[Job Preparation] - Những điều cần chuẩn bị cho kỳ thực tập rực rỡ

Tóm tắt những kiến thức và kỹ năng cần chuẩn bị để xuất sắc vượt qua kỳ thực tập taị BIG4.

Được biết đến là một nền kinh tế có tốc độ phát triển nhanh và ổn định trong suốt vài thập kỷ, thị trường lao động ngày chuyển dịch theo xu hướng gia tăng sử dụng nguồn lao động có kỹ năng và chất lượng cao. Chính vì vậy, thực tập được biết đến như một cách nâng cao hiểu biết và kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực mà sinh viên quan tâm. Ngoài ra, thực tập cũng mở ra cánh cửa trở thành nhân viên chính thức tại các công ty. Đối với những sinh viên học khối ngành Tài chính, Kế toán – Kiểm toán thì Big4 chính là nơi mà các bạn có thể cọ xát với những dự án lớn, từ đó nâng cao năng lực và kiến thức chuyên môn của mình.

Trong bài viết này, SAPP sẽ tóm tắt những kiến thức và điều bạn cần chuẩn bị cho kỳ thực tập sắp tới của mình.

I. Cơ cấu của Big4

1. Các lĩnh vực hoạt động

Big 4 cung cấp các dịch vụ cho các doanh nghiệp đến từ đa dạng các lĩnh vực hoạt động. Các lĩnh vực này bao gồm:

• Công nghiệp sản xuất
• Logistic
• Công nghệ, truyền thông và viễn thông
• Chính phủ và dịch vụ công
• Dịch vụ tài chính
• Năng lượng
• Sản phẩm tiêu dùng và bán lẻ
• Ngân hàng và thị trường vốn
• Bất động sản, nhà hàng và khách sạn

Tùy thuộc vào quy mô của lĩnh vực hoạt động mà các công ty có thể mở riêng một phòng chuyên biệt phục vụ cho riêng lĩnh vực đó. Ví dụ, EY có riêng một phòng ban cung cấp dịch vụ đảm bảo cho các định chế tài chính (Financial Services Organization – FSO), PwC có phòng ban định phí bảo hiểm (Actuary) hay như Deloitte có thêm 2 phòng ban chuyên biệt là Bất động sản và Dầu khí.

2. Dịch vụ đảm bảo (Assurance)

Hầu hết các sinh viên mới ra trường chọn phòng Dịch vụ đảm bảo để bắt đầu sự nghiệp của mình. Mọi người thường nghĩ rằng dịch vụ đảm bảo chỉ bao gồm Kiểm toán hàng năm bắt buộc, tuy nhiên phòng ban này còn cung cấp nhiều dịch vụ khác. Các dịch vụ đảm bảo mà Big 4 cung cấp bao gồm:

• Kiểm toán theo luật định: Big4 cung cấp các dịch vụ kiểm toán và dịch vụ đi kèm bao gồm kiểm toán, soát xét báo cáo tài chính độc lập và báo cáo tài chính, kiểm toán báo cáo chuyển giá.
• Tư vấn kế toán: Big4 giúp khách hàng của mình giải quyết và kiểm tra những vấn đề kế toán phức tạp như kế toán cho mua bán sáp nhập, kế toán cho lần đầu áp dụng các chuẩn mực quốc tế như IFRS, US GAAP.
• Dịch vụ đảm bảo theo yêu cầu: Đối với những giấy phép hoặc những yêu cầu cần sự độc lập, khách hàng sẽ yêu cầu dịch vụ để hoàn thành những thủ tục này.
• Điều tra gian lận và giải quyết tranh chấp (Forensic services): Đây là dịch vụ trỗi dậy và đúng như tên gọi của nó, Big 4 sẽ hỗ trợ khách hàng điều tra các gian lận tài chính và kế toán hoặc giải quyết tranh chấp giữa các công ty.

3. Dịch vụ thuế (Taxation)

Đây cũng là một phòng ban được phần lớn các bạn sinh viên chọn theo đuổi. Tuy nhiên, dịch vụ thuế ít được ưa chuộng hơn dịch vụ đảm bảo và vì thế, sự cạnh tranh cũng ít gay gắt hơn. Phòng dịch vụ thuế cung cấp các dịch vụ bao gồm:

• Thuế thu nhập doanh nghiệp: Big 4 cung cấp các dịch vụ liên quan đến thuế thu nhập và các loại thuế trực thu khác cho doanh nghiệp hoặc công, nhân viên của doanh nghiệp. Ngoài ra, Big 4 sẽ giúp khách hàng khiếu kiện những phán quyết của cơ quan thuế.

• Thuế gián thu: Phòng thuế giúp khách hàng giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế giá trị gia tăng VAT, thuế nhập khẩu và các loại thuế gián thu khác.

• Chuyển giá: Các báo cáo về hoạt động chuyển giá được lập bởi bộ phận này. Bộ phận chuyển giá đánh giá hồ sơ trước khi chuyển cho các cơ quan chức năng xem xét về thuế. Lưu ý rằng, kiểm toán báo cáo chuyển giá không nằm trong phạm vi hoạt động của phòng này.

