[PM/F5: Tóm tắt kiến thức] Lesson 15: Phân tích hiệu quả thực hiện và các khía cạnh hành vi (Performance analysis & Behavioral aspects)

Trong bài này, chúng ta sẽ phân tích ảnh hưởng của việc áp dụng chi phí tiêu chuẩn (standard cost) và báo cáo phương sai (variance reporting) trong doanh nghiệp đến tâm lý, hành vi quản lý và nhân viên. 

I. Phân tích phương sai (Applying Variance Analysis)

Phân tích phương sai được sử dụng để phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh đã diễn ra. Từ đó, ban quản lý tìm ra các điểm yếu để đưa ra các biện pháp khắc phục, cải thiện hiệu quả hoạt động.

1. Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh

Việc đánh giá hiệu quả được thực hiện dựa trên 2 nguyên tắc cơ bản sau:

• Giá trị phương sai giữa ngân sách và thực tiễn giúp đánh giá hiệu quả hoạt động doanh nghiệp qua việc thể hiện giá trị các khoản lãi hoặc lỗ hình thành do hiệu quả thực tế cao hoặc thấp hơn so với ngân sách hoặc tiêu chuẩn.
• Cần phải xác định rõ các phương sai (bất lợi hay thuận lợi) mà cấp quản lý cần phải chịu trách nhiệm. Từ đó, xem xét phương án sửa chữa hoặc kiểm soát các phương sai bất lợi.

2. Cải thiện hiệu quả hoạt động tương lai

Phân tích, đánh giá các phương sai và ảnh hưởng của chúng vô cùng quan trọng dưới góc nhìn của một cấp quản lý bởi các lý do sau:

• Xác định rõ lý do, bản chất của các phương sai giúp nhà lãnh đạo có thể kiểm soát các yếu tố gây ảnh hưởng bất lợi cũng như củng cố, phát triển các phương sai thuận lợi trong tương lai
• Để đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí, doanh nghiệp có để đặt mức trọng yếu (ví dụ: 5%), các phương sai nằm dưới mức trọng yếu này không cần điều tra do chúng không có ảnh hưởng trọng yếu đến hoạt động doanh nghiệp
• Phương sai của một tháng, năm có thể bị ảnh hưởng bởi 1 sự kiện bất thường (ví dụ: Covid-19). Do vậy cần phải soát xét phương sai qua nhiều kỳ để xác định những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, năng lực sản xuất thay vì những sự kiện bất thường.

Dựa theo bản chất phát sinh các phương sai, chúng ta có thể đề xuất các phương án kiếm soát, giải quyết như ví dụ sau đây:

II. Các ảnh hưởng đến hành vi nhân viên (Behavioral implications)

Động lực được hiểu là động cơ thúc đẩy con người hoạt động, hành xử. Mỗi cá nhân đều có động lực riêng như mục tiêu về tài chính, danh vọng, sức khỏe… Để doanh nghiệp phát triển được mạnh mẽ cũng như đạt được các mục tiêu kế hoạch đề ra cần có sự tương đồng mục tiêu giữa các cấp nhân viên và mục tiêu doanh nghiệp.

Trong quá trình thiết lập kế hoạch cho doanh nghiệp, có 3 giai đoạn chính cần phải lưu ý đến hành vi của các cấp nhân viên mà sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong quá trình áp dụng

III. Mức độ khó của ngân sách mục tiêu (Difficulty settings)

Trong thực tế xây dựng ngân sách, các doanh nghiệp thường gặp phải 4 loại độ khó mục tiêu để hoàn thành kế hoạch đặt ra. 

Ta thấy rằng, sự khác biệt giữa chúng là sự chênh lệch giữa những tiêu chí đề ra với khả năng thực thế. Tiêu chuẩn phi thực tế hay quá giản đơn dẫn tới các ảnh hưởng đến tâm lý và hành vi nhân viên. Việc xác định và áp dụng loại hình standard nào cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng, cả ở khía cạnh chiến lược và văn hóa.

Do đó, để hạn chế các vấn đề phát sinh do việc lựa chọn tiêu chuẩn, ta có thể sử dụng kết hợp 2 loại tiêu chuẩn khác nhau để bổ trợ nhau:

• Tiêu chuẩn Attainable: Nhằm phục vụ mục đích thiết lập kế hoạch, để doanh nghiệp, nhân viên hoạt động hiệu quả trong môi trường điều kiện thực tế và các dự kiến về các khoản thất thoát hợp lý, mục tiêu thách thức nhưng hợp lý, khả thi.
• Tiêu chuẩn Ideal: Nhằm phục vụ mục đích tạo động lực cho nhân viên, để doanh nghiệp có thể hướng đến tiêu chuẩn, mục tiêu dài hạn và hoàn hảo nhất. Mặc dù, phương án bất khả thi, nhưng sẽ là mục tiêu để toàn bộ doanh nghiệp phấn đấu.

