[Tóm tắt kiến thức quan trọng] của Module 3: Phần 4 - Chuẩn mực số IV: Duties to employer (Trách nhiệm với công ty chủ quản)

Tóm tắt các kiến thức quan trọng liên quan đến chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp số IV: Trách nhiệm với công ty chủ quản

CHUẨN MỰC IV: TRÁCH NHIỆM VỚI CÔNG TY CHỦ QUẢN - Chuẩn mực IV(A): Trung thành.

Trích dẫn gốc: Trong các vấn đề liên quan đến công việc tại công ty chủ quản, các thành viên và ứng viên phải:

• Hành động vì lợi ích của công ty chủ quản.

• Không được làm ảnh hưởng đến việc công ty chủ quản sử dụng lợi thế về kỹ năng và năng lực của các thành viên và ứng viên.

• Tiết lộ thông tin mật, hoặc gây ra thiệt hại khác cho công ty chủ quản.

1. Hướng dẫn chung

• Nên bảo vệ lợi ích của công ty mình bằng cách hạn chế mọi hành vi có thể gây tổn hại cho công ty, tước đoạt lợi nhuận công ty hoặc tước đoạt các kỹ năng và khả năng của thành viên và ứng viên.

• Luôn đặt lợi ích của khách hàng lên trên lợi ích của công ty chủ quản, tuy nhiên cần cân nhắc ảnh hưởng của hành vi đó đối với sự phát triển bền vững và tính liêm chính của công ty chủ quản.

• Phải tuân thủ các chính sách và thủ tục được công ty chủ quản đề ra trong phạm vi không mâu thuẫn với pháp luật, quy tắc, và quy định hiện hành, hoặc các tiêu chuẩn trong Bộ Quy tắc và Chuẩn mực.

2. Hướng dẫn chi tiết trong một số trường hợp chính

2.1. Trách nhiệm của công ty chủ quản

✓ Công ty chủ quản cần phải nắm rõ các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với nhân viên của họ.

✓ Thành viên và ứng viên được khuyến khích cung cấp một Bộ Quy tắc và Chuẩn mực cho công ty chủ quản.

✓ Công ty chủ quản không bắt buộc phải tuân thủ các Quy tắc và Chuẩn mực, nhưng họ không nên đề ra các chính sách và thủ tục mâu thuẫn với Bộ Quy tắc và Chuẩn mực.

2.2. Hành nghề độc lập

✓ Thành viên và ứng viên nên hạn chế hành nghề độc lập nếu có mâu thuẫn với lợi ích của công ty chủ quản.

✓ Nếu thành viên và ứng viên dự định sẽ hành nghề độc lập có trả thù lao, họ phải thông báo cho công ty chủ quản về:

• Loại hình dịch vụ mà thành viên và ứng viên cung cấp, 

• Thời lượng dự kiến, 

• Thù lao dịch vụ, và họ 

• Phải nhận được sự đồng ý của công ty chủ quản trước khi tiến hành cung cấp dịch vụ.

2.3. Rời khỏi công ty chủ quản

✓ Khi thành viên và ứng viên dự định sẽ rời khỏi công ty chủ quản hiện tại, họ phải tiếp tục hành động vì lợi ích tốt nhất của công ty chủ quản đó.

✓ Nhân viên nghỉ việc được tự do sắp xếp hoặc chuẩn bị trước khi chấm dứt quan hệ với công ty chủ quản.

✓ Các kỹ năng và kinh nghiệm mà nhân viên có được trong thời gian làm việc cho công ty chủ quản không phải là thông tin ‘’bảo mật’’ hoặc ‘’đặc quyền’’.

✓ Thành viên và ứng viên được phép liên hệ với khách hàng của công ty chủ quản cũ miễn là thông tin liên hệ không được lấy từ hồ sơ khách hàng của công ty hoặc không vi phạm các điều khoản trong ‘’Thỏa thuận không cạnh tranh’’ nếu có. 

✗ Liên hệ các khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng trước khi rời khỏi công ty chủ quản để mời chào họ sử dụng dịch vụ của công ty chủ quản mới.

✗ Tham gia vào các hoạt động mâu thuẫn với lợi ích tốt nhất của công ty chủ quản trước khi đơn từ chức của họ có hiệu lực.

✗ Mang hồ sơ hoặc ghi chép mà không có sự cho phép bằng văn bản của công ty chủ quản cũ cho công ty mới.

2.4. Sử dụng mạng xã hội

• Thành viên và ứng viên cần hiểu và tuân thủ tất cả các chính sách và quy định hiện hành về việc sử dụng các nền tảng truyền thông mạng xã hội để tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng.

• Các tài khoản doanh nghiệp được chứng nhận của công ty chủ quản được coi là một phần tài sản của công ty.

✓ Tách bạch tài khoản xã hội cá nhân và tài khoản xã hội nghề nghiệp, hoặc tham khảo ý kiến của công ty chủ quản về cách quản lý hồ sơ cá nhân trên mạng xã hội nếu tài khoản được dùng chung cho cả mục đích cá nhân và nghề nghiệp.

