[Audit Life] KHI BẠN TRỞ THÀNH THỰC TẬP SINH TẠI BIG4 KIỂM TOÁN

Xin chào các bạn, ngay lúc này đây chắc hẳn các bạn đã tìm được nơi thực tập dành cho mình rồi phải không? Đối với mình, tầm thời gian này của năm 2019, mình may mắn giành được một suất thực tập làm việc tại một trong bốn công ty kiểm toán Big4. Sau khi gắn bó với nghề được một thời gian, mình đã có một ít kinh nghiệm và đôi khi rảnh rỗi thì nhớ lại chặng đường vừa - Đặc biệt là giai đoạn khi còn là thực tập sinh (internee), lúc đấy chỉ mới chập chững vào nghề, còn nhiều bỡ ngỡ. Hiểu được sự khó khăn đó, nay mình muốn chia sẻ đôi điều về những trải nghiệm trong kỳ thực tập (intership) để các bạn có sự chuẩn bị tốt nhất và cách nhìn tổng quan về những gì mà một intern sẽ phải trải qua. Cùng mình khám phá nhé!

1. Thời gian thực tập

Kỳ intership sẽ rơi vào hai mốc thời gian chính là đầu tháng 12 - đầu tháng 3 hoặc giữa tháng 12 - cuối tháng 3.Tùy theo lịch trình công ty mà kỳ internship sẽ kết thúc sớm hay. Ví dụ như EY HCM thường bắt đầu từ đầu tháng 12 nên internship kết thúc vào cuối tháng 2, còn EY Hà Nội thì bắt đầu giữa tháng 12 và kết thúc vào cuối tháng 3. Đối với các Big khác chắc chắn kỳ intership cũng sẽ rơi vào hai mốc thời gian này. Mình nghĩ mỗi lịch trình sẽ có ưu và khuyết điểm riêng. Các bạn thực tập trong khoảng tháng 12 sẽ bận rộn vì vừa phải thi và vừa phải đi làm, nhưng được kết thúc sớm và có nguyên tháng 3 để làm báo cáo thực tập/khóa luận tốt nghiệp, tuy nhiên bạn sẽ bỏ lỡ mất giai đoạn điên cuồng ra báo cáo cuối tháng 3 và khoảnh khắc hân hoan lúc “giao thừa”. Còn việc thực tập giữa tháng 12 thì có phần nhẹ nhàng hơn, nhưng tháng 3 sẽ bận rộn vì vừa lo chạy báo cáo vừa làm khóa luận.

2. Những ngày đầu tiên của kỳ thực tập (intership)

Khoảng 1 tuần đầu tiên là thời gian các bạn được công ty mở lớp ôn lại kiến thức và nhận các thiết bị hỗ trợ cho quá trình thực tập (laptop, thẻ ra vào công ty). Các kiến thức chủ yếu là những kiến thức cơ bản về kế toán để các bạn không thuộc chuyên ngành Kế – Kiểm có thể nắm và các bạn Kế – Kiểm có cơ hội ôn tập thức cơ bản về kiểm toán

Định nghĩa, bản chất và cách định khoản các tài khoản như 111, 112, 331, 334, 641, 642,..
Khái niệm cơ bản về kiểm toán như cơ sở dẫn liêu, rủi ro kiểm toán, mức trọng yếu,..
Cách giao tiếp và xử lý các tình huống khi gặp khách hàng

Cách sử dụng các phần mềm của công ty.

Giới thiệu các giao diện và phần mềm của công ty
Cách ghi nhận ngày công, tăng ca, làm việc ngoài giờ,..
Cách giải ngân các chi phí phát sinh khi đi kiểm toán như phí taxi, khách sạn, ăn uống,..
Cách đăng tải dữ liệu liên quan đến cuộc kiểm toán

Các chu trình kiểm toán phần hành được ôn luyện là những phần kỳ vọng thực tập sinh có thể phải làm trong thời gian thực tập.

Tiền và Các khoản tương đương tiền
Lương
Phải thu/Phải trả khách hàng
Chi phí bán hàng và Quản lý doanh nghiệp
Chi phí khác/ Thu nhập khác

3. Nhiệm vụ của thực tập sinh (intern)

Phần này sẽ là phần chi tiết hơn về những việc mà một intern sẽ làm trong kỳ thực tập. Nhiệm vụ của các bạn intern chủ yếu gồm các phần hành kiểm toán được giao,hỗ trợ kiểm tra chứng từ cho các anh/chị trong nhóm, chỉnh sửa và phát hành báo cáo, và công việc khác (Admin work).

