[FIA/MA1: Tóm tắt kiến thức] Lesson 5: Source document and coding system (Tài liệu nguồn và hệ thống mã hóa)

1xxx = expenses 

2xxx = income 

3xxx = assets 

4xxx = liabilities

Tài liệu

Đặc điểm

Mua hàng

Bán hàng

Đơn yêu cầu mua hàng (Purchase requisition)

Mặc dù mẫu đơn yêu cầu mua hàng thay đổi tùy thuộc vào công ty khác nhau, các thông tin căn bản trong đơn yêu cầu mua hàng bao gồm: 

• Bộ phận thu mua
• Số lượng và mô tả về hàng hóa cần mua
• Tên của nhà cung cấp cung cấp hàng hoá
• Giá cả

Yêu cầu mua hàng được chuẩn bị bởi thủ kho, và sau đó phải được phê duyệt bởi người giám sát hoặc trưởng bộ phận, người chịu trách nhiệm về ngân sách của bộ phận. Yêu cầu mua hàng sau đó được chuyển cho bộ phận mua hàng và quản lý của bộ phận này sẽ quyết định nhà cung cấp thích hợp nhất

Doanh nghiệp sẽ tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng và tiến hành đánh giá khả năng tín dụng của khách hàng

Bảng báo giá hoặc ước tính giá cả (Quotation or estimated)

Mẫu bảng báo giá thường được thiết kế trên Excel hoặc Word nhằm cung cấp cho các doanh nghiệp, cửa hàng một mẫu giấy tờ báo giá sản phẩm dựa theo số lượng cụ thể. Nội dung của bảng báo giá khá đơn giản, chủ yếu là liệt kê đơn giá cho từng sản phẩm hàng hóa, vật tư, dịch vụ... với yêu cầu rõ ràng, chính xác

Sau khi yêu cầu mua hàng được thông qua, doanh nghiệp sẽ yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng báo giá. Dựa vào bảng báo giá mà doanh nghiệp sẽ đưa ra các lựa chọn nhà cung cấp tối ưu: giá tốt, sản phẩm chất lượng, giao hàng nhanh, các khoản chiết khấu, hậu mãi,…

Khi nhận được yêu cầu gửi báo giá từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập bảng báo giá hoặc sử dụng bảng báo giá có sẵn để gửi cho khách hàng

Đơn đặt hàng (Purchase order) và Phiếu bán hàng (Sales order)

Trên một đơn đặt hàng ghi rõ:

• Số lượng đã mua
• Sản phẩm hay dịch vụ được mua
• Tên thương hiệu, mã hàng hóa cụ thể
• Giá mỗi đơn vị
• Ngày giao hàng
• Địa điểm giao hàng
• Địa chỉ thanh toán
• Điều khoản thanh toán: thanh toán ngay hoặc trả chậm

Khi đã chọn được nhà cung cấp, người mua sẽ lập đơn đặt hàng để yêu cầu cung cấp hàng hóa. Các bản sao của đơn đặt hàng được gửi đến sau đây:

• Nhà cung cấp - để yêu cầu hàng hóa.
• Bộ phận Kế toán - để kiểm tra hóa đơn chứng từ và hạch toán.
• Bộ phận Kho - để cập nhật hồ sơ hàng tồn kho.
• Bộ phận Mua hàng - để theo dõi hàng hóa

Khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ lưu trữ tài liệu này thành phiếu bán hàng (sales order) để phục vụ cho các thủ tục kiểm soát sau này

Phiếu giao hàng (Delivery note)

Mẫu phiếu giao hàng cơ bản cần có đầy đủ các thông tin:

• Thông tin đơn vị vận chuyển: thông tin này được ghi ngay trên cùng của phiếu giao hàng, bao gồm logo công ty, tên công ty, địa chỉ, điện thoại, …
• Thời gian lập phiếu giao hàng
• Thông tin khách hàng, người nhận
• Danh sách các mặt hàng được giao
• Ký tên xác nhận của người nhận hàng, người giao hàng, người lập phiếu

Hàng hóa sẽ được gửi đi, thông thường có kèm theo giao hàng, khi doanh nghiệp nhận được hàng thường sẽ ký nhận lên phiếu giao hàng để xác minh việc nhận hàng và lưu lại bản sao để phục vụ cho công tác kiểm soát sau này

Gửi hàng cho khách hàng kèm theo phiếu giao hàng. Thông thường sẽ gửi trước cho khách hàng một ghi chú (advice note) để lưu ý về thời gian giao hàng

Phiếu nhập (Good received note) và phiếu xuất (Good despatched note)

• Phiếu nhập kho liệt kê hàng hóa mà doanh nghiệp đã nhận. Đây là sự xác nhận rằng tất cả các hàng hóa đã được nhận và thường dùng để so sánh với đơn đặt hàng trước khi thanh toán
• Ngược lại với phiếu nhập kho, phiếu xuất kho liệt kê những hàng hóa mà nhà cung cấp đã xuất đi

