[Job Preparation] - Các loại giấy tờ của Kiểm toán viên

Giấy tờ

Nội dung

Chứng minh nhân dân

Chứng minh nhân dân được sử dụng để nhận phòng khách sạn trong trường hợp bạn phải làm việc nhiều ngày ở công ty khách hàng và cần qua đêm. Bên cạnh đó, chứng minh nhân dân còn dùng để lấy thẻ khách hay thẻ tạm để vào công ty khách hàng (đặc biệt với các khách hàng có văn phòng làm việc ở các tòa nhà thương mại)

Hộ chiếu

Một số doanh nghiệp có các hoạt động sản xuất ở các quốc gia khác ngoài lãnh thổ Việt Nam nên Kiểm toán viên phải đi công tác ở các quốc gia đó để thực hiện các thủ tục kiểm toán. Do đó, các bạn cần phải chuẩn bị sẵn cho mình một quyển hộ chiếu còn thời hạn

Thẻ bảo hiểm y tế

Nếu phải đi công tác xa và dài ngày, hãy mang theo thẻ bảo hiểm y tế của bạn để đề phòng các trường hợp bất trắc phải vào bệnh viện

Thẻ ngân hàng

Khi đi xa bạn không nên cầm theo quá nhiều tiền mặt, thay vào đó, hãy chuẩn bị cho mình một chiếc thẻ ngân hàng, tốt nhất là thẻ thanh toán quốc tế trong trường hợp cần chi tiêu cá nhân

Yêu cầu đặt xe

Thông thường đối với các khách hàng ở gần, quy mô đội kiểm toán nhỏ thì sẽ thường gọi taxi. Tuy nhiên đối với các trường hợp đi tỉnh xa, lực lượng Kiểm toán viên đông thì thường phải đặt xe. Giấy đặt xe cần phải bao gồm tên và mã nhân viên của bạn, lý do đặt xe, số người đi cùng,…

Yêu cầu tạm ứng tiền mặt

Mỗi công ty sẽ có một chính sách tạm ứng phí công tác cho nhân viên của mình. Bạn hãy nhớ ứng trước tiền mặt để chi trả cho các khoản phí trong quá trình công tác như tiền phòng, phí đỗ xe, phí cầu đường,…

Giấy đi đường

Thông thường ở một số công ty trước khi đi công tác phải chuẩn bị giấy đi đường. Giấy đi đường là giấy xác nhận điểm đi và điểm đến cũng như các hoạt động của đội Kiểm toán trong toàn bộ quá trình công tác. Giấy đi đường là cơ sở để thanh toán các chi phí công tác phát sinh trong thời gian đi công tác (trong trường hợp không có tạm ứng tiền mặt)

Bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ là vật dụng cần thiết để bạn lưu trữ các giấy tờ cần thiết. Bạn không nên làm lạc mất các giấy tờ này vì có thể nó là bằng chứng kiểm toán quan trọng

Sổ tay

Sổ tay dùng để ghi chép các vấn đề cần trao đổi với khách hàng hay ghi chú các mục cần lưu ý. Bạn nên chuẩn bị trước các câu hỏi và hỏi khách hàng một lần để tiết kiệm thời gian của cả hai và ghi lại cẩn thận các giải trình của khách hàng, không nên hỏi đi hỏi lại vấn đề mà khách hàng đã phản hồi

Đồ dùng cá nhân

Khi đi công tác nhiều ngày hay đi công tác xa, bạn nên chuẩn bị các vật dụng cá nhân của mình đầy đủ vì ở một số nơi có thể sẽ khó khăn trong việc mua đồ vì không có nhiều siêu thị hay tiệm tạp hóa. Lưu ý chỉ mang những vật dụng thật cần thiết như bàn chải, kem đánh răng, quần áo,…để hành lý của bạn không bị cồng kềnh

GIẤY ĐI ĐƯỜNG

Cấp cho ông (bà):..................................................................................................

