CHAPTER 17 – QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

Trong chương này chúng ta sẽ tìm hiểu về phương pháp quản trị hàng tồn kho, giải thích cách hệ thống quản lý tồn kho just-in-time (JIT) giúp quản lý hàng tồn kho...

I. Mục tiêu:

• Định nghĩa thời gian chờ và tồn kho an toàn; xác định lý do để lưu trữ hàng tồn kho và các yếu tố ảnh hưởng đến mức độ tồn kho.
• Xác định và tính toán các chi phí liên quan đến hàng tồn kho, bao gồm chi phí lưu trữ, chi phí đặt hàng và chi phí thiếu hụt (thiếu hàng).
• Giải thích cách hệ thống quản lý tồn kho just-in-time (JIT) giúp quản lý hàng tồn kho.
• Xác định tương tác giữa vòng quay tồn kho cao và biên lợi nhuận gộp cao (không cần tính toán).
• Thể hiện sự hiểu biết về kỹ thuật lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và cách một thay đổi trong một biến số sẽ ảnh hưởng đến EOQ (không cần tính toán).

II. Nội dung:

1/ Tổng quan:

Lý do nắm giữ hàng tồn kho:

Chi phí liên quan đến hàng tồn kho.

Việc giảm thiểu tổng chi phí tồn kho liên quan đến việc liên tục đánh giá các sự đánh đổi giữa bốn yếu tố sau:

Ví dụ minh họa:

Một nhà phân phối phân bón đã đề xuất cho một công ty về cảnh quan nhà cửa và vườn cây một ưu đãi mua hàng đặc biệt vào cuối năm, trong đó công ty có thể mua 30.000 túi phân bón với giá 3 đô la mỗi túi. Công ty thông thường đặt hàng 5.000 túi phân bón mỗi tháng với giá 4,50 đô la mỗi túi. Chi phí vốn của công ty là 8%. Trong việc tính toán tổng chi phí cơ hội của ưu đãi này, chi phí lưu trữ hàng tồn kho tăng thêm sẽ là 1.350 đô la.

Nếu công ty mua hàng đặc biệt với 6 tháng tồn kho (30.000 túi / 5.000 túi mỗi tháng), tồn kho trung bình trong 6 tháng sẽ là 45.000 đô la (30.000 x $3 ÷ 2). Nếu không mua hàng đặc biệt, tồn kho trung bình trong cùng khoảng thời gian sẽ là tồn kho trung bình hàng tháng là 11.250 đô la [(5.000 x $4,50) ÷ 2]. Do đó, tồn kho trung bình tăng thêm là 33.750 đô la (45.000 - 11.250), và chi phí lãi suất của đầu tư tăng thêm trong 6 tháng là 1.350 đô la [(33.750 x 8%) ÷ 2].

Mức tồn kho tối ưu:

Mức độ mà (1) xem xét các lý do để duy trì tồn kho và (2) giảm thiểu tổng chi phí tồn kho.

Để tránh rủi ro thiếu hàng, một mức độ tồn kho bổ sung được giữ, gọi là tồn kho an toàn (safety stock).

• Duy trì tồn kho an toàn tăng chi phí lưu trữ.
• Xác định mức độ tồn kho an toàn thích hợp liên quan đến sự biến động của nhu cầu của khách hàng, sự biến động trong thời gian chờ hàng, và mức độ rủi ro về thiếu hàng mà công ty sẵn lòng chấp nhận. Sự biến động cao trong doanh số bán hàng hàng ngày đòi hỏi mức độ tồn kho an toàn cao hơn.
• Chi phí tồn kho an toàn = chi phí lưu trữ tồn kho an toàn + chi phí dự kiến thiếu hàng

Thách thức trong việc giảm thiểu tổng chi phí tồn kho được minh họa trong biểu đồ sau:

Các mối quan hệ sau đây có thể thấy từ biểu đồ:

• Chi phí thiếu hàng chỉ có thể giảm thiểu bằng cách chấp nhận các chi phí lưu trữ cao.
• Chi phí lưu trữ chỉ có thể giảm thiểu bằng cách chấp nhận các chi phí cố định cao của việc đặt nhiều đơn hàng nhỏ.

2/ Hệ thống quản lý hàng tồn kho Just-in-Time (JIT) và Kanban

Trong hệ thống quản lý hàng tồn Just-in-Time (JIT), việc lưu trữ hàng tồn kho được coi là một hoạt động không tạo giá trị. JIT giảm thiểu đầu tư vào hàng tồn kho bằng cách cho phép vật liệu đến đúng thời điểm cần thiết.

• Tất cả nguyên vật liệu tồn kho (và các chi phí mang lại) được giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn. Các thỏa thuận ràng buộc với nhà cung cấp đảm bảo rằng vật liệu chỉ đến khi thực sự cần thiết và không trước.
• JIT là một hệ thống dựa trên yêu cầu của khách hàng (pull or demand-driven system). Sản xuất hàng hóa không bắt đầu cho đến khi nhận được đơn đặt hàng. Như vậy, hàng tồn kho thành phẩm cũng được loại bỏ.

Một phương pháp khác để cải thiện quá trình hàng tồn kho là hệ thống Kanban, được phát triển bởi Công ty Toyota (kanban không phải là đặc trưng của ngành công nghiệp Nhật Bản nói chung).

