[Audit - Technique] - Kinh nghiệm kiểm toán phần hành phải thu

STT

Thủ tục

Các bước công việc

Lưu ý

1

Đối chiếu (Reconciliation)

-> Đảm bảo các số liệu mà khách hàng cung cấp là chính xác

- Đối chiếu số dư đầu kỳ và cuối kỳ trên bảng cân đối phát sinh (trial balance) với số liệu từ sổ cái tổng hợp (general ledger) của các tài khoản:

Số dư CK = số dư ĐK + PS Nợ - PS Có

- Đối chiếu số dư trên bảng cân đối phát sinh với số dư trên sổ chi tiết theo đối tượng của từng tài khoản

Nếu phát sinh chênh lệch:

- Xem lại danh mục bút toán điều chỉnh của kiểm toán năm trước

- Kiểm tra lại việc đối chiếu: công thức tính đã chính xác chưa? Quá trình đưa dữ liệu đầu vào (sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối thử,...) có thiếu/nhầm lẫn không?

- Chênh lệch có net-off không?

- Nếu vẫn chênh lệch: trao đổi với khách hàng tìm hướng xử lý

2

Gửi thư xác nhận (Send confirmation)

-> Đảm bảo tính hiện hữu, quyền & nghĩa vụ

- Chọn mẫu: chọn các số dư cuối kỳ lớn hơn ngưỡng trọng yếu (mẫu “key”) và các mẫu bổ sung (mẫu “ref”). Mẫu ref được chọn theo các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào từng công ty kiểm toán.

- Thu thập địa chỉ từ khách hàng, lập thư và tiến hành gửi thư

- Đối với kỳ kiểm toán cuối năm hoặc kỳ kiểm toán giữa niên độ (đối với các đơn vị niêm yết), gửi thư xác nhận là thủ tục bắt buộc, nên thực hiện sớm ngay từ khi bắt đầu cuộc kiểm toán

- Thư xác nhận được lên theo mẫu sẵn có của công ty kiểm toán, các bạn tiến hành chạy Mail Merge để tạo danh sách thư tự động.

- Thư được gửi cho khách hàng yêu cầu đóng dấu của các cấp quản lý. Thư cần in ra tối thiểu hai bản, một bản lưu tại công ty kiểm toán, một bản gửi cho bên thứ ba.

- Cần thu thập đủ bản cứng thư qua đường bưu điện và yêu cầu gửi bản scan qua email, tránh thất lạc.. Mọi chênh lệch cần được theo dõi và trao đổi ngay với khách hàng để xử lý hoặc điều chỉnh trên báo cáo nếu cần

3

Phân tích (Review nature & analysis)

- So sánh số dư phải thu năm nay với năm trước (so sánh số tổng và số dư chi tiết theo từng đối tượng), kết hợp với phân tích biến động doanh thu thuần. 

Một số phương pháp phân tích thường gặp: phân tích theo tháng, theo năm, theo khách hàng, theo sản phẩm, theo loại hình doanh thu, theo vị trí địa lý. Có thể kết hợp vẽ biểu đồ cho trực quan và dễ phát hiện ra các biến động bất thường.

- Xem xét hệ số quay vòng các khoản phải thu và số ngày thu tiền bình quân

- Phân tích xu hướng biến động của doanh nghiệp và so sánh với xu hướng biến động chung của ngành/thị trường

- Trong quá trình rà soát, cần kết hợp phỏng vấn và đánh giá chính sách tín dụng/chính sách bán hàng trong kỳ của khách hàng

'- Tập trung vào biến động bất thường: tăng/giảm mạnh không theo xu hướng, số dư nợ lâu ngày, số dư lớn, số dư mới,… 

4

Đánh giá lại (Translation)

-> Đảm bảo tính chính xác và đánh giá

- Chọn ra tất cả khách hàng có số dư ngoại tệ cuối kỳ

- Đánh giá lại số dư nguyên tệ theo tỷ giá mua của ngân hàng nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán

- Tài liệu tham khảo: Thông tư 53/2016/TT-BTC

- Không đánh giá lại các khoản tạm ứng (Số dư bên có 131)

5

Kiểm tra tính đúng kỳ (Cut-off)

-> Đảm bảo tính đầy đủ và tính đúng kỳ

- Chọn mẫu kiểm tra: thu thập bổ sung sổ cái và sổ chi tiết sau kỳ, chọn ra các nghiệp vụ bán hàng/thu tiền gần sát ngày kết thúc năm tài chính (̣cả trước và sau ngày kết thúc năm tài chính) (nếu nhiều giao dịch, chọn các giao dịch lớn hơn ngưỡng trọng yếu)

- Kiểm tra thời điểm ghi nhận trên biên bản bàn giao (bán hàng trong nước) hoặc vận đơn (bán hàng xuất khẩu)

- Kiểm tra giá trị trên hóa đơn

- Số ngày cut-off của khoản mục phải thu phụ thuộc vào từng doanh nghiệp. Thông thường, số ngày chọn test cut-off được căn cứ vào thời gian luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, số ngày quay vòng khoản phải thu, hoặc dựa trên xét đoán/kinh nghiệm của kiểm toán viên

- Test cut-off phần hành phải thu có thể đối ứng với phần hành doanh thu, tránh trùng lặp công việc

- Với giao dịch xuất khẩu: tham khảo kỹ điều khoản Incoterm để xác định thời điểm ghi nhận

6

Rà soát các khoản dự phòng (Review provision for bad debt)

-> Đảm bảo tính chính xác và đánh giá

• - Thu thập bảng trích lập dự phòng/ bảng theo dõi tuổi nợ của khách hàng

- Tính toán tổng tuổi nợ của các khoản phải thu, chọn ra các khoản lâu ngày, phỏng vấn khách hàng về chính sách trích lập, xem xét tính hợp lý và thực hiện tính toán lại.

Dự phòng được trích lập dựa trên chính sách trích lập của khách hàng và nhận định của họ về khả năng thu hồi các công nợ phải thu trong tương lai. Nếu khách hàng không có chính sách cụ thể, kiểm toán viên căn cứ vào kinh nghiệm/xét đoán trích lập theo đúng quy định hướng dẫn tại thông tư 48/2019/TT-BTC

- Đối chiếu với số liệu của khách hàng, đưa ra bút toán trích lập bổ sung nếu có

- Đối chiếu số dư trên báo cáo tuổi nợ với bảng cân đối phát sinh; chọn ngẫu nhiên một số mẫu dự phòng và kiểm tra các tài liệu liên quan, tính toán lại mẫu đó để đảm bảo số liệu cung cấp bởi khách hàng là chính xác

- Cập nhật các quy định, thông tư hiện hành về trích lập dự phòng

- Cập nhật các thay đổi của khách hàng về chính sách trích lập dự phòng/khả năng thu hồi các khoản lâu ngày trong quá trình kiểm toán

7

Các thủ tục khác

-> Đảm bảo tính đầy đủ, tính chính xác và đánh giá, tính phân loại và tính dễ hiểu

- Kiểm tra thời hạn thanh toán của các hợp đồng để xem xét việc phân loại các khoản phải thu

- Kiểm tra giá cả, khối lượng giao dịch, phê duyệt đối với khách hàng là các bên liên quan

- Kiểm tra thời hạn thanh toán, giá trị, tiến độ của các hợp đồng có khoản khách hàng trả trước

- Rà soát bản chất, kiểm tra điều khoản hợp đồng, xem xét tính hợp lý của các khoản phải thu khác: cho vay, cầm cố, thế chấp,...

Các thủ tục này bổ sung cho các thủ tục phía trên, tùy thuộc vào đặc trưng của từng doanh nghiệp mà cần dành nhiều thời gian thực hiện các thủ tục này hay không