[Job Preparation] - Ứng dụng của các loại thư từ vào kiểm toán

Trong bài viết này, SAPP sẽ cung cấp cho các bạn một số kiến thức về các giấy tờ bắt buộc phải lập khi bước vào cuộc kiểm toán

I. Hợp đồng kiểm toán/Thư chấp nhận kiểm toán (Engagement Letter)

1. Khái niệm chung

Hợp đồng kiểm toán là sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam với khách hàng về việc thực hiện dịch vụ kiểm toán.

Chúng là bằng chứng bằng văn bản cho phép công ty kiểm toán thực hiện việc kiểm toán. Việc những ký kết hợp đồng kiểm toán là bằng chứng cho thấy công ty chấp thuận kiểm toán và cung cấp bằng chứng xác thực. Hợp đồng giải thích phạm vi công việc của Kiểm toán viên. Bản thân hợp đồng chứa tất cả thông tin cần thiết, chẳng hạn như thời hạn, tài liệu hỗ trợ, hướng dẫn, v.v. Ngoài ra, nó cung cấp thông tin liên quan đến phí kiểm toán. 

Theo Luật Kiểm toán độc lập của Việt Nam năm 2011, hợp đồng kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp, tổ chức bắt buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính phải được giao kết chậm nhất là 30 ngày trước ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Như vậy các doanh nghiệp thuộc diện phải kiểm toán báo cáo tài chính bắt buộc hàng năm có năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 thì hợp đồng kiểm toán chậm nhất phải ký kết vào ngày 01 tháng 12 năm đó.

a) Hợp đồng Kiểm toán

Theo đoạn 11 Chuẩn mực VSA 210, các điều khoản thỏa thuận phải được ghi trong hợp đồng kiểm toán hoặc một hình thức thỏa thuận khác bằng văn bản phù hợp (như Thư hẹn kiểm toán) và phải bao gồm:

• Mục tiêu của cuộc kiểm toán báo cáo tài chính
• Trách nhiệm của Ban Giám đốc đối với các báo cáo tài chính
• Phạm vi của cuộc kiểm toán, bao gồm cả việc tham khảo luật pháp, quy định hoặc tuyên bố hiện hành của các cơ quan chuyên môn mà Kiểm toán viên phải tuân thủ
• Thực tế là do tính chất thử nghiệm và các hạn chế cố hữu khác của cuộc kiểm toán, cùng với những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ, nên có rủi ro khó tránh khỏi là thậm chí một số sai sót trọng yếu có thể vẫn chưa được phát hiện
• Quyền truy cập không hạn chế vào bất kỳ hồ sơ, tài liệu và thông tin khác được yêu cầu liên quan đến cuộc đánh giá
• Trách nhiệm của Ban Giám đốc trong việc thiết lập và duy trì kiểm soát nội bộ hiệu quả.
• Các thỏa thuận liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán.
• Yêu cầu khách hàng xác nhận các điều khoản của hợp đồng bằng cách xác nhận đã nhận được thư chấp nhận kiểm toán.
• Mô tả về bất kỳ thư từ hoặc báo cáo nào khác mà kiểm toán viên dự kiến sẽ gửi cho khách hàng.
• Cơ sở tính phí và các thỏa thuận thanh toán.

b) Thư hẹn Kiểm toán

Theo Quyết định 366-2016/QĐ-VACPA ngày 28/12/2016 của Chủ tịch hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam đã ký về việc ban hành thì MẪU A212 THƯ HẸN KIỂM TOÁN gồm những nội dung chính như sau:

• Trách nhiệm của Kiểm toán viên
• Trách nhiệm của Ban Giám đốc
• Báo cáo kiểm toán
• Phí kiểm toán
• Dự kiến thực hiện
• Nhóm kiểm toán

2. Một số nội dung của hợp đồng

Mẫu tiếng Anh

Sau đây là một ví dụ về thư chấp nhận kiểm toán báo cáo tài chính cho mục đích chung được lập theo các Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế. Thư này sẽ được sử dụng như một hướng dẫn cùng với các vấn đề được nêu trong ISA 210 và sẽ cần được thay đổi tùy theo yêu cầu và hoàn cảnh riêng.

