[PM/F5: Tóm tắt kiến thức] Lesson 14: Phương sai kế hoạch và phương sai hoạt động (Planning and operational variances)

Bài học này sẽ đề cập đến các yếu tố trong quá trình hoạt động kinh doanh khiến các nhà quản lý phải điều chỉnh ngân sách. Sau điều chỉnh, các phương sai giữa ngân sách – thực tế cần phải phản ánh ảnh hưởng của các khoản điều chỉnh này. Một trong những phương pháp hiệu quả để thể hiện các khoản điều chỉnh đó là tách các phương sai thành phương sai kế hoạch và phương sai hoạt động.

I. Điều chỉnh ngân sách và đơn giá tiêu chuẩn (Standard Cost)

1. Nhu cầu điều chỉnh ngân sách

Trong thực tế, nhiều yếu tố làm ảnh hưởng đến tình hình sản xuất, hoạt động của doanh nghiệp. Để đảm bảo rằng ban quản lý, người mà chịu trách nhiệm cho hoạt động của ngân sách đó hiểu và giải thích được cho các khoản chênh lệch giữa ngân sách và thực tế, gọi chung là phương sai, ta được cần xác định rõ ràng nguyên nhân phát sinh.

Ví dụ về một vài trường hợp sau tính hợp lý của ngân sách bị ảnh hưởng:

• Ngân sách cho hoạt động bán hàng được xác định dựa theo kỳ vọng tỉ lệ % sản phẩm của doanh nghiệp trên toàn bộ thị trường sản phẩm, nhưng do ảnh hưởng các yếu tố kinh tế chính trị đến nhu cầu người tiêu dùng (như Covid-19 gây suy thoái kinh tế) khiến nhu cầu thị trường giảm sút đáng kể
• Giá thành nguyên vật liệu (NVL) thay đổi so với ngân sách lập ra do ảnh hưởng các yếu tố chính trị (như chiến tranh thương mại Mỹ-Trung) dẫn đến nguồn cung NVL tăng/(giảm) khiến giá thành NVL mua vào giảm/(tăng) so với kế hoạch
• Quá trình vận chuyển hàng hóa, tính thanh khoản của các nhà cung cấp, khách hàng đình trệ, gây ảnh hưởng đến các chỉ số tài chính, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bởi các yếu tố này là khách quan và không nằm trong khả năng kiểm soát của ban quản lý doanh nghiệp nên nếu giữ nguyên ngân sách đã lập sẽ không phản ảnh đúng được hiệu quả hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Do đó, việc điều chỉnh lại ngân sách là cần thiết.

2. Cách thức điều chỉnh ngân sách

Để hiểu rõ hơn, xét ví dụ sau:

Công ty A sản xuất 2 sản phẩm X và Y với giá bán lần lượt là $50 và $100. Xem xét ảnh hưởng của các yếu tố sau:

• Kế hoạch của A là trong năm sẽ sản xuất 2,000 chiếc X và 500 chiếc Y
• Để sản xuất 1 chiếc X cần 5kg NVL-1 và 3 giờ lao động, giá mua của NVL-1 ban đầu là $5/kg nhưng do ảnh hưởng Covid-19, giá bán tăng thành $10/kg
• Để sản xuất 1 chiếc Y cần 1kg NVL-2 và 5 giờ lao động, giá mua của NVL-2 ban đầu là $5/kg nhưng do ảnh hưởng Covid-19, giá bán giảm còn $1/kg
• Công nhân doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn do sợ mất việc làm trong giai đoạn khủng hoảng, bây giờ để làm 1 sản phẩm X chỉ cần 2 giờ lao động, Y chỉ cần 3 giờ lao động ($10/giờ)

Chi tiết ngân sách ban đầu và sau điều chỉnh thể hiện sau đây:

Trong ví dụ trên, các yếu tố thay đổi về giá mua, gia tăng hiệu quả sản xuất (giảm giờ làm) do Covid-19 là các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của các cấp lãnh đạo và cần phải loại bỏ khi tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động thực tế so với kế hoạch.

II. Phương sai kế hoạch và hoạt động của doanh thu

Doanh thu kế hoạch có thể bị điều chỉnh nếu như ban đầu được lập dựa trên các giả định phi thực tế. Phương sai của doanh thu cũng được chia làm 2 loại:

• Phương sai kế hoạch (planning variance) của doanh thu là phần phần chênh doanh thu dựa theo kế hoạch ban đầu và sau điều chỉnh theo các yếu tố khách quan.
• Phương sai hoạt động (operational variance) của doanh thu là chênh lệch doanh thu thực tế và doanh thu sau khi đã điều chỉnh phương sai kế hoạch.