* Kiểm toán phần hành: Khi bạn đi job, Trưởng nhóm kiểm toán sẽ phân công phần hành kiểm toán cho từng bạn trong nhóm để có sự chuẩn bị tốt nhất. Đối với intern thì các bạn nên tự list ra mỗi phần hành mình phải làm gì, thu thập chứng từ gì từ khách hàng, hoàn thành cái nào thì gạch bỏ cái đó. Phần chuẩn bị này rất quan trọng vì bạn chỉ qua khách hàng trong thời gian một tuần mà thôi, còn lại bạn làm ở công ty hoặc ở nhà. Nếu phát sinh vấn đề thiếu dữ liệu hay chứng từ thì nhiều khách hàng rất khó, họ sẽ không cung cấp hoặc rất lâu sau đó mới có dữ liệu. Trong thời gian đi khách hàng, khi có gì không hiểu hoặc bạn nghĩ là khách hàng làm sai thì phải hỏi các anh/chị ngay, vì nếu bạn hiểu sai thì các anh/chị sẽ giải thích, còn nếu quả thật khách hàng làm sai thì Trưởng nhóm kiểm toán sẽ giúp bạn thảo luận với khách hàng.

* Hỗ trợ kiểm tra chứng từ: Thường phần của intern là dễ nhất và ít rủi ro nhất, và có thể sẽ có thời gian. Lúc đó bạn sẽ hỗ trợ các anh/chị trong nhóm kiểm tra chứng từ.

* Điều chỉnh báo cáo: Phần hành được làm xong sẽ được Trưởng nhóm kiểm toán tổng hợp vào một file excel, và từ file excel này sẽ được đưa số lên file word để thành báo cáo. Điều chỉnh báo cáo gồm cập nhật số từ excel vào file word, chỉnh định dạng báo cáo, chỉnh font, size chữ, canh lề, kiểm tra khoảng trắng, dấu chấm, dấu phẩy, in đậm/nghiêng, viết hoa/không viết hoa, lỗi chính tả,..Tất cả là để đảm bảo báo cáo không bị sai dù chỉ một lỗi.

Ví dụ như ở EY, các anh/chị Trưởng nhóm kiểm toán cập nhật số liệu từ file excel vào file word và cập nhật ngày tháng thông tin trên báo cáo (EY gọi là thao tác Roll), các bạn thực tập sinh sẽ tính toán số tổng và kiểm tra lại số liệu có được dán vào đúng hay không (ở EY gọi đây là thao tác Casting).Hoặc là kiểm tra cách đánh note thuyết minh BCTC có đúng không, kiểm tra lỗi chính tả giữa hai bản Anh và Việt (ở EY gọi là thao tác Ref).

Sau đó, báo cáo được đưa cho Chủ nhiệm kiểm toán và Phó Tổng kiểm tra các vấn đề liên quan đến số liệu và thuyết minh để đưa ra ý kiến kiểm toán. Nếu có vấn đề thì Trưởng nhóm kiểm toán cùng thực tập sinh điều chỉnh lại. Đây là bước rất quan trọng nhen.

* Hỗ trợ phát hành báo cáo: Giai đoạn này là sau khi Trưởng nhóm kiểm toán đã chốt được báo cáo với khách hàng, bên cạnh đó cũng đã được các cấp xem xét để có thể đưa ra ý kiến kiểm toán.

Thường các bạn thực tập sẽ được huy động để đóng báo cáo, đưa báo cáo cho khách hàng. Tất cả đều dưới sự hướng dẫn của các Trưởng nhóm kiểm toán.

Quy trình phát hành báo cáo như sau:

* Công việc Admin: Các bạn intern sẽ hỗ trợ các anh/chị theo dõi thư xác nhận, gấp thư xác nhận vào box file, in ấn/photo/scan giấy tờ, đặt khách sạn, thanh toán phí di chuyển, hỗ trợ nhóm đặt đồ ăn,..

Mình từng đi một job hồi đợt thực tập, thư xác nhận của job đó rất nhiều, phải nhờ đến sự hỗ trợ của các bạn khác và thậm chí là Chủ nhiệm kiểm toán của job đó phải ngồi gấp thư xác nhận với tụi mình tới 9 giờ tối. Đó là trải nghiệm mà mình không bao giờ quên được, cả nhóm cùng làm cùng cười nói, không phân biệt level cao hay thấp, tất cả đều làm vì mục tiêu chung.

Nhìn chung, khi vào mùa bận tất cả những việc này ai cũng phải làm, không kể đó là thực tập hay Trưởng nhóm kiểm toán hay thậm chí là Chủ nhiệm kiểm toán, ai đang rảnh thì người đó làm, không phải là do bạn là intern nên bạn chỉ được làm việc ít não đâu nhé. Trong giai đoạn này, bạn không cần phải lo sợ gì cả. Thực tập sinh sẽ được đánh giá chủ yếu trên thái độ, tinh thần sẵn sàng, không ngại khó, còn về mặt kiến thức có thể trau dồi thêm. Mình đã từng gặp một trường hợp bạn có kiến thức tốt về chuyên ngành và đã lấy được bằng ACCA. Nhưng tính cách bạn hơi tự cao, luôn làm theo ý mình, cuối cùng cũng gây ra rắc rối và bị “đào thải”. Đúng là kiến thức bạn có thể giỏi hơn người khác, nhưng kinh nghiệm thì chắc chắn bạn không bằng nên cần phải khiêm tốn học hỏi.

Chúc bạn có kỳ thực tập thành công và nhiều trải nghiệm tuyệt vời nhé!