Khi hàng hóa được doanh nghiệp ký nhận, một phiếu nhận hàng sẽ được lập và gửi cho các bộ phận khác để họ biết rằng hàng hóa đã đến. Ví dụ, phiếu nhập sẽ được gửi đến bộ phận Mua hàng để hoàn tất quá trình mua hàng, gửi đến bộ phận Kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh và theo dõi quá trình thanh toán

Khi doanh nghiệp xuất hàng khỏi kho để vận chuyển cho khách hàng thường sẽ xuất phiếu xuất kho để gửi cho các bộ phận liên quan như bộ phận Bán hàng, bộ phận Kế toán,…Tuy nhiên, thông thường thì doanh nghiệp sẽ xem phiếu giao hàng như phiếu xuất kho.

Hóa đơn (Invoice)

Hóa đơn đầu vào ghi nhận doanh nghiệp có nghĩa vụ phải trả số tiền mà họ còn nợ nhà cung cấp. Doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng để hoàn tất các nghiệp vụ bán hàng. Nội dung trong hóa đơn này phải trùng khớp với nội dung của phiếu bán hàng cũng như phiếu mua hàng. Hóa đơn còn là bằng chứng để kê khai và khấu trừ thuế GTGT

Doanh nghiệp sẽ nhận được hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp với chi tiết số tiền phải thanh toán và phần thuế GTGT của hóa đơn đó

Doanh nghiệp sẽ xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng của mình để yêu cầu thanh toán hoặc cũng có thể xuất sau khi nhận tiền thanh toán từ khách hàng (tùy theo thỏa thuận của 2 bên). Hóa đơn đầu ra cũng bao gồm số thuế GTGT đầu ra 

Tài liệu

Đặc điểm

Cơ chế hoạt động

Thẻ kho (Bin card)

• Mô tả sơ lược về hàng tồn kho
• Mã hàng tồn kho: để xác định cụ thể các mặt hàng và để dễ dàng cập nhật hồ sơ hàng tồn kho trên hệ thống vi tính
• Đơn vị đo lường: đơn vị đo lường hàng tồn kho. Ví dụ như mét, kilôgam, hộp,…
• Số lô: vị trí của hàng tồn kho trong kho
• Phiếu xuất: ngày tháng, số lượng và tham chiếu đến các nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở bộ phận Sản xuất (Material requisition – MR)
• Phiếu thu: ngày, số lượng và chi tiết phiếu nhập kho đối với hàng hóa doanh nghiệp đã được nhận và nhập kho hoặc phiếu trả lại nguyên vật liệu (Material return note – MRN) đối với hàng hóa bị trả lại kho khi chúng chưa được sử dụng vào sản xuất
• Số dư: số lượng hàng tồn kho còn tồn lại sau mỗi lần luân chuyển hàng tồn kho

Thẻ kho khi dùng xong phải đóng thành quyển và có chữ ký của giám đốc. Đây là căn cứ để xác định số lượng tồn kho nguyên vật liệu, dụng cụ, sản phẩm đồng thời thông qua đó ghi nhận trách nhiệm của thủ kho với hàng hóa tại kho. Mỗi thẻ kho được dùng ghi chép một loại vật liệu, dụng cụ và sản phẩm hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho

Sổ cái kho (Stores ledger account)

Các tài khoản sổ cái kho rất giống với thẻ kho. Chúng chứa tất cả thông tin mà thẻ kho có và chúng được cập nhật từ các nguồn giống nhau: GRN, MR và MRN. Nhưng có hai điểm khác biệt quan trọng:

• Chi tiết các khoản chi phí phát sinh được ghi vào tài khoản sổ cái kho, để thể hiện một đơn vị chi phí và tổng chi phí của mỗi lần xuất và nhập. Số dư hàng tồn kho sau mỗi lần luân chuyển hàng tồn kho cũng được ghi chép lại. Giá trị được ghi nhận trên sổ cái kho là một phần của sổ sách kế toán chi phí.
• Các tài khoản sổ cái kho được lập và lưu giữ trong bộ phận kế toán hoặc trong các cửa hàng tách biệt bởi một nhân viên có kinh nghiệm trong việc ghi sổ kế toán chi phí.
• Các tài khoản sổ cái kho thường được nhập lên hệ thống máy tính và cho phép doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn kho chưa có mục đích sử dụng (free inventory)

Thẻ kho là sổ tờ rời, trường hợp được đóng thành sổ gọi là “sổ kho”. Do đó, sổ cái kho là tập hợp của các thẻ kho khác nhau, thể hiện đầy đủ tất cả các hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Doanh nghiệp dựa vào sổ cái kho để lên các tài khoản chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu (Material requisition)

Phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên người lập phiếu
• Ngày lập phiếu
• Bộ phận yêu cầu nguyên vật liệu
• Tên, mã và đặc điểm nguyên vật liệu
• Số lượng nguyên vật liệu cần xuất
• Đơn vị tính toán/đo lường
• Mục đích sử dụng nguyên vật liệu

Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu sẽ được lập khi bộ phận Sản xuất cần thêm nguyên liệu có trong kho để sản xuất. Quản lý của bộ phận sản xuất sẽ phê duyệt phiếu yêu cầu và thủ kho sẽ tiến hành cấp phát nguyên liệu khi nhận được phiếu đã phê duyệt. Tài liệu này sẽ được sử dụng làm tài liệu nguồn cho:

• Cập nhật thẻ bin trong các cửa hàng
• Cập nhật tài khoản sổ cái tại bộ phận Quản lý chi phí
• Tính các chi phí chung hoặc chi phí của bộ phận đang sử dụng nguyên vật liệu

Phiếu hoàn nguyên vật liệu về kho (Material return note)

Phiếu này sẽ chứa các chi tiết tương tự như phiếu yêu cầu nguyên vật liệu. 

Khi các bộ phận hoàn lại các nguyên vật liệu không sử dụng cho bộ phận kho, một phiếu hoàn nguyên vật liệu sẽ được phát hành kèm theo. Phiếu này cũng được sử dụng làm tài liệu gốc để cập nhật các tài liệu tương tự như phiếu yêu cầu nguyên vật liệu. Tuy nhiên, lần này, nguyên vật liệu sẽ được nhập lại vào hàng tồn kho và sẽ khấu trừ các chi phí liên quan đến các nguyên vật liệu này đã ghi nhận trước đây

Tài liệu

Đặc điểm

Phân loại

Máy chấm công (Clock card)

Máy chấm công là thiết bị được sử dụng để ghi nhận giờ đến làm và giờ tan làm của người lao động, cung cấp căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ không, có đi sớm về muộn không... Từ những dữ liệu chấm công thu được từ máy, các bộ phận quản lý, nhân sự có thể tính lương, thưởng chính xác cho người lao động, giúp nâng cao ý thức làm việc, tinh thần kỷ luật để cơ quan, doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

• Máy chấm công cơ học: Đây là loại máy chấm công mà người chấm công sẽ đưa thẻ giấy vào máy. Sau đó, thời gian chấm công vào, ra của mỗi ca làm việc được in trực tiếp lên thẻ giấy chấm công (vì thế, loại máy này còn được biết đến với tên gọi đơn giản hơn là máy chấm công thẻ giấy). Việc tổng hợp dữ liệu chấm công cần được thực hiện thủ công trước rồi người dùng mới có thể nhờ tới sự hỗ trợ của phần mềm tính lương để xử lý các dữ liệu này
• Máy chấm công điện tử: Đây là loại máy chấm công mà ID nhân viên và dấu hiệu nhận diện nhân viên được lưu trước vào bộ nhớ máy. Khi người chấm công thành công trong việc xác thực danh tính đã được đăng ký trước, thời gian chấm công mỗi ngày được lưu trực tiếp vào bộ nhớ máy chấm công. Các dữ liệu chấm công sau đó được chuyển tới máy tính và được tổng hợp, xử lý bằng các phần mềm chấm công chuyên dụng hoàn toàn tự động dựa trên những yêu cầu cụ thể của người dùng.

Phiếu công tác (Job cards)

Phiếu công tác là hình thức cho biết thời gian mà một người lao động đã làm cho một công việc cụ thể nào đó. Phiếu công tác được sử dụng làm cơ sở để thanh toán các chi phí lao động trực tiếp cho khách hàng, và có thể được sử dụng để tính lương cho các nhân viên được trả theo giờ.

Phiếu công tác là mẫu tiêu chuẩn để người lao động ghi lại thời gian mà họ đã làm cho một công việc cụ thể nào đó. Những phiếu công tác này sau đó được thu thập lại và dùng để tính chi phí lao động trực tiếp. 

Phiếu công tác là một công cụ thiết yếu trong việc tính chi phí công việc, mặc dù việc ghi chép thủ công này có thể được thay thế bằng việc nhập dữ liệu trực tiếp vào các chương trình trên máy tính

Bảng chấm công (Timesheet)

Bảng chấm công là loại văn bản dùng để theo dõi ngày công thực tế mà nhân viên đã làm việc/ nghỉ việc/ nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong tháng – làm căn cứ tính trả lương cho nhân viên, người lao động được đầy đủ và chính xác nhất.

Mỗi bộ phận, phòng ban, tổ/ nhóm đều phải lập bảng chấm công hàng tháng – chuyển lưu tại phòng kế toán, sử dụng cùng các loại giấy tờ liên quan khác áp dụng tính lương trả cho nhân viên. Bảng chấm công thường được làm trên máy tính bằng file Excel.

• Bảng chấm công hàng ngày: Nhân viên điền vào một bảng chấm công như một bản ghi về thời gian làm việc. 
• Bảng chấm công hàng tuần: Tương tự như bảng chấm công hàng ngày nhưng được chuyển đến Bộ phận chi phí tiền lương vào cuối tuần