[Essential - Soft Skill] - Tips sử dụng email trong công việc

Trong môi trường làm việc, phương tiện trao đổi thông tin nhiều nhất giữa bạn với đồng nghiệp, với cấp trên và với khách hàng chính là qua mail. Vậy bạn đã biết cách viết một email tiêu chuẩn hay chưa?

Mỗi ngày làm việc bạn nhận và gửi đi bao nhiêu email?

Theo thống kê của Adobe, trong năm 2019, mỗi nhân viên văn phòng nhận và gửi đi trung bình 121 email mỗi ngày. Họ cũng dành 2,5 giờ mỗi ngày để kiểm tra hòm thư và xử lý các email liên quan đến công việc. Nhân viên tại các công ty kiểm toán cũng không ngoại lệ, họ cần xử lý một lượng lớn email công việc với nhóm, với cấp trên và với khách hàng mỗi ngày.

Trong bài viết này, SAPP sẽ đưa đến người đọc những lưu ý giúp bạn viết email chuyên nghiệp, tận dụng phương tiện này để đạt hiệu quả cao trong công việc.

1. Subject line - Chủ đề mail

Chủ đề của mail là phần rất quan trọng vì nó giúp người nhận nắm được nội dung chính trong mail bạn gửi, đồng thời giúp mail của bạn không bị trôi trong các box mail. Do vậy, viết câu chủ đề là việc đầu tiên bạn nên làm khi soạn một mail mới. 

Subject line nên giới thiệu được chủ đề của mail và thu hút được sự tập trung của người nhận. Để làm được điều này, SAPP gợi ý bạn 3 key words:

• Brief – ngắn gọn: Câu chủ đề chỉ nên chứa dưới 50 ký tự. Bạn có thể dùng các công cụ online như https://www.lettercount.com/ để kiểm tra số ký tự. Tại sao phải làm điều này? Ngoài việc giúp người nhận dễ nắm bắt thông tin, thì việc viết câu chủ đề ngắn gọn giúp người nhận có thể xem toàn bộ Subject line nếu họ kiểm tra email trên điện thoại.

• Clear – rõ ràng: Câu chủ đề nên chứa keyword về nội dung email. Keyword này cũng nên được đặt ở đầu Subject line. Ví dụ, khi bạn viết mail apply xin việc, cần đảm bảo nội dung này được đề cập rõ ràng trong Subject line: 

Hoặc khi viết mail mời team/ khách hàng tham dự một cuộc họp, Subject line gợi ý như sau:

• Direct – trực tiếp: Để đảm bảo tiêu chí này, câu chủ đề của chúng ta cần chưa nội dung chi tiết. Quay lại với email xin việc, nếu bạn có bằng cấp chứng chỉ liên quan đến công việc, hoặc bạn biết chính xác vị trí mình đang apply, hãy thêm nội dung này vào Subject line:

Một số câu chủ đề đảm bảo các tiêu chí trên:

NTV & KPMG: Audit Services for FY2019   

PwC| Toyota Vietnam – Transfer Pricing Services – FY2018 and FY2019

2. Email text - Nội dung mail

Nội dung email chính là thông điệp bạn gửi đi, là phần quan trọng nhất trong việc viết một email. Nội dung email của bạn nên bao gồm ba phần thiết yếu, phần giới thiệu, phát triển nội dung và kết luận. 

Trong từng phần dưới đây, SAPP sẽ đưa ra ví dụ mẫu cho một email gửi khách hàng với mục đích thu thập chứng từ. 

2.1. Introduction – Phần giới thiệu

Phần Giới Thiệu trình bày cho người đọc biết ai là người viết và email về nội dung gì. Phần này mang lại người đọc ấn tượng đầu tiên về thông điệp email của bạn. Vì vậy, để viết phần giới thiệu, bạn cần phải xem xét người gửi, người nhận và mục đích của email.

Có hai cách để giới thiệu người gửi email. Đầu tiên, bằng cách viết tên, chức vụ hoặc cơ quan. Hoặc thứ hai, chỉ đơn giản bằng một đại từ.

Tiếp đó, về người nhận, hãy lưu ý văn hóa vùng miền/ quốc gia của họ. Ví dụ, người Nhật thường gửi email theo cấu trúc NAME-san.

Ví dụ về phần giới thiệu:

Dear Koba-san and Ms. Hoa,

My name is Nguyen Minh Duc, I am the Manager in charge of Audit Services engagement with Toyota Vietnam Co., Ltd. For the purposes of the interim audit, please kindly help provide us with the following documents.

2.2. Development – Phát triển nội dung

Phần phát triển là một phần của email nơi mà bạn thực sự triển khai chi tiết mục đích của thông điệp. Cách tốt nhất để sắp xếp phần phát triển nội dung email là tự trả lời các câu hỏi WH về chủ đề của email.

Nối tiếp email phần 2.1, sau khi liệt kê các chứng từ cần thu thập, bạn có thể trả lời cho khách hàng về các bước tiếp theo Công ty sẽ thực hiện.

Ví dụ:

After we receive preliminary documents above from Toyota, we will arrange a virtual kick-off meeting with the Company for discussions in details.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm một số mẫu câu để phát triển nội dung email tại: 

[Make Polite Requests]

[Grammar-quizzes]

2.3. Closing – Kết luận

Phần kết luận thường được trình bày ngắn gọn trong 1 câu. 

Ví dụ:

Should you have any questions or need further assistance, please let us know.

Chúng ta cũng có thể hiện sự trân trọng với khách hàng bằng cách sử dụng các động từ và cụm từ nhằm tỏ lòng biết ơn như: thank, appreciate, hope hoặc các cụm từ be glad about, look forward to. Những từ này giúp email kết thúc với ngữ điệu tích cực, giúp người đọc có một ấn tượng lạc quan về email của bạn.

Ví dụ: 

Thank you for your interest in our services.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số mẫu email sẵn có tại nguồn sau: [Template email]

3. Signature - Chữ ký mail

Hãy luôn cài đặt sẵn cho mình một số mẫu chữ ký: chữ ký khi gửi email mới; chữ ký khi trả lời email, có thể phân loại thêm thành chữ ký khi gửi mail nội bộ và khi gửi khách hàng. 

Để cài đặt chữ ký, trong Microsoft Outlook, bạn vào File 🡪 Options 🡪 Mail 🡪 Signature:

Cuối cùng, sau khi hoàn thiện email, hãy kiểm tra lại một lượt các thông tin: Người nhận, file đính kèm, tiêu đề email, kiểm tra chính tả để đảm bảo email bạn gửi được chỉnh chu nhất. 

Hãy đặc biệt cẩn trọng với mail gửi khách hàng. Bởi khi đó, bạn đang đại diện cho hình ảnh của công ty để trao đổi thông tin với khách hàng. Thông thường, cấp trưởng phòng là người sẽ trao đổi trực tiếp với khách hàng. Khi ở các cấp dưới, nhân viên cũng thường sẽ có nhiệm vụ soạn thảo bản nháp email để trưởng phòng gửi khách hàng.

Có một câu nói mình rất tâm đắc từ khi mới đi làm, đó là: Đừng “sợ” cấp trên mà hãy “sợ” khách hàng. Chỉ khi đó, bạn mới tự tin trao đổi với cấp trên cũng như đồng nghiệp để làm việc như một Team và cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp nhất tới khách hàng.

SAPP mong rằng bài viết này mang lại cho bạn nhiều kiến thức hữu ích để có thể tự tin giao tiếp bằng email trong môi trường làm việc. Hãy luyện tập thường xuyên vì dù ở cấp nào, kỹ năng viết email cũng sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc.