[Topic 12] Internal Control (Kiểm soát nội bộ)

Accounting procedures

/əˈkaʊn.tɪŋ prəˈsiːdʒə/

Chu trình kế toán

Chu trình kế toán cơ bản gồm có bốn bước. Bước 1 là xác định nghiệp vụ kinh tế, bước 2 là ghi nhận ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế, bước 3 là lập các bút toán điều chỉnh, bước 4 là lập các bút toán khóa sổ, lập các Báo cáo tài chính.

Accounting reconciliations

/əˈkaʊn.tɪŋ ˌrek.ənˌsɪl.iˈeɪ.ʃən/

Đối chiếu kế toán

Là so sánh tài khoản cân đối ở ghi chép sổ sách này với một ghi chép sổ sách từ nguồn khác. Ví dụ, so sánh tài khoản cân đối tiền mặt với sao kê tài khoản ngân hàng.

Approval of employees’ overtime.

/əˈpruːvəl ɒv ɪmˈplɔɪ.iː ˈəʊ.və.taɪm/

Phê duyệt làm thêm giờ của nhân viên

Phê duyệt giờ làm thêm của nhân viên là xác nhận phần giờ làm thêm của nhân viên. Việc này giúp tính toán tiền công hoặc lương làm việc trả cho nhân viên cũng như giúp xác định chi phí sản xuất chung. Trong đó giờ làm thêm là phần giờ làm việc thêm so với giờ làm việc chính thức.

Approve

/əˈpruːv/

Phê duyệt

Là chấp nhận hoặc cho phép một điều gì đó.

Authorisation

/ˌɔː.θər.aɪˈzeɪ.ʃən/

Sự ủy quyền

Là hoạt động kiểm soát mà theo đó giao dịch được phê duyệt bởi một cá nhân phù hợp.

Back up of data

/ˈbæk.ʌp ɒv ˈdeɪ.tə/

Sao lưu dữ liệu

Là việc sao chép dữ liệu vào máy tính và lưu trữ dữ liệu riêng biệt so với dữ liệu trong máy tính. Điều này giúp tránh mất dữ liệu phòng trường hợp máy tính gặp sự cố như bị hỏng hóc hoặc virus tấn công.

Bypass of controls

/'kæring aut plæn/

Bỏ qua bước kiểm soát

Bỏ qua là né tránh luật lệ hoặc quy chuẩn. Bỏ qua bước kiểm soát là bỏ qua một hay nhiều bước trong hệ thống kiểm soát nhằm gian lận hoặc đẩy nhanh tiến độ công việc.

Charged with governance

/tʃɑːdʒd wɪð ˈɡʌv.ən.əns/

Trách nhiệm quản trị

Trách nhiệm liên quan đến quản trị doanh nghiệp.

Client’s accounting system

/ˈklaɪ.ənt əˈkaʊn.tɪŋ/

Hệ thống kế toán của khách hàng

Là hệ thống thông tin thu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý và cung cấp dữ liệu, thông tin liên quan đến kế toán, tài chính của khách hàng. Mục đích của hệ thống kế toán bao gồm ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp; lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài; hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp; hoạch định và kiểm soát; thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ.

Collusion

/kəˈluː.ʒən/

Sự thông đồng

Là một hạn chế của kiểm soát nội bộ mà theo đó hai hay nhiều nhân viên hợp tác với nhau qua mặt hệ thống kiểm soát nhằm gian lận hay che giấu sai sót. Sự phân tách trách nhiệm càng lớn thì càng cần nhiều người thông đồng để thực hiện một giao dịch hoàn chỉnh.

Common sense

/ˈkɒm.ən sens/

Phán đoán thông thường

Là mức độ hiểu biết thực tiễn căn bản và các phán đoán giúp chúng ta thực hiện một điều gì đó một cách hợp lí và an toàn.

Comparison

/kəmˈpær.ɪ.sən/

So sánh

Trong kiểm soát nội bộ, đây là một hoạt động kiểm soát giúp phát hiện các sai sót thông qua việc so sánh đối chiếu. Ví dụ, việc so sánh giấy báo nhận hàng và đơn đặt hàng giúp đảm bảo toàn bộ hàng được nhận đều là hàng đã được đặt trước đó.

Computer controls

/kəmˈpjuː.tər kənˈtrəʊl/

Kiểm soát bằng máy tính

Là hoạt động kiểm soát sử dụng máy tính để sao lưu dữ liệu và giúp tự động hóa các giao dịch thực hiện, tránh được các sai sót do con người tạo ra.

