CHAPTER 7 - CHI PHÍ CHO BỘ PHẬN HỖ TRỢ

Có ba phương pháp chính để phân bổ chi phí bộ phận hỗ trợ: trực tiếp, từng bước, đối ứng,...

Mục tiêu

• Hiểu rõ lý do tại sao để phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ.
• Tính toán phân bổ chi phí bộ phận dịch vụ hoặc hỗ trợ bằng cách sử dụng phương pháp trực tiếp (direct method), phương pháp đối ứng (reciprocal method), phương pháp từng bước (step-down method) và phương pháp phân bổ kép (dual allocation method).

Nội dung

Trong bài học này chúng ta sẽ tìm hiểu về: 

• Có ba phương pháp chính để phân bổ chi phí bộ phận hỗ trợ: 

• Phương pháp trực tiếp (direct method) phân bổ chi phí bộ phận hỗ trợ trực tiếp cho các bộ phận sản xuất mà không xem xét cách các bộ phận hỗ trợ sử dụng các nguồn lực để hỗ trợ lẫn nhau. 
• Phương pháp từng bước (step-down method) cung cấp một số đại diện về hỗ trợ liên bộ phận bằng cách phân bổ chi phí theo tầng một cách hiệu quả thông qua một tập hợp các bộ phận hỗ trợ được sắp xếp theo chủ quan. 
• Phương pháp đối ứng (reciprocal method) sử dụng các giải pháp đại số đồng thời để phân bổ chi phí một cách khách quan giữa các bộ phận hỗ trợ trước khi phân bổ chi phí cuối cùng cho các bộ phận sản xuất.

Trong phạm vi chi phí bộ phận hỗ trợ có thể được tách thành chi phí cố định và chi phí biến đổi, phương pháp tỷ lệ kép có thể được sử dụng để phân bổ chi phí cố định và theo dõi chi phí biến đổi.

1. Phương pháp trực tiếp (The Direct Method)

a. Bản chất

Chi phí bộ phận phục vụ (Service department costs) được phân bổ trực tiếp cho các bộ phận sản xuất mà không quan tâm đến các dịch vụ mà các bộ phận phục vụ cung cấp cho nhau, dựa trên cơ sở phân bổ phù hợp (allocation base appropriate) với chức năng của từng bộ phận phục vụ.

Phương pháp trực tiếp phân bổ chi phí trực tiếp cho các bộ phận sản xuất bằng cách sử dụng quy trình hai bước truyền thống:

Bước 1:

Xây dựng tỷ lệ phân bổ chi phí
(Building cost assignment rate)

Tỷ lệ phân bổ chi phí (Cost assignment rate) = "Chi phí của các bộ phận hỗ trợ (Cost of Support Departments)" /" Cơ sở phân bổ (Allocation base) (∗)"

Lưu ý: Cơ sở phân bổ được sử dụng phù hợp với chức năng của từng bộ phận dịch vụ.

Bước 2:

Sử dụng tỷ lệ để gán chi phí cho đối tượng chi phí
(Using the rate to assign costs to cost object)

Phân bổ chi phí (Cost assigned) = Số cơ sở phân bổ của các bộ phận sản xuất (Number of Allocation base of production departments) x Tỷ lệ phân bổ chi phí (Cost assignment rate)

 

b. Ví dụ

Một công ty có các chi phí bộ phận dịch vụ và cơ sở phân bổ như sau:

Bộ phận dịch vụ	Chi phí được phân bổ	Cơ sở phân bổ
Công nghệ thông tin	$240,000	Chu kỳ CPU
Dịch vụ bảo quản	$80,000	Diện tích sàn
Tổng	$320,000

Bộ phận sản xuất đang sử dụng dịch vụ của các bộ phận dịch vụ như sau:

Bộ phận sản xuất	Chi phí phân bổ trước	Chu kỳ CPU được sử dụng	Diện tích sàn
Làm nhẵn	$600,000	30,000,000	28,000
Hoàn thiện	$400,000	18,000,000	12,000
Tổng	$1,000,000	48,000,000	40,000

Yêu cầu:

Sử dụng phương pháp trực tiếp để phân bổ chi phí bộ phận phục vụ cho các bộ phận sản xuất.