To the Board of Directors or the appropriate representative of senior management:  You have requested that we audit the financial statements of …………, which comprise the balance sheet as at ..............., and the income statement, statement of changes in equity and cash flow statement for the year then ended, and a summary of significant accounting policies and other explanatory notes. We are pleased to confirm our acceptance and our understanding of this engagement by means of this letter. Our audit will be conducted with the objective of expressing an opinion on the financial statements.  We will conduct our audit in accordance with International Standards on Auditing. Those Standards require that we comply with ethical requirements and plan and perform the audit to obtain reasonable assurance whether the financial statements are free from material misstatement. An audit involves performing procedures to obtain audit evidence about the amounts and disclosures in the financial statements. The procedures selected depend on the auditor’s judgment, including the assessment of the risks of material misstatement of the financial statements, whether due to fraud or error. An audit also includes evaluating the appropriateness of accounting policies used and the reasonableness of accounting estimates made by management, as well as evaluating the overall presentation of the financial statements. Because of the test nature and other inherent limitations of an audit, together with the inherent limitations of any accounting and internal control system, there is an unavoidable risk that even some material misstatements may remain undiscovered. In making our risk assessments, we consider internal control relevant to the entity’s preparation of the financial statements in order to design audit procedures that are appropriate in the circumstances, but not for the purpose of expressing an opinion on the effectiveness of the entity’s internal control. However, we expect to provide you with a separate letter concerning any material weaknesses in the design or implementation of internal control over financial reporting that come to our attention during the audit of the financial statements. We remind you that the responsibility for the preparation of financial statements that present fairly the financial position, financial performance and cash flows of the company in accordance with International Financial Reporting Standards is that of the management of the company. Our auditors’ report will explain that management is responsible for the preparation and the fair presentation of the financial statements in accordance with the applicable financial reporting framework and this responsibility includes:  Designing, implementing and maintaining internal control relevant to the preparation of financial statements that are free from misstatement, whether due to fraud or error;  Selecting and applying appropriate accounting policies; and  Making accounting estimates that are appropriate in the circumstances. In some jurisdictions, the auditor may have responsibilities to report separately on the entity’s internal control. In such circumstances, the auditor reports on that responsibility as required in that jurisdiction. The reference in the auditor’s report on the financial statements to the fact that the auditor’s consideration of internal control is not for the purpose of expressing an opinion on the effectiveness of the entity’s internal control may not be appropriate in such circumstances.  As part of our audit process, we will request from management written confirmation concerning representations made to us in connection with the audit. We look forward to full cooperation from your staff and we trust that they will make available to us whatever records, documentation and other information are requested in connection with our audit. [Insert additional information here regarding fee arrangements and billings, as appropriate.]  Please sign and return the attached copy of this letter to indicate that it is in accordance with your understanding of the arrangements for our audit of the financial statements.  XYZ & Co.  Acknowledged on behalf of ABC Company by  (signed)  ......................  Name and Title Date

II. Thư xác nhận (Confirmation Letter)

1. Thư xác nhận ngân hàng (Bank confirmation letter)

a) Khái niệm chung

Đây là tài liệu được Kiểm toán viên yêu cầu khi đưa ra ý kiến về báo cáo tài chính hàng năm của công ty hoặc để thực hiện kiểm toán một loại hình khác trong công ty.

Yêu cầu của Kiểm toán viên có thể được gửi: qua internet bank; email có chữ ký điện tử xác thực, hoặc tại chi nhánh của ngân hàng.

Xác nhận ngân hàng đã chuẩn bị trước cho mục đích kiểm toán có thể nhận được: qua internet bank, hoặc email có chữ ký điện tử xác thực.

Để đáp lại yêu cầu ban đầu của Kiểm toán viên, ngân hàng sẽ chuẩn bị xác nhận ngân hàng được chuẩn hóa cho mục đích kiểm toán (bất kể lượng thông tin được yêu cầu). Có thể yêu cầu thông tin bổ sung (ngoài thông tin có trong biểu mẫu xác nhận ngân hàng chuẩn cho mục đích kiểm toán). Một khoản phí hoa hồng cho các tài liệu tham khảo không theo tiêu chuẩn sẽ được tính cho việc chuẩn bị xác nhận ngân hàng cho mục đích kiểm toán.

Mục đích của Thư xác nhận Ngân hàng:

Thư xác nhận ngân hàng dùng để đảm bảo các cơ sở dẫn liệu về: tính đầy đủ của các khoản vay, lãi vay và các khoản nợ tiềm tàng và các chi phí hay thu nhập khác phát sinh với ngân hàng; tính hiện hữu và tính chính xác của số dư ngân hàng và các tài khoản được mở ở ngân hàng; tính phân loại của các khoản nợ ngắn, trung và dài hạn. Cụ thể, mục đích lập thư xác nhận Ngân hàng là:

