[Business Professional Communication] Quy tắc giao tiếp mặt đối mặt (Face-to-face communication)

I. Kiểu giao tiếp

1. Giao tiếp ngôn ngữ (Verbal communication)

Giao tiếp bằng ngôn ngữ là hình thức giao tiếp trong đó thông điệp được truyền bằng lời nói; giao tiếp được thực hiện bằng lời nói và chữ viết. Mục tiêu của mọi cuộc giao tiếp là để mọi người hiểu những gì chúng ta đang cố gắng truyền đạt.

2. Giao tiếp phi ngôn ngữ (Non-verbal communication)

Theo McConnell, (2003), giao tiếp phi ngôn ngữ là giao tiếp bằng hành vi, không phải là giao tiếp bằng cách nói hoặc viết. Giao tiếp phi ngôn ngữ được đánh giá là kiểu giao tiếp rất hiệu quả, thậm chí có thể hơn cả lời nói, như người ta vẫn thường nói “Action speak louder than words”. Các yếu tố của giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm 3 yếu tố chính:

• Vẻ bề ngoài (Appearance): bao gồm cả vẻ bề ngoài của người tham gia đối thoại và ngoại cảnh

• Ngôn ngữ cơ thể (Body languages)

• Ngữ điệu (Intonation)

II. Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc đối thoại trực tiếp

Các yếu tố ảnh hưởng đến một cuộc đối thoại trực tiếp bao gồm cả 2 phần là giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, được chia tỷ lệ cụ thể như sau:

1. Ngôn ngữ cơ thể (Body-language) – 55%

a) Biểu cảm gương mặt

• Ánh mắt: Đôi mắt là cách truyền tải thông điệp chân thành, rõ ràng nhất. Ngôn ngữ cơ thể này rất quan trọng, thể hiện sự kính trọng và quan tâm dành cho người đối diện. Khi đi cùng lời nói, ánh mắt sẽ giúp lời nói tự tin và có sức thuyết phục hơn.

Một số kiêng kị khi giao tiếp bằng mắt

Hành động	Ý nghĩa
Không nhìn thẳng vào mắt đối phương	Thường là biểu hiện của việc không có niềm tin với những nhìn mình đang nói
Ánh mắt lạnh lùng	Thường là biểu hiện của người tự tôn quá mạnh, thường bảo thủ với quan điểm của mình
Ánh mắt thất thần	Thường là biểu hiện của một người thiếu kinh nghiệm

• Nụ cười: Một nụ cười thân thiện và tự tin có thể tạo ra nhiều thiện cảm cho đối tác và thúc đẩy sự thành công của một buổi nói chuyện. Để con người chúng ta có thể "nở" được một nụ cười đơn giản nhất, ít nhất phải có 15 bộ phận cơ hoạt động đồng loạt. Mười lăm bộ phận cơ chỉ để khởi phát một "cử động nhẹ của mắt và môi". Theo nghiên cứu của Paul Ekman, có tới 19 kiểu cười khác nhau. Ở đây, chúng ta sẽ đề cập đến 3 kiểu cười cơ bản và có thể áp dụng trong các cuộc giao tiếp bình thường.

Kiểu cười	Đặc trưng
Cười mỉm	Là kiểu cười thông thường nhất, chiếm tỉ lệ 67% dân số. Ở kiểu cười này, người ta thường ví von với hình ảnh chiếc cung của thần Ái tình vì khi cười, khóe miệng đầu tiên bị kéo ra ngoài, sau đó các cơ môi co lại kéo môi trên lên trên để lộ nhẹ nhàng các răng trên
Cười lộ răng nanh	Chiếm khoảng 31% dân số, chủ yếu cười bằng môi, nhất là nhờ các cơ nâng môi trên. Đầu tiên các cơ môi co lên để lộ răng nanh sau đó khóe miệng mới di chuyển ra ngoài. Trong kiểu cười này vị trí của các răng cối lớn trên thường ngang bằng hay thấp hơn so với bờ cắn răng cửa giữa.
Cười phối hợp	Chiếm khoảng 2% dân số. Môi thường có dạng hai nếp gấp song song nhau. Các cơ nâng môi trên và khóe miệng cũng như cơ hạ môi dưới co lại đồng thời để lộ cùng lúc các răng trên và dưới. Đặc tính chủ yếu của kiểu cười này là có sự co cơ khá mạnh và môi dưới bị kéo xuống dưới và ra sau. Với kiểu cười này thì mặt phẳng nhai hàm trên và dưới thường đồng dạng và song song với nhau

Cười mỉm

Cười lộ răng nanh

Cười phối hợp

 

Một nụ cười đẹp thường bao gồm các yếu tố sau:

• Đôi môi và cung hàm: Tạo được vòng cung khi cười
• Nướu: Khi cười không lộ nướu (hở lợi) hoặc lộ nướu ít (không quá 3 mm mô nướu). Màu sắc nướu hồng tươi, không sẫm màu, thể hiện nướu khỏe
• Khoảng đen hành lang má (khoảng cách từ mặt ngoài răng tiền cối đến khóe mép) nhỏ nhất
• Răng: có hình dáng, màu sắc đẹp, sắp xếp thẳng hàng
• Khi cười, chỉ để lộ hàm răng trên

b) Cử chỉ

Các cử chỉ của bạn cũng có thể phản ánh tâm thế, thái độ của bạn đối với cuộc đối thoại và đối tác. Thông thường, chúng ta thường sẽ có một số cử chỉ quen thuộc và thông dụng cho các cuộc gặp gỡ như cúi chào, bắt tay,…hay một số cử chỉ chuyển động tay trong các buổi thuyết trình.

