[Business Professional Communication] Quy tắc giao tiếp cơ bản

Hầu hết chúng ta không gặp khó khăn khi giao tiếp thường ngày, nhưng không phải ai cũng có thể sử dụng chúng để truyền tải thông điệp của mình một cách hiệu quả, đặc biệt là khi giao tiếp tại nơi làm việc. Một người chuyên nghiệp sẽ thể hiện kỹ năng giao tiếp tốt, vì việc trao đổi thông tin hoặc ý tưởng thành công là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Giao tiếp hiệu quả tạo nên sự gắn bó, hòa hợp và hiệu quả công việc. Có rất nhiều trở ngại có thể khiến các cuộc thảo luận khó khăn và làm mọi người thất vọng, bối rối hoặc mất hứng thú. May mắn thay, hầu hết các rào cản lớn nhất có thể được phá vỡ khi bạn chú ý hơn đến những phép lịch sự trong giao tiếp. 

Giao tiếp là hoạt động hàng ngày trong môi trường doanh nghiệp. Có ba điều cực kỳ quan trọng mà bạn phải nhận thức rõ chính là Đối tượng giao tiếp, Mục đích giao tiếp và Kênh giao tiếp. Ngoài ra, bạn cần biết một số quy tắc khi để tăng thêm sự chuyên nghiệp vào cách giao tiếp của bạn.

I. Những quy tắc giao tiếp cơ bản

1. Sử dụng đúng ngữ pháp

Bạn không cần phải trở thành một chuyên gia ngôn ngữ để để giao tiếp tốt. Trên thực tế, tùy theo nhu cầu sử dụng mà mỗi người có một mức độ hiểu biết nhất định về ngữ pháp. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo việc truyền đạt của mình là đúng ngữ pháp để tránh việc hiểu nhầm.

2. Tránh dùng những từ tối nghĩa

Cũng giống như ngữ pháp câu lủng củng, việc sử dụng những từ tối nghĩa sẽ khiến đối phương không hiểu được những điều bạn muốn truyền đạt. Hãy tưởng tượng một người đến nói với bạn “Em đi lấy giúp anh cái kia” và hy vọng bạn sẽ mang về cho anh ta một xấp tài liệu cho cuộc họp kế tiếp. Rõ ràng sẽ rất khó để chúng ta hiểu được “cái kia” sẽ tương đương với “xấp tài liệu”.

3. Đặt dấu câu đúng cách

Việc giao tiếp không đơn thuần chỉ là chọn đúng từ vào đúng vị trí. Sử dụng dấu câu trong văn bản của bạn giúp người đọc hiểu rõ ràng thông điệp đang được truyền tải. Vai trò của dấu câu chính là giúp chỉ ra những khoảng dừng và sự nhấn mạnh vào một số ý tưởng hoặc suy nghĩ.

4. Dùng phông chữ dễ đọc

Phông chữ sẽ tăng thêm giá trị cho phần văn bản của bạn. Nó giúp người đọc cảm nhận thông tin từ văn bản dễ dàng hơn. Sự lựa chọn chính xác về màu sắc, phông chữ và kích thước văn bản có thể là yếu tố quan trọng để thu hút đối tượng mục tiêu của bạn. Một vài phông chữ đó bao gồm Times New Roman, Arial, Calibri, Helvetica.

5. Hãy rõ ràng và súc tích

Trong môi trường doanh nghiệp, mọi người hàng ngày phải đối mặt với rất nhiều thông tin. Khi bạn muốn một điều gì đó từ đối phương, hãy nói rõ ràng và súc tích những điều bạn muốn. Chẳng ai có thời gian để đoán xem ẩn ý của bạn là gì.

6. Đa dạng cấu trúc câu văn

Sử dụng một vài cấu trúc câu văn trong xuyên suốt một bài báo cáo dài 40 trang không phải là một ý kiến hay. Thay vào đó, bạn nên đa dạng cấu trúc câu văn của mình khiến cho tổng thể bài trông hấp dẫn hơn.

7. Sử dụng tông giọng một cách hợp lí

Giọng điệu cũng góp phần không nhỏ vào sự rõ ràng của lời nói và cách diễn đạt vì nó có thể ảnh hưởng đến cách bạn phát âm một số từ nhất định. Nếu bài phát biểu của bạn nhằm mục đích cổ vũ người khác mà bạn dùng giọng nói đều đều và đơn điệu thì có thể sẽ khiến họ chán.

8. Sử dụng phần mềm kiểm tra chính tả

Kiểm tra chính tả cho phép bạn biết khi nào các từ viết sai chính tả, sửa các từ viết sai chính tả khi bạn nhập và cho phép bạn tìm kiếm các từ sai chính tả trong toàn bộ tài liệu. Việc sai chính tả khi giao tiếp với người khác thể hiện sự thiếu trau chuốt trong công việc của mình.

9. Hãy chắc chắn có người soát lỗi công việc của bạn

Soát lỗi rất quan trọng vì chúng ta thường thiếu hiểu biết, bất cẩn hoặc 'mù quáng' trước những lỗi sai, lỗi sai, ngữ pháp lủng củng, bố cục câu và đoạn văn kém, cấu trúc câu kém, thiếu hoặc không sử dụng đúng dấu câu, và tất nhiên là chính tả hoặc đánh máy lỗi. Việc có một người độc lập soát lỗi công việc sẽ giúp phần việc đó chính xác hơn.

10. Hãy chắc chắn gửi đi bản cuối cùng

Sau khi được một người soát lỗi giúp bạn, soát lỗi lại phần việc đó là rất cần thiết. Hơn nữa, khi chọn tệp dữ liệu để đính kèm vào mail, bạn nên chắc chắn rằng bạn chọn đúng bản cuối cùng chứ không phải bản nháp. Việc đặt tên có trạng thái như “Tên tệp_Draft” cho bản nháp và “Tên tệp_Final” cho bản chính thức sẽ giúp bạn phân biệt chúng dễ dàng hơn.

II. Đối tượng giao tiếp

Đối với một người giao tiếp tốt thì việc đầu tiên họ sẽ làm chính là tiếp cận đối tượng giao tiếp của mình một cách chuyên nghiệp. Hãy tự đặt câu hỏi và trả lời “Ai chính là người mình muốn giao tiếp?”. Phạm vi đối tượng trong giao tiếp có thể là bất cứ ai như là sếp, khách hàng hoặc nhà cung cấp hay thậm chí các cơ quan chính phủ. Nói cách khác, đối tượng giao tiếp chính là bất cứ ai mà bạn muốn truyền đạt thông điệp tới họ.

Cách để giao tiếp hiệu quả chính là biết người biết ta. Việc định vị đối tượng giao tiếp khiến cho những cuộc trò chuyện diễn ra có chiều sâu hơn. So với việc nói những câu bâng quơ thì những câu nói cá nhân hóa cho riêng họ sẽ chắc chắn được đón nhận nhiều hơn. Khi bạn nói chuyện với cô lao công, cô ấy có khả năng không hiểu được “Sổ chứng nhận quyền sử dụng đất”. Thay vào đó bạn hoàn toàn có thể sử dụng “Sổ đỏ” để giúp cô hình dung dễ dàng hơn.

Dù đối tượng giao tiếp có là ai, chỉ cần bạn nhớ (1) tránh dùng những từ chuyên biệt trừ khi nó tiết kiệm thời gian và người đối diện hiểu nó và (2) chọn mức độ chi tiết và kiến thức, mức độ thân thiết, từ ngữ và tông giọng phù hợp. Đừng khiến người khác cảm thấy giao tiếp được với bạn là đặc ân của họ hay của bạn. Bạn nên giao tiếp với mọi người trên phương diện con người thay vì tầng lớp, giai cấp.