• Để có xác nhận về tất cả số dư ngân hàng của công ty vào cuối năm
• Để xác định bất kỳ khoản lãi hoặc khoản phí nào sẽ được tích lũy vào cuối năm
• Để xác định sự tồn tại của bất kỳ tài sản nào do ngân hàng thay mặt khách hàng nắm giữ và liệu bất kỳ tài sản nào đã được tính phí cho ngân hàng hay không
• Để hỗ trợ xác định sự tồn tại của bất kỳ khoản nợ tiềm tàng nào
• Để có được chi tiết của tất cả các tài khoản ngân hàng tồn tại trong kỳ kế toán

Nội dung trong thư xác nhận ngân hàng:

Nội dung của thư xác nhận phải theo thể thức đã thống nhất với các ngân hàng thanh toán bù trừ và phải bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin chi tiết về việc khách hàng được phép tiếp cận ngân hàng;
• Yêu cầu chi tiết tất cả số dư ngân hàng, cùng với chi tiết các tài khoản đã đóng trong năm;
• Yêu cầu chi tiết về bất kỳ khoản lãi hoặc phí nào được tích lũy nhưng không bị tính phí;
• Yêu cầu cung cấp chi tiết về bất kỳ khoản vay, thấu chi và cơ sở vật chất nào, cùng với các hạn mức và ngày hoàn trả nếu có;
• Yêu cầu thông tin chi tiết về bất kỳ tài sản nào do ngân hàng thay mặt khách hàng nắm giữ và bất kỳ tài sản nào được tính cho ngân hàng
• Yêu cầu thông tin chi tiết về bất kỳ khoản nợ tiềm tàng nào mà ngân hàng có thể biết
• Chi tiết về sự tồn tại của bất kỳ mối quan hệ ngân hàng nào khác với công ty mà ngân hàng người nhận có thể biết.

Trách nhiệm của các bên liên quan:

• Kiểm toán viên

Lập thư xác nhận là thủ tục kiểm toán cần thiết để xác minh số dư các khoản trên báo cáo tài chính. Vì vậy, kiểm toán viên cần đảm bảo thực hiện các trách nhiệm trước và sau thủ tục lập thư xác nhận.

Kiểm toán viên cần thiết kế mẫu thư tương ứng trong từng trường hợp cần thu thập thông tin. Đảm bảo xác nhận lại dữ liệu lần cuối trên thư xác nhận với doanh nghiệp được kiểm toán trước khi gửi.

• Doanh nghiệp được kiểm toán

Doanh nghiệp cần phải phối hợp với các công việc của Kiểm toán viên, cung cấp dữ liệu chính xác phục vụ thủ tục lập thư xác nhận và đảm bảo gửi thư xác nhận theo yêu cầu của Kiểm toán viên. Trường hợp do điều kiện chủ quan không gửi thư xác nhận thì doanh nghiệp được kiểm toán cần trình bày rõ lý do cho Kiểm toán viên.

Chú ý: doanh nghiệp được kiểm toán cần đảm bảo tuân thủ không tác động chi phối đến quyết định của các bên nhận thư xác nhận, làm ảnh hưởng đến đánh giá của Kiểm toán viên.

• Bên nhận thư xác nhận

Xem xét lại tính đúng đắn của số liệu trên thư xác nhận (đối với thư không trống) và hoàn thành các thông tin cần thiết trên thư (đối với thư trống), đồng thời gửi trực tiếp cho Kiểm toán viên theo thời hạn quy định.

Căn cứ trên các thông tin khai trên thư xác nhận, ngân hàng có trách nhiệm xác nhận lại số dư các khoản tiền gửi nếu có chênh lệch giữa hai bên, sau khi xác nhận gửi lại doanh nghiệp kiểm toán theo địa chỉ đã cung cấp.

b) Mẫu thư xác nhận (Đã giản lược)