• Cúi chào: Nếu như trong văn hóa phương Tây, người ta thường bắt tay khi chào hỏi thì trong văn hóa phương Đông, đặc biệt như Nhật Bản lại rất kiêng kị chạm vào cơ thể đối phương, thay vào đó họ cúi gập người thể hiện sự tôn trọng và thay cho câu chào hỏi. Tùy vào địa vị xã hội và quan hệ giao tiếp mà họ có các kiểu cúi đầu khác nhau, nhưng một nguyên tắc bất di bất dịch là “người cấp dưới” luôn phải chào “người cấp trên” trước. Cụ thể, người lớn tuổi tất nhiên là “người trên” của người ít tuổi, đàn ông luôn được phụ nữ chào trước khi gặp mặt hay học sinh chắc chắn là phải chào thầy giáo trước. Đây là nét chung trong văn hóa của hầu hết các nước trên thế giới. Khi cúi chào chúng ta luôn phải giữ cho lưng thật thẳng, luôn trong tư thế ngẩng cao đầu, nửa thân trên nhẹ nhàng hướng về phía trước nhưng nửa thân dưới vẫn phải theo một đường thẳng, không được cong về phía sau.

3 kiểu cúi chào theo văn hóa Nhật Bản

Kiểu cúi chào	Đặc trưng
Eshaku	Đây là kiểu Ojigi dùng để chào hỏi những người cùng độ tuổi, cùng tầng lớp và địa vị xã hội, thể hiện sự thân mật, nhẹ nhàng. Ở kiểu này, thân và mình chỉ hơi cúi khoảng 15 độ trong vòng từ 1 đến 2 giây, hai tay có thể để bên hông
Keirei	Keirei là Ojigi dùng trong chào hỏi với cấp trên, những người lớn tuổi hơn hoặc khách hàng, đối tác làm ăn…. Khi thực hiện kiểu chào này, bạn sẽ cúi thấp từ 30 đến 35 độ trong khoảng 2 đến 3 giây. Trong trường hợp bạn đang ngồi trên sàn đất mà muốn thực hiện động tác chào này thì hai tai phải úp xuống mặt đất và cách nhau từ 10 đến 20cm, khoảng cách từ đầu tới sàn khi cúi nên ở mức 10 đến 15cm
Saikeirei	Kiểu chào này thể hiện sự tôn trọng cao nhất tới đối phương. Người Nhật thường dùng Saikeirei để thể hiện lòng biết ơn, niềm kính trọng tới các đấng tối cao và thiêng liêng. Họ thường sẽ cúi rất thấp, khoảng 45 đến 60 độ và giữ nguyên trong khoảng 3 giây, thậm chí lâu hơn

• Bắt tay: Một cái bắt tay dứt khoát và mạnh mẽ gây ấn tượng với cả nam giới và nữ giới. Nhiều nghiên cứu cũng cho thấy, có mối liên hệ mật thiết giữa những đặc trưng của một cái bắt tay "tiêu chuẩn" (về thời gian, về độ chặt chẽ, về giao tiếp mắt trong khi nắm..) với những ấn tượng tốt đẹp trong buổi đầu tiếp xúc. Thông thường, người ta sẽ bắt tay ở thế tay ngang bằng nhau, không để tay mình ở trên tay đối phương (thể hiện sự áp đảo) hay để tay ở dưới tay đối phương (thể hiện sự nhún nhường).

Một số tips khi bắt tay

Biểu hiện	Nội hàm
Chủ động bắt tay	Theo Nancy B.Irwin, thông thường những người đưa tay chủ động là người mạnh mẽ. Ở Mỹ, bắt tay trước còn cho thấy bạn là người cởi mở, tự tin và thú vị
Đặt lòng bàn tay vào lòng bàn tay của đối tác	Khi bắt tay, bạn nên đưa tay ra với bàn tay duỗi thẳng và ngón tay cái hướng thẳng về phía trước, thể hiện sự tự tin và tôn trọng đối với đối tác
Nắm chặt tay đối phương	Tạo ấn tượng tốt đẹp cho đối tác bằng cái bắt tay với thái độ thiện chí và mạnh mẽ. Điều này đúng cả với phụ nữ, những người thường được coi là phái yếu
Nhẹ nhàng với từng đối tượng	Việc bắt tay quá nhanh và quá mạnh có thể làm cho đối tác của bạn cảm thấy đau đớn và khó chịu. Nên nhớ, rất nhiều người có làn da nhạy cảm và dễ bị dị ứng, thậm chí có người xương còn bị yếu, do đó, khi bắt tay bạn cũng không nên lắc quá mạnh
Đưa cả hai tay	Biểu lộ được với đối tác rằng bạn đang chia sẻ niềm vui, sự ấm cúng và niềm tự hào đối với họ. Tuy nhiên, cũng không nên lạm dụng điều này, bởi đôi khi nó lại phản tác dụng, làm cho đối tác có cảm giác bị chế ngự và đe doạ. Tốt nhất hãy sử dụng cách này với những người thân quen hoặc bạn đã biết rõ

• Các chuyển động tay khác:

