[Tax consulting insight] Các giai đoạn của một cuộc tư vấn thuế (Phần 1)

Chúng ta hay nghe đến các giai đoạn của một cuộc kiểm toán, trong khi đó tài liệu về nội dung cuộc tư vấn thuế lại hiếm hoi. Trong bài viết này, SAPP Academy sẽ giới thiệu tổng quan về các giai đoạn chung mà mỗi hợp đồng tư vấn thuế đều có.

Có nhiều cách để phân chia quy trình tư vấn thuế thành các giai đoạn khác nhau, mỗi dịch vụ tư vấn thuế cũng sẽ có những phần hành riêng đặc thù. Đơn giản nhất thì quy trình tư vấn thuế có thể chia thành 4 giai đoạn sau:

• Giai đoạn 1: Lập kế hoạch
• Giai đoạn 2: Thu thập chứng từ của khách hàng
• Giai đoạn 3: Xử lý nghiệp vụ
• Giai đoạn 4: Kết thúc cuộc tư vấn thuế

1. Giai đoạn 1 - Lập kế hoạch

Giai đoạn này bao gồm 4 công việc lớn cần làm:

1.1. Thu thập thông tin về khách hàng (Obtain an understanding of the Client)

Trong bất kỳ dịch vụ tư vấn thuế nào, công ty cung cấp dịch vụ cũng phải tìm hiểu về khách hàng trước, đặc biệt là những khách hàng mới. Khi một khách hàng tiềm năng tiếp cận công ty và quan tâm đến một dịch vụ, việc đầu tiên nhóm tư vấn cần làm là lấy từ khách hàng các thông tin về:

• Tên tổ chức, loại hình tổ chức, nơi thành lập, số giấy đăng ký kinh doanh, mô tả hoạt động 
• Thông tin chủ sở hữu
• Ban điều hành

Các công ty Big4 thường sẽ có sẵn bảng câu hỏi thông tin khách hàng, tư vấn viên sẽ chỉnh sửa bảng hỏi cho phù hợp và gửi email tới khách hàng để xin những thông tin cơ bản này (Request for background information).

1.2. Đánh giá rủi to (Risk management)

Dựa trên các thông tin thu thập được từ khách hàng và các nguồn thông tin khác như tra cứu internet, nhóm tư vấn hoàn thiện bản đánh giá về khách hàng (KYC – know your customer), từ đó đánh giá rủi ro ký kết hợp đồng với khách hàng (Client CEAC).

1.3. Chuẩn bị hợp đồng tư vấn thuế (Proposal Preparation)

Sau khi hoàn thiện bản đánh giá về khách hàng và xác định mức rủi ro chấp nhận được, trưởng phòng liên hệ với khách hàng xác định phạm vi công việc (Scope of work), từ đó công ty xác lập phí tư vấn và các thành viên trong nhóm tư vấn. Dựa vào các thông tin đó, trợ lý của nhóm tư vấn (Assistant) sẽ soạn hợp đồng, gửi lên trưởng nhóm tư vấn để review, sau đó gửi lên trưởng phòng duyệt lần cuối trước khi gửi đến khách hàng.

Khi khách hàng chấp thuận hợp đồng (bằng lời nói hoặc mail), tư vấn viên tiến hành hoàn thiện hợp đồng, sau đó gửi bản cứng (thường là 2 bản) tới khách hàng. Cuối cùng, tư vấn viên lập bộ hồ sơ lưu trữ riêng cho từng khách hàng, chứa hợp đồng, thông tin khách hàng cung cấp và các working papers về sau. 

1.4. Họp khởi động với khách hàng (Kick-off Meeting)

Project Kick-off meeting thường liên quan đến việc kết thúc lập kế hoạch (end of planning) và bắt đầu thực hiện (executing). Đây là một phần quan trọng để nhóm tư vấn có thể khái quát về dự án sắp triển khai, cách thức làm việc giữa nhóm và công ty khách hàng. Mục đích của cuộc họp khởi động là để nhóm truyền đạt các mục tiêu của dự án, khách hàng nêu lên kỳ vọng của họ và hai bên sẽ thống nhất lịch và phương thức triển khai. 

