[MA/F2: Tóm tắt kiến thức] Lesson 1: Thông tin cho quản trị (Information for management )

Cung cấp kiến thức về thông tin quản trị và nhiệm vụ của một nhà quản trị

I. Mục tiêu

• Định nghĩa, phân biết về kế toán tài chính và kế toán quản trị (Definition, compare)
• Các nguồn dữ liệu và thông tin (Data and information)
• Các bước trong quy trình quản trị (Process)
• Quan điểm về hoạt động quản lý (View)

II. Nội dung

1. Kế toán tài chính và kế toán quản trị

1.1. Định nghĩa

• Hệ thống kế toán tài chính đảm bảo rằng tài sản và nợ phải trả của một doanh nghiệp được hạch toán đúng và cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định cho các cổ đông và cho các bên khác có quan tâm.
• Hệ thống kế toán quản trị cung cấp thông tin cụ thể cho việc mục đích quản trị của các nhà quản lý trong một doanh nghiệp.

1.2. Kế toán chi phí (Cost accounting)

• Kế toán chi phí là một nhánh trong kế toán quản trị, dùng để tính chi phí cho một sản phẩm, quá trình, hoặc một dịch vụ..., sử dụng các thông tin về chi phí cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp để chuẩn bị báo cáo.
• Mục đích:
  • Xác định chi phí tiêu hao để sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ đó
  • Xác định giá bán hợp lý
  • Xác định giá trị hàng tồn kho
  • Dự toán chi phí tương lai đến từ sản phẩm và dịch vụ
  • Tính toán doanh thu và lợi nhuận đến từ các sản phẩm, dịch vụ của toàn bộ doanh nghiệp

2. Các nguồn dữ liệu và thông tin (Data and information)

a. Khái niệm

Dữ liệu thô (Raw data) là dữ liệu được thu thập từ tình hình thực tế, các sự kiện xảy ra bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, và các giao dịch mua bán của doanh nghiệp.
Thông tin (Information) là dữ liệu đã được thu thập rồi được xử lý thành thông tin có giá trị sử dụng đối với người sử dụng nó. 

b. Nguồn thông tin

• Nguồn nội bộ (internal sources) - liên quan đến những thông tin ở bên trong doanh nghiệp, bao gồm:
  - Hồ sơ kế toán tài chính
  - Hồ sơ nhân sự
  - Hồ sơ bộ phận sản xuất
  - Hồ sơ thời gian chi tiết (đặc biệt trong doanh nghiệp làm về dịch vụ)
• Nguồn bên ngoài (external sources)
  - Nguồn thông tin chính (Thông tin tự thu thập được bởi nhà nghiên cứu)
  - Nguồn thông tin phụ (Thông tin đã được thu thập và công bố trước đó bởi một nguồn khác)

c. Tiêu chuẩn của một thông tin tốt

Thông tin tốt phải phù hợp, đầy đủ, chính xác, rõ ràng, kịp thời và đáng tin cậy thông qua việc truyền đạt một cách thích hợp với khối lượng hợp lý cho những người quan tâm đến.

3. Các bước trong quy trình quản trị (Process)

a. Lập kế hoạch (Planning)

b. Kiểm soát (Control)

c. Ra quyết định (Decision making process)

4. Quan điểm về hoạt động quản trị (Anthony's View)

a. Góc nhìn chung

Anthony đã xác định và chia hoạt động quản trị làm 3 loại:

• Kế hoạch chiến lược (Strategic planning)
  Quá trình quyết định về:
  - Mục tiêu của tổ chức
  - Thay đổi các mục tiêu
  - Nguồn tài nguyên được sử dụng để đạt được các mục tiêu
  - Các chính sách quản lý việc mua bán
  - Hoạt động sử dụng và thanh lý các tài nguyên.
• Chiến thuật kiểm soát (Tactical control)
  Quá trình mà các nhà quản lý đảm bảo hiệu suất và hiệu quả sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
• Operational control (Kiểm soát hoạt động)
  Quá trình tập trung vào hiệu suất và hiệu quả thực hiện các công việc cụ thể.

b. Hệ thống kiểm soát quản trị (Management control system)

Các yếu tố cơ bản của một hệ thống kiểm soát quản lý như sau: lập kế hoạch, ghi chép, thực hiện, so sánh, đánh giá, sửa lỗi.

c. Các loại thông tin quản trị

Thông tin quản trị của một doanh nghiệp có thể được phân tích và chia làm 3 cấp độ khác nhau, bao gồm thông tin cấp độ chiến lược, thông tin cấp độ chiến thuật, và thông tin vận hành

III. Bài tập minh hoạ

1. A management control system is

A. A possible course of action that might enable an organization to achieve its objectives

B. A collective term for the hardware and software used to drive a database system

C. A set up that measures and corrects the performance of activities of subordinates in order to make sure that the objectives of an organization are being met and their associated plans are being carried out

D. A system that controls and maximizes the profits of an organization

Answer: C

2. Which of the following statements about qualities of good information is false?

A. It should be relevant for its purposes

B. It should be communicated to the right person

C. It should be completely accurate

D. It should be timely

Answer: C.

Sự chính xác tuyệt đối là không cần thiết để xác định một thông tin tốt. Thông tin tốt chỉ cần chính xác một cách đầy đủ phục vụ cho mục đích của người sử dụng.

3. The sales manager has prepared a manpower plan to ensure that sales quotas for the forthcoming year are achieved. This is an example of what type of planning?

A. Strategic planning

B. Tactical planning

C. Operational planning

D. Corporate planning

Answer: B

Author: Duy Anh Nguyen