Biểu hiện	Nội hàm
Giơ ngón tay cái lên trên	Ở Việt Nam, đây là biểu thị của sự khen ngợi. Ở Mỹ, Srilanka, Mexico hay Hà Lan thì nó có nghĩa là chúc may mắn
Ngón tay cái chỉ xuống dưới	Ở Trung Quốc, cử chỉ này biểu thị hướng xuống dưới, ở dưới. Ở Mỹ, Anh biểu thị sự không đồng ý. Ở Úc nó biểu hiện sự cười nhạo
Giơ ngón trỏ và ngón giữa	Ở Anh, nếu tư thế này ở dạng lòng bàn tay hướng về phía đối tác thì nó biểu hiện sự thắng lợi, còn nếu mu bàn tay hướng về phía đối tác thì biểu thị sự sỉ nhục
Hai tay đan chéo	Mang ý nghĩa phòng vệ, không muốn người khác xâm phạm vào vùng an toàn của mình
Đút hai tay trong túi	Biểu lộ cảm giác bất an hoặc sự đa nghi

c) Tư thế

• Khoảng cách

Khoảng cách giữa bạn và đối tác trong một cuộc đối thoại sẽ cho biết mức độ thoải mái của họ khi giao tiếp. Một số người có thói quen tự tách mình khi giao tiếp với người khác chỉ lại gần khi bắt tay hay trao đổi nhanh. Khoảng cách giữa hai người giao tiếp có thể phụ thuộc vào từng bối cảnh cụ thể. Nếu khi nói chuyện với người quen hay người thân mà khoảng cách quá xa thì tạo nên khoảng cách còn nếu nói chuyện với người mới gặp mà đứng quá gần thi bạn có thể sẽ nhận ra họ có dấu hiệu không thoải mái khi vùng an toàn đang bị xâm phạm. Trên lý thuyết khoảng cách được quy định như sau:

• • Khoảng cách công cộng: Khoảng trên 3,5m, khoảng cách này thích hợp với các cuộc tiếp xúc với đám đông tụ tập lại thành từng nhóm.
  • Khoảng cách xã hội: 1,2m – 3,5m, được chúng ta duy trì khi tiếp xúc với người xa lạ: hỏi đường, hỏi giờ…
  • Khoảng cách cá nhân: 0,45m – 1,2m, giao tiếp với đồng nghiệp ở cơ quan, với bạn bè, khi cùng tham dự bữa tiệc…
  • Khoảng cách thân mật: 0m – 0,45m, chỉ những ai thật thân thiết, gần gũi: cha mẹ, vợ chồng, con cái, anh em, người yêu, bạn bè thân, bà con họ hàng.

Nhưng trên thực tế khoảng cách được quy định chủ yếu dựa trên cái bắt tay. Trong quan hệ xã giao hai người đứng cách xa nhau vừa đủ một tầm bắt tay là ổn. Khoảng cách đó vừa mang lại một không gian vừa đủ cho mỗi người đứng thoải mái, khi vung tay không chạm vào nhau.

• Đứng

Khi giao tiếp với người khác, tư thế đứng có thể trực tiếp thể hiện tố chất và phong thái của chúng ta. Do đó, khi đứng nên đứng thẳng người, không gù lưng, nghiêng trước ngả sau, hai tay thả lỏng hoặc có thể chuyển động tay thích hợp khi cần biểu đạt ý kiến. Khi đứng không nên đan chéo hai chân vì sẽ tạo cho người đối diện cảm giác bạn không nghiêm túc, không có tính thận trọng. Ngoài ra, không nên đứng chống hông vì người khác có thể hiểu đó là biểu hiện của sự tùy tiện, ngạo mạn, vô lễ. Bạn cũng không nên đứng dựa tường, dựa cửa vì sẽ trông rất uể oải, thiếu sức sống. Tất cả những tư thế đứng không đúng đều có thể gây bất lợi cho việc duy trình hình tượng và quan hệ xã hội tốt đẹp, gián tiếp ảnh hưởng đến công việc của bạn sau này.

• Ngồi

Một cuộc đối thoại trực tiếp thường diễn ra ở văn phòng, các quán café hay tại các nhà hàng nên bạn cùng đối tác thường sẽ ngồi trò chuyện với nhau. Do đó, bạn cũng phải điều chỉnh tư thế ngồi của mình cho thật chuyên nghiệp nhưng cũng cần có sự thoải mái. Khi ngồi hai chân nên đặt song song nhau, thả lỏng, không bắt chéo chân hay rung đùi vì điều đó cho thấy bạn là người không nghiêm túc. Ngoài ra, không nên đặt tay dưới đùi, không nửa nằm nửa ngồi, xiêu vẹo dựa vào ghế (thường thấy khi ngồi sofa) sẽ tạo thành tư thế ngồi bất nhã. Cần lưu ý nếu bạn là chủ hay bạn là người mời đối tác đến nói chuyện, bạn hãy chủ động mời đối tác ngồi trước rồi sau đó bạn mới ngồi. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho đối phương.

2. Ngữ điệu (Intonation) – 38%

a) Tông giọng

Tông giọng thường phản ánh chân thật cảm xúc, tình cảm của người nói, nên nó có sức truyền cảm to lớn. Khi xúc động giọng nói hổn hển, lời nói ngắt quãng. Khi vui vẻ thì tiếng nói trong trẻo, nhịp nói nhanh. Khi buồn giọng trầm và nhịp chậm. Khi ra lệnh giọng cương quyết, sắc, gọn.

