đảm bảo trang web đấy không bị lỗi. Sẽ không có một đối tác nào cảm thấy vui vẻ khi nhận được một email mà trong đó các đường link kèm theo đều hiện “404 error”

3. Kiểm tra chính tả

Ai cũng có lúc mắc những sai lầm ngớ ngẩn. Nhưng việc sử dụng sai “their”, “there” hoặc “they’re” có thể sẽ không để lại ấn tượng tốt đối với người nhận email và sẽ gây ảnh hưởng đến công việc của bạn. Vì vậy, bạn nên dành thêm vài phút để đọc qua email của mình để đảm bảo rằng bạn đã loại bỏ các lỗi sai chính tả hay lỗi ngữ pháp. 

Một công cụ khá hữu ích sẽ giúp bạn giảm thiểu sai sót chính là Grammarly. Hiện nay, Grammarly đã được phát triển thành một tiện ích có thể thêm vào các trình duyệt web, sẽ tự động rà soát một số lỗi sai cơ bản. Tuy nhiên, bạn không nên quá phụ thuộc vì tiện ích này chỉ tìm thấy các lỗi sai về mặc ngữ pháp, còn những lỗi như dùng từ sai ngữ cảnh có thể sẽ không được phát hiện ra.

4. Kiểm tra hình ảnh đính kèm 

Nếu bạn đang sử dụng hình ảnh trong email của mình, hãy đảm bảo rằng chúng trông đẹp và rõ ràng. Một hình ảnh quá nhỏ sẽ khiến người nhận cảm thấy khó chịu khi nhìn vào và sẽ không gây được ấn tượng cho họ. Tuy nhiên, việc sử dụng kích thước hình ảnh quá lớn có thể gây ra thời gian tải lâu, khiến người nhận mất kiên nhẫn và có khả năng bỏ qua email của bạn. Vì vậy, hãy tối ưu hóa hình ảnh của bạn cho email. 

Mẹo: Chiều rộng trung bình của email là 600px, vì vậy hãy thử định dạng chiều rộng hình ảnh của bạn thành 600px!

5. Kiểm tra lại tiêu đề

Dòng chủ đề là ấn tượng đầu tiên mà người nhận thấy được về email của bạn. Vì vậy, bạn nên suy nghĩ về một tiêu đề khiến mọi người muốn mở email khi nhìn thấy chúng. Tiêu đề đó sẽ thu hút được sự chú ý của người nhận và cho họ cái nhìn tổng quan về nội dung trong email. 

Một số lưu ý nhỏ đối với tiêu đề:

• Giữ cho dòng tiêu đề của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
• Không nên sử dụng những từ không cần thiết.
• Nếu bạn yêu cầu một hành động từ người nhận, hãy nhấn mạnh nó trong dòng chủ đề

6. Kiểm tra phần mở đầu email

• Đảm bảo rằng bạn sử dụng cách chào và lời chào phù hợp trong email.
• Áp dụng phong cách và giọng điệu phù hợp cho email - trang trọng, bình dân hoặc trung lập.
• Đi vào vấn đề nhanh chóng, không lãng phí thời gian.
• Nêu chi tiết lý do tại sao bạn viết trong vài dòng đầu tiên.
• Nêu hành động mà người nhận cần thực hiện (nếu có) trong đoạn đầu tiên.

7. Kiểm tra nội dung trong phần thân email

• Sử dụng các đoạn văn ngắn và đảm bảo bạn chỉ bao hàm một hoặc hai điểm trong mỗi đoạn văn.
• Giữ câu từ của bạn ngắn gọn và rõ ràng.
• Sử dụng danh sách được đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số.
• Nếu bạn đang trả lời thắc mắc của người nhận, hãy lặp lại câu hỏi trước khi đưa ra câu trả lời.
• Nếu người nhận có thể quan tâm đến thông tin khác, hãy đính kèm tệp hoặc liên kết.
• Nêu rõ khi nào bạn cần khách hàng phản hồi lại (nếu có).

8. Thank you for what?

Nhiều bạn viết email hay kết thúc đơn giản bằng hai chữ “Thank you”. Nếu bạn đã cố gắng trau chuốt câu từ và tỏ ra lịch sự trong suốt nội dung email của mình (và dù trong hoàn cảnh nào, bạn phải luôn lịch sự) thì không cần phải kết thúc mọi email bằng câu "Cảm ơn" hoặc là "Cảm ơn và Trân trọng" một cách sáo rỗng. Thay vào đó, hãy thử thêm vào vài từ ngữ nữa cho câu cảm ơn của bạn được trọn vẹn ý nghĩa, ví dụ như:

• Thanks for your help.
• Thanks for your patience.
• Thanks for your understanding.
• Thank you for your support.