Chức vụ: ...............................................................................................................

Từ ngày:.......tháng........năm .... ..., đến ngày.........tháng...............năm 

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

PHẦN KÊ KHAI THANH TOÁN

1. Tiền tàu xe (có vé kèm theo):............................................................................

2. Chi phí giao thông khác (có biên lai kèm theo):.................................................

3. Phụ cấp đi đường:..............................................................................................

4. Phụ cấp lưu trú:.................................................................................................

Số tiền được thanh toán là:....................................................................................

Bằng chữ:..............................................................................................................

NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC           THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN         PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN

Giấy tờ

Nội dung

Thông tin khách hàng

Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, việc tìm hiểu các thông tin về khách hàng sẽ giúp cho Kiểm toán viên khoanh vùng được các công việc cần làm, từ đó, phân bổ thời gian và nhân lực hiệu quả và hợp lý. Những thông tin khách hàng cần thu thập như: Đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận đầu tư (đối với doanh nghiệp FDI; giấy tờ làm việc của Kiểm toán năm trước (nếu có)

Thư chấp nhận kiểm toán

Thư chấp nhận kiểm toán là bằng chứng cho thấy công ty chấp thuận cho Kiểm toán viên thực hiện việc kiểm toán và sẵn sàng cung cấp các bằng chứng hay tài liệu mà Kiểm toán viên yêu cầu. Thư chấp nhận kiểm toán chứa tất cả thông tin cần thiết, chẳng hạn như thời hạn, tài liệu hỗ trợ, hướng dẫn,…Ngoài ra, nó cung cấp thông tin liên quan đến phí kiểm toán

Chiến lược kiểm toán

Hồ sơ về chiến lược kiểm toán tổng thể là tài liệu ghi lại các quyết định và thông tin quan trọng cần thiết cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Ví dụ, Kiểm toán viên có thể tóm tắt chiến lược kiểm toán tổng thể thành một bản ghi nhớ, trong đó bao gồm các quyết định quan trọng về phạm vi, lịch trình và cách thức tổng thể thực hiện cuộc kiểm toán.

Kế hoạch kiểm toán

Kế hoạch kiểm toán được lập chi tiết hơn so với chiến lược kiểm toán tổng thể, bao gồm nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán sẽ được các thành viên của nhóm kiểm toán thực hiện. Việc lập kế hoạch kiểm toán được thực hiện trong suốt quá trình kiểm toán. Ví dụ, lập kế hoạch cho các thủ tục đánh giá rủi ro được thực hiện khi bắt đầu cuộc kiểm toán. Tuy nhiên, lập kế hoạch cho nội dung, lịch trình và phạm vi của thủ tục kiểm toán cụ thể tiếp theo lại phụ thuộc vào kết quả của thủ tục đánh giá rủi ro. Ngoài ra, Kiểm toán viên có thể bắt đầu thực hiện một số thủ tục kiểm toán cho một số giao dịch, số dư tài khoản và thuyết minh trước khi lập kế hoạch cho tất cả các thủ tục kiểm toán còn lại

Định nghĩa

Ưu điểm

Nhược điểm

Bảng tường thuật

• Một văn bản mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó sẽ nêu chi tiết những gì xảy ra trong hệ thống ở mỗi quy trình và sẽ bao gồm các kiểm soát hoạt động ở mỗi quy trình

• Những cuộc trao đổi  được viết thành ghi chú một cách dễ dàng
• Dễ hiểu 

• Các ghi chú tường thuật có thể quá rườm rà, đặc biệt nếu hệ thống bán hàng và phân phối phức tạp
• Có thể gây khó khăn trong việc xác định các kiểm soát nội bộ còn thiếu

Bảng hỏi

• Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ (ICQ) hoặc bảng câu hỏi đánh giá kiểm soát nội bộ (ICEQ) chứa danh sách các câu hỏi; ICQ được sử dụng để đánh giá xem các biện pháp kiểm soát có tồn tại hay không trong khi ICEQ kiểm tra  tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát

• Chuẩn bị nhanh chóng, là một phương pháp tiết kiệm thời gian
• Đảm bảo rằng tất cả các kiểm soát hiện có trong hệ thống đều được xem xét và ghi lại; do đó các biện pháp kiểm soát nội bộ còn thiếu sẽ được phát hiện và đánh dấu rõ ràng

• Khách hàng có thể dễ dàng phóng đại mức độ của các kiểm soát hiện tại khi họ được hỏi một loạt câu hỏi liên quan đến các kiểm soát tiềm năng
• Một danh sách câu hỏi tiêu chuẩn có thể bỏ sót các kiểm soát bất thường của công ty

Lưu đồ

• Lưu đồ là một minh họa đồ họa của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hệ thống bán hàng và gửi hàng. Các dòng thường thể hiện chuỗi các sự kiện và các ký hiệu tiêu chuẩn được sử dụng để biểu thị các điều khiển hoặc tài liệu.

• Có thể dễ dàng xem toàn bộ các quy trình vì tất cả được trình bày cùng nhau trong một sơ đồ
• Do sử dụng các ký hiệu tiêu chuẩn cho các kiểm soát nên rất dễ phát hiện ra các kiểm soát bị thiếu

• Đôi khi khó sửa đổi, vì bất kỳ sửa đổi nào cũng có thể phải vẽ lại toàn bộ sơ đồ
• Vẫn cần có các ghi chú tường thuật đi kèm với sơ đồ và do đó nó có thể là một phương pháp tốn thời gian

Question

Answer

Remarks

Completeness of accounting records

Is there any system of control totals? 

If yes, 

• What type 
• Are the controls satisfactory

Is it possible for whole batches of data to go missing.

Is there any system of hash totals for dispatch note quantities and its comparison with invoice quantities. 

Does the system generate any listing of records not used. 

e.g. Any agent not paid would come to the attention of the sales manager who could confirm no commission was due or that an agent’s commission had been omitted in error. 

Integrity of files 

a) Are the master files maintained properly

• Are all the amendments to master files printed and signed by the authorized person. 
• At intervals, is the whole file printed for detailed manual checking.      

1. Is there any record and hash total control over master files and standing data files. 

Validity of input 

Are all input authorized by user departments

If yes, 

• Who authorizes it

Are there any user access controls for each terminal

If yes, 

• What type of access controls exist

Does the system produce exception reports for checking by user departments 

e.g. sales on special price terms would be printed out for checking by the sales manager 

Are there any manual/system authorization of input documents 

Accuracy of processing   

Does the system include the following controls:

1. Format checks 
2. Field presence 
3. Range 
4. Batch totals 
5. Sequence checks
6. Logical inference

Do there exist exception reporting to highlight abnormal exceptional items or missing items (an unpaid employee).  

i.e. programs can reject data or print a warning

Do there exist regular user department testing of sample transactions.

Output 

Is there any system of producing a list of incomplete or unfilled orders, which identifies those orders for which no delivery note input has been received. 

What controls exist over the distribution of output.

• Do all user departments receive output periodically for action.

      e.g. overdue debt lists to credit control?

• Does the reporting module provide specific management reports?
• Does the system generate non-financial data analysis?

