[Tips] - 3 lý do thực tập sinh Kiểm toán nên cải thiện kỹ năng Excel

Excel là một công cụ thường xuyên được sử dụng trong quá trình phân tích, xử lý dữ liệu tài chính. Vậy thực tập sinh Kiểm toán có cần kỹ năng Excel tốt không? Hãy cùng SAPP “bóc tách” lý do trong bài viết ngày hôm nay nhé!

1. Kỹ năng Excel trong lĩnh vực Kiểm toán là gì?

Phần mềm Excel thường được các doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu. Do đó, việc sử dụng thành thạo các công cụ cơ bản là yêu cầu tối thiểu về kỹ năng mà người lao động cần phải đảm bảo.

Đối với lĩnh vực Kiểm toán, kỹ năng Excel không chỉ gói gọn trong ở khả năng làm việc với hàm, công cụ cơ bản. Các bước lọc, lấy và trình bày dữ liệu thành biểu đồ sẽ được thực hiện trên Excel. Trước khi hoàn thiện working paper liên quan đến phần hành tiền/hàng tồn kho…, thực tập sinh Kiểm toán cần thực hiện các bước lọc, kiểm tra sai sót và thực hiện một số thao tác phân tích khác trên Excel từ dữ liệu thô của công ty khách hàng.

2. Vì sao cần có kỹ năng Excel tốt khi thực tập tại các vị trí Kiểm toán?

2.1 Excel là hành trang giúp bạn làm quen với công việc dễ dàng hơn

Khoảng 1 - 2 tuần sau khi onboard, mùa bận sẽ bắt đầu và bạn sẽ trực tiếp đi job cùng các anh chị đồng nghiệp. Mỗi dự án có đặc thù riêng biệt và thực tập sinh Kiểm toán sẽ phải nắm vững rất nhiều kiến thức chuyên môn thực tế. 

Trong giai đoạn cao điểm của mùa bận, các đồng nghiệp hay trưởng nhóm Kiểm toán sẽ không có đủ thời gian để hướng dẫn chi tiết về cách thao tác và sử dụng các phím tắt trong Excel. Bạn sẽ phải tự mày mò, tìm cách để làm việc hiệu quả với các dữ liệu khổng lồ của khách hàng. Trang bị cho mình nền tảng kiến thức vững chắc về Excel trong lĩnh vực kiểm toán sẽ giúp bạn không cảm thấy lúng túng trong giai đoạn làm quen này.

2.2 Giúp quá trình xử lý, phân tích dữ liệu được hiệu quả

Công việc của Kiểm toán viên độc lập đòi hỏi phải xử lý một lượng lớn dữ liệu từ công ty khách hàng trong thời gian ngắn. Mỗi khách hàng lại sử dụng một phần mềm để lưu trữ, xuất ra các dữ liệu khác nhau, chưa kể có khi phần mềm chưa hoàn thiện, mỗi lần xuất sẽ tạo ra một trường dữ liệu mới. 

Nếu không thành thạo các phần mềm cơ bản như Excel thì kiểm toán viên sẽ phải thực hiện các phần hành một cách thủ công. Điều này tiềm ẩn nguy cơ lỗi, sai sót và tốn nhiều thời gian hơn. Kỹ năng Excel yếu còn khiến kiểm toán viên không có thể so sánh, đối chiếu dữ liệu một cách độc lập mà sẽ phụ thuộc vào nguồn thông tin của người khác. Yếu tố này làm giảm tính độc lập trong quá trình kiểm toán.

2.3 Là một trong những căn cứ để Trưởng nhóm Kiểm toán đánh giá quá trình thực tập của bạn

Một tiêu chí được sử dụng để đánh giá quá trình kiểm toán là thái độ nhiệt tình, sự chủ động trong tiến độ công việc. Hàng ngày, thực tập sinh Kiểm toán sẽ liên tục phải làm việc trên Excel với dữ liệu có đến hàng nghìn dòng với vô số những con số dài “bất tận”.  Việc sử dụng thông thạo các hàm cơ bản như Sumif, Edate, Subtotal, Vlookup, Pivot Table,... hay các phím tắt sẽ giúp bạn không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu về cách thực hiện các thao tác. Điều này sẽ giúp bạn có thể cân đối, đảm bảo được hiệu suất làm việc của cá nhân.

Bên cạnh đó, khi sử dụng thành thạo các phím tắt, công cụ khác của Excel, thực tập sinh kiểm toán sẽ có thể trình bày file làm việc của mình một cách logic và chỉn chu nhất. Từ đó gây ấn tượng tốt với trưởng nhóm Kiểm toán.