REQUEST FOR BANK CONFIRMATION OF INFORMATION FOR AUDIT PURPOSES A/C (Customer’s Name) For the purposes of our annual audit please complete the attached form to show the following information relating to our affairs with your bank as at the close of business on. For each item, please state any factors which may limit the completeness of your reply; if there is nothing to report, state “none”. Please confirm the position by completing the section headed “Bankers’ Confirmation” on the final page of this request. You are hereby authorised to return this request after completion and together with any remarks you may have to our auditors, Audit Firm’s name. You are hereby authorised to debit any charge for this service to our account number. It is understood that your reply to this request will in no way prejudice your rights in respect of your General Lien as Bankers. Yours faithfully, (Authorised Signature/s and Chop) Item 1: Saving Accounts held in your books: Tiền gửi tiết kiệm   Account No. Balance Local Currency     Foreign Currency     Item 2: Current Account Balance/s held in your books. Please state whether in credit (Cr) or overdrawn (Dr): Tiền gửi thanh toán   Account No. Balance Local Currency     Foreign Currency     Item 3: Facilities granted to us. Please state by types of facilities: Các thỏa thuận cho vay   Types of Facilities Reference No. Interest Rate Amount Maturity Date Guarantor Local Currency             Foreign Currency             Item 4: Loan Account Debit Balance/s (excluding Loans in connection with Inward Cargoes) in your books: Số dư nợ vay   Account No. Balance Local Currency     Foreign Currency     BANKERS’ CONFIRMATION We confirm that the balances and information which we have inserted under items 1 to 4 above are correct and complete. This information is given in strictest confidence, for the purposes of your audit, without any responsibility for error or omission on the part of this Bank, its employees, agents or informants. Authorised signatory for and on behalf of the Bank

c) Lưu ý

• Thư xác nhận ngân hàng là bằng chứng kiểm toán quan trọng phải có khi kiểm các phần hành có liên quan đến các tài khoản phát sinh giao dịch với ngân hàng như tài khoản tiền gửi ngân hàng, các khoản nợ ngân hàng, chi phí lãi vay,…
• Thư xác nhận ngân hàng phải được gửi trực tiếp về cho Kiểm toán viên để đảm bảo độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán
• Tuyệt đối không được làm thất lạc thư xác nhận vì thư xác nhận chỉ được gửi 1 lần, làm mất sẽ không có bằng chứng để đối chiếu với khách hàng
• Thư xác nhận phải được theo dõi liên tục ngay khi được gửi đi để có thể phát hiện những thư không nhận được phản hồi, từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết tương ứng (thông thường Internee và Associate sẽ trình bày với Senior về vấn đề này). Phải thông báo ngay cho Senior nếu phát hiện thư không được hồi đáp, tuyệt đối không để đến gần ngày ra báo cáo mới nói với Senior
• Sử dụng chức năng Mail-merge để thực hiện việc chuẩn bị thư xác nhận giúp tiết kiệm thời gian
  

• Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, địa chỉ Ngân hàng để không gửi nhầm Thư xác nhận

2. Thư xác nhận khoản phải thu khách hàng

a) Khái niệm chung

Khi Kiểm toán viên đang kiểm tra hồ sơ kế toán của một công ty, kỹ thuật chính để xác minh sự tồn tại của các khoản phải thu là xác nhận chúng với khách hàng của công ty đó. Kiểm toán viên sẽ chọn mẫu và gửi thư xác nhận các khoản phải thu. Đây là tài liệu do Ban Giám đốc của công ty ký nhưng được Kiểm toán viên gửi qua đường bưu điện hoặc email gửi cho khách hàng được Kiểm toán viên lựa chọn sổ chi tiết các khoản phải thu của công ty. Thư yêu cầu khách hàng liên hệ trực tiếp với Kiểm toán viên về tổng số các khoản phải thu từ công ty trên sổ sách của họ tính đến ngày được chỉ định trong thư xác nhận. Kiểm toán viên thường chọn khách hàng để xác nhận có số dư nợ phải thu lớn, trong đó xem xét thứ yếu đến các khoản phải thu quá hạn để đánh giá khả năng thu hồi khoản nợ, sau đó lựa chọn ngẫu nhiên khách hàng có số dư phải thu nhỏ hơn, hoặc các khách hàng có số dư khoản phải thu nằm bên Có vì đây có thể là số dư bất thường, cần phải trao đổi với doanh nghiệp để loại bỏ các rủi ro.

Do thông tin thu được thông qua xác nhận đến từ bên thứ ba nên thông tin đó được coi là bằng chứng kiểm toán có chất lượng cao hơn bất kỳ thông tin nào mà Kiểm toán viên có thể có được từ hồ sơ nội bộ của công ty khách hàng.

Có hai hình thức xác nhận, đó là:

• Thư xác nhận dạng khẳng định là đề nghị bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho Kiểm toán viên nêu rõ bên xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin cần xác nhận, hoặc cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận. Thư dạng này thường được sử dụng hơn. Thông thường, thư khẳng định sẽ có hai mẫu: có thông tin số dư trên thư và không có thông tin số dư trên thư.
• Thư xác nhận dạng phủ định là đề nghị bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho Kiểm toán viên chỉ khi bên xác nhận không đồng ý với thông tin được nêu trong thư xác nhận. Thư xác nhận dạng phủ định cung cấp bằng chứng kiểm toán ít thuyết phục hơn xác nhận dạng khẳng định, do đó Kiểm toán viên không được sử dụng thư xác nhận phủ định như là thử nghiệm cơ bản duy nhất nhằm xử lý rủi ro có sai sót trọng yếu đã được đánh giá ở cấp độ cơ sở dẫn liệu.