Hồ sơ/Tài liệu

Nội dung

Sổ cái/Sổ nhật ký chung (General ledger – GL)

Là sổ lưu trữ toàn bộ các thông tin kế toán và tổng hợp tất cả các giao dịch tài chính của một tổ chức/công ty (chọn lọc từ các sổ phụ) được ghi nhận trong kỳ kế toán. Cập nhật Sổ cái được coi là những bút toán cuối cùng để cung cấp toàn bộ thông tin, dữ liệu dùng để lập Báo cáo tài chính cho một tổ chức/công ty. Kiểm toán viên dùng Sổ cái để đối chiếu với các khoản mục được trình bày trên Báo cáo tài chính để đảm bảo rằng các số liệu trên Sổ cái được đưa lên Báo cáo tài chính một cách đầy đủ và chính xác

Sổ chi tiết (Sub ledger)

Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ nhật ký và Sổ cái. Thông thường Kiểm toán viên sẽ dùng sổ chi tiết để kiểm toán các phần hành như khoản phải thu, khoản phải trả,…

Bảng cân đối phát sinh/Bảng cân đối thử (Trial balance – TB)

Bảng cân đối phát sinh thường được lập ở cuối kỳ (có thể là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm). Bảng này được dùng để theo dõi biến động của các tài khoản trong kỳ. Đây là một trong những công cụ để lập nên Báo cáo tài chính. Số liệu để lập nên Bảng cân đối phát sinh là số liệu từ Sổ cái các tài khoản. Đây là tài liệu quan trọng để Kiểm toán viên đối soát các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp

Biên bản họp Hội đồng (Board minutes)

• Biên bản họp hội đồng thành viên là văn bản ghi nhận nội dung, ý kiến, phiếu biểu quyết tại cuộc họp hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh, biên bản họp hội đồng thành viên sẽ ghi nhận toàn bộ thông tin của người tham gia, diễn biến cuộc họp, kết quả bỏ phiếu biểu quyết và kết quả cuối cùng của cuộc họp.
• Biên bản họp hội đồng quản trị là biên bản được lập ra khi có cuộc họp hội đồng quản trị của công ty cổ phần được diễn ra. Biên bản ghi lại nội dung, diễn biến của cuộc họp, chủ tọa cuộc họp, thành phần tham dự, những ý kiến thảo luận của các thành viên, biểu quyết bỏ phiếu.....
• Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty cổ phần. Các vấn đề sẽ được quyết định bằng cách tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông. Nội dung diễn ra trong cuộc họp cổ đông, kết quả giải quyết các vấn đề, ý kiến cổ đông… phải được lưu lại trong biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.

Kiểm toán viên sử dụng Biên bản họp Hội đồng để khoanh vùng các thay đổi có khả năng làm ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Điều lệ công ty (Article of incorporation)

Điều lệ công ty là bản cam kết của tất cả thành viên, cổ đông trong công ty khi thành lập và hoạt động. Điều lệ được xây dựng trên cơ sở pháp luật doanh nghiệp. Các nội dung khác của Điều lệ công ty do thành viên, cổ đông được phép tự thỏa thuận nhưng không được trái với quy định của pháp luật. Thông qua Điều lệ công ty, Kiểm toán viên sẽ có cái nhìn tổng quan về hoạt động của doanh nghiệp và các bên chịu trách nhiệm chính của công ty

Biên bản góp vốn

Biên bản thỏa thuận góp vốn thành lập công ty là văn bản ghi nhận các nội dung về số vốn mà các cổ đông bỏ ra để hợp tác kinh doanh với nhau khi thành lập công ty. Biên bản này thường được các cổ đông sáng lập thống nhất và ký kết trước khi cùng nhau mở công ty. Việc thỏa thuận góp vốn khi thành lập công ty rất quan trọng vì có liên quan đến các vấn đề như trách nhiệm của các cổ đông hoặc để giải quyết tranh chấp liên quan đến vốn góp. Kiểm toán viên có thể thông qua biên bản góp vốn để biết được cổ đông sáng lập của doanh nghiệp và kịp thời rà soát các rủi ro có thể xảy ra khi có các thay đổi hay biến động về thành viên sáng lập

Thư quản lý (Management letter)

Thư quản lý là sản phẩm phụ thường có trong các cuộc kiểm toán mà chất lượng của Báo cáo tài chính chưa thật hoàn hảo. Trong Thư quản lý, Kiểm toán viên thường nêu ra các vấn đề còn yếu kém trên tất cả các khía cạnh, có thể là quy trình quản lý, năng lực cán bộ, quy trình kiểm soát, sử dụng các phương tiện, dụng cụ quản lý, đánh giá, giá cả, tỷ giá, kỹ thuật tính toán... làm cho bất kỳ vấn đề gì có liên quan đến việc lập và trình bày Báo cáo tài chính bị sai lệch, có thể sai lệch hoặc có nguy cơ sai phạm.

