[FA1] Recording Financial Transactions (Ghi nhận giao dịch)
      Quay lại trang chủ
      1. SAPP Knowledge Base
      2. Tự học FIA (Foundation in Accountancy)
      3. [FA1] Recording Financial Transactions (Ghi nhận giao dịch)

      [FIA/FA1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 1: Các dạng giao dịch và chứng từ trong doanh nghiệp (Type of business transactions and documentation)

      Giới thiệu về khái niệm tổ chức, chứng từ kế toán và hệ thống kế toán bằng vi tính

      I. Mục tiêu

      Giới thiệu tổng quan về:

      • Doanh nghiệp, tổ chức
      • Các giao dịch thường phát sinh
      • Chứng từ kế toán
      • Hệ thống kế toán bằng vi tính

      II. Nội dung

      1. Các dạng giao dịch

      a. Tổ chức

       Định nghĩa:

       

      b. Các dạng giao dịch

      Giao dịch

      Mô tả

      Mua

      Hàng hoá, nguyên vật liệu

      Tài sản dài hạn

      Có thể mua chịu hoặc thanh toán tiền mặt

      Dịch vụ

      VD: Sửa chữa, quảng cáo, in ấn

      Bán hàng

      Bán hàng hoá, sản phẩm

      Có thể bán chịu hoặc bán hàng tiền mặt

      Cung cấp dịch vụ

      Thanh toán chi phí

      Tiền lương, điện, nước,…

      Các giao dịch khác

      Huy động vốn, đầu tư, đóng thuế, lưu chuyển tiền trong tài khoản ngân hàng,…

      c. Tổng kết Giao dịch và cuối kỳ kế toán 

      Các giao dịch được ghi nhận vào 2 báo cáo:

        • Bảng cân đối kế toán

      BCĐKT

        • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

      2. Các loại chứng từ


      Mỗi giao dịch sẽ có nhiều chứng từ đi kèm liên quan.

      Các chứng từ này cần phải:

      • Kiểm soát quá trình giao dịch
      • Ghi nhận giao dịch
      • Cung cấp đầy đủ lịch sử tiến trình giao dịch

      Có thể được lưu trữ dưới dạng giấy tờ hoặc bằng các phương tiện điện tử.

      Các loại chứng từ điển hình:

      Loại chứng từ

      Giải thích

      Đơn yêu cầu đặt hàng (Purchase requisition)

      Chứng từ nội bộ được gửi đến bộ phận Mua hàng

      Đơn đặt hàng
      (Purchase order)

      Tài liệu bên mua gửi đến nhà cung cấp bên ngoài, nêu rõ mặt hàng, số lượng, giá cả sản phẩm, dịch vụ

      Phiếu giao hàng
      (Delivery note)

      Được đi kèm với hàng hoá giao tới khách hàng

      Phiếu nhận hàng
      (Goods received note)

      Danh sách hàng hoá đã được nhận từ nhà cung cấp

      Thường được viết bởi nhân viên bộ phận kho hoặc bộ phận nhận hàng

      Phiếu xuất hàng
      (Goods despatch note)

      Danh sách hàng hoá được vận chuyển tới khách hàng

      Hoá đơn bán hàng
      (Sales invoices)

      Chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá và tổng giá trị phải thanh toán

      Bảng kê thanh toán (Statement of Account)

      Là bảng đối chiếu công nợ, được gửi từ nhà cung cấp

      Nêu rõ các khoản khách hàng còn thiếu

      Giấy báo chuyển tiền (Remittance advice)

      Tài liệu thông báo đã chuyển tiền

      Nêu rõ hoá đơn/ khoản nợ nào được thanh toán

      Hoá đơn điều chỉnh giảm (Credit note)

      Chứng từ của nhà cung cấp, dùng để huỷ hoặc giảm hoá đơn được xuất ra trước đó

      Biên lai
      (Receipt)

      Tài liệu dùng để xác minh người bán đã nhận được tiền

      Sổ nhật ký mua hàng (Purchase day book)

      Tài liệu ghi chép các nghiệp vụ mua hàng

      Sổ cái các khoản phải trả (Payables ledger)

      Tài liệu ghi nhận tài khoản cá nhân của các nhà cung cấp

      Sổ nhật ký bán hàng (Sales day book)

      Tài liệu ghi chép các nghiệp vụ bán hàng

      Sổ cái các khoản phải thu (Receivables Ledger)

      Tài liệu ghi nhận các tài khoản cá nhân của từng khách hàng

      Séc
      (Cheque)

      Chứng từ thanh toán ghi nhận lệnh trả tiền của chủ tài khoản

      Phiếu chi tiền mặt
      (Petty cash voucher)

      Chứng từ chứng minh những khoản chi trong sổ tiền mặt

      Bảng chấm công
      (Time record)

      Ghi nhận tổng thời gian làm việc của nhân viên

      Giấy xác nhận lương (Wage/Salary slip)

      Tài liệu được gửi cho nhân viên, nêu rõ thu nhập và các khoản bị trừ

      Cổ phiếu
      (Share)

      Chứng chỉ do công ty phát hành, dùng để trao đổi với mục đích làm tăng vốn chủ sở hữu

      Hợp đồng vay vốn
      (Loan agreement)

      Tài liệu liên quan đến các khoản vay của doanh nghiệp

       

      Sơ đồ quy trình sử dụng một số chứng từ trong giao dịch mua – bán giữa 2 bên:

      VD: Mua nguyên vật liệu

      Việc mua nguyên vật liệu thường được bắt đầu bởi những người làm tại nhà máy, nhà kho vì họ biết sắp tới sẽ cần những gì.