Nếu khách hàng không gửi lại xác nhận cho Kiểm toán viên, Kiểm toán viên có thể phải mất nhiều thời gian để có được các xác nhận. Nếu không có cách nào để có được xác nhận, thì bước tiếp theo của Kiểm toán viên là kiểm tra các hóa đơn thu tiền tiếp theo, để xem liệu khách hàng đã thanh toán cho những hóa đơn chưa được xác nhận đó hay chưa. Đây là một dạng bằng chứng thứ cấp chắc chắn rằng các khoản phải thu tồn tại ở thời điểm kết thúc năm của báo cáo tài chính đang được kiểm toán. Nếu thông tin nhận được từ khách hàng khác với số tiền phải thu được liệt kê trong sổ chi tiết các khoản phải thu của công ty, Kiểm toán viên thường yêu cầu công ty điều chỉnh sự khác biệt và sau đó Kiểm toán viên có thể thực hiện thêm một số thủ tục nếu cần.

b) Mẫu thư

• Thư xác nhận dạng khẳng định

(Date) (Customer’s name and address)    Dear: In connection with an audit of the financial statements of (insert name of client) as of December 31, 202X and for the year then ended, please confirm directly to our auditors (insert name and address of auditors) the amounts on the invoices listed below (or in the attached statement) as shown by our records that you were indebted to us as of December 31, 202X. Please take notice that the invoices that our auditors have selected for confirmation purposes may represent only a portion of the total balance due from you. Invoice Number Invoice Date Invoice Amount                               Please check the appropriate response below after determining whether this is in agreement with your records. If there are differences, please provide any information in sufficient detail to assist our auditors in reconciling the difference. After checking the appropriate response below, please sign and date your reply and mail it directly to our auditors in the enclosed return envelope. DO NOT SEND ANY PAYMENTS TO OUR AUDITORS. Thank you for your anticipated timely cooperation with this request.  Respectfully, (Name of client)     (Client’s authorized signature and title)

• Thư xác nhận dạng phủ định

(Date) (Customer’s name and address) Dear: This request is being sent to you to enable our independent auditors to confirm the correctness of our records. It is not a request for payment. Our records on December 31, 202X showed an amount of………receivable from you. If it does NOT agree with your records, please report any exceptions directly to our auditors. An addressed envelope is enclosed for this purpose. The above amount is incorrect for the following reasons: Thank you for your anticipated timely cooperation with this request. Yours faithfully, (Name of client) (Client’s authorized signature and title)

c) Lưu ý

• Mặc dù việc xây dựng thực tế các biểu mẫu xác nhận (khẳng định hoặc phủ định) có thể khác nhau giữa các công ty kiểm toán, nhưng chúng phải phù hợp với các yêu cầu nhất định, cụ thể là: 
  • Công ty kiểm toán và địa chỉ của công ty phải được ghi chính xác trong thư
  • Yêu cầu gửi lại yêu cầu trực tiếp cho Kiểm toán viên phải được ghi rõ ràng theo địa chỉ của Kiểm toán viên đã được ghi sẵn
  • Thư phải được ký bởi Ban Giám đốc của khách hàng
  • Ngày xác nhận số dư phải được xác định (ngày kết thúc năm của khách hàng)
• Các loại xác nhận khác liên quan đến khoản phải thu: Các khoản cho vay và cho thuê (Các điều khoản của khoản vay/thuê; Lãi suất; Gốc vay; Lãi dự thu); Các khoản vay của nhân viên (có thể được xác nhận trực tiếp với nhân viên của công ty)
• Đảm bảo rằng thư xác nhận phải được gửi lại trực tiếp cho Kiểm toán viên
• Cũng tương tự như thư xác nhận ngân hàng, thư xác nhận khoản phải thu cũng phải được theo dõi thường xuyên để kịp thời phát hiện và xử lý các thư không phản hồi. Đối với các số dư quá trọng yếu, nếu khách hàng của công ty không hồi đáp thư xác nhận, Kiểm toán viên có thể từ chối đưa ra ý kiến cho khoản mục đó (Disclaimer Opinion)