Giấy tờ làm việc (Working papers)

Giấy tờ làm việc kiểm toán là tài liệu ghi lại trong quá trình kiểm toán bằng chứng kiểm toán thu được trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán hệ thống thông tin và điều tra. Giấy tờ làm việc kiểm toán được sử dụng để hỗ trợ công việc kiểm toán được thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán liên quan.

Hồ sơ/Tài liệu

Nội dung

Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt (Cash count minutes)

Bảng kiểm kê quỹ nhằm xác nhận tiền bằng VNĐ tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch. Việc kiểm kê quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê (….giờ …..ngày …..tháng …..năm …..). Thông qua quan sát kiểm kê, Kiểm toán viên có thể xác nhận cơ sở dẫn liệu “hiện hữu” (existence) của khoản mục tiền mặt

Sao kê ngân hàng (Bank statement)

Sao kê ngân hàng hay sao kê tài khoản ngân hàng là bảng thống kê các giao dịch làm biến động số dư tài khoản trong kỳ của khách hàng. Kỳ sao kê thường là một tháng, hoặc ngắn hơn tùy theo nhu cầu của khách hàng. Sao kê ngân hàng cho khách hàng biết được chính xác thông tin về thời gian giao dịch, nội dung giao dịch, số tiền giao dịch… của khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm tra được các khoản chi tiêu, thanh toán ứng tiền, lãi phí hàng tháng của mình cũng như hạn chế rủi ro thất lạc tiền trong tài khoản…Sao kê ngân hàng sẽ cho Kiểm toán viên thấy được các giao dịch phát sinh qua ngân hàng của doanh nghiệp trong kỳ kế toán

Thư xác nhận ngân hàng (Bank confirmation letter)

Đây là tài liệu được Kiểm toán viên yêu cầu khi đưa ra ý kiến về Báo cáo tài chính hàng năm của công ty hoặc để thực hiện kiểm toán một loại hình khác trong công ty. Nội dung của thư xác nhận phải theo thể thức đã thống nhất với các ngân hàng thanh toán bù trừ và phải bao gồm các nội dung sau: chi tiết tất cả số dư ngân hàng, cùng với chi tiết các tài khoản đã đóng trong năm; chi tiết về khoản lãi hoặc phí nào được tích lũy nhưng không bị tính phí; chi tiết về khoản vay, thấu chi và cơ sở vật chất, cùng với các hạn mức và ngày hoàn trả nếu có; tài sản nào do ngân hàng thay mặt khách hàng nắm giữ và bất kỳ tài sản nào được tính cho ngân hàng; nợ tiềm tàng nào mà ngân hàng có thể biết. Đây là bằng chứng kiểm toán quan trọng khi kiểm toán khoản mục tiền gửi ngân hàng vì nó là bằng chứng từ bên thứ ba gửi trực tiếp cho Kiểm toán viên, không chịu tác động của doanh nghiệp

Hồ sơ/Tài liệu

Nội dung

Bảng phân bổ chi phí trả trước (Prepaid schedule)

Bảng phân bổ chi phí trả trước dùng để theo dõi và phân bổ các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán (đã hạch toán vào tài khoản 242) nhằm tính toán ra số chi phí được phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán. Dựa vào Bảng phân bổ này, Kiểm toán viên có thể biết được các chi phí phân bổ có chính xác, hợp lý và đúng với bản chất của các nghiệp vụ phát sinh hay không