2.5. Việc tố giác các hành vi sai trái

• Thứ tự ưu tiên của lợi ích các bên tăng dần như sau:

1. Lợi ích cá nhân của thành viên và ứng viên

2. Lợi ích của công ty chủ quản

3. Lợi ích của khách hàng

4. Lợi ích của thị trường vốn

• Trong trường hợp công ty chủ quản tham gia vào các hành vi bất hợp pháp hoặc phi đạo đức, thành viên và ứng viên có thể vi phạm nghĩa vụ trung thành với công ty chủ quản để tuân thủ nghĩa vụ của họ đối với thị trường vốn và khách hàng.

2.6. Bản chất việc sử dụng lao động 

• Trách nhiệm của thành viên và ứng viên sẽ phụ thuộc vào mức độ kiểm soát của công ty chủ quản.

• Nếu là người lao động độc lập, thành viên và ứng viên nên tuân thủ các thỏa thuận với khách hàng.

• Nếu là nhân viên trực thuộc một công ty chủ quản, thành viên và ứng phải tuân thủ Chuẩn mực IV.

3. Các thủ tục được đề xuất tuân thủ.

Chính sách cạnh tranh:

• Thành viên và ứng viên cần hiểu rõ các hạn chế về việc cung cấp các dịch vụ tương tự bên ngoài công ty chủ quản trong khi đang làm việc cho công ty.

• Nếu công ty chủ quản yêu cầu thành viên và ứng viên ký các thỏa thuận không cạnh tranh như một phần trong thỏa thuận làm việc, họ nên đảm bảo rằng các chi tiết đều rõ ràng và được giải thích đầy đủ trước khi ký thỏa thuận.

Chính sách thôi việc: Thành viên và ứng viên cần hiểu rõ các chính sách thôi việc của công ty chủ quản.

Các thủ tục báo cáo sự cố: Thành viên và ứng viên cần nắm rõ các chính sách của công ty chủ quản liên quan đến việc tố giác các hành vi sai trái và khuyến khích công ty áp dụng các phương pháp quản lý tốt nhất trong ngành.  

Phân loại nhân viên: Thành viên và ứng viên cần hiểu rõ tình trạng của mình trong công ty chủ quản.

CHUẨN MỰC IV: TRÁCH NHIỆM VỚI CÔNG TY CHỦ QUẢN - Chuẩn mực IV(B): Các thỏa thuận thù lao khác.

Trích dẫn gốc: Các thành viên và ứng viên không được nhận quà tặng, trợ cấp, thù lao, hoặc tiền công làm ảnh hưởng đến hoặc có thể tạo ra xung đột lợi ích với công ty chủ quản, trừ khi có văn bản đồng ý của tất cả các bên liên quan.

1. Hướng dẫn chung

Thành viên và ứng phải nhận được sự đồng ý bằng văn bản từ công ty chủ quản trước khi nhận thù lao hoặc các khoản lợi ích từ các bên thứ ba cho các dịch vụ họ cung cấp hoặc bất kỳ dịch vụ nào có thể tạo ra xung đột lợi ích với công ty chủ quản.

1.1. Sự đồng ý bằng văn bản: Bất kỳ hình thức giao tiếp nào có thể được ghi lại, ví dụ như giao tiếp qua e-mail có thể được truy xuất.

1.2. Thù lao và lợi ích: các khoản thù lao trực tiếp từ khách hàng hoặc các khoản thù lao hoặc lợi ích gián tiếp từ các bên thứ ba

2. Các thủ tục được đề xuất tuân thủ.

• Thành viên và ứng viên nên lập một báo cáo bằng văn bản nêu rõ các khoản thù lao mà họ dự kiến nhận được từ các dịch vụ cung cấp bên ngoài các khoản thù lao từ công ty chủ quản cho người giám sát hoặc nhân viên tuân thủ.

• Bên trả thù lao cho dịch vụ đó nên xác nhận các chi tiết trong báo cáo, bao gồm các khoản thưởng hiệu suất.

• Báo cáo bằng văn bản nên nêu rõ các điều khoản thỏa thuận về thù lao bên ngoài được trả cho thành viên và ứng viên, các điều khoản sẽ bao gồm bản chất của thù lao, ước lượng khoản thù lao, và thời lượng dự kiến của thỏa thuận.

CHUẨN MỰC IV: TRÁCH NHIỆM VỚI CÔNG TY CHỦ QUẢN - Chuẩn mực IV(C): Trách nhiệm Giám sát viên.

Trích dẫn gốc: Các thành viên và ứng viên phải nỗ lực hợp lý để đảm bảo rằng bất kỳ đối tượng nào chịu sự giám sát hoặc thuộc thẩm quyền quản lý của họ phải tuân thủ các luật, quy tắc, quy định của Bộ quy tắc và Chuẩn mực.

