[FA1] Recording Financial Transactions (Ghi nhận giao dịch)
      Quay lại trang chủ
      1. SAPP Knowledge Base
      2. Tự học FIA (Foundation in Accountancy)
      3. [FA1] Recording Financial Transactions (Ghi nhận giao dịch)

      [FIA/FA1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 7: Bảng cân đối thử và sửa lỗi sai (Trial Balances and Correcting Errors)

      Ôn tập lại cách lập bảng cân đối thử và tra soát các lỗi sai có thể xảy ra trong quá trình ghi sổ

      I. Mục tiêu

      Hệ thống ghi sổ kép và Bảng cân đối thử

      Các lỗi sai thường gặp

      Cách điều chỉnh các lỗi sai

      II. Nội dung

      1. Ghi nhận giao dịch và Bảng cân đối thử 

      Nếu quá trình ghi sổ kép được thực hiện chính xác, tổng Nợ sẽ bằng tổng Có.

      Ví dụ về bảng cân đối thử:

      2. Các lỗi thường gặp

      2.1 Các lỗi ảnh hưởng đến sự cân bằng của Bảng cân đối thử

      Bảng cân đối thử nên được lập thường xuyên (ít nhất hàng tháng) để kiểm tra độ chính xác của hệ thống ghi sổ kép. Việc này giúp doanh nghiệp tra soát các lỗi sai nhanh và đơn giản hơn là để cuối năm mới kiểm tra lại toàn bộ thông tin.

      Các lỗi khiến bảng cân đối thử không cân:

      a. Chênh lệch hai bên khi hạch toán Nợ/Có (one sided error)

      VD: Hạch toán giao dịch mua hàng và bỏ sót thuế VAT, dẫn đến Nợ/Có không cân nhau

      Nợ       Tài khoản mua hàng   120

      Có        Tiền                             100

      b. Bỏ sót số dư hoặc ghi nhầm bên Nợ/Có vào Bảng cân đối thử

      c. Lỗi hoán đổi vị trí chữ số (Transposition error)

      Ghi nhận sai vị trí chữ số là một nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc bảng cân đối thử không cân. Một trong những cách để xác định được ra lỗi sai này đó là khoản chênh lệch chia hết cho 9.

      Ví dụ: Số tiền $1,324 được viết nhầm thành $1,234

      Chênh lệch $90 ($1,324 - $1,243 = $90) chia hết cho 9. Từ đó chúng ta hiểu chênh lệch này có thể đến từ lỗi sai vị trí chữ số khi ghi nhận.

      2.2 Các lỗi không ảnh hưởng đến sự cân bằng của Bảng cân đối thử

      Bảng cân đối thử không giúp phát hiện ra tất cả lỗi sai mà chỉ giúp kiểm tra các lỗi khiến tổng Nợ không bằng với tổng Có.

      Các lỗi không ảnh hưởng đến sự cân bằng của bảng cân đối thử được chia thành 4 loại:

      3. Chữa lỗi trên Bảng cân đối thử

      Quy trình sửa lỗi Bảng cân đối thử không cân:

               1. Mở một tài khoản tạm thời (Suspense account)
               2. Kiểm tra lại để tìm các lỗi
               3. Các lỗi sai sau khi được tìm ra sẽ được điều chỉnh trong Nhật ký chung

      Điều chỉnh tài khoản tạm thời rất dễ gây nhầm lẫn. Do vậy, chúng ta cần lưu ý:

      • Các tài khoản và bảng cân đối thử cần phải sửa như thế nào? Cần phải sửa lại bao nhiêu và ở bên Nợ hay Có?
      • Sau đó ghi nhận vào bên còn lại của tài khoản tạm thời.

      Ví dụ 1:

      Hoá đơn tiền điện $1,234 được ghi nhận chính xác trong Nhật ký tiền gửi nhưng bị ghi sai vào bên Nợ tài khoản tiền điện là $1,243.

      Lỗi:

      Nợ       Tiền điện                     1,243

      Có        Tiền                             1,234

      Có        Suspense account              9

      Chữa lỗi:

      Nợ       Suspense account              9

      Có        Tiền điện                            9

      Ví dụ 2:

      Một bảng cân đối thử được lập như sau:

      Bước 1: Lập tài khoản tạm thời được để làm cân hai bên Nợ/Có:

      Bước 2:  Tra soát để tìm ra các lỗi sai

      Tài khoản tạm thời này thể hiện số dư bên Có ban đầu nhiều hơn bên Nợ. Do vậy, cần tìm thêm số dư bên Nợ.

      Sau khi điều tra, các lỗi sai sau được phát hiện:

               1. Chi phí thuê $400 được ghi vào chi phí nhân công
               2. $200 nhận từ khách hàng từ giao dịch bán hàng mới, được hiểu thành nhận từ khách hàng mua chịu trước đó
               3. $44 tiền mặt bị ghi sót
               4. $820 trong Nhật ký bán hàng được ghi nhận thành $280 vào bên Nợ tài khoản Khách hàng, nhưng Doanh thu vẫn ghi nhận chính xác
               5. Chiết khấu thanh toán $30 được ghi nhận vào bên Có của Doanh thu, thay vì ghi vào bên Nợ tài khoản Chiết khấu

      Bước 3:   Điều chỉnh các lỗi sai

      Sau khi tìm ra các lỗi, cần xác định lỗi nào thuộc nhóm các lỗi không ảnh hưởng đến sự cân bằng của bảng cân đối thử, vì nó ảnh hưởng đến tài khoản tạm thời.

      • Lỗi 1 và 2 không làm ảnh hưởng đến sự cân bằng Nợ/Có. Hai lỗi này thuộc lỗi ghi nhầm tài khoản thanh toán (errors of commission) và lỗi định khoản (errors of principle)

      Các lỗi còn lại thuộc về lỗi chênh lệch khi hạch toán Nợ/Có (one sided error). Khi các lỗi này được sửa, tài khoản tạm thời sẽ được cập nhật.

      • Lỗi 3: $44 tiền mặt bị ghi sót

      $44 sẽ được thêm vào bên Nợ của bảng cân đối thử, sau đó hạch toán vào bên Có của tài khoản tạm thời.

      • Lỗi 4: $820 trong Nhật ký bán hàng được ghi nhận thành $280 vào bên Nợ tài khoản Khách hàng, nhưng Doanh thu vẫn ghi nhận chính xác

      Chênh lệch $540 ($820 - $280) phải được thêm vào bên Nợ tài khoản Phải thu khách hàng; hạch toán $540 vào bên Có tài khoản tạm thời.

      • Lỗi 5: Chiết khấu thanh toán $30 được ghi nhận vào bên Có của Doanh thu, thay vì ghi vào bên Nợ tài khoản Chiết khấu

      Bên Có được ghi nhận quá $30 và bên Nợ bị ghi thiếu $30. Chênh lệch giữa 2 bên lúc này là $60. $30 cần phải ghi vào bên Nợ tài khoản Doanh thu và bên Nợ tài khoản Chiết khấu.

      Bảng cân đối thử sau điều chỉnh:

       

      Author: Bich Ngoc Nguyen