Các tài liệu, hợp đồng có liên quan

Một số khoản chi phí trả trước điển hình như trả trước tiền thuê nhà, thuê văn phòng thường sẽ kèm theo hợp đồng thuê. Kiểm toán viên dựa vào các hợp đồng này để xác định các chi phí doanh nghiệp phải trả, số tiền đã trả và các hạn trả tiền để đánh giá tính hợp lý của chi phí trả trước được phân bổ trong kỳ

Hồ sơ/Tài liệu

Nội dung

Liệt kê chi tiết tuổi nợ 

Báo cáo các khoản phải thu theo tuổi nợ liệt kê tất cả các khách hàng có hoá đơn chưa thanh toán (hoặc thanh toán một phần) và sắp xếp các số dư các hóa đơn của họ theo ngày quá hạn thanh toán. Kiểm toán viên dựa vào danh sách này để đánh giá việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi của doanh nghiệp

Bảng lập dự phòng phải thu khó đòi 

Khi có bằng chứng tin cậy về tổn thất nợ phải thu, kế toán tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi. Dựa vào bảng trích lập dự phòng, Kiểm toán viên sẽ xem xét tính hợp lý của các khoản đã trích lập và có thể yêu cầu đưa ra các bút toán điều chỉnh nếu có sai sót trọng yếu

Danh sách các khoản nợ khó đòi trong kỳ đã được xóa nợ

Khi doanh nghiệp đánh giá khoản phải thu không còn khả năng thu hồi thì sẽ tiến hành xóa trích lập dự phòng cho khoản này và ghi khoản nợ vào chi phí trong kỳ. Kiểm toán viên cần thu thập các bằng chứng để chứng minh được việc xóa nợ là phù hợp vì khi xóa nợ sẽ ảnh hưởng đến chi phí thuế của doanh nghiệp và một số chỉ số tài chính khác

Những chứng từ nhận tiền sau niên độ tính đến thời điểm kiểm toán

Sau khi kết thúc kỳ kế toán, nếu công ty được thanh toán cho các khoản phải thu đã phát sinh trong kỳ thì Kiểm toán viên phải thu thập những chứng từ này để kiểm chứng cơ sở dẫn liệu “hiện hữu” của các khoản phải thu này

Thư xác nhận khoản phải thu

Đây là tài liệu do Ban Giám đốc của công ty ký (nhưng được Kiểm toán viên gửi qua đường bưu điện hoặc email) gửi cho khách hàng của công ty được Kiểm toán viên lựa chọn từ sổ chi tiết các khoản phải thu của công ty. Việc gửi thư xác nhận sẽ giúp Kiểm toán viên xác định được giá trị và tính hiện hữu của khoản phải thu

Thư từ trao đổi về khoản phải thu giữa công ty và khách hàng

Trong những trường hợp khoản phải thu vượt quá kỳ thanh toán, doanh nghiệp thường sẽ gửi email hay thư từ để nhắc nhở khách hàng thanh toán. Kiểm toán viên thu thập những thư này để đánh giá về khả năng thu hồi khoản phải thu, từ đó đưa ra các mức lập dự phòng tương ứng

Hồ sơ/Tài liệu

Nội dung

Danh sách chi tiết tài sản cố định

Danh sách chi tiết tài sản cố định sẽ thể hiện các nghiệp vụ phát sinh tăng, thanh lý, chuyển nhượng, giảm khác trong kỳ theo từng loại. Kiểm toán viên có thể dựa vào các danh sách này để thực hiện việc đánh giá tính hợp lý và đúng đắn của số liệu về tài sản cố định ghi trên Báo cáo tài chính

Bảng khấu hao tài sản cố định trong kỳ

Bảng trích khấu hao tài sản cố định sẽ thể hiện số liệu khấu hao của các tài sản, bao gồm cả số lũy kế. Dựa vào bảng trích khấu hao, Kiểm toán viên có thể tính toán giá trị còn lại của tài sản và đánh giá tính hợp lý của giá trị khấu hao