• Kanban có nghĩa là "vé". Các vé (cũng được miêu tả là thẻ hoặc biểu đồ) điều khiển quá trình sản xuất hoặc cung cấp linh kiện sao cho chúng được sản xuất hoặc lấy ra ở số lượng và thời gian cần thiết.
• Một hệ thống kanban cơ bản bao gồm withdrawn kanban, mô tả số lượng mà quy trình sau đó nên rút từ quy trình trước đó, production kanban, mô tả sản phẩm của quy trình, và vendor kanban, thông báo cho nhà cung cấp số lượng, địa điểm và khi nào giao hàng.

3/ Mô hình tái lấp kho:

Thời gian chờ hàng (lead time) là khoảng thời gian giữa việc đặt hàng với nhà cung cấp và việc nhận hàng.

Hình 1

Công thức tính điểm đặt hàng (Reorder point):

Sự chắc chắn được miêu tả trong đồ thị trên là hiếm gặp ngoài các hệ thống JIT.

Do đó, dự trữ an toàn được giữ để đề phòng những tình huống bất ngờ.

Xác định mức dự trữ an toàn phù hợp liên quan đến tính biến động của nhu cầu và nguy cơ chấp nhận được về chi phí thiếu hàng.

Hình 2

Trong đồ thị trên giả định sự không chắc chắn. Tại điểm B, trong thời gian chờ hàng, nhu cầu tăng lên và dự trữ an toàn đã được sử dụng. Khi nhận được hàng, số lượng được phục hồi đến điểm D. Trong khoảng thời gian EF, thiếu hàng xảy ra do việc trễ lịch nhận hàng. Khi nhận được hàng, số lượng được phục hồi đến điểm G.

Tổng chi phí lưu trữ tồn kho an toàn bao gồm 2 cấu phần:

Ví dụ minh họa:

Một công ty chuẩn bị thông tin cho dự kiến thiếu hàng của các mức độ khác nhau của tồn kho an toàn trong năm sau:

Mức độ tồn kho an toàn	Số lượng hàng thiếu	% xảy ra	Dự kiến hàng thiếu
200	0	× 10%	= 0
100	100	× 20%	= 20
0	100	× 15%	= 15

Dự kiến chi phí thiếu hàng của năm được tính toán như sau:

Mức độ tồn kho an toàn	Dự kiến thiếu hàng	Chi phí trên một đơn vị	Số lần đặt hàng của năm	Dự kiến chi phí thiếu hàng
200	0	× $3.50	× 18	= $0
100	20	× $3.50	× 18	= $1,260
0	15	× $3.50	× 18	= $945

Chi phí lưu trữ :

Mức độ tồn kho an toàn	Chi phí lưu trữ trên một đơn vị	Tổng chi phí tồn kho an toàn
200	× $4.00	= $800
100	× $4.00	= $400
0	× $4.00	= $0

Chi phí hàng tồn kho an toàn trong trường hợp này, chi phí tồn kho an toàn đạt mức tối ưu ở mức 200

Mức tồn kho an toàn	Dự kiến chi phí thiếu hàng	Tổng chi phí lưu trữ	Tổng chi phí tồn kho an toàn
200	$0	+ $800	= $800
100	$1,260	+ $400	= 1,660
0	$945	+ $0	= $945

4/ Xác định số lượng đặt hàng:

Trong hình 2, lượng hàng tồn kho cao nhất tại điểm D và G có mức độ khác nhau.

Ngược lại, số lượng đặt hàng (đoạn thẳng CD và FG) có độ dài giống nhau. Điều này cho thấy quản lý tồn kho hiệu quả không liên quan đến mức độ tối đa của hàng tồn kho mà là về số lượng của mỗi đơn hàng.

Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là một phương tiện toán học để xác định số lượng đặt hàng. Nó giảm thiểu tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.

 Các giả định của mô hình EOQ (Economic Order Quantity) là:

• Nhu cầu đồng đều.
• Chi phí lưu kho không thay đổi.
• Cùng một lượng hàng được đặt hàng tại mỗi điểm đặt hàng mới.
• Chi phí mua hàng không bị ảnh hưởng bởi số lượng đặt hàng.
• Doanh số bán hàng có thể dự đoán hoàn hảo.
• Thời gian cung ứng biết chắc chắn.
• Giao hàng đều đặn.
• Duy trì hàng tồn kho đủ để tránh tình trạng hết hàng.

III. Bài tập:

Question 1

Expected annual use of a particular raw material is 2,000 units, and the standard order size is 10,000 units. The invoice cost of each unit is $500, and the cost to place one purchase order is $80. The estimated annual order cost is:

A. $800,000
B. $16,000
C. $100,000
D. Not enough information provided

 

Answer

The answer is B.

Number of orders = (Total use / Units per order) = (2,000,000/10,000 units) = 200 orders

Ordering cost = Number of orders x Cost per order = 200 x $80 = $16,000

 

Question 2

A sales office of Helms, Inc. has developed the following probability distribution for daily sales of a perishable product.

X (units sold)	P (Sales = X)
100	0.2
150	0.5
200	0.2
250	0.1

The product is restocked at the start of each day. If the company desires a 90% service level in satisfying sales demand, the initial stock balance for each day should be:

A. 200
B. 150
C. 160
D. 250

 

Answer

The answer is A.

The probability of demand being greater than 200 units is 10%. Therefore, the probability that sales will be 200 units or less is 90% (100%-10%). The 90% probability for sales of 200 or less units could also be determined by adding the individual probabilities for sale of 200 units or less (0.2+0.5+0.2).