• Thuế đa quốc gia: Các công ty có văn phòng đại diện khắp toàn cầu hoặc cung cấp dịch vụ xuyên biên giới có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế cũng sẽ được xử lí bởi bộ phận này.

• Thuế giao dịch (Transactional Taxation): Thuế giao dịch là dịch vụ thuế liên quan đến các giao dịch như tái cấu trúc doanh nghiệp, mua bán và sáp nhập cũng như các thỏa thuận mua bán phức tạp khác.

• Dịch vụ tuyển dụng toàn cầu: Phòng thuế bên cạnh các dịch vụ thuế bên trên còn cung cấp đến các công ty dịch vụ liên quan đến lương bổng (Payroll) và các hợp đồng lao động đa quốc gia.

4. Dịch vụ tư vấn (Advisory)

Tư vấn là bộ phận không ràng buộc về background của các ứng viên. Đây được xem như lĩnh vực phát triển nhất và mang lại nguồn thu lớn nhất cho các công ty Big 4. Thông thường, các khách hàng sử dụng dịch vụ kiểm toán sẽ có nhu cầu sử dụng thêm những dịch vụ tư vấn hoạt động khác. Một khi đã thân thuộc thì ngay cả khi khách hàng bắt buộc phải đổi kiểm toán theo luật định thì công ty vẫn có thể cung cấp dịch vụ tư vấn tới khách hàng. Phòng dịch vụ tư vấn cung cấp các dịch vụ bao gồm:

• Kiểm toán nội bộ: Nhiều người thường lầm tưởng rằng kiểm toán nội bộ sẽ được thực hiện bởi phòng dịch vụ đảm bảo. Thực tế hoạt động này là một phần của phòng tư vấn. Dịch vụ đảm bảo yêu cầu sự độc lập kiểm toán viên trong khi kiểm toán nội bộ lại không yêu cầu.
• Tư vấn IT: Bộ phận này cung cấp các dịch vụ liên quan đến hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning). Big4 giúp các công ty trong việc triển khai các hệ thống ERP, tiến hành tư vấn và sửa chữa lỗi trong quá trình sử dụng.
• Tư vấn rủi ro: Nhiệm vụ của phòng tư vấn rủi ro là xác định những rủi ro và tư vấn giảm thiểu thiệt hại hoặc triển khai thực hiện thay cho khách hàng. Những rủi ro này chủ yếu liên quan đến quy trình hoạt động, kế toán, tài chính hoặc hệ thống phê duyệt.
• Tư vấn bảo mật: Một lĩnh vực mới nổi và đang phát triển với tốc độ rất cao do sự gia tăng của việc sử dụng công nghệ vào báo cáo tài chính đa quốc gia. Tuy nhiên, kế toán không phải là khía cạnh duy nhất vì bộ phận này cũng đảm nhiệm kiểm toán an ninh mạng. 
• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Các tư vấn viên của Big 4 sẽ đào sâu những vấn đề gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và quy trình hoạt động. Ví dụ, quy trình của bộ phận công nợ gặp khó khăn trong việc ghi nhận các khoản bán hàng chịu và thường xuyên chậm 3 ngày. Phòng ban này sẽ nghiên cứu để tối ưu hóa quy trình và cắt giảm thời gian ghi nhận.

5. Dịch vụ tư vấn thương vụ (Transaction Advisory Services)

Loại hình dịch vụ này không thường xuyên được yêu cầu bởi khách hàng vì đây là loại hình dịch vụ một lần. Tuy nhiên, một vài doanh nghiệp như Masan hoặc Vingroup là những doanh nghiệp thường xuyên tái cấu trúc cũng như M&A (mua bán và sáp nhập) để tạo ra động lực tăng trưởng. Những giao dịch này ảnh hưởng đến đại cục của doanh nghiệp và rất phức tạp. Do vậy, các công ty tìm đến những doanh nghiệp kế toán chuyên nghiệp như Big 4 để tư vấn cho những hoạt động này.

• Mua bán, sáp nhập (M&A - Merge & Acquisition): Hầu hết tất cả các thương vụ mua bán và sáp nhập hàng đầu mà bạn thường nghe thấy trên các bảng tin kinh tế hàng ngày được tư vấn và xử lý bởi phòng này. Góc độ kế toán và thuế đã được soát xét bởi phòng Dịch vụ đảm bảo và Thuế; công việc của phòng Mua bán sáp nhập chính là xem xét các vấn đề tài chính cốt lõi và các thỏa thuận liên quan đến giao dịch, bao gồm định giá và tỷ lệ trao đổi / phát hành cổ phiếu.

• Tái cấu trúc doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tái cấu trúc, bộ phận này sẽ hỗ trợ bằng cách đánh giá mức độ hiệu quả của việc sử dụng vốn, từ đó đưa cấu trúc tài chính thích hợp cho doanh nghiệp và các bộ phận.

• Định giá và mô hình hóa: Yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại của một thương vụ mua bán và sáp nhập chính là xác định giá chuyển nhượng tại thời điểm thực hiện thương vụ đó. Đối tượng được định giá có thể là một doanh nghiệp, một bộ phận hoặc tài sản của doanh nghiệp.