Mặt khác, do doanh thu (sales) = Sản lượng (volume) x Giá bán (Selling price) nên khi xem xét phương sai của doanh thu ta cần chú ý xem xét cả yếu tố sản lượng và giá bán. Tương ứng với từng yếu tố cũng có các loại phương sai tương tự. Cụ thể:

Ví dụ: 

Doanh thu dự kiến cho PG trong năm 20X0 là 5,000 (chiếc). Lãi trên biến phí là $9.6/chiếc. Ảnh hưởng Covid19 khiến nguồn cầu của sản phẩm PG giảm 5%. Doanh thu thực tế chỉ bán được 4,700 chiếc nhưng lãi trên biến phí thực tế là $10/chiếc.

Ta tính được các phương sai như sau:

• Planning variance của sản lượng (volume) là:

(5,000 x 95% – 5,000) x 9.6 = (4,750 - 5,000) x $9.6 = - $2,400 (A)

• Operational variance của sản lượng (volume) là:

(4,700 – 4,750) x $9.6 = - $480 (A)

• Operational variance của giá bán (selling price) là:

4,700 x ($10 – $9.6) = $1,880 (F)

III. Phương sai kế hoạch và hoạt động của chi phí nguyên vật liệu

Tương tự như cách tìm hiểu phương sai của doanh thu, ta biết là chi phí NVL = đơn giá NVL x số lượng NVL sử dụng. Do đó, phương sai chi phí NVL cũng được xem xét trên 2 yếu tố như sau:

Ví dụ:

Để sản xuất sản phẩm X cần trực tiếp 4kg NVL-M; giá NVL-M là $5/kg, doanh nghiệp định sản xuất 10,000 chiếc. Do ảnh hưởng toàn cầu trong lĩnh vực kinh tế, giá thị trường của NVL-M tăng lên thành $5.5/kg. Trong kỳ, doanh nghiệp sử dụng 26,300kg NVL-M, tổng chi phí là $139,390 để sản xuất 6,000 sản phẩm X.

Ta tính được các phương sai như sau:

• Planning variance của đơn giá NVL (price) là:

($5.5 – $5) x 26,300 = $13,150 (A)

• Operational variance của đơn giá NVL (price) là:

139,390 - (26,300 x $5.5) = - $5,260 (F)

• Operational variance của số lượng sử dụng (usage) là:
  • Để sản xuất 6,000 X cần (6,000 x 4) = 24,000 (kg NVL M)
  • Operational variance = (24,000 – 26,300) x $5 = $11,500 (A)

IV. Phương sai kế hoạch và hoạt động của chi phí nhân công

Tương tự, chi phí nhân công = thời gian sử dụng nhân công (the standard labour time per unit) x Đơn giá sử dụng nhân công (the labour rate per hour). Do đó, để nghiên cứu phương sai của chi phí nhân công, ta cũng cần tách ra phương sai sử dụng nguồn lực thành 2 phần:

Ví dụ:

Doanh nghiệp sản xuất duy nhất sản phẩm A, mỗi sản phẩm cần 0.5 tiếng để sản xuất, chi phí nhân công là $16/giờ.

Do thay đổi trong quy trình sản xuất và ảnh hưởng nền kinh tế, quy trình sản xuất bị kéo dài thêm 20% thời gian, nhân công chấp nhận giảm lương thành $15/giờ.

Ngân sách yêu cầu sản xuất 15,000 chiếc A nhưng thực tế chỉ sản xuất 14,000 chiếc. Để sản xuất ngần đó tiêu thụ 8,700 giờ nhân công, chi phí là $130,500. Hãy tính các phương sai kế hoạch và hoạt động:

Ta tính được các phương sai như sau:

• Planning variance của labour rate (chi phí nhân công):

(15 – 16) x $8,700 = - $8,700 (F)

• Planning variance của labour efficiency (hiệu quả nhân công):
  • Thời gian nhân công dự kiến sau khi điều chỉnh là: 0.5 x 120% = 0.6 (giờ)
  • Planning variance = [(14,000 x 0.6) – (14,000 x 0.5)] x $16 = $22,400 (A)
• Operational variance của labour efficiency (hiệu quả thời gian):

(8,700 - 14,000 x 0.6) x $16 = $4,800 (A)

V. Giá trị của việc xác định phương sai kế hoạch và hoạt động

Nghiên cứu phương sai hoạt động và kế hoạch đem lại những ưu điểm và hạn chế cho doanh nghiệp. Cụ thể:

Author: QM