9. Lời chào cuối email cần phải phù hợp

Tùy vào từng ngữ cảnh và tình huống khác nhau, lời chào cuối email cũng sẽ có nhiều dạng khác nhau và phải thống nhất với nội dung của email.

Nếu bạn mong chờ sự hồi âm

• Looking forward to hearing from you soon.
• I look forward to hearing from you soon.
• Please let me know if this works/if you are available/if that sounds good/if you can/if you
• can help/if you need to reschedule...
• I look forward to seeing/meeting you.
• See you on Thursday/next week.
• Thank you in advance.
• Thank you for everything.
• Any feedback you can give me on this would be greatly/highly/much appreciated.
• If you could have it ready by tomorrow/the end of next week, I would really appreciate it.
• I would appreciate your help in this matter.

Nếu bạn sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của người nhận

• I hope you find this helpful.
• I hope it's clearer now.
• I hope that answers all your questions.
• If we can be of any further assistance, please let us know.
• Let me know if you need any help.
• For further details...
• If you have any (more) questions (about)...
• In the meantime, if you need any more information,
• If you need more information/more info/further information,
• I know that's a lot to take in, so let me know if anything I've said doesn't make sense.
• ... please do not hesitate to contact me.
• ... please feel free to contact me/to get in touch.
• ... please let me know.
• ... drop me an email/drop me a line.

Nếu bạn đang viết một email xin lỗi

• Thank you for your understanding/for your patience.
• Thanks again for your understanding/for your patience.
• Once again, please accept our apologies for any/the inconvenience caused / for the delay/
• for the misunderstanding.
• I hope this is okay with you.
• I really hope we can find a solution soon.
• I hope you can understand.
• Sorry I couldn't be of more help.

Một lời chúc tốt lành

• Best regards,
• All the best,
• Best wishes,
• Cheers,
• Have a great weekend!
• Have a wonderful day!

B. Văn bản khác

Ngày nay, ngoại trừ giao tiếp qua các kênh như email, đôi khi bạn cũng cần phải sử dụng một số loại văn bản cũng như thư từ khác và nó có thể được đính kèm theo email của bạn.

I. Nguyên tắc chung

1. Câu chủ đề (Topic sentence)

Câu chủ đề giới thiệu ý chính của một đoạn văn và có thể kèm theo một bình luận ngắn gọn về ý đó. Một đoạn văn chỉ nên bao gồm một chủ đề và nên phát triển chủ đề đó thông qua các câu tiếp theo. Thống nhất văn bản của bạn bằng cách đảm bảo mỗi câu trong đoạn văn đều liên quan đến ý chính. Một câu chủ đề được diễn đạt lại (không lặp lại) có thể được đưa vào cuối đoạn văn để nhấn mạnh và củng cố ý chính.

2. Sắp xếp ý tưởng

Một đoạn văn hoặc một phần của tài liệu sẽ trở nên mạch lạc khi kết hợp bố cục tốt các yếu tố của nó với nhau, giúp người đọc dễ dàng theo dõi ý chính. Mạch lạc cũng có nghĩa là nhất quán trong giọng điệu và chủ đề.

3. Phương thức trình bày

a) Thứ tự thời gian

Trong một bản trình bày theo trình tự thời gian, thông tin được trình bày theo trình tự. Mặc dù là một kỹ thuật thường được sử dụng trong văn bản tường thuật, thứ tự thời gian có thể được sử dụng trong văn bản ở công sở để làm rõ một thứ tự sự kiện cụ thể hoặc để giải thích một quá trình: ví dụ: chuỗi các sự kiện dẫn đến một giao dịch kinh doanh.

b) Thứ tự không gian

Thường được sử dụng trong văn bản mô tả, thứ tự không gian, giống như máy ảnh di chuyển xung quanh phòng, tìm điểm bắt đầu và sau đó di chuyển xung quanh để tập trung vào các chi tiết hoặc điểm chính khi chúng xuất hiện.