Người có giọng nói nhẹ nhàng, ấm áp làm người nghe cảm thấy dễ chịu, thoải mái. Người có giọng nói rõ ràng, dứt khoát, làm người nghe cảm thấy uy lực của họ, mỗi lời nói của họ như là một mệnh phải tuân thủ. Có người có giọng nói the thé, chát chúa gây phản cảm cho người nghe. Do đó, bạn cần phải luyện tập cho chất giọng của mình phù hợp với đa số cho mọi người, tránh cho mọi người cảm thấy khó chịu vì tông giọng của bạn.

b) Âm lượng

Nếu âm lượng khi nói cứ đều đều sẽ khiến người nghe không chăm chú lắng nghe dù vấn đề có quan trọng đến đâu. Nên giọng nói phải đủ nghe, trong khi nói lúc thì trầm lúc bổng mới cuốn hút người nghe. Bạn không nên nói quá lớn tiếng sẽ khiến cho người khác cảm thấy bạn đang quát nạt hay muốn lấn át họ. Bạn chỉ cần tăng âm lượng lên một ít để nhấn mạnh nhưng ý quan trọng.

c) Tốc độ

Tốc độ nói là điều phải được đặc biệt coi trọng. Nó là yếu tố làm cho bài phát biểu của bạn hấp dẫn hơn. Dĩ nhiên ta tránh nói quá nhanh hay quá chậm. Nếu bạn nói nhanh quá, người nghe phải tiếp nhận một lượng thông tin lớn trong một thời gian ngắn, họ sẽ không hiểu bạn đang nói gì. Ngược lại, nói chậm quá khiến bạn sẽ khiến cho người đối diện cảm thấy buồn ngủ. Nên khi nói phải quan sát phản ứng của người nghe để điều chỉnh cho hợp lý. Tuy nhiên, có những từ lạ tai, ý khó và những từ cần được nhấn mạnh thì phải được nói thật chậm, thật rõ, thật mạnh để cho người nghe nhận ra. Đôi khi có những câu khó, ta phải nói chậm hẳn cả câu. Bạn cũng nên lưu ý ngắt nhịp hay tạm dừng thích hợp để chính bạn và đối tác có một chút thời gian để suy nghĩ vấn đề mà bạn nói. Đừng trình bày vội vã để rồi người nghe cũng như chính bạn có cảm giác hết hơi, mệt lử.

3. Từ ngữ (Words) – 7%

Các nguyên tắc đối với sử dụng ngôn từ: Một ý được diễn đạt tốt thường đảm bảo nguyên tắc 5C (Clear, Complete, Concise, Correct, Courteous)

• Rõ ràng (Clear): Thông điệp phải rõ ràng để người nhận chỉ có thể hiểu theo một nghĩa duy nhất
• Hoàn chỉnh (Complete): Thông điệp phải chứa đầy đủ thông tin cần thiết
• Ngắn gọn, súc tích (Concise): Thông điệp phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết, nhưng phải đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, súc tích
• Chính xác (Correct): Thông tin đưa ra phải chính xác, có căn cứ.
• Lịch sự (Courteous): Thông điệp phải đảm bảo nội dung đáp ứng các yêu cầu trên, nhưng về hình thức phải tốt, lịch sự tùy theo từng đối tượng nhận thông tin

III. Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp, theo Paul Rankin (1930), trong giao tiếp bằng ngôn ngữ, con người dùng 42,1% thời gian cho việc nghe, 31,9% cho việc nói, 15% cho việc đọc, 11% cho việc viết. Như vậy, trong giao tiếp bằng ngôn ngữ, lắng nghe chiếm gần nửa tổng số thời gian và được coi là một trong những kỹ năng sống còn của quá trình giao tiếp. Bạn cần phải học cách lắng nghe đối tác của mình để có thể hiểu được nhu cầu hay băn khoăn của họ để đưa ra các giải pháp hay lời khuyên phù hợp.

Một số tips để lắng nghe hiệu quả

• Tập trung vào những ý chính người nói đang trình bày, không để suy nghĩ bị phân tán bởi những chi tiết phụ
• Lắng nghe, suy nghĩ và phân tích những sự kiện để có thể đoán trước được những ý của người nói sắp trình bày
• Phân biệt rõ những sự kiện và cảm xúc của người nói đang diễn đạt có ăn khớp với nhau không
• Đánh giá toàn bộ vấn đề
• Vừa lắng nghe vừa nhìn thẳng vào người đối diện, đồng thời bày tỏ những cảm xúc, suy nghĩ với vấn đề đang được trình bày

IV. Kỹ năng thương lượng

1. Một số quy luật

Để có thể thương lượng thành công, bạn nên nhớ các quy luật sau đây:

a) Quy luật cho và nhận

Nếu bạn muốn nhận thứ gì hãy làm cho người khác những điều tương tự. Là người kinh doanh hãy tạo ra giá trị cho đối tác trước khi bạn thu được lợi nhuận. Nếu là một nhà quản lý, hãy cho nhân viên của bạn thấy bạn tôn trọng, tin tưởng và sẵn lòng hợp tác với họ. Trong các cuộc đàm phán, thương lượng hãy cho đối phương thấy được giá trị mà bạn sẽ tạo ra cho họ trước khi đòi hỏi các quyền lợi hay lợi ích từ họ.