3. Cần làm gì để trang bị kỹ năng Excel cho kiểm toán trước thời gian thực tập

• Học Excel cơ bản: Đây là bước đầu tiên để bạn làm quen với phần mềm Excel. Học Excel cơ bản sẽ giúp bạn nắm vững các công cụ cơ bản như tạo bảng tính, định dạng dữ liệu, sử dụng các hàm tính toán đơn giản.
• Luyện tập sử dụng Excel hàng ngày: Sau khi đã nắm được kiến thức lý thuyết, hãy thực hành để nâng cao kỹ năng sử dụng Excel của mình. Bạn có thể lựa chọn tạo bảng tính để quản lý dự án, tạo báo cáo hoặc thực hiện một số thao tác phân tích dữ liệu cơ bản.
• Khám phá các kiến thức Excel nâng cao có liên quan đến Kiểm toán: Kiến thức Excel nâng cao sẽ giúp bạn có thể sử dụng các hàm nâng cao như Vlookup, Sumif, SubTotal, Edate… Ngoài ra, hãy dành thời gian để luyện tập các tính năng sẽ được sử dụng nhiều trong kiểm toán như Mail Merge, Pivot Table, Drawing Chart. Chúng sẽ giúp bạn “xoay sở” với hệ thống dữ liệu phức tạp của công ty khách hàng sau này.

4. Các nguồn học Excel cho kiểm toán

4.1 Tham khảo video và các website trực tuyến: 

Sử dụng các website học trực tuyến như Coursera, edX, LinkedIn Learning để tìm các khóa học Excel liên quan đến kiểm toán. Đây là hình thức học phù hợp với các bạn có khả năng tự học cao và không muốn dành nhiều thời gian để di chuyển. 

4.2 Học hỏi từ người trong ngành: 

Các kiểm toán viên kỳ cựu sẽ có kinh nghiệm làm việc thực tế và có thể trực tiếp thao tác một cách trực quan nhất. Họ cũng là những người có thể giải đáp các câu hỏi liên quan trong quá trình chỉ dẫn, từ đó giúp bạn tiếp thu kỹ năng này một cách nhanh nhất.

4.3 Tham gia các khóa học về Excel cho Kiểm toán:

Tham gia các khóa học Excel cho Kiểm toán của các trung tâm đào tạo cũng là một nguồn học mà bạn nên cân nhắc. Các khóa học này thường sẽ được đứng lớp bởi giảng viên dày dặn kinh nghiệm cũng như có hệ thống slide, học liệu phong phú. 

Điều này sẽ tạo ra môi trường học tập và phát triển chuyên môn tốt. Đồng thời giúp thực tập sinh Kiểm toán hiểu rõ cách áp dụng Excel vào công việc thực tế.

Khóa học Kiểm toán thực hành trên Excel tại SAPP được thiết kế với 19 video bài giảng lý thuyết, 14 video thực hành (tương ứng với 10 phần hành kiểm toán). Đặc biệt, học viên sẽ có thêm 4h học trực tuyến với giảng viên (cựu Trưởng nhóm Kiểm toán - EY Việt Nam) để giải đáp trực tiếp những thắc mắc về nội dung khóa học/công việc thực tế.

Khóa học này sẽ giúp bạn phát triển toàn diện về nền tảng kiến thức chuyên môn và khả năng thực hành, cụ thể như sau:

• Giúp bạn ôn tập lại các khái niệm, nguyên tắc kiểm toán và tính ứng dụng trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp;
• Trang bị cách xây dựng quy trình kiểm toán bài bản đối với từng phần hành kiểm toán;
• Tiếp thu được các kiến thức thực tiễn về các loại rủi ro và gian lận thường gặp đối với từng loại hình doanh nghiệp: Bất động sản, thương mại, sản xuất,…

• Hướng dẫn thực hành xây dựng các working paper và thủ tục kiểm toán tương ứng với 10 phần hành;
• Giới thiệu các hàm và phím tắt Excel thông dụng dành riêng cho kiểm toán viên;
• Chia sẻ về bộ giấy tờ làm việc mẫu (Working paper).

Đặc biệt, phần thực hành của khóa học là các video quay lại màn hình thao tác kết hợp với hướng dẫn trực tiếp của giảng viên. Qua đó, học viên có thể dễ dàng xem lại từng thao tác và thực hành một cách dễ dàng theo hướng dẫn. Trong quá trình dạy, giảng viên cũng sẽ lồng ghép các ví dụ, lỗi sai thường gặp trong thực tế và gợi mở cách xử lý để học viên có thể nhanh chóng nắm bắt được bản chất của vấn đề.

Lời kết

Việc làm quen với Excel là một phần quan trọng của quá trình thực tập kiểm toán, giúp bạn thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn. Chúc bạn sẽ xây dựng được kế hoạch cải thiện kỹ năng Excel của mình. Và đừng quên theo dõi các chủ đề sắp tới của SAPP nhé!

>> Xem thêm: 

• Mr. Nguyễn Ngọc Hải - Review quá trình làm việc tại KPMG Việt Nam
• Ms. Nguyễn Tú Oanh - Review quá trình làm việc tại EY Việt Nam
• [Tips] - Làm thế nào để có một mùa Internship thành công tại EY?