Constant comparison

/ˈkɒn.stənt kəmˈpær.ɪ.sən/

So sánh liên tục

Là thực hiện hoạt động so sánh liên tục qua các năm hoặc các kì kế toán.

Cost versus benefit

/kɒst ˈvəːsəs ˈben.ɪ.fɪt/

Chi phí và lợi ích

Đề cập đến một hạn chế của kiểm soát nội bộ mà theo đó chi phí thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ có thể lớn hơn lợi ích mà nó mang lại.

Desirable

/dɪˈzaɪə.rə.bəl/

Kỳ vọng

Là đáng có, hữu dụng và cần thiết đối với nhiều người.

Deteriorate

/dɪˈtɪə.ri.ə.reɪt/

Giảm giá trị

Đề cập đến việc hàng tồn kho có thể bị mất giá trị vì những lý do liên quan đến hỏng, phá hủy về mặt vật lý.

Diagrams

/ˈdaɪ.ə.ɡræm/

Lược đồ

Là những hình vẽ mô tả, giải thích một quy trình hoặc ý tưởng bằng cách thể hiện sơ lược các phần và mối quan hệ của chúng.

Establish

/ɪˈstæb.lɪʃ/

Thành lập

Thiết lập một điều gì đó sẽ tồn tại trong thời gian dài.

Flowcharts

/ˈfləʊ.tʃɑːt/

Lưu đồ

Là một cách ghi chép hệ thống kế toán, bằng cách này những sơ đồ được sử dụng để thể hiện tài liệu, tệp dữ liệu, các phép tính toán và việc kiểm tra các hoạt động được thực hiện.

Goods received notes

/ɡʊdz rɪˈsiːvd nəʊt/

Giấy báo nhận hàng

Là giấy tờ ghi chép về những hàng hóa được nhận tại thời điểm nhận hàng nhằm đảm bảo toàn bộ hàng hóa đã được nhận đầy đủ.

Granting of credit

/ɡrɑːnt ɒv ˈkred.ɪt/

Cấp tín dụng

Là việc thỏa thuận để tổ chức, cá nhân sử dụng một khoản tiền theo nguyên tắc có hoàn trả bằng nghiệp vụ cho vay, chiết khấu, cho thuê tài chính, và các nghiệp vụ cấp tín dụng khác.

Human error

/ˈhjuː.mən ˈer.ər/

Rủi ro do con người

Đề cập đến một hạn chế của kiểm soát nội bộ mà theo đó các lỗi sai được gây ra bởi con người.

Implications

/ˌɪm.plɪˈkeɪ.ʃən/

Ẩn ý, kéo theo

Là ảnh hưởng của một hành động hoặc quyết định lên sự việc nào đó trong tương lai.

Information system

/ˌɪn.fəˈmeɪ.ʃən ˈsɪs.təm/

Hệ thống thông tin

Là hệ thống mà trong đó thông tin được nhận diện, thu thập, lưu trữ và trao đổi. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bao gồm hệ thống kế toán và phi kế toán.

Internal Control Evaluation Questionnaire

/ɪnˈtɜː.nəl kənˈtrəʊl ɪˈvæl.ju.eɪtən ˌkwes.tʃəˈneər/

Bảng câu hỏi đánh giá kiểm soát nội bộ

Là một loại bảng hỏi dùng để kiểm tra liệu việc kiểm soát có ngăn chặn hoặc phát hiện ra những lỗi sai và lỗi bỏ sót hay không.

Letter of control weakness

/ˈlet.ər ɒv kənˈtrəʊl ˈwiːk.nəs/

Thư quản trị

Hay còn được sử dụng với cụm từ Management Letter, là thư mà kiểm toán viên sẽ gửi khi họ phát hiện ra hệ thống kiểm soát chưa đầy đủ hoặc chưa hoạt động hiệu quả. Thư này gồm 3 phần:

(1) Nêu vấn đề hệ thống đang gặp phải

(2) Hậu quả những vấn đề này có thể gây ra

(3) Đề xuất phương án giải quyết.

Management letter

/ˈmæn.ɪdʒ.mənt ˈlet.ər/

Thư quản trị

Thư mà kiểm toán viên sẽ gửi khi họ phát hiện ra hệ thống kiểm soát chưa đầy đủ hoặc chưa hoạt động hiệu quả. Thư này gồm 3 phần:

(1) Nêu vấn đề hệ thống đang gặp phải

(2) Hậu quả những vấn đề này có thể gây ra

(3) Đề xuất phương án giải quyết.