c) Thứ tự logic

Kỹ thuật này đặc biệt phù hợp với giao tiếp trong kinh doanh vì nó sắp xếp thông tin cho phù hợp với các liên kết logic. Nó cũng cho phép tự do trình bày các hình ảnh minh họa, giải thích, các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả, và hành động giải quyết vấn đề. Hai cách trình bày ý tưởng nằm trong danh mục này:

• Theo cách sắp xếp từ khái quát đến cụ thể, câu chủ đề trình bày một ý tưởng tổng quát cần được xây dựng hoặc giải thích. Các câu mở rộng theo câu chủ đề.
• Theo cách sắp xếp cụ thể đến tổng quát, câu chủ đề nêu ý tưởng chủ đạo của đoạn văn và thông tin hỗ trợ mà đoạn văn sẽ cung cấp.

II. Một số loại văn bản thông dụng

1. Thuyết phục

Trong kinh doanh, văn bản thuyết phục không thể thiếu trong thư chào hàng và đề xuất, cũng như bất kỳ thư từ nào khác nhằm thuyết phục người đọc. Viết thuyết phục là một kỹ năng cụ thể được xác định bởi khả năng thiết lập và chứng minh một lập luận rõ ràng của người viết. Nếu muốn người đọc bị thuyết phục thì phải khiến họ nhận thức ngay được tiền đề mà người viết đang cố gắng chứng minh. Tiếp theo, người viết phải trình bày một loạt các dẫn chứng, diễn giải để hỗ trợ tiền đề chính.

Mỗi tiền đề chính sẽ được theo sau bởi các câu hỗ trợ và mở rộng ý tưởng rộng của chủ đề. Câu chủ đề thường xuất hiện ở đầu đoạn văn thuyết phục và phải nêu rõ tiền đề chính. Sau đó, người viết sẽ trình bày các câu có chứa các luận điểm chứng minh theo thứ tự hợp lý. Trong hầu hết các trường hợp, câu chủ đề thường là câu đầu tiên hoặc câu thứ hai trong đoạn văn. Tuy nhiên, khi soạn một bức thư hoặc một báo cáo nhằm thuyết phục người đọc, vị trí của câu chủ đề phụ thuộc vào chiến lược phát triển các lập luận sau đó. Trong một số trường hợp, câu chủ đề là câu cuối cùng của đoạn văn. Điều này chỉ hiệu quả khi các câu chứng minh dẫn đến một kết luận chung. Cách tiếp cận này có xu hướng kích thích sự tò mò của người đọc và nên được sử dụng một cách thận trọng vì nếu những luận cứ viết ở phần trên không đủ lôi cuốn người đọc thì việc đặt câu chủ đề ở cuối cùng sẽ không giúp bạn đạt được mục đích mà mình muốn.

Ví dụ:

2. Thư giới thiệu sản phẩm (chào hàng)

Một công ty luôn bán thứ gì đó cho dù đó là sản phẩm, dịch vụ hay đơn giản là hình ảnh của chính công ty đó. Thư chào hàng chuyên nghiệp quan trọng đến mức nhiều công ty thuê các nhà văn hoặc cơ quan chuyên nghiệp để soạn những bức thư này. Tuy nhiên, sẽ rất hữu ích nếu bạn có kỹ năng và sự tự tin để soạn những bức thư chào hàng thuyết phục của riêng mình. Bạn cần phải hiểu rõ một số điều sau đây:

• Biết nhu cầu và động lực của khách hàng tiềm năng.
• Biết sản phẩm của bạn và các tính năng bán hàng chính của nó.
• Dự kiến ​​những phản ứng trái chiều và tập trung vào giá trị và lợi ích.
• Biết sự cạnh tranh của bạn.

Ví dụ:

3. Bản ghi nhớ (Memorandum)

Bản ghi nhớ được hình thành để cung cấp thông tin liên lạc ngắn gọn, chính xác, trực tiếp cho nhân viên trong công ty mà không sử dụng các câu mở và kết thông thường như đối với một email. Bản ghi nhớ sẽ nêu tên người viết, người hoặc nhóm được đề cập, ngày tháng và chủ đề của thông điệp.

Ví dụ:

Series "Giao tiếp bằng văn bản" của SAPP hôm nay đến đây là hết. Hy vọng rằng với những chia sẻ trong bài, các bạn có thể tích lũy và rèn luyện thêm cho mình các kỹ năng mới. Xin hẹn gặp lại các bạn trong các bài viết sau.