      • Nhân viên kho gửi yêu cầu mua cho bộ phận Mua hàng (Purchase requisition)
      • Bộ phận Mua hàng tạo đơn đặt hàng (Purchase order) với nhà cung cấp thích hợp
      • Hàng hoá và Phiếu giao hàng (Delivery note) sẽ được chuyển đến kho
      • Nhận hàng tại kho, viết Giấy nhận hàng (Goods received note)
      • Bộ phận kế toán nhận hoá đơn (Invoice)
      • Ghi nhận vào Sổ mua hàng (Purchase day book)
      • Ghi nhận vào Sổ cái các khoản phải trả (Payables ledger)
      • Nhà cung cấp gửi Bảng kê thanh toán (Statement of account)
      • Thanh toán hoá đơn
      • Gửi giấy báo chuyển tiền (Remittance advice)

      Nếu hàng hoá phải trả lại cho nhà cung cấp (vd: do chất lượng kém,…), người mua sẽ yêu cầu Hoá đơn điều chỉnh giảm/ Hoá đơn âm (Credit note).

      3. Hệ thống mã hóa

      a. Khái niệm

      Hệ thống kế toán dựa trên Nguyên tắc ghi sổ kép (Double entry bookeeping). Các giao dịch trước khi được ghi nhận lên hệ thống cần phải gắn theo các mã tương ứng với tài khoản, nhân viên, người mua hay nhà cung cấp,…

      Lợi ích

      Ngắn gọn

      Thay vì đặt tên với đầy đủ đặc điểm và đặc tính, chúng ta đặt cho sản phẩm một mã code. Điều này giúp viết/ đánh máy nhanh hơn

      Chính xác      

      Nhiều sản phẩm có những đặc điểm, đặc tính giống nhau và chỉ khác nhau ở một vài chi tiết nhỏ. Điều này có thể gây nên nhầm lẫn giữa tên các sản phẩm. Trong khi đó, mã code có thể thể hiện chính xác ngay sản phẩm đó.

      Xử lý tự động

      Các thông tin được mã hoá giúp xử lý các giao dịch dễ dàng hơn

      Dễ kiểm tra

      Có thể thực hiện các kiểm tra đơn giản hoặc phức tạp về cấu trúc mã, từ đó giúp giảm thiểu sai sót

       

      b. Yêu cầu đối với các mã 

      Yêu cầu

       

      c. Các phương pháp mã hóa

      • Mã theo thứ tự

      VD:      0001 Abrahams

                  0002 Adkins

                  0003 Ahmad

                  ….     ….

      Điểm mạnh

      Điểm yếu

      Đơn giản

      Ngắn gọn

      Không có sự liên quan giữa các mã cũng như các mặt hàng/con người

      Khó triển khai rộng hơn

       

      • Mã phân cấp hoặc Mã chữ số có ý nghĩa

        VD:     Mã 3113 được hiểu là Tài khoản chi phí máy móc

        3

        1

        1

        3

        1 = Chi phí

        2 = Thu nhập

        3 = Tài sản

        4 = Nợ vay

        1 = Tài sản dài hạn

        2 = Tài sản ngắn hạn

        1 = Chi phí

        2 = Khấu hao luỹ kế

        1 = Đất đai

        2 = Thiết bị văn phòng

        3 = Máy móc

        4 = Xe cơ giới

        Điểm mạnh: Cấu trúc của mã sẽ cung cấp thông tin cho cả người dùng và hệ thống máy tính

      • Mã khối
        Những chữ số đầu của mã sẽ cung cấp thông tin, các chữ số sau sẽ được đánh theo thứ tự.

        VD:     1xxx = Các chi phí

                   2xxx = Thu nhập

                   3xxx = Tài sản

                   4xxx = Nợ vay

        Điểm mạnh: Loại mã này vừa có tính đơn giản của phương pháp mã theo thứ tự, vừa có tính chi tiết như mã phân cấp.

      4. Chiết khấu và Thuế bán hàng

      a. Chiết khấu 

      Có 2 dạng chiết khấu: Chiết khấu thương mại và Chiết khấu thanh toán

       

      Chiết khấu thương mại

      Chiết khấu thanh toán

      Định nghĩa

      Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn

      Là khoản giảm giá cho khách hàng trong trường hợp khách hàng thanh toán tiền mua hàng trước thời gian thanh toán thỏa thuận.

