[LW/F4: Tóm tắt kiến thức] Lesson 10: Thành lập công ty (Company formation)

Trong bài học này chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu cách mà một công ty được hình thành thông qua các khía cạnh thủ tục của việc thành lập công ty.

I. Người sáng lập công ty và các hợp đồng của công ty trước khi được thành lập

1. Người sáng lập (Promoter)

Người sáng lập là người cam kết thành lập một công ty và người họ đồng thời cũng là người thực hiện các bước cần thiết để hoàn thành mục đích đó.

a. Nhiệm vụ của người sáng lập

Nếu người sáng lập đồng thời là chủ sở hữu của công ty thì sẽ không phát sinh hiện tượng xung đột lợi ích. Tuy nhiên, trong thực tế, người sáng lập thường là người đại diện của chủ sở hữu công ty và có nhiệm vụ phải tuân thủ nghĩa vụ đại diện và nghĩa vụ uỷ thác (fiduciary duties). Cụ thể như sau:

• Người sáng lập phải tính đến bất kỳ lợi ích nào thu được khi hoạt động với tư cách là người sáng lập
• Người sáng lập không được đặt mình vào vị trí mà lợi ích của họ xung đột với lợi ích của công ty
• Người sáng lập phải cung cấp đầy đủ thông tin về các giao dịch của họ và tính tất cả các khoản tiền phát sinh từ chúng cho Ban giám đốc công ty.

b. Vi phạm nghĩa vụ uỷ thác của nhà sáng lập

Nếu nhà sáng lập không tiết lộ chính xác các khoản lợi nhuận hợp pháp hoặc nếu họ thu lợi bất chính, thì họ đã vi phạm nghĩa vụ uỷ thác. 

Trong trường hợp này, công ty sẽ hủy bỏ hợp đồng và thu hồi tiền của mình. Nếu đã quá muộn để hủy bỏ vì tài sản không còn có thể được trả lại hoặc công ty muốn giữ nó. Khi đó, công ty chỉ có thể thu hồi tiền từ người sáng lập 

2. Các hợp đồng trước khi thành lập công ty (Pre-incorporation contracts)

Hợp đồng trước khi thành lập là hợp đồng được lập bởi công ty hoặc người đại diện vào thời điểm trước khi công ty được thành lập. 

Công ty chỉ có thể phê duyệt loại hợp đồng này sau khi nó được thành lập vì vậy, trước thời điểm này người đại diện sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm với hợp đồng mà họ ký.

Tuy nhiên, người đại diện có thể miễn trừ trách nhiệm pháp lý đối với hợp đồng trước khi thành lập bằng một số cách sau:

• Hợp đồng vẫn là một bản nháp cho đến khi công ty được thành lập, các giám đốc nhậm chức và công ty phê duyệt hợp đồng
• Nếu vẫn phải ký hợp đồng trước khi công ty thành lập thì bổ sung thêm điều khoản rằng trách nhiệm cá nhân của người đại diện sẽ chấm dứt nếu khi công ty được thành lập và sẽ ký một hợp đồng mới về các điều khoản giống hoặc tương tự hợp đồng trước khi thành lập
• Mua một công ty đã được thành lập sẵn (off the shelf) để phê duyệt hợp đồng 

II. Thành lập công ty 

1. Thủ tục thành lập

Thủ tục thành lập công ty trải qua 3 bước sau:

a. Nộp đơn đăng ký

Công ty phải làm một đơn đăng ký thành lập công ty và nộp cho Cơ quan đăng ký (the Registrar). Mẫu đơn bao gồm các nội dung sau:

• Tên đề xuất của công ty
• Vị trí của văn phòng công ty đã đăng ký
• Trách nhiệm của các thành viên được giới hạn bằng cổ phiếu hoặc cam kết
• Loại công ty là tư nhân hay đại chúng
• Sứ mệnh công ty

b. Cơ quan đăng ký phê duyệt

Cơ quan đăng ký sẽ xem xét liệu các tài liệu có phù hợp hay không. Nếu thỏa mãn điều kiện quy định, công ty sẽ được cấp một số đăng ký (Registered Number). Giấy chứng nhận thành lập được cấp và công bố rộng rãi.