b) Quy luật của sự cam kết

Quy luật này cho thấy mọi người thường sẽ làm những điều mà họ đã cam kết thực hiện. Tuy nhiên một cam kết nên là tự nguyện và được ghi lại bằng văn bản hay công khai cho bên thứ ba biết. Khi đó việc cam kết trở nên dễ dàng cho bên thực hiện vì họ không thấy bị bắt buộc và đôi khi là để giữ thể diện.

c) Quy luật của đẳng cấp

Mọi người thường sẽ nghe theo lời khuyên của những chuyên gia. Hãy sử dụng quy luật này khi bạn cần tạo lòng tin và ấn tượng đối với người tiếp xúc. Cho mọi người thấy năng lực và đẳng cấp thực sự của bạn. Hãy chỉ cho đối tác thấy chuyên môn của bạn trong các vấn đề mà bạn đang muốn trao đổi, họ sẽ có lòng tin với những gì bạn nói và cuộc thương lượng sẽ có cơ hội thành công cao hơn.

2. Các kiểu phong cách giao tiếp theo ma trận của Eileen Russo

Để có một cuộc đàm phán thành công, ngoài vận dụng các quy luật ở trên và các yếu tố được đề cập ở phần 2 thì việc hiểu rõ về đối tác cũng sẽ giúp cho bạn lựa chọn được phương thức giao tiếp phù hợp cho từng đối tượng, từ đó, tăng khả năng thành công của cuộc đàm phán.

 

a) Bộc trực (Direct) = Sức truyền cảm thấp + Tính quyết đoán cao 

Những người có phong cách bộc trực, thẳng thắn có xu hướng đảm nhận nhiều nhiệm vụ và chịu trách nhiệm. Họ thường thích kiểm soát, tính cạnh tranh cao, thường sẽ bắt tay ngay vào công việc và sẽ làm việc chăm chỉ. Họ chú trọng vào kết quả đạt được, từ đó thúc đẩy sự thành công của họ. Họ là người quyết đoán, dứt khoát và có chính kiến ​​mạnh mẽ. Họ không ngại nói lên suy nghĩ của mình hoặc đưa ra những quyết định khó khăn.

Trong mắt mọi người xung quanh, người bộc trực có thể có những biểu hiện như hống hách, thiếu kiên nhẫn, bướng bỉnh và chuyên quyền. Họ có thể không muốn lắng nghe ý kiến ​​của người khác, đặc biệt nếu đó là điều gì đó có thể khiến họ chậm hoàn thành công việc. Đôi khi họ đặt kết quả công việc lên trước cảm xúc của mọi người xung quanh.

	Là người bộc trực	Giao tiếp với người bộc trực
Tips	- Cố gắng lắng nghe và tránh làm gián đoạn sự trình bày của người khác - Dành thời gian để 'trò chuyện' khi bắt đầu cuộc họp - Nhận thức khi những người khác muốn bày tỏ cảm xúc và ý kiến về các chủ đề - Nhận thức rằng “brainstorm” có thể hữu ích và không nhất định là một "sự lãng phí thời gian" - Cố gắng báo trước cho mọi người những mong đợi của bạn về cách một cuộc họp sẽ diễn ra - Dành thời gian để thể hiện sự khen ngợi của bạn đối với những đóng góp của người khác - Không sử dụng email cho các chủ đề nhạy cảm hoặc phức tạp - Dành thời gian của bạn cho các thắc mắc và phản hồi	- Hỏi xem họ có thời gian để trò chuyện trước khi bắt đầu cuộc đối thoại - Đi vào vấn đề nhanh chóng - đừng cung cấp cho họ quá nhiều những thông tin cơ bản - Hạn chế nói chuyện lạc đề - Sử dụng các câu ngắn, trực tiếp - Đưa ra các yêu cầu một cách cụ thể - Không nói những điều trừu tượng (khái niệm, hư cấu, trí tuệ, siêu hình, lý tưởng, triết học, hàn lâm) - Chỉ hứa những gì bạn chắc chắn bạn có thể cung cấp - Không cung cấp hoặc hỏi thông tin về các vấn đề cá nhân trừ khi họ chủ động cung cấp - Đừng giấu trong lòng mọi thứ - hãy nói thẳng thắn với họ

b) Truyền cảm hứng (Spirited): Sức truyền cảm cao + Tính quyết đoán cao

Những người có phong cách “truyền cảm hứng” tạo ra sự nhiệt tình và thường rất hào hứng khi nói về một ý tưởng hoặc dự án. Họ là kiểu người có khả năng thuyết phục, có tầm nhìn xa, có niềm đam mê với bất cứ điều gì họ đang làm và sẽ đắm chìm vào công việc. Họ thích thực hiện nhiều nhiệm vụ để tránh cảm thấy nhàm chán. Họ không ngại chấp nhận rủi ro và thường có thể thuyết phục người khác làm giống họ. Họ thích nhìn bức tranh tổng thể hơn là đi sâu vào chi tiết của một nhiệm vụ và chú ý đến những chi tiết vụn vặt và thường rất khó để giữ sự tập trung lâu vì họ thích làm nhiều việc cùng một lúc. Họ có thể gặp khó khăn trong việc xác định chính xác thời gian hoàn thành công việc hay một dự án và vì vậy họ có thể có xu hướng nhận nhiều công việc hơn khả năng thực sự của họ.

