[LW/F4: Tóm tắt kiến thức] Lesson 17: Đại hội cổ đông và các nghị quyết (Company meeting and resolution)

Trong bài học này chúng ta sẽ cùng xem xét các thủ tục mà các cổ đông dùng để kiểm soát các công ty, cụ thể là các cuộc họp đại hội đồng và các nghị quyết.

I. Cuộc họp cổ đông

1. Tầm quan trọng của các cuộc họp cổ đông

Các thành viên trong đại hội có thể thực hiện quyền kiểm soát đối với các giám đốc, mặc dù chỉ ở một mức độ hạn chế. Cần có sự chấp thuận của thành viên trong cuộc họp, nếu các giám đốc muốn:

• Vượt quá quyền lực được ủy quyền hoặc sử dụng quyền lực cho mục đích khác với mục đích đã định
• Phân bổ cổ phần (trừ khi đó là công ty tư nhân với một loại cổ phần)
• Thực hiện một hợp đồng mua bán có giá trị lớn đối với giám đốc
• Cấp cho giám đốc một thỏa thuận làm việc lâu dài

Việc bổ nhiệm và miễn nhiệm kiểm toán viên thường được thực hiện trong cuộc họp này. Ngoài ra, các cuộc họp cổ đông là cơ hội để các cổ đông giải quyết những tranh chấp giữa họ thông qua biểu quyết cho các nghị quyết.

2. Đại hội cổ đông

Đại hội cổ đông được chia thành 2 loại sau:

a. Đại hội cổ đông thường niên (AGM)

AGM được tổ chức một năm một lần bởi các công ty đại chúng. Công ty tư nhân không cần phải tổ chức đại hội cổ đông thường niên.

Quy tắc để tổ chức một cuộc họp cổ đông thường niên:

• Công ty đại chúng phải tổ chức đại hội cổ đông trong vòng 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm
• Việc này phải được quy định rõ trong điều lệ công ty
• Thông báo họp có thể bằng văn bản, điện tử hoặc qua website
• Cần thông báo trước cho cổ đông ít nhất 21 ngày; nếu dài hơn thì phải quy định cụ thể trong điều lệ công ty
• Thông báo họp ngắn hơn chỉ có giá trị nếu tất cả các thành viên đồng ý
• Thông báo họp phải nêu rõ thời gian, ngày tháng, địa điểm họp

b. Đại hội cổ đông bất thường 

Một cuộc họp cổ đông bất thường có thể được tổ chức bất kỳ lúc nào khi có yêu cầu từ một trong các bên sau:

3. Cuộc họp của các loại cổ đông

Nếu công ty có nhiều hơn một loại cổ phần (như công ty có cổ phần ưu đãi và cổ phần phổ thông) thì có thể phải triệu tập một cuộc họp của những người nắm giữ một loại cổ phần, để thông qua một phương án đề xuất của quyền gắn liền với cổ phiếu của họ.

Những người nắm giữ cổ phần của cùng một loại có thể được chia thành các nhóm riêng biệt nếu kế hoạch được đề xuất sẽ ảnh hưởng đến mỗi nhóm khác nhau.

4. Triệu tập cuộc họp cổ đông (Calling a meeting) 

a. Thời gian thông báo

Một cuộc họp không thể đưa ra các quyết định hợp lệ và ràng buộc cho đến khi nó được triệu tập đúng cách. Thông báo họp Đại hội đồng phải được gửi trước 14 ngày.

Thông báo triệu tập đại hội có thể được gửi trong thời gian ngắn hơn nếu:

• Có sự đồng ý của 90% cổ đông đối với công ty tư nhân
• Có sự đồng ý của 95% cổ đông cho đại hội bất thường và 100% cho AGM đối với công ty đại chúng

b. Thông báo đặc biệt về nghị quyết

Thông báo đặc biệt (special note) là thông báo trước 28 ngày và được nhằm đưa ra một số loại nghị quyết tại cuộc họp cổ đông công ty.

Thông báo đặc biệt phải được đưa ra cho công ty khi có ý định cho các nghị quyết liên quan đến:

• Loại bỏ một kiểm toán viên hoặc chỉ định một kiểm toán viên khác với kiểm toán viên đã được chỉ định tại cuộc họp năm trước
• Cách chức một giám đốc hoặc bổ nhiệm người thay thế họ sau khi cách chức

5. Tiến hành một cuộc họp (Proceedings at meetings)

Một cuộc họp chỉ có thể đưa ra các quyết định ràng buộc nếu thỏa mãn các điều kiện sau:

a. Ủy quyền 

Người được ủy quyền (Proxy) là người được cổ đông chỉ định để bỏ phiếu thay mặt cho cổ đông đó tại các cuộc họp công ty.