IV. Tham gia thiết lập ngân sách (Budgeting participation)

Ngân sách có thể được thiết lập từ trên xuống (top down) hoặc từ dưới lên (bottom up). Hai loại này chúng ta đã tìm hiểu ở bài học số 10 về các loại ngân sách. Tuy nhiên, qua phân tích hiệu quả và xem xét các yếu tố hành vi, các doanh nghiệp có thể xem xét thêm về ngân sách đàm phán (negotiated budget).

Vì là phương pháp “cân bằng” nhất, giao thoa giữa hai phương pháp hoàn toàn đối lập, negotiated budget trung hòa được nhiều ưu và nhược điểm của các phương pháp cũ. Cụ thể:

V. Phân tích phương sai trong môi trường JIT/TQM

Chúng ta cùng tìm hiểu nguyên nhân dưới đây.

1. Môi trường Just in Time (JIT)

JIT là việc doanh nghiệp chỉ tiến hành sản xuất khi có đơn hàng chứ không sản xuất sẵn và để hàng tồn thành phẩm, bán thành phẩm trong kho để giảm lượng hàng tồn kho và phí lưu kho.

Với doanh nghiệp áp dụng JIT, sản xuất phụ thuộc vào kế hoạch đơn hàng, vậy thời gian nhàn rỗi của máy móc, lao động chắc chắn sẽ tồn tại. Do đó, báo cáo về các phương sai liên quan đến thời gian sử dụng máy móc, nhân công không đem lại nhiều ý nghĩa nếu doanh nghiệp hoạt động trong môi trường JIT.

2. Môi trường Total Quality Management (TQM)

TQM là phương pháp sản xuất với 3 đặc điểm sau:

Như vậy, với TQM, quá trình sản xuất không tính đến tỉ lệ hàng lỗi, thời gian nhàn rỗi, và dựa trên giả định quá trình hoạt động luôn có sự cải tiến thì phân tích phương sai của kế hoạch, thực tế không đem lại nhiều giá trị cho các nhà lãnh đạo.

VI. Bài tập minh họa

Which of the following circumstances are participative budgets likely to be effective?

(1) In very large organisations

(2) During periods of economic affluence

(3) When an organisation’s different units act autonomously

(4) In newly-formed organisation

A. 4 only

B. 1 & 2

C. 1,2 & 3

D. All 4 statements

Phân tích đề:

Đề bài đang hỏi trường hợp nào dưới đây là hiệu quả nếu áp dụng ngân sách đàm phán?

(1) Trong một tổ chức rất lớn

(2) Trong thời kỳ kinh tế phát triển mạnh

(3) Khi các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động một cách độc lập

(4) Trong các tổ chức mới thành lập

Lời giải: C

Ta biết rằng, ngân sách đàm phán là ngân sách được lập dựa trên sự giao tiếp về sự hợp lý và khả năng hoàn thành các mục tiêu đề ra giữa các cấp bậc, đơn vị trong doanh nghiệp. Do đó:

• (1) đúng vì doanh nghiệp lớn thường có nguồn nhân lực vượt trội. Nhận được ý kiến, đóng góp của họ sẽ hỗ trợ quá trình thiết lập ngân sách doanh nghiệp. 
• (2) đúng vì dù trong giai đoạn kinh tế phát triển hay chững, ngân sách participative đều đem lại hiệu quả cao hơn so với loại imposed (Top Down)
• (3) đúng vì khi các bộ phận doanh nghiệp hoạt động độc lâp với nhau, việc có sự đóng góp, tham gia của các ban ngành đem lại nhiều lợi ích trong việc củng cố bộ máy vận hành và đảm bảo các ban ngành hiểu rõ nhiệm vụ của mình.
• (4) sai vì khi mới thành lập, các bộ phận, nhân viên của doanh nghiệp sẽ chưa hiểu rõ hoạt động doanh nghiệp và kinh nghiệm vận hành, như vậy, việc lấy ý kiến từ các bên sẽ không hiệu quả.

Vì vậy, đáp án đúng là C.

 

Author: QM