Danh mục xây dựng cơ bản dở dang

Danh mục này dùng để phản ánh chi phí thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơ bản (Bao gồm chi phí mua sắm mới tài sản cố định, xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình) và tình hình quyết toán dự án đầu tư xây dựng cơ bản ở các doanh nghiệp có tiến hành công tác mua sắm tài sản cố định, đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định. Danh mục xây dựng cơ bản dở dang giúp Kiểm toán viên xác định được các chi phí phát sinh trong quá trình xây dựng và đánh giá các chi phí được vốn hóa vào giá trị tài sản có được doanh nghiệp ghi nhận hợp lý hay không

Biên bản kiểm kê tài sản cố định

Bản kiểm kê tài sản cố định được lập ra nhằm xác nhận số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, thừa thiếu của đơn vị so với sổ kế toán trên cơ sở đó tăng cường quản lý tài sản cố định, làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất và ghi sổ kế toán số chênh lệch. Kiểm toán viên sẽ tham gia kiểm kê tài sản cố định để xác nhận các số liệu ghi trên biên bản kiểm kê là chính xác

Hồ sơ/Tài liệu

Nội dung

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm toán viên đối chiếu chọn mẫu số lượng thực tế từ Bảng tổng hợp kết quả kiểm kê với Báo cáo Nhập xuất tồn và ngược lại để đảm bảo doanh nghiệp đã đối chiếu và điều chỉnh số liệu kế toán theo số liệu kiểm kê thực tế

Phương pháp tính giá hàng tồn kho

Phương pháp tính giá hàng tồn kho hiện nay bao gồm 3 phương pháp: thực tế đích danh; nhập trước xuất trước (FIFO); bình quân gia quyền. Kiểm toán viên sẽ thực hiện kiểm tra tính giá xuất đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán để đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng và nhất quán phương pháp tính giá xuất kho đã lựa chọn

Bảng trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Đối với các hàng tồn kho chậm luân chuyển, hàng tồn kho bị hư hỏng thì doanh nghiệp phải trích lập dự phòng cho những hàng tồn kho đó. Kiểm toán viên có thể dựa vào bảng trích lập dự phòng để đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (Net realisable value – NRV)

Các chứng từ khác

Kiểm toán viên sẽ thu thập một số chứng từ khác như chứng từ mua hàng để chắc chắn rằng hàng tồn kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp 

Hồ sơ/Tài liệu

Nội dung

Quy chế lương thưởng

Quy chế lương thưởng là văn bản do doanh nghiệp lập quy định về các vấn đề liên quan đến tiền lương và các khoản phải trả khác cho người lao động. Dựa vào các quy chế lương thưởng, Kiểm toán viên sẽ nắm được cách tính lương, thưởng cũng như các khoản phúc lợi cho nhân viên của công ty

Bảng lương

Bảng lương là danh sách nhân viên của công ty, nhưng thuật ngữ này thường được sử dụng để chỉ: tổng số tiền mà một công ty trả cho nhân viên của mình hồ sơ của một công ty về tiền lương và tiền công, tiền thưởng và thuế khấu trừ của nhân viên bộ phận của công ty tính toán tiền và trả những khoản này. Kiểm toán viên dựa vào Bảng lương để tính toán và đánh giá lại chi phí lương trong kỳ

Hồ sơ/Tài liệu

Nội dung

Hợp đồng vay vốn với ngân hàng

Hợp đồng vay vốn là sự thỏa thuận giữa hai bên trong một giao dịch tài chính giao vốn. Hợp đồng vay vốn ngân hàng thường có một số nội dung sau: mục đích sử dụng tiền vay; biện pháp đảm bảo; thời hạn cho vay; lãi suất cho vay và phương thức thanh toán nợ, nợ quá hạn; quyền và nghĩa vụ của các bên; giải quyết tranh chấp; hiệu lực và số bản của hợp đồng. Việc thu thập hợp đồng vay vốn với ngân hàng sẽ giúp Kiểm toán viên xác định được gốc vay và lãi vay, ngoài ra, có thể có các khoản chi phí phát sinh khác như phí phạt (nếu có)

