[FA/F3: Tóm tắt kiến thức] Lesson 6 - Từ Bảng cân đối thử lên Báo cáo tài chính (From Trial balance to Financial statements)

Cung cấp thông tin về quy trình kế toán lập Bảng cân đối thử và từ đó lập các Báo cáo tài chính

Thông tin đầu vào cho quy trình lập báo cáo tài chính là thông tin về các nghiệp vụ kinh tế (Business Transactions). Quy trình lập báo cáo tài chính gồm 4 bước cơ bản: Thu thập chứng từ (Documenting), Ghi nhận thông tin kế toán (Recording), Tổng hợp thông tin (Summarising), Trình bày thông tin (Presenting).

Tại bước tổng hợp thông tin, sau khi phản ánh các tài khoản tương ứng từ sổ sách ghi nhận ban đầu (Books of prime entry) lên sổ cái (Ledgers), kế toán sẽ tổng hợp dữ liệu và trình bày thông tin lên bảng cân đối thử (Trial Balance).
Bảng cân đối thử (Trial Balance) là cơ sở để kế toán lập và trình bày các báo cáo tài chính (Financial Statements).

Phạm vi bài học dưới đây sẽ tập trung vào quy trình từ Bảng cân đối thử (Trial Balance) để kế toán lập các báo cáo tài chính (Financial Statements).

I. Mục tiêu

• Bảng cân đối thử (The trial balance)
• Chuẩn bị báo cáo tài chính từ bảng cân đối thử (Preparing financial statements from trial balance)

II. Nội dung

1. Bảng cân đối thử (The Trial Balance)

• Bảng cân đối thử (Trial balance) là danh sách tập hợp các tài khoản trên sổ cái (Ledgers accounts) được trình bày dưới dạng 2 cột Nợ (Debit) và Có (Credit).
• Trên bảng cân đối thử, Tổng bên Nợ (Total Debits) = Tổng bên Có (Total Credits)
•  Ví dụ về bảng cân đối thử:
  
• Quy trình lập bảng cân đối thử:

Bước 1: Tập hợp các tài khoản sổ cái (Collecting ledger accounts)

Bước 2: Cân đối các tài khoản sổ cái (Balancing ledger accounts)

Sau khi tập hợp các tài khoản sổ cái, kế toán sẽ tiến hành: Cộng tổng 2 bên Nợ và Có của mỗi đầu tài khoản và thực hiện điều chỉnh cân đối trên các tài khoản đó sao cho Tổng Nợ = Tổng Có.

Khi cân đối các tài khoản sẽ có các trường hợp sau:

• Tổng Nợ = Tổng Có: không thực hiện điều chỉnh
• Tổng Nợ > Tổng Có: tài khoản có số dư Nợ
• Tổng Có > Tổng Nợ: tài khoản có số dư Có

Ví dụ: 

Tài khoản có trên có số dư Nợ là $2,000.

Số dư Nợ kỳ này sẽ được chuyển sang kỳ sau là khoản dư Có đầu kỳ (Balance b/d = Opening balance)

Đối với các tài khoản có số dư cuối kỳ bên Có thì được ghi nhận ngược lại.

Bước 3: Tập hợp các số dư (Collecting the balances)

Sau khi các tài khoản được cân đối, kế toán tập hợp và lên danh sách số dư các tài khoản. Danh sách này được gọi là bảng cân đối thử (trial balance).

Bước 4: Xử lý các khoản không cân đối giữa Nợ và Có (Test the accuracy of the double entry accounting records)

• Bảng cân đối thử có thể được sử dụng để kiểm tra sự chính xác của việc ghi nhận các nghiệp vụ kế toán. Nếu 2 bên Nợ và Có chênh lệch thì chắc chắn lỗi phát sinh trong việc ghi nhận các tài khoản.
• Tuy nhiên bảng cân đối thử không chỉ ra được những lỗi sau:
  

Chữa lỗi trên Bảng cân đối thử:

• Mở một tài khoản tạm thời (suspense account) để ghi nhận những khoản không cân đối
• Kế toán sẽ kiểm tra lại để tìm ra các lỗi
• Chuẩn bị nhật ký (a journal) để chữa lỗi bằng cách ghi nhận vào tài khoản tạm thời và các tài khoản có lỗi tương ứng khác

Ví dụ:

A payment of $1,234 for a telephone bill is correct entered in the cash book but debited to telephone account as $1,243.

Lỗi:

    Dr. Telephone a/c                                                    1,243

               Cr. Cash                                                                                                               1,234

               Cr. Suspense a/c                                                                                                       9

Chữa lỗi:

Dr. Suspense a/c                                                                    9

               Cr. Telephone a/c                                                                                                     9

2. Chuẩn bị báo cáo tài chính từ bảng cân đối thử (Preparing Financial Statements from Trial Balance)

a. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Statement of Profit or Loss)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Là báo cáo tài chính tổng hợp, trình bày khả năng sinh lời và thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

- Lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (SPL) từ Bảng cân đối thử:

• Kế toán sử dụng tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” (P/L a/c hoặc SPL) để tổng hợp các tài khoản liên quan đến Thu nhập (Income) và Chi phí (Expenses)
  
• Các tài khoản liên quan đến Thu nhập và Chi phí đồng thời cuối kỳ được kết chuyển vào tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh”
  
• Các tài khoản liên quan đến Thu nhập và Chi phí không có số dư cuối kỳ

- Ví dụ:

b. Bảng cân đối kế toán (The statement of financial position/ Balance sheet)

- Bảng cân đối kế toán:
Là một báo cáo tài chính ở một thời điểm nhất định, tóm tắt ngắn gọn về những gì mà doanh nghiệp có/sở hữu (tài sản - Assets) và những gì mà doanh nghiệp nợ (các khoản nợ - Liabilities) ở một thời điểm nhất định

- Lập Bảng cân đối kế toán (BS) từ Bảng cân đối thử:

• Kế toán tập hợp số dư của các tài khoản liên quan đến Tài sản và Nợ phải trả theo 2 cột Nợ và Có như trên Bảng cân đối thử
• Đối với các tài khoản có tác động tới Nguồn vốn (Capital): “Rút vốn” (Drawings) và “Xác định kết quả kinh doanh” (SPL), kế toán thực hiện kết chuyển sang tài khoản Nguồn vốn như sau:
  
• Sau khi tập hợp các số dư, ta có được Bảng cân đối kế toán

- Ví dụ: 

Author: Linh Tran