[Audit - Technique] Chứng kiến Kiểm Kê - Bắt đầu của thực tập Kiểm toán

Lại một mùa kiểm toán nữa lại chuẩn bị đến, háo hức nhất có lẽ phải nói các bạn sinh viên thực tập khi chuẩn bị bước những bước đầu tiên trong sự nghiệp kiểm toán. Và công việc đầu tiên các bạn trẻ được tham gia đó là đi chứng kiến kiểm kê. Mục tiêu của bài viết là để tổng hợp lại những vấn đề cơ bản nhất cần quan tâm đến khi thực hiện công tác kiểm kê để một intern mới chập chững vào nghề cũng có thể nhớ và thực hiện tốt công việc của mình.

Lúc trước mình đơn giản chỉ nghĩ đi kiểm kê là đến “đếm” tiền, hàng tồn kho hay tài sản cố định của khách hàng và về. Cơ mà nếu chỉ hiểu thế thì khi về đến nhà sau 1,2 ngày kiểm kê bạn chỉ có thể cầm về theo mấy tờ giấy biên bản kiểm kê của khách hàng mà chẳng thu lại được gì? Đi kiểm kê nhiều lúc cũng lắm cái hài, nếu bạn nhảy vào đếm tiền của họ xong tí nữa đếm ra thiếu họ bảo bạn lấy thì sao nhỉ ??? Chứng kiến kiểm kê không hề đơn giản như cái nhìn thiển cận của mình lúc đầu.

Khi nhận được nhiệm vụ chứng kiến kiểm kê bạn cần được hiểu ràng nhiệm vụ của mình có thể chia thành 3 khoảng thời gian chính như sau:

1.Giai đoạn trước khi kiểm kê

Ở giai đoạn này tức là lúc bạn nhận được tin vui là sắp được xách balo và đi rồi, việc đầu tiên bạn nghĩ không phải là về nhà giặt quần áo để đi job đâu nhé . Công việc của bạn sẽ như sau :

KK1

Lấy Contact từ khách hàng

Việc lấy contact từ khách hàng vô cùng quan trọng, với bước này mình cần xin từ anh chị Senior những thông tin như: Địa điểm kiểm kê, Người liên hệ, kế hoạch kiểm kê của khách hàng, số lượng HTK/TSCĐ cần kiểm kê,…

Nghiên cứu đặc điểm của khách hàng

Nghiên cứu đặc điểm của khách hàng từ hồ sơ kiểm kê năm trước : Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ, xin ý kiến các vấn đề cần chú ý khi kiểm kê từ các anh chị phụ trách khách hàng đó ( ví dụ cái kho hàng của thằng A này toàn thuốc hết hạn thôi, em nhớ phải chú ý xem khả năng sử dụng của lô thuốc của nó, nó kiểm kê có tách riêng ra không…);
Nếu đây là khách hàng mới mà chưa có các thông tin từ năm trước, hãy hỏi google để biết một vài thông tin về hàng tồn kho của nó, về các loại tài sản hoặc sử dụng báo cáo năm trước xem nó có tích nhiều tiền mặt không để còn chuẩn bị tâm lý chứ mà ngồi đếm cả mấy trăm tỷ tiền mặt thì cũng khoai đấy. Đến khách hàng còn có cái mà chém. Chứ không đến lại chỉ cái máy chục tỷ của người ta bảo lại hỏi cái đống sắt vụn này dùng để trưng bày à thì có vẻ hơi căng nhỉ.
- Chọn mẫu đối tượng kiểm kê
- Lựa chọn phương tiện di chuyển
Việc tiếp theo là lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp nhất để có mặt kịp thời tại khách hàng chứ tránh tình trạng đến nơi thì đã kiểm kê xong từ sáng;
Bước cuối cùng và chuẩn bị vali thôi.

2.Giai đoạn thực hiện chứng kiến kiểm kê

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong nhiệm vụ của bạn cũng là nhiệm vụ nhiều bạn làm chưa tốt. Tại giai đoạn này bạn cần phải chú ý một số nguyên tắc bất di bất dịch:

2.1. Xác nhận sau khi kiểm kê

Tuyệt đối không tự kiểm kê với tiền mặt mà chỉ chứng kiến kiểm kê. Có thể trực tiếp kiểm kê hàng tồn kho nhưng chỉ chọn mẫu thôi nhé. Nhớ là nếu khách hàng có yêu cầu mình ký biên bản kiểm kê tiền mặt thì mình nên từ chối nhé, vì mình chỉ là người ngoài công ty chứng kiến chứ không phải người của công ty khách hàng. Nếu mình ký mà có vấn đề gì sau đó thì sẽ rất nhiều vấn đề rắc rối.