3. Thư xác nhận khoản phải trả nhà cung cấp

a) Khái niệm chung

Thư xác nhận khoản phải trả tài liệu do Kiểm toán viên chuẩn bị và xử lý để kiểm tra chéo số lượng và thông tin giữa hồ sơ của khách hàng và hồ sơ từ nhà cung cấp của khách hàng. Sau khi thư xác nhận được chuẩn bị xong, Ban Giám đốc của công ty khách hàng ký vào thư xác nhận. Kiểm toán viên căn cứ trên sổ chi tiết mua hàng hay tổng hợp công nợ phát sinh theo từng nhà cung cấp để chọn ra những nhà cung cấp có số dư cần nghi ngờ (có thể là nợ lâu không trả, hoặc đã ứng trước thời gian dài nhưng chưa có hàng về) và những nhà cung cấp có số dư ảnh hưởng trọng yếu đến dư cuối kỳ khoản phải trả người bán làm đối tượng gửi thư xác nhận. Căn cứ trên các thông tin khai trên thư xác nhận, nhà cung cấp có trách nhiệm xác nhận lại số dư các khoản bên gửi thư còn nợ và khoản bên gửi đã ứng trước (tính đến thời điểm kết thúc niên độ) và giải thích chi tiết nếu có chênh lệch giữa hai bên, sau khi xác nhận gửi lại doanh nghiệp kiểm toán theo địa chỉ đã cung cấp. Điều này nhằm đảm bảo rằng Kiểm toán viên đã nhận được thông tin chính xác và độ tin cậy của bằng chứng kiểm toán không bị ảnh hưởng bởi các ngoại tác khác. Cũng giống như thư xác nhận khoản phải thu, thư xác nhận khoản phải trả cũng sẽ có 2 loại là thư xác nhận khẳng định và thư xác nhận phủ định.

b) Mẫu thư

(Date) (Customer’s name and address) Dear: In accordance with the request of our independent auditors, we ask you kindly to confirm the balance of your outstanding debt of our company ………. as per the turning date of December 31, 202X. We ask you kindly to confirm the above balance and in case of any discrepancies to describe the factors leading to the difference, by completing and returning the enclosed declaration to our auditor’s firm. Thank you in advance for your kind cooperation. Yours faithfully, (Name of client) (Client’s authorized signature and title)

Thư xác nhận khoản phải trả cũng cần lưu ý một số điểm như thư xác nhận khoản phải thu.

III. Thư quản lý (Management Letter)

1. Khái niệm chung

Báo cáo tài chính đã được kiểm toán đi kèm với một bức Thư quản lý kiểm toán đề xuất các cách cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chủ yếu đề cập đến các yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Thư quản lý là sản phẩm phụ thường có trong các cuộc kiểm toán để nâng cao chất lượng của báo cáo tài chính và hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. 

Trong Thư quản lý, Kiểm toán viên thường nêu ra các vấn đề còn yếu kém trên tất cả các khía cạnh, có thể là quy trình quản lý, năng lực cán bộ, quy trình kiểm soát, sử dụng các phương tiện, dụng cụ quản lý, đánh giá, giá cả, tỷ giá, kỹ thuật tính toán... làm cho bất kỳ vấn đề gì có liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính bị sai lệch, có thể sai lệch hoặc có nguy cơ sai phạm.

Trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính, các chuẩn mực nghề nghiệp yêu cầu Kiểm toán viên phải hiểu biết về các kiểm soát nội bộ ở mức độ cần thiết để lập kế hoạch kiểm toán. Kiểm toán viên sử dụng hiểu biết này để đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính và thiết kế các thủ tục kiểm toán thích hợp nhằm giảm thiểu rủi ro đó.

Các khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ được coi là thiếu sót nghiêm trọng hoặc yếu kém trọng yếu phải được thông báo bằng văn bản cho Ban Giám đốc và Ban quản trị, ngay cả khi chúng đã được sửa chữa trong quá trình kiểm toán. Kiểm toán viên thu thập các giải trình của doanh nghiệp thông qua Phản hồi của Ban Giám đốc trong văn bản liên lạc. Bất kể lời giải thích như thế nào, những yếu kém trọng yếu và những khiếm khuyết nghiêm trọng không được xử lý kịp thời phải tiếp tục được thông báo bằng văn bản cho đến khi sự thiếu sót được khắc phục.