2. Giai đoạn 2: Thu thập chứng từ của khách hàng

Trong giai đoạn này, nhóm tư vấn sẽ thu thập chứng từ liên quan đến dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Tùy từng phần hành mà tư vấn viên sẽ thu thập các loại giấy tờ khác nhau. Trong giai đoạn này, nhóm tư vấn sẽ đến công ty khách hàng (field work) hoặc có thể xin toàn bộ tài liệu qua mail (desk review). Với dịch vụ tư vấn thuế thu nhập doanh nghiệp thì nhóm tư vấn sẽ xem sổ, các đầu tài khoản, sau đó thu thập chứng từ của khách hàng.

Các cuộc “field work” này cũng có nhiều phần hành và thủ tục giống như đội kiểm toán. Thậm chí, khi khách hàng vừa ký hợp đồng kiểm toán vừa ký hợp đồng tư vấn thuế, hai đội ngũ có thể còn đi chung với nhau (dĩ nhiên vẫn phải đảm bảo tính khách quan và độc lập của hai dịch vụ).

3. Giai đoạn 3: Xử lý nghiệp vụ

Dịch vụ thuế rất đa dạng, từ dịch vụ tư vấn tuân thủ thuế, nhóm dịch vụ kế toán, tính lương, thuế thu nhập cá nhân, dịch vụ làm giấy phép, v.v. Do đó, nghiệp vụ cũng như sản phẩm (deliverables) của mỗi phòng ban tư vấn thuế trong giai đoạn 3 này có nhiều sự khác nhau. Ví dụ như đối với nghiệp vụ tư vấn tuân thủ về giao dịch liên kết, quy trình làm việc trong giai đoạn này có thể tóm tắt như sau:

Theo đó, nhóm tư vấn sẽ áp dụng các thủ tục phân tích so sánh (benchmarking) để lập các biểu mẫu cho khách hàng theo yêu cầu của cơ quan thuế; lập báo cáo (Hồ sơ quốc gia, Hồ sơ tập đoàn toàn cầu, v.v.); hỗ trợ dịch báo cáo tùy theo hợp đồng với khách hàng. 

Còn đối với nghiệp vụ phòng thuế thu nhập doanh nghiệp, sản phẩm bước này có thể là báo cáo quyết toán thuế, bản kê khai VAT hàng tháng. Trong giai đoạn này, nhóm tư vấn cũng sẽ có thêm những cuộc họp với khách hàng để trao đổi về các vấn đề liên quan và giải đáp thắc mắc của khách hàng.

Trong các bài viết sau của series “Các giai đoạn của một cuộc tư vấn thuế”, SAPP Academy sẽ lần lượt đi sâu hơn vào từng phần hành của các dịch vụ thuế tương ứng với ba phòng ban chính là phòng thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế quốc tế. Trước đó, bạn có thể tìm hiểu về các phòng ban tư vấn thuế tại các công ty kiểm toán và công việc của tư vấn viên tại các phòng này qua bài viết [Tư vấn thuế tại Big4 gồm những phòng ban nào?].

4. Giai đoạn 4: Kết thúc cuộc tư vấn thuế

Sau thời gian xử lý nghiệp vụ, thống nhất qua lại giữa công ty và khách hàng, nhóm tư vấn sẽ hoàn thiện sản phẩm cuối cùng là các loại báo cáo tuân thủ thuế, các biểu mẫu theo yêu cầu của cơ quan thuế. Sau khi rà soát lại hết một lượt, nhóm tư vấn gửi bộ final package gồm các báo cáo và Transletter (thư đính kèm, trong đó tóm tắt những thông tin quan trọng/ hướng dẫn tới khách hàng).

Cùng với đó, trợ lý tư vấn hoàn thiện đóng sổ (filing): kiểm tra toàn bộ giấy tờ, working papers, hợp đồng đã được in và lưu hay chưa. Bộ tài liệu này sẽ được lưu trong kho của công ty theo từng khách hàng và theo năm tài chính để phục vụ cho công việc của các năm tài chính tiếp theo.

Lời kết

Vậy là chúng ta đã có câu trả lời cho câu hỏi “Quy trình tư vấn thuế có những giai đoạn nào?”. Bài viết nêu ra những 4 giai đoạn chung mà mọi cuộc tư vấn thuế đều có. Trong các bài viết tiếp theo, SAPP Academy sẽ cùng bạn đi chi tiết hơn vào giai đoạn 2 – thu thập chứng từ và giai đoạn 3 – xử lý nghiệp vụ của các dịch vụ tư vấn thuế chính.