• Thẩm tra (Due Diligence): Trước khi nhà đầu tư quyết định xuống tiền vào một doanh nghiệp, họ thường sẽ yêu cầu các công ty chuyên nghiệp như Big4 cung cấp dịch vụ Due Diligence. Dịch vụ thẩm tra đảm bảo công ty an toàn trên mọi khía cạnh để đầu tư. Một suy nghĩ sai lầm về dịch vụ thẩm tra chính là họ chỉ xem xét đến góc độ tài chính. Thực tế, họ còn xem xét đến khía cạnh khác như rà soát các hợp đồng lao động và bồi thường cho những cá nhân bị ảnh hưởng lợi ích khi xảy ra thương vụ.

6. Bộ phận hỗ trợ kinh doanh

Bộ phận này không cung cấp bất kỳ dịch vụ nào cho khách hàng mà thay vào đó là hỗ trợ hoạt động hàng ngày. Big 4 có đa dạng các phòng ban, dịch vụ và rất nhiều nhân viên. Đương nhiên, họ yêu cầu những bộ phận chức năng giúp họ giải quyết các công việc của mình hiệu quả hơn.

Giống như hầu hết mọi doanh nghiệp, Big 4 cũng sở hữu những bộ phận quản lý tài chính, kế toán, nhân sự, marketing và hành chính.

II. Các công việc thường được giao cho thực tập sinh

1. Kiểm kê

2. Working Papers (WPS)

Việc đầu tiên bạn cần hiểu khi chuẩn bị WPS cho bất cứ phần hành nào chính là nắm rõ hướng đi của các nghiệp vụ từ sổ chi tiết đến báo cáo tài chính.

Những thông tin cụ thể liên quan giao dịch phải được ghi chi tiết trước khi được được hạch toán vào sổ cái. Ví dụ, sổ bán hàng cần ghi chú những thông tin quan trọng như ngày bán, số lượng bán, giá bán, mức chiết khấu, mã đối tượng, bán thu tiền mặt hay bán chịu. Những thông tin này sau đó sẽ được đối chiếu các tài khoản với nhau khi hạch toán vào GL (Sổ cái). Khi sổ chi tiết ghi rằng bán chịu thì sổ tiền phải thu và sổ doanh thu sẽ đối ứng với nhau. GL sẽ nơi tập trung các bút toán của tất cả tài khoản trước khi lên TB.

Sau khi chúng ta lọc từng tài khoản theo Nợ với Có, chúng ta sẽ có được phát sinh Nợ và phát sinh Có trong kỳ. Hình minh họa phía dưới chỉ mô tả một phần của dữ liệu.

Sau khi đã có được phát sinh Nợ và Có, chúng ta chỉ cần kết hợp với số dư đầu kỳ theo công thức phía dưới sẽ có được số dư cuối kỳ.

CB = OB + Dr + Cr

Công thức trên là tổng quát cho tất cả tài khoản. Đối với những tài khoản có Normal balance bên Nợ thì phát sinh Nợ sẽ được cộng vào còn phát sinh Có sẽ được trừ ra và ngược lại với tài khoản có Normal balance bên Có. Ở ví dụ phía dưới, tài khoản số 1111 có Normal balance bên Nợ, sau khi cộng phát sinh Nợ trừ phát sinh Có, chúng ta có số cuối kỳ xấp xỉ 15 tỷ. Bạn có thể thực hành tương tự với những tài khoản có Normal balance bên Có.

Sau khi tổng hợp số cuối kỳ, nếu tất cả các bước đều chính xác thì số phát sinh trong kỳ và số cuối kỳ đều sẽ cân bằng giữa Nợ và Có. Tới đây, bạn chỉ cần đưa những tài khoản về đúng báo cáo mà nó thuộc về thì sẽ hoàn thành được báo cáo của mình.

a) Công việc cụ thể về WPS cho phần hành tiền mặt

b) Công việc cụ thể về WPS cho phần hành chi phí

c) Công việc cụ thể về WPS cho phần hành chi phí trả trước

d) Công việc cụ thể về WPS cho phần hành tài sản cố định

III. Chuẩn bị về kỹ năng giao tiếp

Hầu hết chúng ta không gặp khó khăn khi giao tiếp thường ngày, nhưng đối với các bạn thực tập sinh chân ướt chân ráo bước vào môi trường doanh nghiệp thì thường gặp khó khăn trong việc truyền tải thông điệp của mình một cách hiệu quả. Một người chuyên nghiệp sẽ thể hiện kỹ năng giao tiếp tốt, vì việc trao đổi thông tin hoặc ý tưởng thành công là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Giao tiếp là hoạt động hàng ngày trong môi trường doanh nghiệp. Có ba điều cực kỳ quan trọng mà bạn phải nhận thức rõ chính là Đối tượng giao tiếp, Mục đích giao tiếp và Kênh giao tiếp. Bạn có thể nhấn vào đây để đọc thêm bài viết về những quy tắc cơ bản khi giao tiếp.