2. Mẫu thư quản lý 

Mẫu KPMG

Management Letter on the Interim / Final Phase of the Audit for the year ended 31 December 202X The purpose of this report is to set out certain matters that came to our attention during the course of the interim audit of the financial statements of XYZ for the year ended 31 December. Our objective is to use our knowledge of the business gained during our routine audit work to make useful comments and suggestions for you to consider. However, you will appreciate that our routine audit work is designed to enable us to form an opinion on the financial statements of the business and it should not be relied upon to disclose all irregularities that may exist or to disclose errors that are not material in relation to the financial statements. Our report is designed to include useful recommendations that may help improve performance and avoid weaknesses that could lead to material loss or misstatement. It is your obligation to take the actions needed to remedy those weaknesses and should you fail to do so we shall not be held responsible if loss or misstatement occurs as a result. The report is provided on the basis that it is for the information of directors and management of the business; that it will not be quoted or referred to, in whole or in part, without our prior written consent; and that we will accept no responsibility to any third party in relation to it. This report is set out in three sections. The first section addresses our observations from this year’s audit and our recommendations in each area. These matters have been discussed with management and their response is included as appropriate. The second section is a summary of the matters previously raised in management reports that have not yet been implemented/resolved and their current status. The third section is a summary of matters previously raised in management reports that have been addressed during the current financial year. We have graded our management report observations: Grade 1 observations are those where there is a risk of a significant financial impact on the business that must be addressed immediately. Grade 2 observations are those where there is a risk of moderate financial impact on the business, for example a control failure or the absence of a control in an area of moderate risk. Grade 3 observations are those that relate to minor control deficiencies or enhancements in control efficiency. Please do not hesitate to contact me if you have any questions about this report.  Yours faithfully, ABC’s auditor Grade point 1 Title of point Observation This section should give a brief description of the point, with any necessary background information, and should highlight the specific risks associated with the observation. It is important that such risks are given, and that they are relevant and realistic. Recommendation This section should give a brief description of our recommendations, which should be clearly stated and which must be viable in a business context. It should also state the benefits of implementing the recommendations. Management response This must be agreed with management. Action This section should give an action plan for the implementation of the agreed recommendations, naming the member of operating unit staff responsible for implementing the recommendation and the date by which he/she intends to do so.

Các vấn đề 2, vấn đề 3 trình bày tương tự vấn đề 1.

IV. Thư xác nhận trách nhiệm Ban Giám đốc/Thư đại diện Ban giám đốc/Thư giải trình Ban giám đốc (Management Representation Letter)

1. Khái niệm chung

Thư xác nhận trách nhiệm Ban giám đốc là một lá thư do Kiểm toán viên chuẩn bị, được ký bởi ban quản lý cấp cao của công ty khách hàng, thường sẽ là Giám đốc điều hành và nhân viên tài chính cao cấp nhất (chẳng hạn như giám đốc tài chính). Bức thư là bằng chứng về sự cam kết tính chính xác của các báo cáo tài chính mà công ty đã giao cho Kiểm toán viên. Thư được ký sau khi hoàn thành công việc kiểm toán và trước khi báo cáo tài chính được phát hành cùng với ý kiến ​​của Kiểm toán viên.

Đại diện của Ban Giám đốc cung cấp bằng chứng về việc Ban Giám đốc chấp nhận trách nhiệm và trách nhiệm giải trình đối với việc lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, để những trình bày này cung cấp bằng chứng phù hợp, chúng phải đáng tin cậy. Trong bối cảnh của các đại diện quản lý, độ tin cậy phụ thuộc vào ba yếu tố đạo đức:

• Năng lực quản lý;
• Quản lý liêm chính;
• Cẩn trọng

Về bản chất, bức thư tuyên bố rằng tất cả thông tin được gửi là chính xác và tất cả thông tin trọng yếu đã được tiết lộ cho Kiểm toán viên. Kiểm toán viên sử dụng thư này như một bằng chứng kiểm toán. Bức thư là bằng chứng để truy cứu trách nhiệm của Ban Giám đốc nếu một số yếu tố của báo cáo tài chính đã được kiểm toán không phản ánh một cách trung thực và hợp lý kết quả tài chính, tình hình tài chính hoặc dòng tiền của doanh nghiệp. Vì lý do này, các báo cáo mà Kiểm toán viên đưa ra trong thư có phạm vi khá rộng, bao gồm mọi lĩnh vực có thể xảy ra mà các sai sót của Ban Giám đốc có thể dẫn đến việc ban hành báo cáo tài chính không chính xác hoặc gây hiểu nhầm. Sau đây là một số mẫu trình bày có thể được bao gồm trong thư đại diện quản lý:

• Ban Giám đốc chịu trách nhiệm về việc trình bày phù hợp các báo cáo tài chính theo khuôn khổ kế toán hiện hành