 

Hướng dẫn giải:

Bước 1:

Bộ phận dịch vụ	Chi phí được phân bổ	Cơ sở phân bổ	Số tiền cơ sở phân bổ	Tỷ lệ phân bổ chi phí
Công nghệ thông tin	$240,000	Chu kỳ CPU	48,000,000	$0.005
Dịch vụ bảo quản	$80,000	Diện tích sàn	40,000	$2
Tổng	$320,000

 

Bước 2:

Bộ phận dịch vụ	Chu kỳ CPU được sử dụng	Tỷ lệ phân bổ chi phí	Chi phí được phân bổ	Diện tích sàn	Tỷ lệ phân bổ chi phí	Chi phí được phân bổ
Làm nhẵn	30,000,000	$0.005	$150,000	28,000	$2	$56,000
Hoàn thiện	18,000,000	$0.005	$90,000	12,000	$2	$24,000
Tổng	48,000,000		$240,000	40,000		$80,000

 

Phương pháp trực tiếp phân bổ chi phí bộ phận phục vụ cho các bộ phận sản xuất như sau:

	Bộ phận dịch vụ		Bộ phận sản xuất
	Công nghệ thông tin	Dịch vụ bảo quản	Làm nhẵn	Hoàn thiện	Tổng
Tổng số trước khi phân bổ	240,000	80,000	600,000	400,000	1,320,000
IT	(240,000)	0	150,000	90,000	0
Bảo quản	0	(80,000)	56,000	24,000	0
Tổng sau phân bổ	0	0	806,000	514,000	1,320,000

2. Phương pháp từng bước (The Step-Down Method)

a. Bản chất

Sử dụng cách tiếp cận tính toán tương tự như phương pháp trực tiếp (direct method), phương pháp từng bước (step-down method) chú ý đến thực tế là các bộ phận hỗ trợ cung cấp hỗ trợ cho nhau, mặc dù phương pháp này không phải là giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này. Tuy nhiên, nó là một phương pháp phân bổ chi phí phổ biến được sử dụng bởi nhiều tổ chức.

Lưu ý: 

• Một số chi phí dịch vụ do các bộ phận dịch vụ cung cấp được phân bổ cho nhau.

• Các bộ phận dịch vụ được phân bổ theo thứ tự, từ bộ phận cung cấp nhiều dịch vụ nhất cho các bộ phận dịch vụ khác cho đến bộ phận cung cấp ít dịch vụ nhất.

 

b. Ví dụ

Tiếp tục với ví dụ 2, các dịch vụ mà mỗi bộ phận dịch vụ cung cấp cho bộ phận kia như sau:

	Cung cấp bởi IT	Cung cấp bởi dịch vụ bảo quản
Bộ phận dịch vụ	Chu kỳ CPU được sử dụng	Diện tích sàn (m2)
IT	98,000,000	10,000
Dịch vụ bảo quản	2,000,000	2,500
Tổng	100,000,000	12,500

Yêu cầu:

Sử dụng phương pháp từng bước để phân bổ chi phí bộ phận phục vụ cho các bộ phận sản xuất.

 

Hướng dẫn giải:

Bước 1:

	Cung cấp bởi IT		Cung cấp bởi dịch vụ bảo quản
Bộ phận dịch vụ	Chu kỳ CPU được sử dụng	%	Diện tích sàn (m2)	%
IT	98,000,000	98%	10,000	80%
Dịch vụ bảo quản	2,000,000	2%	2,500	20%
Tổng	100,000,000	100%	12,500	100%

Dịch vụ lưu ký cung cấp 80% dịch vụ cho CNTT, nhưng CNTT chỉ cung cấp 2% dịch vụ cho lưu ký. Như vậy, quyền nuôi con sẽ được phân bổ trước.

 

Bước 2:

Bộ phận dịch vụ	Chi phí được phân bổ	Cơ sở phân bổ	Số tiền cơ sở phân bổ	Tỷ lệ phân bổ chi phí
Dịch vụ bảo quản	$80,000	Diện tích sàn	50,000	$1,6

 

Bước 3:

Phân bổ dịch vụ bảo quản	Diện tích sàn	Tỷ lệ chuyển nhượng	Tỷ lệ phân bổ
Để làm nhẵn	28,000	$1,6	$44,800
Để cho thành phẩm	12,000	$1,6	$19,200
Để cho bên IT	10,000	$1,6	$16,000
Tổng	50,000		$80,000

 

Việc phân bổ giảm dần được thực hiện như sau:

	Bộ phận dịch vụ		Bộ phận sản xuất
	Dịch vụ bảo quản	IT	Làm nhẵn	Thành phẩm	Tổng
Tổng trước khi phân bổ	80,000	240,000	600,000	400,000	1,320,000
Phân bổ giám hộ	(80,000)	16,000	44,800	19,200	0
Tổng sau khi phân bổ	0	256,000	644,800	419,200	1,320,000