      Ví dụ

      Nhà cung cấp đề xuất giảm giá 10% nếu bên mua hàng đặt mua 10 sản phẩm, chiết khấu 20% nếu đặt mua 100 sản phẩm

      Nhà cung cấp đề xuất giảm giá 5% nếu bên mua hàng thanh toán hoá đơn trong vòng 30 ngày

      b. Thuế bán hàng

      Định nghĩa: là loại thuế gián thu và tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh từ quá trình sản xuất, lưu thông cho đến khi tới tay người tiêu dùng. Thuế này sẽ được trả cho Chính phủ, giúp cân bằng ngân sách nhà nước.

      Ở Anh, Thuế bán còn được gọi là Thuế giá trị gia tăng (VAT)

        • Giá trị thuần (Net amount): là tổng giá trị hoá đơn mua hàng trước thuế VAT
        • Giá trị gộp (Gross amount): là tổng giá trị hoá đơn mua hàng sau khi cộng VAT

      Nếu có chiết khấu thương mại, thuế VAT sẽ được tính trên giá trị sau khi được chiết khấu.

      Công thức

      Thuế bán hàng

      VAT = Net amount x Thuế suất (%)

      Giá trị tổng

      Gross amount = Net amount + VAT

      Ví dụ: Tổng giá trị hàng hoá thuần là $100, thuế suất VAT 20%

      Tổng giá trị người mua phải trả: $100 + $100x20% = $120

       

      Có hai loại thuế bán hàng: Thuế giá trị gia tăng đầu vào và Thuế giá trị gia tăng đầu ra.

      Thuế VAT đầu vào

      Thuế VAT đầu ra

      Là khoản thuế mà doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp.

      Là khoản thuế mà doanh nghiệp nhận từ khách hàng.

      Được ghi trên hoá đơn đầu vào khi mua hàng hoá, dịch vụ

      Được ghi trên hoá đơn đầu ra khi bán hàng hoá, dịch vụ

      Vào cuối kì quyết toán thuế, tổng giá trị thuế VAT đầu vào và đầu ra sẽ phải trả hoặc nhận từ chính phủ

      5. Hệ thống kế toán bằng vi tính

      a. Tác dụng của hệ thống kế toán bằng vi tính 

      Tác dụng

      Tuy nhiên, trường hợp hệ thống bị lỗi có thể dẫn đến những thông tin sai lệch.

      b. Chức năng của hệ thống kế toán bằng vi tính

      Hệ thống kế toán bằng vi tính có thể được biểu diễn dưới dạng sơ đồ như sau:

      Ví dụ:

      Dữ liệu đầu vào: Khách hàng tạo đơn đặt hàng online

      Xử lí dữ liệu: Giá thành được truy cập trong tập tin sản phẩm à Hình thảnh tổng giá trị đơn hàng

      Dữ liệu đầu ra: Hoá đơn được in và gửi tới khách hàng

      c. Các dạng xử lí

      Các dạng xử lí

       

      Xử lí hàng loạt

      Xử lí theo luồng

      Khái niệm

      Giao dịch phát sinh hàng loạt và dữ liệu được dồn tích thành lô dựa trên điều kiện hoặc khoảng thời gian nhất định và sau đó được xử lí tất cả

      Dữ liệu được xử lí ngay khi giao dịch phát sinh

      Các tập dữ liệu được cập nhật liên tục

      Hạn chế

      Hệ thống bị trì hoãn có thể dẫn đến các thông tin quá hạn

      Sẽ gặp khó khăn nếu khối lượng dữ liệu quá lớn

      6. Tài liệu kế toán và Báo cáo quản lý 

      Các tài liệu và báo cáo thông thường có thể là: hóa đơn, bảng kê, phân tích bán hàng, các báo cáo tài chính theo tháng.

      Báo cáo bất thường là báo về các khâu vận hành có hiệu suất thể hiện đặc biệt tệ hoặc đặc biệt tốt. Các báo cáo bất thường bao gồm: báo cáo khách hàng trả chậm, cổ phiếu tăng trưởng chậm, chi phí thực tế lớn hơn chi phí dự kiến, sai mật khẩu dẫn đến không truy cập được dữ liệu

      7. Rủi ro đối với dữ liệu 

      Rủi ro dữ liệu-1

       

      8. Chính sách lưu trữ hồ sơ và dữ liệu 

      Hồ sơ và dữ liệu nên được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định.

      Mục đích

      Thông thường, hồ sơ và dữ liệu được lưu trữ trong vòng 5 – 10 năm tuỳ theo quy định của từng địa phương.

      Các tài liệu không nhất thiết phải được giữ tại cơ sở kinh doanh.

      Scan lại tài liệu và lưu trên máy tính trở nên phổ biến hơn cách lưu trữ truyền thống vì rẻ hơn và không phải lưu trữ một cách cồng kềnh.

       

       

      Author: Ngoc Nguyen 

      Review: Thai Nguyen