	Là người truyền cảm hứng	Giao tiếp với người truyền cảm hứng
Tips	- Khi xem xét các ý tưởng mới để chia sẻ, cũng nên cân nhắc xem bạn có đề xuất về cách đưa những ý tưởng đó vào hành động hay không - Tôn trọng các nội dung công việc đã thống nhất và cố gắng tuân thủ giới hạn thời gian của cuộc họp - Hạn chế chia sẻ những chuyện cá nhân khiến mọi người bị lạc đề - Đảm bảo rằng bạn đang cho phép người khác đóng góp ý kiến và đề xuất của họ - và bạn đang lắng nghe - Hãy chắc chắn rằng bất kỳ yêu cầu nào bạn đưa ra đều rõ ràng - Thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với công việc của người khác	- Thiết lập kế hoạch công việc với các deadline được liệt kê cho từng đầu mục công việc - Khen ngợi họ trước mặt người khác - Học cách nhẹ nhàng chuyển hướng cuộc trò chuyện trở lại chủ đề hiện tại - Hiểu rằng họ có thể phóng đại một số việc - Gợi ý họ chia nhỏ 'ý tưởng lớn' thành các mục tiêu và bước cụ thể - Xác nhận lại với họ những gì họ đã đồng ý thực hiện - Sử dụng checklists để kiểm tra hoặc gợi nhắc bằng văn bản như một cách để giúp thông báo cho họ những việc cần phải làm

c) Hệ thống (Systematic): Sức truyền cảm thấp + Tính quyết đoán thấp

Người có kiểu phong cách này thường là những người có đầu óc phân tích. Họ thích và có làm việc với hàng đống dữ liệu. Họ xuất sắc trong việc xác định và xử lý chi tiết các công việc một cách rất logic. Họ nhất quán, lý trí, chính xác và thường rất kỷ luật. Họ thường đưa ra quyết định dựa trên sự nghiên cứu và phân tích hơn là cảm tính. Họ có tính kiên nhẫn và có chính kiến trong công việc. Họ có định hướng công việc rõ ràng và thường không thích chia sẻ bất cứ điều cá nhân gì của bản thân. Họ coi trọng sự công bằng và thường tuân thủ theo các luật lệ.

Tuy nhiên, một người có tính hệ thống đôi khi có thể gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định vì quá tải thông tin. Họ sẽ luôn muốn có thêm thời gian để biết thêm chi tiết và có thể bị lún vào một vấn đề cụ thể thay vì vào thấy tổng thể. Họ có thể cảm thấy sợ hãi sự thay đổi và xáo trộn trong thói quen thường ngày. Những người xung có thể thấy họ lạnh lùng và thiếu quan tâm, đặc biệt là với những người sống nội tâm, tình cảm. Họ thường không giải quyết tốt các xung đột, vì vậy, họ có xu hướng thích né tránh hơn là đối mặt. Họ có thể ngừng giao tiếp như một cách để đối phó với sự khó chịu hoặc thất vọng.

	Là người có tính hệ thống	Giao tiếp với người có tính hệ thống
Tips	- Hiểu rằng không phải ai cũng có thể suy nghĩ một cách tuyến tính và ra quyết định ngay lập tức - Hiểu rằng để có mối quan hệ tốt đẹp, thì việc quan tâm đến cảm giác của người khác là quan trọng - Học cách đặt những câu hỏi đi vào trọng tâm câu chuyện sẽ giúp bạn nhận được thông tin cần thiết - Đảm bảo bạn hiểu phạm vi của một công việc để không lãng phí thời gian thu thập thông tin không cần thiết - Nếu bạn cần thêm thời gian để phân tích, hãy trình bày sự cần thiết của thông tin bạn đang xử lý	- Tập trung vào bản chất của vấn đề hơn là ý kiến của cá nhân - Nói chính xác, đúng trọng tâm hơn là nói chung chung - Có tổ chức, đúng giờ và đúng chủ đề khi bạn giao tiếp với họ - Đưa ra lý do hợp lý cho hành động của bạn và những gì bạn yêu cầu - Cho phép họ có thời gian nghiên cứu và phân tích trước khi ra quyết định - Tránh các chủ đề cá nhân trừ khi họ chủ động mở lời

d) Cẩn trọng (Considerate): Sức truyền cảm cao + Tính quyết đoán thấp

Phong cách cuối cùng là cẩn trọng. Đây là những người thường có xu hướng làm hài lòng mọi người xung quanh. Họ là những người làm việc theo nhóm bẩm sinh, thích làm việc và hỗ trợ người khác hơn là làm việc một mình. Họ là một người lắng nghe xuất sắc và tìm cách kết nối với những với những cá nhân khác nhau. Nếu xảy ra xung đột, họ sẽ tìm cách để hòa giải. Một người có phong cách giao tiếp cẩn trọng luôn mong muốn mọi người đều có thể nói lên tiếng nói của mình và đánh giá cao những đóng góp của người khác.

Tuy nhiên, những người có phong cách thận thường sẽ quan tâm nhiều về cảm xúc của người khác khi ra quyết định hơn là dựa vào lý trí và tính chất của vấn đề. Họ có thể quá xúc động và đưa ra những quyết định cảm tính. Họ có xu hướng tránh va chạm để không xảy ra những tình huống không thoải mái hoặc xung đột. Những người xung quanh có thể dựa vào phong cách “muốn làm hài lòng tất cả” của họ để giao cho họ nhiều công việc hơn vì họ thường sẽ đồng ý đảm nhận nhiều hơn phần công việc của mình trong một dự án để làm cho người khác vui lòng.