• Tất cả các hồ sơ tài chính đã được cung cấp cho các Kiểm toán viên
• Tất cả các biên bản hội đồng quản trị đã hoàn thành
• Ban Giám đốc đã cung cấp tất cả các thư từ các cơ quan quản lý về việc không tuân thủ báo cáo tài chính
• Không có giao dịch nào chưa được ghi chép
• Ảnh hưởng của tất cả các sai sót chưa được điều chỉnh là không trọng yếu
• Ban Giám đốc chịu trách nhiệm với hệ thống kiểm soát tài chính của công ty
• Tất cả các giao dịch của các bên liên quan đã được tiết lộ
• Tất cả các khoản nợ tiềm tàng đã được công bố
• Tất cả các tuyên bố hoặc đánh giá chưa được xác nhận đã được tiết lộ
• Công ty đã tiết lộ tất cả các khoản tiền bồi thường và các khoản nợ khác đối với tài sản của mình
• Tất cả các giao dịch trọng yếu đã được ghi lại đúng cách
• Ban quản lý chịu trách nhiệm về các hệ thống được thiết kế để phát hiện và ngăn chặn gian lận
• Ban giám đốc không biết về gian lận trong công ty
• Báo cáo tài chính tuân theo khuôn khổ kế toán hiện hành

Mẫu thư

To: Name and address of auditors Sub: Representation for the purpose of audit for the financial year 2019-20 (Assessment year 2020-21) Dear Sir, This representation letter is provided in connection with your audit of the financial statements of «Name of the company» for the year ended 31.03.2020 for the purpose of expressing an opinion as to whether the financial statements give a true and fair view of the financial position of «Name of the company», as on 31.03.2020 and of the results of operations for the year then ended. We acknowledge our responsibility for preparation of financial statements in accordance with the requirements of the Companies Act, 2013 and recognized accounting policies and practices, including the Accounting Standards issued by the Institute of Chartered Accountants of India. We confirm, to the best of our knowledge and belief, the following representations; Accounting Policies The accounting policies which are material or critical in determining the results of operations for the year or financial position set out in the financial statements are consistent with those adopted in the financial statements for the previous year. The financial statements are prepared on an accrual basis except discounts claims and rebates, which cannot be determined with certainty in the respective accounting year. Significant assumptions used by us in making accounting estimates, including those measured at fair value, are reasonable. All events subsequent to the date of the financial statements and for which applicable accounting standards in India require adjustment or disclosure have been adjusted or disclosed. The effects of uncorrected misstatements are immaterial, both individually and in the aggregate, to the financial statements as a whole. We have fulfilled our responsibilities, as set out in the terms of the audit engagement, for the preparation of the financial statements in accordance with Financial Reporting Standards; in particular, the financial statements give a true and fair view in accordance with the applicable accounting standards in India. Fixed Assets The net book values at which fixed assets are stated in the balance sheet are arrived at; After taking into account all capital expenditure on additions thereto, but no expenditure being chargeable to revenue. After eliminating the cost and accumulated depreciation relating to items sold, discarded, demolished or destroyed. After providing adequate depreciation on fixed assets during the period. Capital Commitments At the balance sheet date, there were no outstanding commitments for capital expenditure. Investments The company does not have any investments. All the investments shown in the balance sheet are "Long Term Investment'. Long-term quoted investments are valued at a cost less provision for permanent diminution in their value. Inventories Inventories at the year-end consisted of the following: Particulars  Amount Raw Materials & consumables «TradedGoods» Work-in-Progress «WIP» Finished Goods «FinishGoods» Other Stock «OtherInventory» Total «TotalInventory» Debtors, Loans and Advances The following items appearing in the books as at 31.3.«YearClos» are considered good and fully recoverable. Particulars Amount Trade Receivables   Considered good «Considered_good» Considered Doubtful «Considered_Doubtful» Less : Provision «Provision» Net Sundry Debtors «Net_Sundry_Debtors»     Loans and Advances    Considered good   Considered Doubtful   Less : Provision   Net Loans & Advances   Liabilities We have recorded all known liabilities in the financial statements except retirement benefits, discounts claims and rebates. We have disclosed in Notes on Accounts all guarantees that, if any we have given to third parties. Provisions for Claims and Losses There are no known losses and claims of material amounts for which provision is required to be made. There have been no events subsequent to the balance sheet date which require adjustment of or disclosure in, the financial statements or notes thereto. Statement of Profit and Loss Except as disclosed in the financial statements, the results for the year were not materially affected by; (a) Transactions of a nature not usually undertaken by the company. (b) Circumstances of an exceptional or non-recurring nature (c) Charges or credits relating to prior years (d) Changes in accounting policies By order of the Board For «Name of the company»