[Audit technique] - Các thủ tục kiểm toán chung cho khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp

Cùng khám phá phần tiếp theo của series "Audit Techniques" - Thủ tục kiểm toán cho khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp để từ đó có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn nhé!

I. Giới thiệu về khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp trên báo cáo tài chính

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhưng không liên quan trực tiếp đến sản xuất. Chi phí này được thể hiện trong tài khoản 642 và bao gồm những khoản sau:

• Chi phí lương nhân viên quản lý
• Chi phí vật liệu quản lý
• Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng
• Chi phí khấu hao tài sản cố định
• Thuế phí, lệ phí
• Chi phí dịch vụ mua ngoài
• Chi phí bằng tiền khác

II. Các thủ tục kiểm toán chung cho khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp

Đây là một phần hành không quá khó trong một cuộc kiểm toán và thường được giao làm cùng chi phí bán hàng (641), vậy nên sẽ thường được thực hiện bởi các nhân viên như là thực tập sinh (Intern) hoặc trợ lý kiểm toán level 1 (Associate 1).

Việc kiểm toán khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp thường liên quan và có thể sử dụng kết quả kiểm toán của các khoản mục Lương (Payroll - 334,338), chi phí trả trước (Prepaid expense – 242), Khấu hao tài sản cố định (Depreciation – 214).

Dưới đây là các rủi ro có thể gặp phải và cơ sở dẫn liệu tương ứng cần được đảm bảo khi kiểm toán khoản mục này:

• Các khoản chi phí được ghi nhận không thực tế phát sinh (Tính phát sinh – Occurrence)
• Các khoản phí đã phát sinh (nhà cung cấp đã hoàn thành nghĩa vụ chuyển giao hàng hóa, dịch vụ) nhưng chưa được ghi nhận (Tính đầy đủ và ghi nhận đúng kỳ - Completeness and Cut-off)
• Các khoản chi phí chưa được ghi nhận đúng giá trị, bao gồm cả việc ghi nhận đúng giá trị trên hóa đơn và việc quy đổi giá trị hóa đơn theo tỷ giá được quy định (Tính chính xác – Accuracy)
• Các khoản chi phí liên quan đến nhiều kỳ nhưng không được phân bổ (Tính chính xác – Accuracy)
• Các khoản chi phí được phân bổ vào tài khoản 642 chưa phù hợp (Classification)
• Các khoản chi phí chưa được ghi nhận đúng kỳ (Tính ghi nhận đúng kỳ - Cut-off)

2.1 Các tài liệu cần thu thập khi kiểm toán khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp

• Sổ cái (General ledger – GL)

• Sổ chi tiết có đối ứng theo từng tiểu khoản

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

• Các hóa đơn, chứng từ liên quan.

2.2 Các bước tiến hành kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Bước 1: Lập bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp theo tiểu khoản và theo bản chất và đối chiếu (breakdown and reconciliation) 

 Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp theo tiểu khoản (breakdown) qua việc lọc sổ cái (GL) và đối chiếu (reconcile) số tổng với số được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lưu ý:

• Đây là một tài khoản thuộc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Profit or loss Statement) nên không có số dư đầu kỳ và cuối kỳ.
• Khi thực hiện lọc sổ cái (GL) các bạn cần loại bỏ các giao dịch kết chuyển qua tài khoản 911, sau đó lấy số phát sinh tăng (Dr) trừ đi các số điều chỉnh (Cr) để ra được chi phí ghi nhận thực tế.

Sau khi đã đối chiếu khớp, các bạn cần chia lại các khoản mục chi phí được ghi nhận trong tài khoản theo bản chất (breakdown by nature). Với các bản chất khác nhau chúng ta sẽ có các thủ tục kiểm toán tương ứng như bảng dưới đây:

Bước 2: Kiểm tra tính ghi nhận đầy đủ và đúng kỳ của chi phí quản lý doanh nghiệp (Completeness and Cut-off testing)

Tại bước này, các bạn cần thu thập sổ kế toán sau kỳ và thông tin về quy trình luân chuyển chứng từ đến phòng kế toán hoặc tính số ngày trung bình mà khách hàng phải trả tiền cho nhà cung cấp (Days payable outstanding) để khoanh vùng khoản thời gian mà chi phí quản lý doanh nghiệp có thể bị ghi nhận thừa (Late cut-off) hoặc ghi nhận thiếu (Early cut-off).