III. Mục đích rõ ràng

Bạn có trách nhiệm giải thích chi tiết trong tất cả các cuộc hội thoại hoặc văn bản. Nếu bạn cần thông tin từ phòng nhân sự, hãy nói rõ mục đích. Nếu bạn cần một cuộc đối thoại, hãy nói rõ mục đích. Nếu bạn cần một lời xin lỗi, nói rõ mục đích và đề nghị bù đắp cho sai lầm của họ. 

Người nhận thông điệp từ bạn luôn luôn cần câu trả lời cho lý do cuộc hội thoại hay nói cách khác là tại sao bạn gọi cho họ. Hãy tôn trọng thời gian của người khác. Khi bạn gọi điện đến người khác, hãy nói rõ ra mục đích của bạn ngay từ đầu và mong nhận được sự quan tâm từ người nghe thay vì nói dài dòng đợi đến cuối cùng mới biết họ không cần đến nó. Tương tự, hãy nói cho độc giả biết thông tin bạn cần truyền đạt trong suốt bài viết đó là gì bằng cách đặt nó lên dòng tiêu đề hoặc ngay trong đoạn đầu.

Trong môi trường doanh nghiệp, thời gian chính là tiền bạc. Hãy học cách tóm tắt để thông điệp bạn truyền đạt được ngắn gọn, súc tích và chắc chắn tuân thủ những phép lịch sự cơ bản tùy thuộc vào kênh giao tiếp bạn chọn.

IV. Kênh giao tiếp

Các phép tắc trong giao tiếp không chỉ ảnh hưởng bởi đối tượng giao tiếp, mục đích giao tiếp mà còn bởi kênh giao tiếp mà bạn chọn, chẳng hạn như trực diện, qua email. Mỗi kênh giao tiếp mà bạn chọn sẽ có những chuẩn mực ứng xử mà bạn bắt buộc phải tuân thủ. Ví dụ, giao tiếp trực diện – điều chỉnh tông giọng liên tục, ngôn ngữ hình thể và phản ứng nhanh với các tình huống – sẽ yêu cầu một bộ quy tắc khác với việc soạn thảo và gửi một bức thư trang trọng. Khi chọn kênh giao tiếp, đầu tiên hãy cân nhắc các yếu tố sau đây:

• Việc giao tiếp có cần trang trọng hay không? Và nếu có, mức độ trang trọng là như thế nào?
• Thông tin yêu cầu có cần nhận được phản hồi hoặc thái độ của đối tượng giao tiếp hay không?
• Thông tin yêu cầu có cần được trả lời ngay lập tức hay bạn có thể chờ hay không?
• Bạn có yêu cầu thu hút được sự tham gia của khán giả hay không?
• Bạn có cần biết được cảm nhận của một vài hoặc tất cả đối tượng giao tiếp hay không?
• Bạn có cần bản ghi lâu dài cho việc giao tiếp này hay không?

Theo chuyên gia giao tiếp Mary Munter, khi bạn đã trả lời các câu hỏi trên, bạn có thể cân nhắc ưu điểm hoặc nhược điểm của mỗi kênh giao tiếp để đưa ra quyết định cuối cùng của bạn. Trước giai đoạn bùng nổ công nghệ, lựa chọn kênh giao tiếp rất đơn giản; viết, nói với cá nhân hoặc nói trước một nhóm người. Các kênh giao tiếp đã được mở rộng và chúng ta rất dễ chọn sai kênh giao tiếp. Hãy chắc chắn rằng kênh giao tiếp được lựa chọn phù hợp dựa trên các bối cảnh cho bạn và cả đối tượng giao tiếp. Chỉ như vậy, bạn mới truyền đạt hoặc nhận được nhiều thông tin và hiệu quả nhất.

1. Trực diện (Face-to-face)

Ưu điểm: nhận được phản hồi ngay lập tức, khả năng phản ứng với ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc cá nhân có được qua các cuộc trò chuyện.

Nhược điểm: tốn kém tiền bạc và thời gian, khả năng xảy ra những cuộc gặp gỡ không tốt, không có khả năng kiểm soát cuộc trò chuyện và thiếu bản ghi lâu dài.

2. Viết thư truyền thống

Ưu điểm: có thể chọn từ ngữ chính xác và mức độ chi tiết theo mong muốn, riêng tư và có bản ghi lâu dài.

Nhược điểm: thời gian truyền bị trễ, không kiểm soát được thời điểm (hoặc ngay cả khi) nhận được thông điệp, phản hồi chậm trễ và có thể thiếu tính linh hoạt.

3. Nói trước đám đông

Ưu điểm: truyền đạt thông điệp cho nhiều người cùng lúc, hấp dẫn người nghe thông qua hình ảnh động, âm thanh, thị giác và ngôn ngữ cơ thể, kiểm soát thời điểm nhận được thông điệp và các phản hồi tương tác.

Nhược điểm: bắt buộc phải tập trung khán giả vào một nơi, mức độ chi tiết truyền đạt bị hạn chế và mọi thành bại đều do người diễn giả.

4. Gọi điện thoại

Ưu điểm: được phản hồi ngay lập tức, có thể nghe được tông giọng và cảm xúc qua giọng nói, khả năng truyền đạt được đến những người ở các địa điểm khác nhau, đảm bảo giao tiếp tự nhiên và riêng tư.

Nhược điểm: không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể, không có khả năng kiểm soát cuộc trò chuyện.

5. Fax

Ưu điểm và nhược điểm về cơ bản giống cách viết truyền thống. Tuy nhiên, sử dụng fax có thêm một ưu điểm là thời gian truyền tải thông điệp nhanh hơn và một nhược điểm khác có thể là thiếu sự riêng tư.

6. Email

Ưu điểm: lưu trữ được số lượng lớn mà không cần giấy, đơn giản, dễ sử dụng và quan trọng hơn là việc nhận và phản hồi email với số lượng lớn tốn rất ít thời gian.

Nhược điểm: Giao diện thiết kế không tốt bằng MS Office, dễ gặp spam nếu sử dụng email cá nhân, đôi khi không tải được tệp đính kèm khi sử dụng tên miền doanh nghiệp. 

7. Trang web

Ưu điểm: Truy cập 24/7, đồ họa và âm thanh bắt mắt, khả năng tiếp cận đến những người bạn không biết và liên kết với những thông tin liên quan.

Nhược điểm: không thể truyền tải thông tin mang tính cá nhân, vì các trang web đơn giản là hình thức giao tiếp một chiều, không hướng đến một người cụ thể và được thiết kế để lôi kéo nhiều người đọc.

8. Nhắn tin

Ưu điểm: Cá nhân hóa việc giao tiếp, tránh được các ngôn ngữ cơ thể mà đôi khi tạo ra cảm giác khó chịu đối với đối tượng giao tiếp.

Nhược điểm: Dễ gây hiểu lầm khi sử dụng những mẫu câu ngắn gọn.

9. Blog và các trang mạng xã hội khác

Blog và mạng xã hội thường có sự riêng tư và để cá nhân người sử dụng giữ liên lạc với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và các mối liên hệ kinh doanh. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều nhận ra lợi ích của nó và đẩy mạnh việc sử dụng chúng cho mục đích marketing và giao tiếp với mọi người. Tuy nhiên, khi bạn chọn blog và các trang mạng xã hội khác là kênh giao tiếp của bạn, hãy nhớ rằng chúng là nơi mà người sử dụng cần sự riêng tư và tránh đi quá giới hạn đó.

Những quy tắc giao tiếp cơ bản dù có nhiều như thế nào thì nó vẫn là hoạt động giao tiếp giữa người với người. Chính vì vậy, bạn nên thành tâm trong các cuộc trò chuyện để giúp cho chúng có chiều sâu hơn. Nếu làm được như vậy, dù bạn có sai lầm trong lúc giao tiếp thì đối phương cũng sẽ không nhỏ nhen mà bắt bẻ bạn. 

Hi vọng bài viết này đã cung cấp một số hiểu biết về cách giao tiếp trong công việc, giúp các bạn khởi đầu một sự nghiệp như ý muốn.

Author: Tuyen Le

Reviewed by: Duy Anh Nguyen