Bảng tính lãi tiền vay

Bảng tính lãi vay sẽ thể hiện số gốc vay, tiền lãi phải trả, tiền lãi từng kỳ và số gốc vay còn lại. Dựa vào bảng tính tiền lãi vay, Kiểm toán viên sẽ xác định được chi phí lãi vay được phân bổ trong kỳ

Bảng tính lãi lỗ chênh lệch tỷ giá

Kiểm toán viên cần đánh giá lại chênh lệch tỷ giá (nếu vay bằng ngoại tệ) sau đó so sánh với khách hàng xem chênh lệch họ đánh giá có khác nhiều với Kiểm toán viên không, nếu mức chênh lệch lớn hơn mức trọng yếu thì sẽ phải lên bút toán điều chỉnh

Hồ sơ/Tài liệu

Nội dung

Thư giải trình Ban Giám đốc (Management representation letter)

Thư giải trình Ban giám đốc là một lá thư do Kiểm toán viên chuẩn bị, được ký bởi ban quản lý cấp cao của công ty khách hàng. Bức thư bằng chứng về sự cam kết tính chính xác của các Báo cáo tài chính mà công ty đã giao cho Kiểm toán viên. Giám đốc điều hành và nhân viên tài chính cao cấp nhất (chẳng hạn như giám đốc tài chính) thường được yêu cầu ký vào lá thư này. Thư được ký sau khi hoàn thành công việc kiểm toán và trước khi Báo cáo tài chính được phát hành cùng với ý kiến ​​của Kiểm toán viên. Đây là bằng chứng bảo vệ Kiểm toán viên trong trường hợp Báo cáo tài chính còn chứa đựng rủi ro sai sót trọng yếu nhưng Ban Giám đốc cố tình che giấu các nghiệp vụ có thể dẫn đến những rủi ro đó khiến cho Báo cáo tài chính được đánh giá là trung thực và hợp lý

Báo cáo Kiểm toán (Audit report)

Báo cáo kiểm toán có thể hiểu là bảng tổng hợp kết luận cuối cùng của Kiểm toán viên mà trên đó Kiểm toán viên đánh giá Báo cáo tài chính của công ty đã phản ánh trung thực, hợp lý hay chưa? Đã tuân thủ đúng theo Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán Việt Nam hiện  hành hay chưa. Qua đó đưa ra ý kiến Kiểm toán viên về Báo cáo tài chính.

Các loại ý kiến kiểm toán về Báo cáo tài chính:

• Ý kiến kiểm toán dạng chấp nhận toàn phần là khi Kiểm toán viên kết luận rằng Báo cáo tài chính được lập trên các khía cạnh trọng yếu, phù hợp với khuôn khổ lập và trình bày Báo cáo tài chính được áp dụng, ý kiến kiểm toán phải sử dụng mẫu câu sau: “Báo cáo tài chính đã phản ánh trung thực và hợp lý, trên các khía cạnh trọng yếu,…phù hợp với [khuôn khổ về lập và trình bày Báo cáo tài chính được áp dụng]”
• Ý kiến kiểm toán dạng không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần là: Dựa trên bằng chứng kiểm toán thu thập được, Kiểm toán viên kết luận rằng Báo cáo tài chính, xét trên phương diện tổng thể, vẫn còn sai sót trọng yếu; hoặc Kiểm toán viên không thể thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để đưa ra kết luận rằng Báo cáo tài chính, xét trên phương diện tổng thể, không còn sai sót trọng yếu