	Là người cẩn trọng	Giao tiếp với người cẩn trọng
Tips	- Hiểu rằng rằng ý kiến của người khác về một chủ đề không đồng nghĩa đó là ý kiến của họ về bạn - Nhận ra rằng không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi thảo luận các chủ đề cá nhân với đồng nghiệp - Tôn trọng ý kiến của riêng bạn như bạn tôn trọng ý kiến của người khác - Không nhất thiết phải làm bạn với tất cả mọi người, nhưng bạn nên đối xử với những mọi người một cách công bằng và chuyên nghiệp	- Nếu có thể, hãy cho họ biết rằng ý kiến của bạn không mang tính công kích một cá nhân nào - Thể hiện sự quan tâm chân thành đến cảm xúc, suy nghĩ và cuộc sống cá nhân của họ - Khuyến khích họ đặt câu hỏi và chia sẻ ý kiến của họ - Hãy cho họ biết rằng bạn đánh giá cao sự giúp đỡ của họ - Giải quyết mọi xung đột một cách nhanh chóng

Một số tips từ chối khéo trong các cuộc thương lượng

• Hãy nhạy bén với động thái từ chối: Cần lưu ý mức độ thân thiết của mối quan hệ và cách từ chối. Hãy cân nhắc mức ảnh hưởng của sự từ chối đối với mối quan hệ ( bạn bè, thân thuộc, công việc... ).
• Đánh giá yêu cầu: Hãy cân nhắc chi tiết và lĩnh vực được yêu cầu. Cố gắng tìm một thỏa hiệp để đẹp lòng đôi bên. Bạn có thể phân tích để giúp người kia hiểu rõ hoặc đề nghị cách giải quyết khác. Như vậy bạn đã thể hiện sự cảm thông và chia sẻ với người kia.
• Xác định khả năng: Trước khi từ chối, hãy xác định là bạn không thể thỏa mãn yêu cầu của họ, vì bạn không đủ khả năng hoặc yêu cầu của đối tác không hợp lý.
• Cảm thông và hiểu biết: Biết người và biết ta để tránh ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ. Hãy chân thành và xin lỗi nếu bạn không thể giúp họ, đồng thời tỏ ra bạn luôn luôn lắng nghe nhưng vì "lực bất tòng tâm".
• Đừng "thế thủ": Bạn không nên tỏ vẻ độc đoán hoặc chê trách họ. Hãy biết phục thiện, nhận khuyết điểm và cảm thông khi đối thoại. Cố chấp và bảo thủ là các động thái "đào sâu" hố ngăn cách, không thể tái lập bình thường hóa.
• Đừng nói "không" khi đang thảo luận: Cũng vẫn từ chối, nhưng thay vì nói "không", bạn hãy dùng cách nói "nhẹ" hơn như "Tôi hiểu rằng...". "Tôi không thể, vì...". Và nên tránh "cướp lời", lắng nghe và gật đầu để thể hiện sự cảm thông.
• Đừng thổi phồng vấn đề: Hãy bình tĩnh trước vẻ tức giận và thất vọng của đối phương, chú ý những gì họ nói ngoài những từ ngữ không đẹp mà họ nói. Đừng "nhiễm" cơn nóng của họ hoặc đừng " đổ dầu vào lửa".

V. Kỹ năng thuyết trình

1. Đặc điểm của một bài thuyết trình hiệu quả

Thuyết trình, hay còn gọi là diễn thuyết, là nói chuyện trước nhiều người về một vấn đề nào đó một cách có hệ thống. Đặc điểm của một bài thuyết trình hiệu quả:

• Phù hợp với đối tượng
• Có mục tiêu rõ ràng
• Có cấu trúc logic và nhất quán
• Sử dụng ngôn từ và phi ngôn từ phù hợp
• Thời gian phân bổ hợp lý

2. Các bước cần thiết cho một bài thuyết trình

a) Chuẩn bị nội dung thuyết trình

• Chọn đề tài

Khi lựa chọn đề tài nên nhớ bài thuyết trình cần đặt ra các vấn đề sau:

• • Chúng ta muốn nhận được phản ứng gì từ những người nghe?
  • Chúng ta muốn người nghe chấp nhận điểm gì?
  • Chúng ta muốn người nghe nắm bắt được cái gì?

Bất kỳ một đề tài nào mà chúng ta chọn cũng nên nhớ tới những vấn đề này. Bởi mục tiêu cuối cùng của bài thuyết trình là mong muốn thuyết phục, góp vui, hướng dẫn, thông tin hoặc là tổng hợp tất cả các vấn đề trên. 

• Tổ chức bài thuyết trình

Cũng như khi viết một lá thư, một bản báo cáo thì việc chuẩn bị một bài thuyết trình cũng vậy, chúng ta cần phải phác thảo, sắp xếp để xây dựng chủ đề và nội dung của bản thông điệp sao cho lôi cuốn người nghe.

Tất cả những bài thuyết trình được phân thành 2 loại dựa trên mục đích của chúng: những bài thuyết trình mang tính chất trình bày và những bài thuyết trình mang tính chất thuyết phục.