Khi đã khoanh vùng được thời gian, các bạn sẽ thực hiện chọn mẫu cần kiểm tra dựa trên các phần mềm chọn mẫu hoặc theo đánh giá đối với các khoản mục có thể bị ghi thiếu. Đối với các mẫu được chọn, các bạn cần thực hiện ghi chép lại (document) các thông tin như bảng dưới đây để xác định tính ghi nhận đúng kỳ:

Bước 3: Thực hiện thủ tục phân tích (Analytical review procedures)

Thủ tục này được thực hiện đối với các khoản chi phí diễn ra hàng năm của doanh nghiệp. Sau khi đã tách được các khoản chi phí này tại bước 1, các bạn cần thực hiện những công việc sau:

• Xây dựng một mô hình (Building model/expectation) thể hiện tỷ lệ tăng/giảm của các khoản chi phí theo từng năm. Ví dụ như: chi phí điện/nước phục vụ cho việc quản lý trong năm nay dự kiến tăng 5% so với năm trước, nguyên nhân là do giá điện/nước được nhà nước quy định tăng tương ứng,..
• Thực hiện tính toán và vẽ biểu đồ các khoản chi phí này theo mô hình đã xây dựng, so sánh với chi phí thực tế được ghi và đánh giá mức chênh lệch, tìm hiểu nguyên nhân đối với chênh lệch lớn (Investigate variance)

Bước 4: Thực hiện kiểm tra chi tiết và tính toán lại đối với khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp (Test of Detail - TOD and Recalculate)

Ở bước 1, các bạn đã loại được các khoản chi phí liên quan đến lương, phân bổ chi phí trả trước, khấu hao thông qua việc sử dụng kết quả (Refer) của các phần hành liên quan khỏi tổng hợp các mẫu cần kiểm tra của khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với phần còn lại (Remaining Population for TOD), các bạn cần chọn mẫu kiểm tra chi tiết để có thể đảm bảo các cơ sở dẫn liệu liên quan đến tính phát sinh (Occurrence), tính chính xác (Accuracy) và tính phân loại (Classification).

Việc chọn mẫu cũng có thể thông qua phần mềm chọn mẫu hoặc theo đánh giá của kiểm toán viên (các mẫu có giá trị lớn, bất thường,..) và các bạn cần thực hiện ghi chép lại (document) các thông tin tương tự bảng ở phần Test cut-off.

Trong quá trình TOD, bạn có thể sẽ gặp phải các khoản cần thực hiện thêm thủ tục tính toán lại đối với các khoản phí như phân bổ tiền thuê nhà, phí bản quyền (Royalty) dựa vào tỷ lệ phần trăm doanh thu,... và thực hiện đối chiếu lại với số ghi nhận của khách hàng.

Bước 5: Rà soát sổ kế toán (Scanning)

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, các bạn cần thực hiện rà soát lại (Scan) sổ kế toán để có thể tìm ra các nghiệp vụ bất thường như:

• Các khoản chi phí phát sinh thường xuyên nhưng đến thời điểm cuối năm không thấy ghi nhận (chi phí điện, nước,…)
• Các khoản chi phí năm trước không phát sinh nhưng năm nay lại phát sinh với giá trị lớn (chi cho nhân viên đi nghỉ mát,…)
• Các khoản chi phí đáng ra được phân bổ cho nhiều kỳ kế toán nhưng chưa được phân bổ.
• Các khoản chi phí không phục vụ cho mục đích quản lý nhưng lại được ghi vào chi phí quản lý.
• Các khoản chi phí không được khấu trừ cho mục đích tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Lời kết

Tuy việc thực hiện các thủ tục kiểm toán phần hành chi phí quản lý doanh nghiệp là không quá khó nhưng để có thể xử lý được sổ sách là của khoản mục này đòi hỏi rất nhiều kỹ năng liên quan đến việc sử dụng phần mềm Excel thông qua các công cụ như Pivot table, Duplicate value,… Các bạn có thể tham khảo tại các bài viết hướng dẫn sử dụng các công cụ này hoặc tham gia một khóa học tại SAPP Academy để có thể hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất.