[LW/F4: Tóm tắt kiến thức] Lesson 11: Điều lệ công ty (Constitution of a company)

Điều lệ công ty là một tài liệu quan trọng được yêu cầu phải nộp cho cơ quan đăng ký công ty trước khi thành lập công ty. Trong bài học này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu rõ hơn về điều lệ công ty.

I. Bản ghi nhớ của công ty (Memorandum)

Bản ghi nhớ là một thỏa thuận đơn giản giữa những cổ đông ban đầu (subscriber) của công ty với một mục đích chung là thành lập công ty.

Bản ghi nhớ cho biết:

• Ý định thành lập công ty của các cổ đông
• Sự cam kết trở thành thành viên của công ty và sở hữu ít nhất một cổ phần của mỗi người nếu công ty có vốn cổ phần.

Bản ghi nhớ phải theo mẫu quy định và phải có chữ ký của tất cả cổ đông ban đầu.

II. Điều lệ của công ty (Company constitution)

Điều lệ của công ty bao gồm 2 thành phần chủ yếu sau:

1. Nghị quyết và thoả thuận

Nghị quyết là các quyết định được thông qua bởi các thành viên hay các thoả thuận có ảnh hưởng trực tiếp đến điều lệ của công ty bởi chúng được sử dụng để bổ sung, điều chỉnh và loại bỏ các khoản mục trong điều lệ công ty.

Bản sao của các nghị quyết hoặc thỏa thuận sửa đổi điều lệ phải được gửi cho Cơ quan đăng ký trong vòng 15 ngày kể từ ngày được thông qua hoặc đồng ý.

Nếu một công ty không làm được điều này thì nhân viên vi phạm sẽ bị phạt tiền. Trong trường hợp, một nghị quyết hoặc thỏa thuận ảnh hưởng đến điều lệ của công ty không được viết thành văn bản, thì công ty phải gửi cho cơ quan đăng ký một bản ghi nhớ bằng văn bản nêu rõ các điều khoản của nghị quyết hoặc thỏa thuận được đề cập.

2. Điều lệ của công ty (Articles)

Các điều lệ của công ty bao gồm các quy tắc nội bộ liên quan đến việc quản lý và điều hành công ty.

a. Nội dung của điều lệ công ty

Điều lệ công ty bao gồm các nội dung sau:

• Quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của bản giám đốc
• Bổ nhiệm và bãi nhiệm giám đốc
• Cuộc họp của ban giám đốc
• Quyền của các cổ đông
• Đại hội cổ đông  
• Phân chia lợi tức
• Phát hành và chuyển nhượng cổ phiếu
• Tài liệu và sổ sách công ty
• Thư ký của công ty

b. Thay đổi điều lệ công ty

Bất kỳ công ty nào cũng có quyền để thay đổi các điều lệ của mình bằng các nghị quyết đặc biệt (special resolution), nhằm đem lại lợi ích cho cả công ty.

Một công ty tư nhân có thể thông qua một nghị quyết bằng văn bản (written resolution) khi có từ 75% số phiếu tán thành từ cổ đông.

Quyền chống lại kiến nghị của thiểu số (Expulsion of minorities) xảy ra trong trường hợp số đông các cổ đông tìm cách đảm bảo lợi ích cho bản thân bằng việc phân biệt đối xử thì việc thay đổi điều lệ công ty cho các mục đích đó sẽ không được coi là hợp lệ.

3. Sự tương tác giữa quy định pháp luật và điều lệ của công ty

Luật có thể cho phép công ty làm điều gì đó nếu điều lệ công ty có quy định. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt:

• Nếu luật cấm điều gì thì công ty không được làm dù điều lệ có quy định hay không
• Nếu điều gì đó được luật cho phép bằng một thủ tục đặc biệt thì dù điều lệ không quy định nhưng công ty có thể làm.
  Ví dụ: thông qua một nghị quyết đặc biệt trong cuộc họp cổ đông.

III. Mục tiêu và năng lực của công ty

1. Mục tiêu của công ty (Company objects)

Trước đây, các công ty được yêu cầu nêu rõ mục tiêu của mình bằng điều khoản cụ thể trong bản ghi nhớ của công ty. Điều khoản này quy định mọi thứ công ty có thể làm, bao gồm cả việc trở thành công ty thương mại nói chung.