• • Mang tính chất trình bày: được dùng để miêu tả một tình huống, kể lại một câu chuyện, cung cấp thông tin xác thực hoặc giải thích các lý do cho một hành động đã xảy ra.
  • Mang tính chất thuyết phục: Những lời lẽ thuyết phục chiếm vị trí quan trọng, bài thuyết trình mang tính thuyết phục đưa ra các lý lẽ, khêu gợi các cảm xúc như: sự kiêu hãnh, lòng tự hào, tự trọng, tình yêu, tính hiệu quả, phẩm chất…thông qua đó thuyết phục người nghe hành động hoặc chấp nhận ý kiến của người nói. Bài thuyết trình loại này thường được tổ chức theo kiểu dẫn nhập bởi người nghe phải được thuyết phục trước khi họ chấp nhận hành động hay ý kiến.

b) Chuẩn bị trước khi thuyết trình

Kiểm tra cơ sở vật chất: Bạn có thể có mặt ở nơi tổ chức buổi thuyết trình sớm hơn mọi người để làm quen với mọi thứ ở đó. Hãy lưu ý các điểm sau:

• Tất cả mọi người có thể ngồi khắp phòng mà vẫn nghe và nhìn thấy tốt
• Vấn đề chiếu sáng và điều kiện để bố trí các công cụ hỗ trợ về âm thanh, hình ảnh đạt yêu cầu 
• Các công cụ hỗ trợ về âm thanh và hình ảnh hoạt động tốt và bạn có thể sử dụng nó một cách thành thạo

Việc lưu ý đến các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật như vậy sẽ tạo một sự nhuần nhuyễn và hỗ trợ cho sự thành công của buổi thuyết trình.

c) Trình bày bài thuyết trình

Lựa chọn kiểu trình bày

• Kiểu trình bày không chuẩn bị trước: Có nhiều khó khăn vì người diễn thuyết sẽ bị động
• Cách trình bày ứng khẩu: Đây là kiểu trình bày mà hầu hết các diễn giả chuyên nghiệp dùng đến. Các nét chính được tóm gọn trong vài mảnh giấy cho phép diễn giả có thể thuyết trình đầy đủ trong các buổi nói chuyện dài. Kiểu trình bày này cho phép người nói có thể tùy cơ ứng biến dựa vào phản ứng của người nghe. Người nói chủ yếu dựa vào kinh nghiệm tích lũy được từ trước và uyển chuyển áp dụng cho từng đối tượng nghe.
• Kiểu trình bày thuộc lòng: Đây là kiểu nói chuyện có nhiều hạn chế nhất vì diễn giả hầu như không thể xoay chuyển theo ý kiến phản hồi của người nghe, thứ hai, khi diễn giả quên mất một điểm nào đó, thì bài nói chuyện coi như bị hỏng. Đây là kiểu nói chuyện đơn điệu, thiếu thuyết phục người nghe.
• Kiểu trình bày viết rồi đọc (cầm giấy đọc): Thường thích hợp với những buổi nói chuyện ở hội nghị khoa học và với những buổi nói chuyện mà các tư liệu quá phức tạp, chúng ta thường thấy kiểu trình bày này của các quan chức chính phủ cao cấp hoặc các doanh nhân

Tiến hành thuyết trình:

Mở đầu buổi thuyết trình

• Lời chào khán giả
• Lời chúc
• Giới thiệu bản thân, đơn vị, tổ chức
• Lời cảm ơn đến những người có liên quan, đóng góp

Bắt đầu thuyết trình

• Khi đứng trên diễn đàn hãy cố đưa mắt về phía người nghe, việc trình bày của bạn sẽ tự nhiên hơn và phản hồi từ phía người nghe tới bạn sẽ tích cực hơn
• Hãy sử dụng hiệu quả các phương tiện phi ngôn ngữ (cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt…) một cách tự nhiên và không nên quá lạm dụng (không nên cứ nói là tay chân múa máy, cũng không nên đứng một cách bất động – một dấu hiệu của sự sợ hãi). Khi bạn tạo cho mình một sự tự tin thì các cử chỉ điệu bộ của bạn cũng sẽ trở nên tự tin
• Hãy ăn mặc cẩn thận. Việc ăn mặc phù hợp và có chú ý tới hình thức bên ngoài là điều có lợi cho mọi diễn giả. Hình thức bên ngoài có một tác động quan trọng tới người nghe
• Hãy tránh các thói quen bất lịch sự trong lúc nói chuyện: hắng giọng, ho khan sẽ bất lợi cho việc thu hút sự chú ý của người nghe 
• Hãy xuất hiện trước công chúng một cách tự tin và tỏ ra hứng thú với buổi nói chuyện
• Các công cụ hỗ trợ bằng hình ảnh cũng là một công cụ mạnh góp phần vào thành công của buổi diễn thuyết. Tuy nhiên cũng không nên lạm dụng vì trước công chúng bạn phải là người nổi bật nhất, còn các công cụ hỗ trợ chỉ là phụ

Kết thúc thuyết trình

Cần kết thúc bài nói chuyện đúng lúc. Trước khi kết thúc nên tóm tắt lại những ý then chốt của bài nói chuyện và tùy theo tính chất của bài nói chuyện mà đưa ra lời kêu gọi, lời chúc mừng…và cảm ơn thính giả đã chú ý lắng nghe.

 

Author: Suong Nguyen

Reviewed by: Duy Anh Nguyen