Monitoring controls

/ˈmɒn.ɪ.tər kənˈtrəʊl/

Giám sát

Là quá trình được sử dụng để đánh giá tính hiệu quả trong việc thực hiện kiểm soát nội bộ.

Narrative notes

/ˈnær.ə.tɪv nəʊt/

Lưu ký

Là một cách ghi chép hệ thống kế toán, bằng cách này kiểm toán viên có thể viết những đoạn giải thích ngắn gọn giải thích về một chu trình, bảng biểu, thủ tục nào đó.

Non - routine transactions

/nɒn - ruːˈtiːn trænˈzæk.ʃən/

Giao dịch không thường xuyên

Là những giao dịch hiếm khi xảy ra đến mức không có hệ thống kiểm soát nào được thiết lập trên những giao dịch này.

Payables ledger

/ˈpeɪ.ə.bəl ˈledʒ.ər/

Sổ cái các khoản phải trả

Là sổ sách hoặc tập tin mà trong đó những khoản tiền doanh nghiệp nợ nhà cung cấp được ghi chép lại.

Physical

/ˈfɪz.ɪ.kəl/

Vật lý

Là những thứ có thể nhìn thấy hoặc chạm vào.

Physical controls

/ˈfɪz.ɪ.kəl kənˈtrəʊl/

Kiểm soát vật lý

Là hoạt động kiểm soát dựa trên việc đảm bảo tình trạng vật lý của tài sản như tránh mất cắp, tránh hỏng hủy.

Physical safeguards

/ˈfɪz.ɪ.kəl ˈseɪf.ɡɑːd/

Bảo vệ vật lý

Hoạt động kiểm soát mà theo đó tài sản được đảm bảo không bị mất mát hỏng hóc. Hoạt động này còn được áp dụng nhằm đảm bảo hàng tồn kho được lưu giữ trong điều kiện tốt. Ví dụ, nhà kho thường xuyên được làm nóng và xông hơi để tránh việc hàng hóa bị ẩm.

Portable and valuable

/ˈpɔː.tə.bəl ænd ˈvæl.jə.bəl/

Có thể vận chuyển và có giá trị

Có thể vận chuyển: có thể mang vác hoặc di chuyển.

Có giá trị: quan trọng, hữu ích hoặc có thể quy đổi giá trị bằng tiền.

Thường chỉ những tài sản có giá trị và dễ mang đi như tiền mặt. Những tài sản này rất dễ xảy ra các rủi ro mất cắp nên cần được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát hiệu quả.

Questionnaires

/ˌkwes.tʃəˈneər/

Bảng câu hỏi

Là một cách ghi chép hệ thống kế toán, là một danh sách những câu hỏi khảo sát, được thiết kế nhằm đánh giá hệ thống kế toán.

Risk assessment process

/rɪsk əˈses.mənt ˈprəʊ.ses/

Quy trình đánh giá rủi ro

Là một quy trình đánh giá mức độ rủi ro liên quan đến tình huống, so sánh chúng với chuẩn mực và xác định mức độ rủi ro có thể chấp nhận được.

Segregation of duties

/ˈseɡ.rɪ.ɡeɪtən ɒv ˈdʒuː.ti/

Quy tắc phân tách trách nhiệm

Đề cập đến hoạt động kiểm soát mà theo đó không có giao dịch nào được thực hiện bởi chỉ một người. Ví dụ, người chịu trách nhiệm mua hàng sẽ không được chịu trách nhiệm cho việc thanh toán.

Significant deficiencies

/sɪɡˈnɪf.ɪ.kənt dɪˈfɪʃ.ən.si/

Sự thiếu hụt đáng kể

Đề cập đến những điểm yếu trong hệ thống quản trị như sự thiếu sót hoặc không kể ngăn chặn, phát hiện lỗi sai kịp thời.

Warehouse

/ˈweə.haʊs/

Nhà kho

Là nơi dùng để lưu trữ nguyên vật liệu, hàng tồn kho trước khi chúng được sử dụng hoặc bán.

Writing off a bad debt

/ˈraɪ.tɪŋ ɒf ə bæd det/

Xóa sổ nợ xấu

Nợ xấu là khoản nợ sẽ không được hoàn trả, thường bởi vì người nợ bị phá sản hoặc không có khả năng trả tiền. Xóa sổ nợ xấu là hoạt động xóa khoản nợ xấu khỏi tài khoản phải thu. Việc này làm tăng chi phí nợ xấu của doanh nghiệp.