 

Chi phí phân bổ	Cơ sở phân bổ		Lượng tiền cơ sở để phân bổ		Tỷ lệ phân bổ chi phí
$256,000	CPU cycles		48,000,000		$0.0053

 

Vậy chúng ta sẽ tiếp tục phân bổ chi phí bộ phận dịch vụ IT như sau:

Phân bổ IT		Chu kỳ CPU đã sử dụng		Tỷ lệ chuyển nhượng		Phân bổ chi phí
Để làm nhẵn		30,000,000		$0.0053		$160,000
Để có thành phẩm		18,000,000		$0.0053		$96,200
Total		48,000,000				$256,000

 

Tổng hợp sau khi đã phân bổ lần hai như sau:

		Bộ phận sản xuất
	IT	Làm nhẵn	Thành phẩm	Tổng
Tổng sau khi đã phân bổ lần đầu	256,000	644,800	419,200	1,320,000
Phân bổ IT	(256,000)	160.000	96,000	0
Tổng sau lần thứ hai phân bổ	0	804,800	515,200	1,320,000

 

3. Phương pháp đối ứng (The Reciprocal Method)

Đây là phương pháp phức tạp nhất và nghe có vẻ lý thuyết nhất trong ba phương pháp.

a. Bản chất

3 bước tính của phương pháp đối ứng như sau:

Bước 1: 

Tính tỷ lệ phần trăm dịch vụ được sử dụng bởi từng bộ phận khác (bao gồm các bộ phận dịch vụ khác)

Bước 2:

Sử dụng đại số tuyến tính để tính toán chi phí của bộ phận dịch vụ được đối ứng đầy đủ

Bước 3:

Phân bổ chi phí bộ phận phục vụ cho bộ phận sản xuất

 

b. Ví dụ

Tiếp tục ví dụ 4.

Yêu cầu:

Sử dụng phương pháp giảm bậc để phân bổ chi phí bộ phận phục vụ cho các bộ phận sản xuất.

 

Hướng dẫn giải:

Bước 1:

Phân bổ IT	Chu kỳ CPU đã sử dụng	%
Làm nhẵn	30,000,000	60%
Thành phẩm	18,000,000	36%
Dịch vụ bảo quản	2,000,000	4%
Tổng	50,000,000	100,0%

 

Bước 2:

Sử dụng đại số tuyến tính để tính toán chi phí CNTT được hỗ trợ đầy đủ (I) và chi phí dịch vụ lưu ký được hỗ trợ hoàn toàn (S):

I = Chi phí CNTT trước khi phân bổ + (S x Phần nỗ lực giám sát được sử dụng bởi CNTT)

   = 240.000 + (S x 20%)

S = Chi phí lưu ký trước khi phân bổ + (I x Phần nỗ lực CNTT được sử dụng bởi lưu ký)

   = 80.000 + (Tôi x 4%)

 

Các phương trình đại số này có thể được giải đồng thời.

Tôi = 240.000 + (S x 20%)

= 240.000 + (80.000 + (I x 4%)) x 20%

= 256.000 + 0,008 tôi

=> 0,992 Tôi = 256.000

 

tôi = 258,065

S = 90.322,6

 

Bước 3:

Việc phân bổ đối ứng được thực hiện như sau:

	Bộ phận dịch vụ		Bộ phận sản xuất
	IT	Dịch vụ bảo quản	Làm nhẵn	Thành phẩm	Tổng
Tổng trước khi phân bổ	240,000	80,000	600,000	400,000	1,320,000
Phân bổ dịch vụ	18,065	(90,322.6)	50,580.7	21,676.9	0
Phân bổ IT	(285,065)	10,322.6	154,839	92,903.4	0
Tổng sau khi phân bổ	0	0	805,419.7	514,580.3	1,320,000

 

4. Phương pháp sử dụng giá kép (Using Dual Rates)

a. Định nghĩa

Thông thường, các bộ phận hỗ trợ sẽ có cả chi phí cố định và chi phí biến đổi (fixed costs and variable costs). Cách phân bổ từng loại chi phí có sự khác biệt. Nhiều tổ chức sẽ sử dụng cách tiếp cận tỷ lệ kép (Dual Rates) để ấn định chi phí. 