2.2. Xác nhận về tính tuân thủ của đoàn kiểm kê

Như mình đã nói ở trên, khách hàng cần ngừng sản xuất khi kiểm kê. Do đó ngày đi kiểm kê ở cửa hàng nướng mình phải đến lúc 10h tối ngày 31.12 để quan sát họ: Cân thịt, đếm chai rượu,… Ngay đêm đó về mình phải ghi lại luôn số lượng rượu, khối lượng thịt vào ngày hôm đó. Zip hết tất cả ảnh về kho, thịt, rượu mình chụp được cộng với file excel được yêu cầu ngay từ đầu gửi luôn cho senior, tránh sau bị hỏi lại quên mất.
Mình từng thấy có bạn đi kiểm kê đếm lợn, do khách hàng sản xuất sản phẩm liên quan tới thịt sữa. Bạn ý phải đến khách hàng trước, tắm sạch sẽ và cách ly đủ 3 ngày mới được vào nơi chăn nuôi của khách hàng.

2.3. Những điểm cần chú ý khi quan sát kiểm kê

Hàng lỗi thời có được đơn vị phân loại hay không và phương pháp phân loại có phù hợp. Vấn đề này nếu không biết phải hỏi đơn vị ngay và nhờ ghi chép lại bằng giấy tờ nhé. Cũng nên đánh giá qua về khả năng sử dụng các hàng tồn kho hay tài sản của đơn vị. Cứ ghi chép theo kiểu note khi đi nghe thầy cô dạy phụ đạo thôi ý.
Phỏng vấn khách hàng về hàng hóa, tài sản giữ hộ của đơn vị khác. Nếu có món đồ nào lạ lạ mà chưa thấy kiểm kê thì nhớ hỏi lại ngay đấy xem có phù hợp với số liệu của đơn vị không?
Cần UTD (Understanding) lại phương pháp kiểm kê để xem quy trình mình biết đã đúng chưa, có gì thấy khác thì phải báo lại senior.
Cần kiểm đủ các loại hàng khác nhau, tránh chỉ kiểm 1 loại ở 1 địa điểm.
Tóm tắt lại các phân loại HTK cũng như cách quy đổi một số loại hàng đặt biệt về 1 đơn vị cố định. Và ghi lại kết quả kiểm kê toàn bộ quá trình chứng kiến.
Thu thập phiếu nhập kho, xuất kho tại thời điểm kiểm kê, bảng theo dõi nhập xuất tồn, biên bản kiểm kê của đơn vị .
Sau đó có thể chém gió một số câu hỏi phỏng vấn với khách hàng như ai chịu trách nhiệm về hao hụt HTK, TSCĐ. Các bảo vệ khỏi thiên tai, hỏa họa, các sử lý các mặt hàng hết hạn, lỗi thời, nói chung là chém gì cũng được để thu thập thông tin một các cụ thể nhất về kho hàng của đơn vị.

3.Giai đoạn kết thúc kiểm kê

Tập hợp các tài liệu đã thu thập được tại khách hàng, đánh giá sơ bộ về công tác kiểm kê, phương pháp ước tính….
Hoàn thiện giấy làm việc về kiểm kê, tổng hợp lại những vấn đề cần chú ý trong quá trình kiểm kê.

Thông báo với người phụ trách kết quả chứng kiến kiểm kê và các vấn đề nhận thấy trong quá trình kiểm kê. Chuẩn bị nhận 1 loạt các câu hỏi của anh chị, nếu bạn chỉ mang về mỗi cái biên bản kiểm kê và thông báo mọi thứ ngon cả là sẽ bị ngay 1 điểm trừ nếu bạn là sinh viên thực tập mong ghi điểm với anh chị để được giữ lại đó.
Hãy nhớ bạn phải ghi lại toàn bộ quá trình kiểm kê, từ khâu tham quan kho xưởng, cách sắp xếp hàng hóa, đánh giá bề ngoài của hàng hóa, khâu đếm, nhận xét cách đếm, quy đổi. Bạn cần ước tính được khối lượng hàng tồn kho lỗi thời, hết hạn và giá trị sử dụng của chúng, cách quản lý của nó ( với tiền thì được bảo quản thế nào? Mấy két, ai cầm chìa khóa…). Nên chụp ảnh lại hình ảnh của HTK, TSCĐ, Kho, nơi lưu giữ đồ mà mình kiểm kê của khách hàng nhé.

(Lời khuyên: Đi về xong phải làm file ngay và nhiều khi còn cần làm luôn tại đó (mang máy đi để làm) rồi bảo khách hàng kí luôn hoặc cần thu thập lại cái count sheet có chữ kí khách hàng_ Cái này nó liên quan tới phần yêu cầu ban đầu và chú ý để lấy cho đủ từ senior).

SAPP Academy chúc các bạn có một chuyến đi vui vẻ và hữu ích.