Ngoài ra người sáng lập có thể lựa chọn việc mua lại một công ty đã được đăng ký thành lập (off the shelf) nhằm giảm được thủ tục hành chính khi thành lập công ty.

c. Đăng ký lại công ty

Các công ty có thể đăng ký lại để thay đổi loại hình công ty hoạt động. Cụ thể:

2. Thủ tục để bắt đầu kinh doanh

Thủ tục đối với công ty đại chúng và công ty tư nhân là khác nhau. Cụ thể:

• Công ty đại chúng cần phải có được giấy phép kinh doanh (Trading certificate) thì mới được phép hoạt động kinh doanh.
  • Việc có giấy phép kinh doanh được yêu cầu trong vòng 1 năm từ ngày thành lập
  • Nếu một công ty đại chúng hoạt động kinh doanh trước khi có giấy phép kinh doanh thì hoạt động đó vẫn có hiệu lực. Tuy nhiên, công ty phải nộp tiền phạt và cũng có thể phải bồi thường cho bên thứ ba.
• Công ty tư nhân có thể hoạt động kinh doanh ngay sau khi thành lập mà không cần giấy phép kinh doanh.

III. Sổ sách và hồ sơ theo luật định

1. Sổ đăng ký

Các công ty phải giữ sổ đăng ký và bản sao hồ sơ tại văn phòng đã đăng ký hoặc một địa điểm kiểm tra thay thế duy nhất đã được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh (companies house).

Một số loại sổ đăng ký và bản sao bao gồm:

2. Sổ sách kế toán và tài khoản hàng năm

a. Sổ sách kế toán

Công ty phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ kế toán để giải thích các giao dịch của công ty và tình hình tài chính của công ty.

• Công ty tư nhân phải lưu giữ hồ sơ kế toán ít nhất trong 3 năm
• Công ty đại chúng phải lưu ít nhất 6 năm

Hồ sơ kế toán nên được lưu giữ tại văn phòng đăng ký công ty hoặc ở một số nơi khác mà ban giám đốc cho là phù hợp.

Hồ sơ kế toán phải được công khai để các giám đốc của công ty kiểm tra. Cổ đông không có quyền theo luật định để kiểm tra hồ sơ, mặc dù họ có thể xin được cấp quyền.

b. Tài khoản hàng năm

Một công ty phải chuẩn bị các tài khoản hàng năm và đưa ra các báo cáo khác nhau trước các cổ đông và nộp chúng cho Cơ quan đăng ký sau khi được ban giám đốc phê duyệt.

Thời gian để nộp báo cáo tài khoản kể từ khi kết thúc kỳ kế toán:

• Công ty đại chúng: 6 tháng
• Công ty tư nhân: 9 tháng 

Mỗi cổ đông và người nắm giữ trái phiếu (debenture holder) có quyền được gửi một bản sao của các tài khoản hàng năm, cùng với các báo cáo của giám đốc và kiểm toán viên.

IV. Biên bản chứng thực

Biên bản chứng thực (Confirmation Statement) là một biên bản được sử dụng để xác nhận rằng không có thay đổi nào đối với các mục được kê khai khi công ty được thành lập, như:

• Địa chỉ trụ sở đăng ký của công ty
• Địa chỉ (nếu khác) nơi lưu giữ sổ đăng ký thành viên hoặc người ghi nợ
• Loại hình công ty và các hoạt động kinh doanh chính của công ty
• Tổng số cổ phiếu đã phát hành, tổng giá trị danh nghĩa của chúng và số tiền đã thanh toán và chưa thanh toán trên mỗi cổ phiếu…

Nếu thay đổi đã được thực hiện, nó chỉ ghi lại những thay đổi đã xảy ra. Báo cáo có thể được gửi bất kỳ lúc nào, nhưng không quá 12 tháng giữa các lần gửi báo cáo.

V. Bài tập minh hoạ

Which of the following statements concerning promoters is correct?

A. An accountant who acts in a professional capacity in the formation of a company is a promoter
B. A promoter may not make a profit as a result of their position
C. A promoter that acts as an agent for others must not put themselves into a position where their own interests clash with that of the company they are forming
D. A promoter may not own shares in the company that they are forming

Phân tích đề:

Đề bài đang hỏi là nhận định nào sau đây về người sáng lập là đúng?

Lời giải: C

Trong trường hợp người sáng lập hoạt động như một người đại diện cho người khác, họ không được đặt mình vào vị trí mà lợi ích của họ xung đột với lợi ích của công ty nên đáp án C đúng.

Một người sáng lập không thể là kế toán viên của công ty, do đó đáp án A sai.

Người sáng lập có thể kiếm được lợi nhuận hợp pháp do vị trí của họ do đó đáp án B sai.

Không có gì ngăn cản người sáng lập sở hữu cổ phần trong công ty mà họ thành lập do đó đáp án D sai.

Author: Đạt Lê