Nguyên tắc chỉ định người được ủy quyền như sau:

Nguyên tắc	Nội dung
Quy tắc cơ bản	Mọi thành viên đều có thể chỉ định một người được ủy quyền Người được ủy quyền không cần phải là cổ đông Người được ủy quyền có thể phát biểu tại cuộc họp Một thành viên có thể chỉ định nhiều hơn một người được ủy quyền nếu họ giữ nhiều hơn một loại cổ phần
Biểu quyết	Người được ủy quyền có thể bỏ phiếu và giơ tay biểu quyết Người được ủy quyền có thể yêu cầu một cuộc thăm dò ý kiến tại cuộc họp Có thể biểu quyết ủng hộ hoặc phản đối một nghị quyết
Thông báo	Mọi thông báo về cuộc họp phải nêu rõ quyền của cổ đông đối với người được ủy quyền Thông báo về sự chỉ định người được ủy quyền nên được gửi cho công ty ít nhất 48 giờ trước cuộc họp

b. Biểu quyết (Voting)

Quyền biểu quyết của các thành viên và số phiếu bầu mà họ được hưởng được quy định trong điều lệ công ty. Có 2 hình thức biểu quyết:

c. Biên bản họp đại hội cổ đông (Minutes of company meetings)

Biên bản họp ghi lại tiến trình tổ chức và diễn ra của một cuộc họp cổ đông.

Theo quy định, các biên bản này cần được lưu trữ trong 10 năm và sẵn sàng để các thành viên kiểm tra. Chủ tịch phải ký vào các biên bản này.

Các công ty đại chúng niêm yết được yêu cầu phải công bố trên website về kết quả bỏ phiếu tại các cuộc họp cổ đông.

II. Nghị quyết (Resolution) 

Các cổ đông có thể thể hiện sự đồng ý của họ đối với nghị quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu. Một đại hội cổ đông thường thông qua 2 loại nghị quyết. 

Ngoài ra đối với công ty tư nhân có thể thông qua một loại nghị quyết khác mà đó là nghị quyết thông qua bằng văn bản.

Cụ thể như sau:

1. So sánh nghị quyết thông thường và nghị quyết đặc biệt

Ngoài khác biệt về yêu cầu đa số để thông qua nghị quyết, 2 loại nghị quyết này còn có một số điểm khác biệt sau:

Tiêu chí	Nghị quyết đặc biệt	Nghị quyết thông thường
Nội dung nghị quyết	Phải được nêu đầy đủ trong thông báo triệu tập cuộc họp, và nó phải được mô tả như một nghị quyết đặc biệt.	Điều này không cần thiết đối với một nghị quyết thông thường, nếu đó là công việc kinh doanh thông thường.
Báo cáo với cơ quan có thẩm quyền	Một bản sao có chữ ký của mọi nghị quyết đặc biệt phải được chuyển đến Cơ quan đăng ký để nộp hồ sơ	Gần như toàn bộ không cần phải nộp hồ sơ ngoại trừ một số nghị quyết liên quan đến vốn cổ phần

2. Nghị quyết thông qua bằng văn bản

a. Nghị quyết thông qua bằng văn bản do ban giám đốc đề xuất

Các bản sao của nghị quyết do các giám đốc đề xuất phải được gửi cho từng cổ đông đủ điều kiện để bỏ phiếu.

Nghị quyết phải được đính kèm các thông báo sau cho thành viên:

• Cách thể hiện sự đồng ý của họ với nghị quyết
• Ngày nghị quyết phải được thông qua

b. Nghị quyết thông qua bằng văn bản do các cổ đông đề xuất

Các thành viên nắm giữ 5% (hoặc thấp hơn nếu được các điều lệ cho phép) quyền biểu quyết có thể yêu cầu thông qua một nghị quyết bằng văn bản với điều kiện:

• Sẽ hiệu quả (không bị các điều luật ngăn cản)
• Không phỉ báng, phù phiếm hoặc gây nên sự bất mãn

Các bản sao của nghị quyết, cách đồng ý và ngày của nghị quyết được thông qua phải được gửi cho từng thành viên trong vòng 21 ngày kể từ ngày yêu cầu thông qua nghị quyết.

III. Bài tập minh hoạ

In a general meeting, which of the following items of business would require a special resolution?

A. Appointing a director
B. Removing an auditor
C. Ratifying the ultra vires actions of a director
D. Altering the Articles of Association

Phân tích đề:

Đề bài đang trong cuộc họp cổ đông công việc nào yêu cầu phải có một nghị quyết đặc biệt?

Lời giải: D

Thay đổi các điều lệ công ty cần một nghị quyết đặc biệt, các trường hợp khác chỉ cần nghị quyết thông thường.

Author: Đạt Lê