1. Hướng dẫn chung

Thành viên và ứng viên phải:

• Khuyến khích tất cả nhân viên dưới sự giám sát và quyền hạn tuân thủ các luật pháp, quy tắc, quy định và chính sách hiện hành của công ty và của Bộ Quy tắc và Chuẩn mực.

• Hướng dẫn các nhân viên được giao quyền về các phương pháp thúc đẩy tuân thủ.

• Nỗ lực hợp lý để ngăn ngừa và phát hiện vi phạm bằng cách thiết lập các hệ thống tuân thủ hiệu quả.

• Định kỳ hoặc thường xuyên tiến hành các chương trình giáo dục và đào tạo cho các nhân viên dưới quyền giám sát.

• Báo cáo cho các nhà quản lý cấp cao về các hệ thống tuân thủ không phù hợp và đề xuất hành động khắc phục.

2. Hướng dẫn chi tiết trong một số trường hợp chính

2.1. Hệ thống giám sát

Thành viên và ứng viên cần phải:

✓ Hiểu rõ các cấu phần tạo nên một hệ thống tuân thủ hoàn thiện cho công ty chủ quản.

✓ Thực hiện nỗ lực hợp lý để đảm bảo rằng các thủ tục tuân thủ đã được lập ra, soạn thảo, và giao tiếp cho các cá nhân phụ trách.

• Trong trường hợp nhận thấy một nhân viên đã vi phạm hoặc có thể vi phạm Bộ Quy tắc và Chuẩn mực, nhân viên và ứng viên phải khẩn trương cân nhắc mức độ sai phạm và tiến hành giám sát viên nên từng bước đảm bảo rằng hành vi đó sẽ không bị tái phạm, bằng cách hạn chế các hoạt động, hoặc tăng cường giám sát đối với nhân viên đó.

• Trong trường hợp các thành viên và ứng viên nếu không có quyền hạn thiết lập hoặc chỉnh sửa các chính sách, thủ tục tuân thủ hoặc cơ cấu thù lao thì họ vẫn có nghĩa vụ hỗ trợ cấp trên phát triển và triển khai các công cụ tuân thủ hiệu quả. 

• Trong trường hợp các thành viên và ứng viên nhận thấy rằng hệ thống tuân thủ của công ty không hoàn thiện, họ nên báo cáo lại cho các nhà quản lý cấp cao và đề xuất hành động khắc phục. 

• Trong trường hợp công ty chủ quản không có hệ thống tuân thủ hoặc hệ thống tuân thủ không hoàn thiện, thành viên và ứng viên nên từ chối trách nhiệm giám sát bằng văn bản cho đến khi công ty chủ quản thiết lập thủ tục hợp lý cho phép thành viên và ứng viên thực hiện nghĩa vụ giám sát. 

2.2. Nghĩa vụ giám sát bao gồm nghĩa vụ phát hiện sai phạm

✓ Nỗ lực hợp lý để phát hiện những hành vi sai phạm pháp luật, quy tắc, chính sách của công ty hoặc vi phạm Bộ Quy tắc và Chuẩn mực.

✓ Từng bước thiết lập một chương trình tuân thủ hiệu quả.

3. Các thủ tục được đề xuất tuân thủ.

• Thành viên và ứng viên nên đề xuất công ty chủ quản thiết lập một bộ quy tắc đạo đức.

• Công ty chủ quản nên phân biệt rõ ràng giữa các thủ tục tuân thủ và bộ quy tắc đạo đức của công ty.

• Thành viên và ứng viên nên khuyến khích công ty chủ quản cung cấp một bộ quy tắc đạo đức cho khách hàng.

• Trong trường hợp có vi phạm, thành viên và ứng viên cần phản ứng kịp thời và tiến hành điều tra kỹ lưỡng đồng thời tăng cường giám sát hoặc đặt ra các hạn chế đối với phạm vi hoạt động của người vi phạm.

Một thủ tục tuân thủ hoàn cần được:

• Viết rõ ràng, dễ hiểu

• Chỉ định một nhân viên tuân thủ với thẩm định được xác định rõ ràng

• Có một thống rà soát và cân chỉnh. Phác thảo phạm vi của các thủ tục.

• Nêu rõ hành vi nào được cho phép, bao gồm các thủ tục báo cáo vi phạm và xử phạt.

• Thành lập cơ chế trả thù lao sao cho các hành vi vi phạm đạo đức sẽ không được bồi hoàn.

Sau khi chương trình tuân thủ đã được áp dụng cho công ty, giám sát viên nên:

• Phân phối thủ tục tuân thủ đến các nhân viên phù hợp

• Cập nhật thủ tục nếu cần thiết.

• Liên tục giáo dục nhân viên về các thủ tục.

• Đưa ra các nhắc nhở khi cần thiết.

• Yêu cầu đưa ra đánh giá cách hành nghề chuyên nghiệp.

• Xem xét cách hành động của giám sát viên để đánh giá mức tuân thủ và xác định các sai phạm.

• Thực thi các thủ tục khi sai phạm xảy ra

• Xem xét các thủ tục và xác định thay đổi nào cần thiết để ngăn ngừa sai phạm trong tương lai.