Tuy nhiên, khi Đạo luật Công ty 2006 (TSO, 2006) được ban hành. Mục tiêu của công ty là hoàn toàn không bị hạn chế (tức là nó có thể thực hiện bất kỳ hoạt động hợp pháp nào). Chỉ những công ty muốn hạn chế hoạt động của nó mới ghi rõ các mục tiêu trong điều lệ của công ty

Có thể thay đổi các điều lệ của một công ty bằng một nghị quyết đặc biệt (special resolution) cho bất kỳ lý do nào. 

2. Năng lực hợp đồng và sự vượt quá thẩm quyền

a. Năng lực hợp đồng

Khi công ty ký hợp đồng với một trong các giám đốc hoặc công ty mẹ của nó hoặc bất kỳ người nào có liên hệ với các giám đốc, hợp đồng được thực hiện giữa công ty và các bên này sẽ có thể bị vô hiệu trong trường hợp giám đốc hành động ngoài thẩm quyền của họ.

Cho dù hợp đồng có bị hủy hợp đồng hay không, thì bên ký hợp đồng và bất kỳ giám đốc ủy quyền nào cũng có trách nhiệm hoàn trả bất kỳ khoản lợi nhuận nào mà họ đã thực hiện hoặc bù đắp bất kỳ khoản lỗ nào do hợp đồng đó gây ra.

b. Sự vượt quá quyền hạn (Ultra vires)

Sự vượt quá quyền hạn là khi công ty hành động không đúng với các mục tiêu đã đặt ra và vượt ngoài khả năng của họ.

Luật Công ty 2006 quy định:

• Tính hợp lệ của một hành động do một công ty thực hiện sẽ không bị nghi ngờ vì lý do thiếu năng lực bởi bất kỳ điều gì trong điều lệ của công ty
• Khi một người giao dịch với công ty một cách thiện chí, quyền hạn của các giám đốc để ràng buộc công ty hoặc ủy quyền cho người khác làm điều đó, sẽ được coi là không có bất kỳ giới hạn nào theo quy định của điều lệ công ty.

IV. Tên công ty và địa chỉ đăng ký

1. Lựa chọn tên công ty

  Khi chọn tên, các công ty phải lưu ý một số điểm sau:

2. Các vấn đề khiếu nại về tên công ty

Một công ty có thể khiếu nại công ty khác nếu cảm thấy tên của công ty đó quá giống với tên của họ, ngay cả khi tên đó đã được đăng ký hợp lệ.

Trong hầu hết các trường hợp, người xét xử sẽ yêu cầu công ty vi phạm đổi tên thành một công ty không vi phạm các quy tắc. Trong một số trường hợp khác, người xét xử có thể xác định tên mới cho công ty đó.

Tuy nhiên, nếu hoạt động kinh doanh của hai công ty khác nhau, thì sự nhầm lẫn khó có thể xảy ra và do đó tòa án sẽ từ chối đưa ra lệnh.

Khiếu nại cũng sẽ không thành công nếu người khiếu nại yêu cầu sử dụng độc quyền một từ có cách sử dụng chung.

3. Đăng ký địa chỉ công ty

Công ty luôn phải có một văn phòng đăng ký để mọi thông tin liên lạc và thông báo có thể được gửi đến.  Một công ty có thể thay đổi địa chỉ văn phòng đã đăng ký của mình (nhưng không phải là trụ sở). Nhưng trong thời gian 14 ngày sau khi thông báo được gửi, bất kỳ người nào cũng có thể xuất trình hợp lệ các giấy tờ đến địa chỉ trước đó

V. Bài tập minh hoạ

Which of the following statements regarding changing a company's articles of association is correct?

A. A company may only change its articles once in a financial year
B. A company requires a special or written resolution with a 75% majority to change its articles
C. A company must send copies of the amended articles to the Registrar of Companies within 28 days of the amendment taking place

Phân tích đề:

Đề bài đang hỏi Câu nào sau đây về việc thay đổi điều lệ của công ty là đúng?

Lời giải: B

Một nghị quyết đặc biệt hoặc bằng văn bản với 75% biểu quyết thông qua là đủ để thay đổi các điều lệ của công ty. Không có giới hạn về số lần mỗi năm các điều lệ có thể được thay đổi. Bản sao của sửa đổi điều lệ phải được gửi cho Cơ quan đăng ký sau 15 ngày kể từ ngày sửa đổi có hiệu lực

Author: Đạt Lê