Trong trường hợp chỉ định chi phí cho bộ phận hỗ trợ, phương pháp tỷ lệ kép chia chi phí thành cố định và biến đổi, sau đó phân bổ chi phí cố định bằng tỷ lệ chi phí cố định và theo dõi chi phí biến đổi bằng tỷ lệ chi phí biến đổi:     

Hạng mục	Định nghĩa
Chi phí cố định (Fixed Costs)	Đối với tỷ lệ phân bổ chi phí cố định, cơ sở được thiết lập dựa trên năng lực bình thường của hoạt động.
Chi phí biến đổi (Variable Costs)	Đối với tỷ lệ theo dõi chi phí biến đổi, cơ sở được thiết lập dựa trên việc sử dụng ngân sách của hoạt động, với kỳ vọng rằng chi tiêu cho chi phí biến đổi   được chỉ định sẽ được điều chỉnh tùy thuộc vào mức tăng và giảm dự kiến trong hoạt động được lập ngân sách sử dụng chi phí hỗ trợ.

 

b. Ví dụ

Sử dụng thông tin của ví dụ 2:

Công ty đã quyết định phân bổ chi phí của bộ phận CNTT bằng phương pháp tỷ lệ kép, một tỷ lệ dành cho chi phí đầu tư của CNTT vào phần cứng và phần mềm (cố định) và tỷ lệ khác dành cho chi phí dịch vụ được cung cấp (có thể thay đổi).

Bộ phận CNTT đã xác định rằng 80.000 USD trong tổng chi phí có thể phân bổ của nó có liên quan đến chi phí biến đổi. Những thứ này sau đó sẽ được phân bổ theo số giờ của kỹ thuật viên và lập trình viên.

Các kỹ thuật viên và lập trình viên của công ty đã làm việc tổng cộng 800 giờ cho các dự án cho Bộ phận Phay (320 giờ) và Bộ phận Hoàn thiện (480 giờ) trong khoảng thời gian này.

Yêu cầu:

Tính tỷ lệ theo dõi chi phí biến đổi và tỷ lệ phân bổ chi phí cố định.

 

Trả lời:

Do đó, chi phí CNTT biến đổi sẽ được áp dụng ở mức 100 đô la mỗi giờ (80.000 đô la/800 đô la).

160.000 đô la còn lại (240.000 - 80.000 đô la) chi phí CNTT có thể phân bổ liên quan đến khoản đầu tư của bộ vào nhà máy cố định. Các chi phí này sẽ tiếp tục được phân bổ theo chu kỳ CPU.

Vì các máy tính trung tâm của công ty đã tiêu thụ tổng cộng 48 triệu chu kỳ CPU để xử lý cho Bộ phận Phay và Gia công tinh trong suốt thời gian này, nên chi phí CNTT cố định sẽ được áp dụng ở mức 0,00333 USD mỗi chu kỳ (160.000 USD/48.000.000 USD)

Việc phân bổ tỷ lệ kép sẽ được thực hiện như sau:

Phân bổ cho khâu làm nhẵn	Đơn vị trình điều khiển tiêu thụ	Lượng tiền để phân bổ	Các bộ phận phẩn bổ
Chi phí biến đổi cho IT	320 hours	100	32,000
Chi phí cố định cho IT	30,000,000 quy trình	0,0033	100,000
Tổng			132,000
Phân bổ cho khâu làm nhẵn	Đơn vị trình điều khiển tiêu thụ	Lượng tiền để phân bổ	Các bộ phận phẩn bổ
Chi phí biến đổi cho IT	480 hours	100	48,000
Chi phí cố định cho IT	18,000,000 quy trình	0,0033	60,000
Tổng			108,000

III. Bài tập

Question 1: ABC Company uses the direct method to allocate service department costs to production departments. The following information pertains to the departments:

Production Departments
1	2

 

Service Departments
A	B	C

To which departments would department B costs be allocated?

1. 1, 2, A and C.
2. 1 and 2.
3. B and C.
4. 1, 2 and C.

 

Answer:

Choice “B” is correct. Departments 1 and 2 would receive department B’s costs. The direct method ignores the fact that service departments provide overhead services to each other and only allocate to production departments.

Choice “A” is incorrect. The direct method does not assign costs between service departments. This answer would be the correct answer if the step-down method was used.

Choice “C” is incorrect. The direct method does not assign costs between service departments. In addition, all methods would assign costs to production departments 1 and 2.

Choice “D” is incorrect. The direct method does not assign costs between service departments. In case of the step-down method, costs of department B would assign to all other service departments, including department A and C.